信息化時代高校財務(wù)部門印章管理探索

文/中山大學(xué)財務(wù)處 鐘思棋 江敏杰（通訊作者）

一、背景

高校財務(wù)部門的印章管理是高校財務(wù)工作的重要組成部分，具有鮮明的特點，如果管理不善，容易給學(xué)校造成巨大損失。信息化時代背景下，運用智能技術(shù)手段能有效推動印章管理提質(zhì)增效，高校財務(wù)部門可以此為契機，通過信息化技術(shù)手段提升管理水平，加強印章管理內(nèi)部控制建設(shè)。

二、單位印章管理的共性

（一）權(quán)威性。單位的印章具有一定的權(quán)力象征意義。對內(nèi)，印章是負(fù)責(zé)人行使權(quán)力、表明其身份與責(zé)任的工具；對外，印章起到證明的作用，具有法定約束力。一旦一份材料加蓋單位印章，就標(biāo)志著其內(nèi)容取得了單位的認(rèn)可，具有高度權(quán)威性、嚴(yán)肅性。

（二）規(guī)范性。印章啟用、使用等均需建立在制度規(guī)范之上，以確保印章使用合法合規(guī)，發(fā)揮出應(yīng)有的效力。使用人如有用印需求，需按要求履行審批手續(xù)。印章管理員加蓋印章也需遵守單位相關(guān)規(guī)定。

（三）謹(jǐn)慎性。印章審批人員在審批時要謹(jǐn)慎細(xì)致，根據(jù)專業(yè)知識判斷是否可以用印。印章管理員在用印時要嚴(yán)格、仔細(xì)核對用印材料，并根據(jù)審批意見用印，不得未經(jīng)批準(zhǔn)使用印章，或因為與經(jīng)辦人關(guān)系好而加蓋“人情章”。印章應(yīng)做到“專人專管”，不能讓印章離開管理者視線范圍。

三、高校財務(wù)部門印章管理的作用

（一）印章種類及數(shù)量多。高校財務(wù)部門業(yè)務(wù)廣泛，印章的種類和數(shù)量較多，包括行政公章、財務(wù)專用章、法人印鑒、發(fā)票專用章、收款專用章等等。如果出現(xiàn)多校區(qū)辦學(xué)的模式，則同一款的印章還需要刻制多套放在不同的校區(qū)，以滿足不同校區(qū)的用印需求。

（二）印章應(yīng)用范圍寬泛。財務(wù)部門的印章使用與學(xué)校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)息息相關(guān)，辦理銀行業(yè)務(wù)需加蓋財務(wù)專用章；開具發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章；來款確認(rèn)需加蓋收款專用章；在項目收支明細(xì)賬、經(jīng)費決算報告、調(diào)賬申請、項目驗收申請書、憑證復(fù)印件、公文、合同等文件上需加蓋行政公章，校內(nèi)部門材料的往來、出具不同類型的證明，如工作表現(xiàn)、業(yè)績證明等也需要加蓋部門公章。

（三）印章使用頻率高。高校經(jīng)濟活動頻繁，科研項目眾多，再加上應(yīng)用范圍廣，因此印章的使用頻率非常高。比如科研項目結(jié)題時，審計要求項目組提供的財務(wù)報銷憑證復(fù)印件，一次就需要加蓋上百個印章。據(jù)統(tǒng)計，S高校財務(wù)部門一年加蓋的行政公章和簽名章多達(dá)8萬個、財務(wù)專用章等業(yè)務(wù)用章1萬余個。

四、印章管理中存在的問題

（一）印章被盜用濫用。印章重要且體積小，保管難度大，且出現(xiàn)被盜用、濫用的情況，可能造成嚴(yán)重的損失。如因風(fēng)險意識不足導(dǎo)致印章保管不善，如印章管理員隨意將印章放在抽屜里無人看管，印章可能被其他人濫用、損壞，甚至盜竊。或者單位公章和部門負(fù)責(zé)人簽字章由同一印章管理員保管，則可能會有心懷不軌之人利用職務(wù)之便濫用印章。

（二）錯誤用印。印章審批人把關(guān)不嚴(yán)，或是因用印過程缺乏監(jiān)管，印章管理員蓋章時未仔細(xì)核對用印材料，造成錯誤用印的情況。例如，在未經(jīng)審批的材料上蓋“人情”章，或是在空白紙上蓋章等。此外，印章管理員用印時僅核對用印材料名稱與審批時的一致性，無法對用印材料的內(nèi)容進行復(fù)核，即使被人篡改了材料，印章管理員也無從知曉。

（三）工作效率低。由于高校事務(wù)繁雜，用印事項寬泛，內(nèi)容形式多樣且業(yè)務(wù)邊界模糊，以致用印時需要層層審批，效率低下。一般的用印流程至少需要經(jīng)過業(yè)務(wù)科室、部門領(lǐng)導(dǎo)進行二級審批，如遇審批人公務(wù)外出時只能暫停審批流程；跨校區(qū)用印往往還需要在不同校區(qū)甚至是不同城市間來回奔波；印章管理員在用印前需對用印要素進行復(fù)核，逐份加蓋公章；繁忙時段用印申請人輪候?qū)徟⑸w章的時間較長，整個過程冗長低效。

（四）信息化水平偏低。全過程線下人工操作，信息化水平偏低。申請人申請用印，必須到各業(yè)務(wù)部門進行材料的現(xiàn)場審核，同時填寫用印審批表；到用印階段又需在用印登記本上進行登記，印章管理員給予用印并將用印審批表和用印登記本這兩份材料歸檔保存。這不僅需要申請人進行重復(fù)填寫，也導(dǎo)致審批材料和用印登記材料不方便保存，難以統(tǒng)計和檢索。

五、高校財務(wù)印章內(nèi)控建設(shè)探索——以S高校為例

針對印章管理的特性和問題，S高校財務(wù)部門對印章管理現(xiàn)狀進行了全面梳理，“對癥下藥”開展內(nèi)控建設(shè)，切實規(guī)范了用印行為，提高了部門的印章管理水平和工作效率。

（一）建章立制，建立臺賬，梳理流程。S高校財務(wù)部門在學(xué)校印章管理的大框架下，制定了各類財務(wù)印章管理實施細(xì)則和使用流程，明確了不同類型印章的刻制和啟用、管理和使用范圍、使用程序等等，確保印章管理有規(guī)可依。

S高校實行多校區(qū)辦學(xué)，每個校區(qū)配有一套財務(wù)印章，總章數(shù)多達(dá)50余個。印章的啟用均有臺賬登記并獨立設(shè)置一張印模表，臺賬列示了每個印章的名稱、印模、啟用日期、使用范圍、管理辦法、所在校園、使用科室、保管人等信息，并列明印章的主要用途、使用流程和審批節(jié)點。

立足實際，S高校財務(wù)部門對各類印章的使用流程進行了全面梳理，包括行政公章使用流程、科研項目結(jié)題蓋章流程、財務(wù)專用章、財務(wù)印鑒、發(fā)票專用章蓋章流程等等。每個流程由流程目標(biāo)、相關(guān)制度、流程圖、流程描述組成。流程圖明確了流程開始和結(jié)束的節(jié)點、參與流程的部門/科室/人員。流程描述清晰明了，通俗易懂，用文字詳述每一步驟的具體操作。流程的梳理進一步提升了印章管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，如圖1所示。

圖1 S高校財務(wù)部門行政公章使用流程（示例）

（二）用信息化手段改進用印流程。S高校財務(wù)部門初步建設(shè)了用印登記系統(tǒng)，對用印事項實行線上審批。用印申請人登錄系統(tǒng)后，選擇用印事項，并填寫用印材料清單、印章名稱、印章數(shù)量和申請人信息后，上傳用印材料后提交申請。系統(tǒng)收到申請后生成唯一用印識別碼，并根據(jù)用印事項類型將業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)至對應(yīng)業(yè)務(wù)科室。按照預(yù)先設(shè)置的流程和審批節(jié)點，業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人逐級審批后，流轉(zhuǎn)至印章管理員處。

系統(tǒng)會將審批結(jié)果發(fā)送至用印申請人預(yù)留的手機和郵箱。當(dāng)用印申請人看到審批完成時，即可憑借用印識別碼，攜帶用印材料到印章管理員處蓋章，無須重復(fù)登記。印章管理員掃碼后能查閱審批全過程，現(xiàn)場核對用印材料無誤即可蓋章，并在系統(tǒng)中確認(rèn)已完成用印。如用印申請在審批環(huán)節(jié)中被駁回，用印申請人需在系統(tǒng)中修改材料后再次提交審批，如圖2所示。

圖2 S高校用印登記系統(tǒng)流轉(zhuǎn)流程

通過信息化技術(shù)手段，把傳統(tǒng)線下的用印審批和管理模式搬到線上，一是能將用印材料和審批記錄完好保存，使流程透明、安全、合規(guī)，有效降低審計風(fēng)險；二是能提高工作人員的審核效率，節(jié)省印章使用人的輪候時間，提升服務(wù)質(zhì)量；三是能有效收集各類印章的使用情況數(shù)據(jù)，便于查詢。而大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的運用，為財務(wù)工作的管理決策、風(fēng)險防控打下堅實的基礎(chǔ)。

六、高校財務(wù)部門印章管理的展望和思考

（一）完善相關(guān)制度流程并監(jiān)督執(zhí)行。高校財務(wù)部門首先要建立健全印章管理的相關(guān)規(guī)章制度、梳理流程、明晰責(zé)任、定期檢查用印審批情況、監(jiān)督用印行為、對不規(guī)范的行為及時糾正、鞏固內(nèi)控成效、持續(xù)提升財務(wù)部門印章管理水平，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）加強相關(guān)工作人員培訓(xùn)和追責(zé)。對印章審批人員和印章管理員從思想上和業(yè)務(wù)上做好培訓(xùn)，使其樹立責(zé)任意識，認(rèn)真履行職責(zé)，規(guī)范用印。對印章審批人員來說，要仔細(xì)檢查，認(rèn)真核對；對印章管理員來說，要妥善保管印章，守好最后一道關(guān)卡。如果因工作失誤造成損失，需追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。

（三）運用智能技術(shù)改進工作方式。在信息化時代下，利用“物聯(lián)網(wǎng)+互聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)，實現(xiàn)印章“刻制、啟用、使用、攜印、變更、交接、回收、銷毀”的印章全生命周期管理是趨勢所在。高校財務(wù)部門可考慮建立統(tǒng)一印章管理平臺，如印章刻制采用線上審批模式，審批完成后自動為其建立檔案，使用情況對接用印登記系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，銷毀同樣需在平臺中完成審批。全過程管理便于財務(wù)部門掌握每一個印章從誕生到銷毀的情況，有效進行日常管理和維護。

目前市場上已經(jīng)推出將實體印章鎖入硬件設(shè)備的智能印章機產(chǎn)品。其工作原理是：用印審批結(jié)束后系統(tǒng)會生成用印審批碼，申請人憑審批碼即可在智能印章機上完成蓋章。印章機實現(xiàn)了人章分離的目標(biāo)，較好地解決了濫用印章的問題，多地部署還可解決異地用印的難題，而且每次用印的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、圖像都被全程記錄、隨時可查，充分實現(xiàn)了印章使用和管理過程中的風(fēng)險控制、用印效率、用印成本的平衡和統(tǒng)一。未來高校可以根據(jù)實際情況選擇適合的產(chǎn)品和管理模式，提高用印效率，降低用印成本，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路”的目標(biāo)。

（四）推廣電子印章。電子印章不僅是印章的圖片，還包括數(shù)字證書、時間戳等電子簽名技術(shù)，能表明印章的信息、使用時間、防偽信息等。2005年4月1日，《中華人民共和國電子簽名法》施行。根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》，電子印章與實物印章具有同等法律效力。未來高校可以加大電子印章的推廣力度，如在用印登記系統(tǒng)嵌入電子簽章，審批完成后用印申請人可直接轉(zhuǎn)發(fā)、下載已完成蓋章的文件，需要時可進行防偽打印，能有效推動無紙化辦公，提高工作效率。

七、結(jié)語

信息化時代，印章管理迎來了變革的契機。高校財務(wù)部門應(yīng)該充分認(rèn)識到印章管理的特性和存在的問題，加強內(nèi)控建設(shè)，用技術(shù)解決印章管理的難點和痛點，切實提升工作效率，防范印章使用風(fēng)險，實現(xiàn)印章全生命周期管理，提高高校財務(wù)管理水平。