論事業單位檔案管理工作的探究

王衛華 昌黎縣人力資源和社會保障局

長期以來，在事業單位中檔案管理部門一直充當著“幕后英雄”的角色，為本單位的各項日常管理工作和領導決策提供了詳實的信息資料，在事業單位的管理運行中發揮著重要作用。但由于檔案管理部門并不直接參與本單位的對外業務工作，也無法帶來顯著的業績，因而在很多時候并不被本單位領導所重視，甚至將檔案管理視為“養老崗位”“閑職閑差”。相關的投入比較少，也造成了檔案管理中的種種問題。思想保守、設備陳舊、方式老套等都是當前事業單位檔案管理工作中存在的問題。對此，筆者認為應從改進設備、建立信息化科技平臺、提升專職檔案管理人員水平等方面入手，對過去的檔案管理工作進行改進。同時做好相關的保密性措施和監督防控措施，切實提高事業單位檔案管理工作水平，為事業單位各項業務工作的高效運行和未來長遠發展提供有力的檔案信息支撐。

一、新形勢下事業單位檔案管理工作存在的問題與不足

(一)檔案管理思想保守

事業單位檔案管理涉及大量的本單位各項工作的歷史資料，其管理工作其實并不輕松。但由于對事業單位檔案管理的工作量和復雜性認識不足，認為檔案管理無非就是看管資料，不需要什么技術和管理創新，也沒有什么業績要求，因而在管理思想上和管理方式上都顯得比較保守。檔案管理思想保守主要體現在以下方面：一是用人保守。很多事業單位管理者將檔案管理工作視為“養老崗位”“閑職閑差”。往往將本單位中快要退休的“老人”或是其他閑置人員安排到崗。而這些人員并不具備檔案管理的專業素質，因而很難搞好檔案管理和推進工作創新，使得檔案管理只能長期的因循守舊、止步不前。二是制度保守。對于檔案管理僅限于對檔案的保管和調取，認為只要保證檔案不丟失、不缺損就算是完成任務了，沒有能夠充分發揮檔案在本單位管理決策中的指導和參考作用。三是投入保守。缺少對檔案管理中各種新技術、新設備、新方法的應用，檔案管理方式和方法非常落后。

(二)管理的硬件設備陳舊

事業單位對于檔案管理普遍都存在資金投入不足的情況。很多設備設施使用多年沒有更換，往往都是不斷修補、反復使用。而且在檔案信息技術快速發展的時代，檔案管理方面的技術和設備早已更新。但很多事業單位卻由于采購資金不到位，遲遲未能對檔案管理的設備設施進行更新換代，以至于檔案管理設備設施十分陳舊、技術也比較落后，限制了檔案管理工作效率和服務水平的提高。

(三)檔案管理方式落后

信息化建設是事業單位未來檔案管理發展的基本趨勢。雖然很多事業單位領導層也意識到了這個問題，但并未引起足夠重視，也未真正將檔案信息化工作提上日程，沒有在檔案信息化建設方面投入更多的資金和人員。由于資金不足、技術和專業人員不足等原因，檔案管理的信息化建設推進十分緩慢，檔案管理方式落后，嚴重滯后于社會發展，也給本單位其他業務工作的開展帶來了一定的影響。在與日俱增的檔案管理工作量面前，不僅人員的工作壓力越來越大，而且效率逐漸下降。使得檔案管理在歸檔、查詢、調閱以及更改等常規工作中出現諸多不便；而且也在很大程度上影響了檔案信息流通的順暢性，影響了本單位的工作效率。

二、事業單位檔案管理的創新舉措

(一)改進換新檔案管理設備

專業化的檔案管理設備設施是檔案管理的基礎，保證了檔案妥善、安全和規整有序地存放，保證了檔案的正常調取使用。常見的檔案管理設備設施主要有：檔案庫房中的溫度、濕度調節與檢測設備。如空調、除濕器等；防火、防盜等安全設備，如滅火器、防盜門、窗；采光與照明設備，如白熾燈、聲控開關等；檔案保護與修復設備，如高速掃描儀、縮微拍照設備、字跡顯示儀、檔案修裱機等。日常工作中應加強對檔案管理庫房及設備的檢查維護，及時對損壞的管理設備進行維修；對于沒有維修價值或是早已落后淘汰的設備，應投入資金及時對其進行改進和換新。

(二)推進檔案管理信息化，建立信息化科技平臺

信息技術以其在信息傳輸方面的高效性、信息表達方式的多樣性以及信息保存方面的安全性等優勢，在各行各業中得到廣泛應用。對社會經濟發展起到了巨大的推動作用。對于事業單位的檔案管理來說，信息化也是未來發展的趨勢，是檔案管理創新未來的方向。事業單位應在檔案管理的信息化方面加大投資，根據本單位檔案管理的具體情況，引進和使用相關的信息化設備，搭建起適應本單位業務工作的信息化科技平臺。所有的檔案資料，包括人力資源檔案、財務檔案、會議紀要等檔案信息，除了保留其原有的紙質版本外，均可以采用信息技術建立電子版的檔案信息。然后利用計算機和網絡通信技術，則可實現對各類電子檔案的整理、分類、編輯和網絡傳輸，實現了信息的網絡共享和高效傳輸。極大地提高了檔案管理和使用的效率，豐富了檔案管理的技術手段。無論是影音資料、電子文檔，還是各類圖片、圖表等各種類型的電子檔案，均可以在很短的時間內，通過網絡高效傳輸給指定的用戶。從而使這些信息資料可以更好地服務于本單位的業務工作，更好地服務于社會群眾。建立以檔案信息為基礎的信息化科技平臺可分為兩個環節：(1)建立以檔案管理為基礎的電子信息庫。將工作中所產生的各種海量的檔案信息資料，以電子文檔或是多媒體的形式存入計算機硬盤。然后對其進行匯總、整理。(2)建立關于檔案電子信息庫的共享平臺。將本單位檔案管理部門和其它所需單位的計算機納入電子信息庫的共享平臺，并通過網絡進行連接。網絡平臺上的本單位用戶和社會用戶可通過網絡和客戶端按照一定的客戶權限訪問平臺，并從平臺查閱和下載所需的檔案資料。

(三)提升專職檔案管理人員的業務水平

首先，領導應加強對檔案管理工作的重視，選派得力人員專職從事本單位的檔案管理工作。必要時，可面向社會和高校招聘檔案或是信息技術專業的高端人才，以充實檔案管理人才隊伍，提高本單位檔案管理人員綜合素質。定期組織檔案管理人員進行學習和深造，一是學習本單位檔案管理的各項規章制度，學習和熟練本單位檔案相關軟件的操作；二是學習檔案管理行業的新知識、新技術，不斷更新和豐富檔案管理知識理論；三是學習計算機和檔案管理信息化方面的知識，熟練操作計算機和相關的檔案管理軟件，不斷提高自身的業務水平。學習方式上可組織本單位檔案管理人員自學；聘請檔案管理方面的專家到單位對工作進行指導和培訓；組織檔案管理人員到高校或是專業的培訓機構進行學習。通過教育培訓全面提高本單位檔案管理人員的綜合素質能力，以便更好地適應事業單位檔案管理以及檔案信息化發展的要求，通過信息技術的應用來提升檔案管理的實際效果。此外，還要不斷提高事業單位檔案管理人員的服務意識，通過完善檔案管理制度和引進相關的績效考核機制，提高檔案管理人員主動服務的意識，充分發揮他們的主觀能動性，使之將檔案管理與本單位日常的業務工作密切聯系起來，有效發揮檔案管理在各項業務工作中的參考和指導作用。

三、事業單位檔案管理的保密性措施

事業單位在日常工作中所形成的檔案中有很多不宜對外公開的信息內容，有的甚至涉及黨和國家安全或是重大利益。因此，我國頒布了《保密法》《檔案法》等一系列的法律法規，對檔案的保密與公開進行了限制。其中《檔案法》規定了某些不宜對外公開和需要采取保密措施的檔案信息；《保密法》將檔案分為不同的保密等級，而且保密期限也是不一樣的。這就要求檔案管理人員針對不同情況采取不同的保密管理措施。

(一)健全檔案保密和利用的規章制度

檔案管理部門要嚴格按照國家對于不同密級檔案保密管理的法律法規以及本單位檔案管理制度進行檔案保密管理。嚴格遵守保密紀律，杜絕保密檔案丟失、泄密。工作人員不得利用工作之便，以任何方式向外傳播查檔單位及被查對象、內容；不得擅自為他人查閱或是私自摘錄保密范圍之內的檔案。嚴格執行機密檔案的借閱、查閱規定，同時認真核對查閱人的身份和證件信息，確認其查閱權限，不得查閱超過其權限和保密級別的檔案資料。做好對檔案資料的檢查和清點，確認保密檔案是否安全保存；同時檢查確認保密檔案的保密期限，及時調整檔案的保密密級。通過建立密期劃定制度、調密通知單制度和涉密檔案接收標準制度，推進涉密檔案調密工作的制度化、規范化。通過法制化保證檔案保密工作各項規章制度的落實。對于因玩忽職守、利益輸送等原因導致檔案丟失和內容泄露的，則應視情節輕重嚴肅追究違法違紀人員的行政、法律責任。

(二)提高檔案管理人員的保密意識

檔案保密是檔案管理工作者應具備的基本的職業操守，其特殊的身份和職權，使他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任。檔案管理工作者應當清楚自己所擔負的保密責任，嚴于律已，時刻牢記使命，做好檔案保密工作。定期組織檔案管理人員學習《保密法》《檔案法》等法律法規，學習本單位關于檔案保密的制度規定，不斷增強他們的檔案保密意識，熟悉檔案保密法律法規。以國家法律法規和本單位的制度規定嚴格約束自己的行為。

(三)檔案保密的技術措施

國家對于檔案庫房的設立和內部設置都有著嚴格的規定，其目的就是保證檔案，特別是涉密檔案的信息安全。從檔案保密的角度來看，檔案庫房最好設置在辦公樓中間或是較高的樓層。并且庫房要單獨設置，與辦公室、閱覽室等分開，設置專門的防盜門窗。檔案庫應集中布置、自成一區，平面局部應簡潔緊湊。檔案庫區入口處應設置專用的封閉走廊或緩沖間。檔案庫房應根據不同的檔案類型或是不同的保密級別設置不同分區。比如，紙質檔案、影音檔案、實物檔案、圖書檔案等，都應設置不同的分區。檔案庫房應設置專門的門禁系統，包括電控密碼鎖、門禁控制器、指紋一體機等。對具有不同身份和權限的人員進行限制，以防止檔案丟失、泄密。

四、事業單位檔案管理的監督防控措施

檔案管理和保密的目的是實現對檔案的有效利用。這就需要我們通過一系列的監督措施，協調好檔案利用與保密的關系，及時發現檔案利用中可能存在的泄密行為，并加以制止和糾正。使檔案既能方便于社會各方面的利用，又能保證檔案在不同密級要求下的完整與安全。

(一)制定科學的檔案開放與利用制度

檔案開放與利用制度主要包括：閱覽制度、借閱制度、復制制度。應根據檔案的類型、內容、密級，確定檔案資料利用的方式。建立開放檔案制度，明確檔案開放的范圍以及具體的審查和實施辦法。對不同身份和層次的利用人員，應確定不同的審批程序和不同的利用范圍，使檔案的開發和利用得到制度規范。既保證檔案正常地開放、使用，充分發揮檔案作用，同時也保證檔案在開放使用的過程中能夠完好無損，不泄密、不失密。

(二)設置檔案管理監督防控的專職人員

單位應設置專門的檔案管理監督防控的專職人員，不定期地對檔案管理制度的執行情況以及檔案管理人員的履職情況進行監督檢查。監督檢查的內容包括檔案庫房基礎設施和保密設備的運行情況；檔案管理的相關記錄；檔案管理人員的法制教育和業務培訓情況；涉密檔案的保存和保密級別、保密期限的調整情況等。通過以上監督防控措施，確保檔案管理人員能夠認真履職，切實履行檔案管理的各項規章制度，為檔案保密設置“雙保險”。

(三)具體的監督防控措施

對于來館查閱檔案的人員，要防止其涂改、偷撕、偷拍檔案，并在其查閱檔案時對其進行提醒，防止其在查閱時出現勾畫、沾抹口水的行為。做好檔案的利用監督，還要做到以下幾點：一是勤與利用者交談，了解其查閱使用檔案的目的動機，同時宣傳檔案保密制度法規，使利用者能夠自覺規范自身行為；二是對檔案使用者多加觀察，及時制止其勾畫、拍照、沾抹口水的不良行為，防止檔案損壞、泄密；三是對查閱、借閱過的檔案文件勤加以檢查，以及時發現異常問題，督促利用登記制度的落實。如發現檔案丟失、損壞或是出現可能的泄密情況時，要及時查明原因，及時匯報領導并在檔案登記簿上備注說明。以便及時查獲檔案損壞、泄密的違法違規行為，及時補救挽回損失。

五、結語

檔案作為重要的社會信息資源，在事業單位業務工作以及社會經濟發展方面都發揮著重要的作用。針對當前事業單位檔案管理的現實問題，應不斷創新檔案管理的技術措施，提升專職檔案管理人員的業務水平。同時，嚴格落實檔案保密制度，完善監督防控的相關措施，以保證檔案在安全、保密的前提下，促進檔案的高效利用，使其更好地服務于社會經濟建設。