物資供應內責書在項目管理中的效用研究

文/周越

內責書應用是實現物資有序供應、提高標準化保供水平的重要方式，解決了需求不夠精準、服務針對性不強的問題，提高了物資供應效率，規范了保供行為、降低了采購成本，是項目物資供應需求管理的主要方式。文章通過對內責書的主要內容、作用、編制流程、重要環節等內容的研究，分析物資供應內責書管理模式應用成效，構建物資供應需求秩序，為項目需求管理和一體化服務提供規范性依據。

1.物資供應內責書概述

1.1 物資供應內責書主要內容。內責書是用戶單位與物資供應雙方根據國家相關法律、法規及企業制度的規定，本著平等協商、自愿的原則，就采購、質檢、倉配、結算等物資供應服務以有償合作的方式對有關事宜達成一致，訂立的書面合同。在協議有效期內，用戶與物資供應單位形成相對穩定的供需關系，通過提前制定保供服務方案，從而實現提升物資供應工作質效的目標。因此，內責書管理必須要做到：一是準確、合理、及時確定需求。根據項目實際生產建設任務和物資需求規律歸納整理出管理需求、物資需求、技術需求及操作需求，使物資供應工作能夠提前準備，并選擇有利時機、合理的價格實施采購。二是依據需求確定物資供應計劃。綜合配置人力、物力、財力，及時組建保供機構，按照既定保供模式編制項目策劃。三是按照甲乙雙方職責界面確定權利義務責任。通過共同協商明確甲乙方職責范圍、內容、權限等，調動與發揮雙方優勢，促進有序規范高效保供，確保協議目標實現。

1.2 物資供應內責書作用。任何物資供應行為都應首先明確需要什么、什么時候需要和需要多少的問題。要明確這些問題，就要掌握需求信息，明確用戶單位與物資供應團隊職責范圍與權限。因此，內責書的編制是開展物資供應管理的首要工作。內責書的作用主要有三個方面。一、作為開展物資供應工作的依據。項目生產建設所需物資種類繁多、需求量大、資金占用量大，要做到供應及時準確、庫存合理、節約資金，就必須明確用戶單位與物資供應團隊職責界面，精準掌握供需動態。通過編制物資供應內責書，改變傳統繁瑣重復的業務操作方式，增強物資供應需求管理能力和資源控制能力。二、實現物資安全、效率、效益供應。天然氣項目開發建設新會戰要求物資供應工作要由粗放型向集約型轉變，物資供應團隊要充分對接用戶單位及設計、施工等參建單位，利用各種信息、資源，發揮物資供應專業效能。同時利用內責書，對照檢查、考核物資供應工作的有效性，降低供應成本和物資消耗，提高綜合經濟效益。三、監督優化物資供應工作質量。對照內責書中的職責，加強對物資需求計劃、管理技術要求等信息的全面收集及后期過程跟蹤、控制，有效建立供需秩序，把工作人員的精力從重復業務操作中解脫出來，進一步加強市場研究、需求研究、供應鏈技術研究與過程控制，同時有效約束用戶單位與供應商，減少各方扯皮，確保物資供應工作良性運轉。

2.物資供應內責書標準化應用

2.1 內責書制定流程。一、收集需求信息階段。一是收集分析整合需求。根據工程建設項目“三多”（用戶單位多、服務要素多、權責條款多）的實際情況，物供單位貼近用戶，通過用戶牽頭組織設計單位、各參建企業的相關專家和技術人員，收集、解析、匯總項目管理、技術、物資、操作等方面信息，整合服務要求，匹配服務范圍、內容與價格。二是擬定內責書內容。依據前期分析和調研結果，結合項目特點，重點編制總體保供方案。二、技術交流階段。通過用戶組織設計及各參建企業生產、技術、工程施工管理等部門的專業人員，對擬實施的保供服務開展技術交流。技術交流階段的物資供應專業人員選擇要有代表性，即在專業內應具有較高技術水平、較多項目從業經歷和良好表達能力，通過充分的技術交流，形成完善的技術要求，為制定統一的內責書奠定基礎。三、服務內容確定階段。經過技術交流，對物資供應團隊提供的服務內容、人員素質、售后服務能力、費率價格等進行確定，并形成用戶單位、物資供應單位雙方一致認可的服務要求與權責條款。四、簽訂內責書階段。一是框架協議文本的準備工作。確定供需雙方的權利和義務、服務范圍、服務質量要求、服務周期、售后服務、定價機制等內容。二是完成簽審工作。按照協議簽審流程，線上或線下逐級審批，簽訂內責書并妥善保存。五、執行內責書階段。相關服務主體根據項目建設實際，依據需求計劃和已簽訂的框架協議，按照審批后的計劃組織開展各項服務。六、考核評價階段。根據內責書下各項供應工作的執行情況，對物資服務進度期、質量、現場服務、售后服務等進行量化考核打分，并在質量回訪工作中予以通報。內責書執行一段時間后，對協議的執行情況、執行效果、存在問題等方面進行評估，對不足之處及時改進，持續提升內責書的執行與運用效果。

2.2 內責書編制的重點環節。一、制定合理的服務要求。用戶單位根據項目開發建設實際，精準制定服務要求，對項目工況、物況、服務范圍、物資技術要求等遵循客觀原則全面及時提出，既不過高造成功能浪費和成本失控，又不過低達不到使用要求，要充分結合項目工程建設實際，兼顧未來一定時期的需求。二、提高物資需求標準化。物資供應需求管理部門順應“快建快投快出成果”的生產形勢，主動作為，提前介入工程建設項目的開發方案、可研和初設，會同設計單位、技術部門開展物料審查工作，共同研究制訂所需物資統一的技術標準，配合使用部門選擇統一標準的物資品種，減少個性化需求和規格型號，促進目錄成果運用和庫存物資使用，為集中集約采購、提高效率、降低成本創造條件。三、做好技術交流的協同、組織工作。技術交流以設計單位，用戶單位、物資供應服務專業技術專家為主，物資供應需求管理部門做好技術交流計劃，保證技術交流與商務談判的協調統一，組織專家論證協調解決存在分歧，避免在細節糾纏不清。四、確定合理的框架協議期限。制訂合理的內責書期限能夠較好地應對市場波動，規避供應風險。一般為項目建設周期或一年，最長不超過二年或一個項目周期。五、完善內責書執行評價體系。不斷完善考評體系相關工作，對物資供應專業的考核應在協議執行過程中，從進度、質量、現場、售后服務等方面表現，跟蹤考核履約表現，根據考核結果納入績效考核范圍。同時，在框架協議執行完畢后，對協議執行的規范情況、權責落實、框架協議執行情況及用戶對項目服務要求、物資質量、進度要求設置等方面進行統一評價，持續優化完善內容，促進內責書整體質量的提升。

3.物資供應內責書標準化應用成效

相比傳統的物資供應服務操作模式，利用內責書進行物資需求管理是一項重大的管理創新，凸顯出如下成效。

一、以需求管理為導向，提高精準保供水平。做好物資需求管理是物資供應工作的基礎。現代供應鏈的采購、存儲、運輸等業務活動計劃都是以需求資料為基礎制定的，需求信息準確與否、全面與否，直接影響物資供應的可行性。內責書是保供決策的依據，內責書實現了物資供應團隊在一定時期內對項目需求的有效集合，從而能夠針對性制定保供方案，在采購技術選擇和倉儲規劃建設等要素的配置上掌握主動，做到精準保供。二、利益共贏，風險共擔，實現安全、效率、效益供應。在物資需求管理模式下，用戶與物資供應單位通過簽訂內責書，就未來一定時期內的物資需求和供應服務等內容達成約定，從源頭增強抵御物資供應風險能力。如采購物資出現質量責任等狀況，用戶和物資供應單位通過協議約定的質控責任機制，確定導致質量不合格原因，明確責任主體，降低質量問題給雙方帶來的風險。三、長期合作，降本增效，優化物資供應工作質量。在內責書簽訂基礎上，用戶與物資供應單位之間形成了全新的戰略合作關系，長期穩定的供需關系為物資供應單位帶來穩定的市場份額，為用戶提供質量穩定、效率優先的保供服務。同時，用戶單位和物資供應部門有了共同的目標，共同的任務，溝通的針對性增強，避免了龐雜繁瑣無謂的協調，從而有效地降低了溝通成本，使得需求秩序建立前后項目管理人工投入比為3:1。四、節約供應綜合成本，提升經濟供應能力。物資需求管理秩序的建立可以有效地整合項目各類需求、儲備及人力等資源，發揮規模化、專業化的聯合優勢，提升對資源供應市場的影響力和掌控力，減少采購資金、儲備管理費、資金占用費、重復稅費等綜合成本支出，保證經濟供應能力。同時，服務框架協議的簽訂實現了物資供應單位在一定時期內對同類物資需求的歸集，從而形成規模采購效應。五、項目管理團隊聯動協作，發揮專業協作能力。隨著需求管理秩序的建立，各類需求信息的收集、加工、管理工作會立足于工程建設現場，建立起同設計、計劃、施工、技術等跨專業的協同聯動機制。特別是在關鍵項目物資供應過程中，能夠迅速鍛煉一支規范專業一流的工作團隊，發揮不同專業的技術優勢，加強交流和信息交換，減少地域跨度、專業認知等交流障礙，促進各專業統一目標，優化分工協作，形成一致認可的解決方案，提升專業協作能力。

表1 內責書與傳統供應模式的對比表

引用出處

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