淺析采購業務內控與審計方法的結合

張新旭 中國路橋工程有限責任公司

隨著經濟快速發展，采購業務在企業日常經營活動中的重要性逐漸凸顯，越來越受到企業管理層和治理層的重視和關注。然而，采購流程中內控制度的不規范、不健全；內控流程在采購中運行不合理、不嚴密；不能滿足現代企業采購管理的需求。因采購業務缺乏應有的透明度，可能導致索取回扣、以權牟私等腐敗現象，不僅讓企業蒙受經濟損失，還會給企業的生存和發展帶來潛在風險。就如何規范采購業務、加強流程管理，如何通過內部審計發現并解決內控中的薄弱環節，已逐漸成為公司管理領域的焦點。

一、采購活動中的內部控制

(一)內部控制的重要性

企業采購活動是指企業為獲得需要的物品(如原材料、半成品、辦公用品等)或勞務而進行的一系列的經濟和商業活動的總稱。在市場經濟的大背景下，理性的企業一般會把非主營業務外包給第三方，以實現企業自身價值最大化的目標。為了維持企業正常的生產或銷售行為，采購是必不可少的經濟活動之一，也是企業一系列經濟活動當中最常見最頻繁的一種。又因采購業務缺乏先天性的透明度，流程中部分內控失效將會導致相關人員以權謀私、暗箱操作、收受回扣等一系列現象的出現。因此，企業需要建立健全一套合理、完善、可行的采購內控制度，在源頭上保證有制可循，使相關業務得到控制和監督，降低相關采購成本，確保企業利益的實現。

(二)管理層面的整體控制

目前來看，大多數企業采購流程中存在著控制缺陷和制度的不規范。為了防止與采購有關的人員利用這些內控缺陷謀取私利損害企業利益，采取相應的內控措施：一是企業在保證采購質量以及成本可控的基礎上，要定期輪換供應商并分派不同采購人員，對滿足要求的多個供應商進行橫縱向比較和分析篩選，從而挑選最優的供應商。二是當企業需要進行大宗、大額采購時，應當由招投標管理委員會對采購活動監督和決策。管理委員會由采購、財務、生產、銷售等部門抽調員工組成其中采購部門負責主要事務處理，其他部門負責協調和監督。這樣能有效提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量。三是充分發揮企業內部審計作用，賦予內審人員更多的權限監督企業的采購活動，發現問題后及時反饋給管理部門讓其做出相應處理。上述措施形成具有采購內部控制規范，依靠內部審計監督檢查，問題反饋真實準確，處理問題及時有效的控制體系與審計方法的結合，這也是本文研究和探討的內容。

(三)活動中的制度控制

在整個采購活動中，運用以單據和憑證為載體的內控手段，加強對采購活動關鍵節點的控制，對采購決策環節和審批環節實施相互制約和監督的機制。這樣做能有效規避采購流程中的控制風險，確保企業利益不受侵害。制度控制有效規范采購活動的管理，減少采購流程中漏洞和缺陷，使企業采購活動流程向程序化、標準化、規范化、系統化不斷地發展。它把控采購過程中實際風險以及防范潛在風險，為企業采購目的的實現提供有效保證。

采購中制度控制主要針對活動特征，結合具體的環境、目標、控制要點、控制載體等具體情況而制定出具體的制度控制體系。主要表現在以下幾點：(1)相關人員的職責分離：首先保證各經辦人員各司其職。關鍵崗位做到職責分離，避免由同一個人兼任相關聯崗位，約束流程上各環節經辦人員的職權范圍，降低流程中的串通舞弊風險。(2)業務審批的權責分離：制度上規定流程上的權責，避免業務經辦和審批由同一個人或部門完成，從而減少流程中的不合規行為。(3)能力與崗位雙掛鉤原則：相關人員應當具備與本崗位相匹配的業務能力和道德操守。不具備專業技能以及不能勝任的人員必須先經過培訓和考核，通過后才能從事相關工作。

(四)活動中的流程控制

所謂采購流程控制，是把整個采購活動分割成幾個相互獨立的部分，這些部分又無縫銜接成完整的業務流程。每一個部分別交由不同部門負責處理，這些部門又分別由不同的主管負責，最終形成各部門和其管理者之間的相互制約。即由機構的部門及領導提出請購要求和審核批準，采購部門搜尋合格供方名錄或開發新的供應商，同時征詢庫管部門和財務部門關于本次采購的存儲和資金流用量，同時由財務部門核實有無供應商前期欠款情況，確認無誤后交由采購評審文員會評選最優供應商，經采購談判后簽訂購銷合同，后續收貨付款并依照合同中的需求標準組織驗收工作。

(五)活動各環節銜接控制

要使每個采購環節都得到很好的銜接，采購中涉及會計憑證和原始性單據要得到充分的記錄，通過內部審計的工作來監督和控制整個采購活動，有效地建立以單證為載體的控制體系，輔助以稽核和監督手段。即通過對企業采購活動進行事前分析和評估、事中審批與監督、事后驗收和檢查的銜接體系，做到控制活動貫穿于企業采購的始終，從而保證采購活動正常有序地進行。最重要的四個銜接環節：(1)請購與審批環節的銜接；(2)審批與訂貨環節的銜接；(3)訂貨與驗收環節的銜接；(4)采購與賬務處理環節的銜接。對采購進行事前分析和評估、事中審批與監督、事后驗收和檢查的銜接體系，做到將控制貫穿于業務的始終，保證活動正常有序開展。

二、采購活動中的審計方法

通過對生產型企業采購活動一般業務流程的分析及歸納，總結出在采購過程中通常會有的七大環節以及與每個環節相對應的審計方法。審計方法在這些環節中有效運行，能確保企業采購活動質量和效果以及推動企業向前的發展，以下將逐一進行闡述。

(一)請購環節的審計方法

請購環節內控目的是為了讓真實需求得到滿足，避免不必要的采購開支，減少因重復采購而造成存貨積壓的風險。請購活動是整個采購流程的開始，也是所有采購活動要實現的最終目標。(1)了解被審單位請購部門的需求情況，分析請購數量是否合理，是否填制了如物料需求表等并告知庫管部門；(2)檢查庫管部門是否根據現狀計算了需求量，編制正式請購單，經審批后交付采購部門；(3)檢查請購單是否經采購部門確認，并充分了解相關市場行情，據實編制采購成本預算；(4)了解財務預算是否足以應對采購活動，請購單關于采購預算、付款期限、支付方式等信息，是否根據經營狀況對請求進行評估；檢查訂購單審核情況，留底聯后交由下一環節訂貨。

(二)訂貨環節的審計方法

采購部門依據手續完備的請購單辦理訂貨業務，經辦人員首先向符合條件的供應商發出詢價函，待獲取報價后再集中進行比較。比較內容主要包括各供應商提供標的物質量、價格、可享受折扣、交貨時間及供應商資質信譽等相關情況。初步確認適合的供應商后，擇優選取部分供應商進行談判，根據談判的結果簽訂采購訂購合同，將情況及時反饋到生產、財務等部門，以便合理安排企業生產、驗收和付款等相關環節。

1.供應商選擇審計程序

(1)判斷供應商選擇標準是否包括基本標準、資信品質標準、道德規范標準、潛在風險評估標準；(2)供應商選擇是否由采購部門、財務部門、價格評選委員會等部門共同決策；(3)被審單位是否按合作關系和依賴程度劃分；(4)是否以合同形式規范采購內容；(5)進行臨時性、小規模采購時，檢查是否存在供應商遴選、比價記錄等內容。實施控制流程簡化如下：目標供應商的開發→潛在供應商的調查和分析→可行性論證分析和比較→選擇最優供應商。

2.制定采購價格審計程序

(1)價格標準方面，檢查是否遵循“質量為本、價格優先”原則，分析市場供求變化、供應商成本構成因素和價格制定方法等內容，關注享受優惠折扣等補充說明；(2)檢查是否成立價格評審委員會，成員是否具備采購、生產、銷售、財務、法律咨詢等相關知識，檢查組織討論及會議紀要等內容。(3)在采購價格獲批后，檢查采購合同的簽訂以及價格是否受控。實施控制流程簡化如下：了解相關產品報價并進行詢價→遵循質量為本價格優先原則進行詢價→通過協商與參考市場價格進行招投標確定采購價格→具體執行。

(三)合同談判的審計方法

(1)檢查職責分離，如合同審批責任人、采購主管、談判代表等崗位按內控制度進行分離；(2)了解談判過程中，不同人員分配具體的任務，是否由談判代表負責整體趨勢控制以及合同內容的溝通，避免雙方談判人員單獨私下接觸；(3)談判完成后檢查合同追責的執行，合同額較大的是否經內控程序的核查。實施控制流程簡化如下：擬定談判計劃→確定授權范圍→制定明確的談判目標→采購談判→協商采購合同→法律意見參考→審批采購合同→合同監督執行。

(四)驗收環節的審計方法

(1)了解采購貨物入庫前是否由獨立庫管部門，根據請購單對其進行查收并編制驗收單或入庫單；(2)在驗收時，檢查是否按照訂購單檢查所購物品的數量、質量、是否與訂購單列示的相一致；(3)檢查對驗收合格的貨物是否進行分類保管，三聯式驗收單(入庫單)填制情況；入庫單的兩聯是否交付給采購及財務部門，末聯是否留底備查；(4)檢查不合格或與訂購單不一致的貨物，是否遵循控制流程進入違約或退換貨環節進行后續處理。

(五)付款環節的審計方法

1.建立付款管理制度

付款流程控制和相應責任條款，相關部門的職權和責任有效的結合。在付款各個環節中形成規范的作業指導，使得相關人員的活動得到約束和規范。

2.應付賬款專門管理

檢查應付賬款的記錄和追蹤情況以及供應商發票、請購單、采購合同原件、訂貨單、退貨單、驗收報告等原始憑證。對應付賬款進行重分類調整，采購折扣或罰款等情況；檢查與供應商往來對賬情況，內部明細分類與總賬核對；檢查應付賬款的實時管理，確保付款核算的準確。

3.付款環節相關監督

檢查除特殊情況外，現金在規定數額以內支付的情況。應付金額較大的款項是否按規定以轉賬方式進行支付，資金是否匯入收款人對公賬戶。核對收款人是否存在預付款、罰款、應扣款項或欠款。如需預先付款，檢查履行預付款審批手續是否完備。

4.商業及現金折扣處理

供應商所享受商業折扣，是否按扣除折扣金額后的價值確認付款。檢查已存在現金折扣，考慮企業現有資金狀況、未來需求狀況，利率水平高低、折扣額多少，合評估是否有必要提前付款。檢查支付款項時，出納人員是否再次確認付款金額有無錯誤。

5.零星備用金的處理

檢查備用金采購控制體系的建立。采購人員臨時借用備用金時，只適用于小額緊急的突發性采購，檢查額度是否由采購及財務部門共同商定，是否存在超額領用情況。檢查領取備用金時，是否辦理書面借款手續，未使用余額是否及時退還。檢查財務部門設置的備查賬簿，追蹤結算和還款情況。

6.采購付款后續處理

匯總采購流程形成的票據以及原始憑證，檢查是否及時進行賬務處理，跟蹤相關資金及物資周轉情況，相關記錄是否反饋給責任部門。

(六)賬務處理環節審計方法

(1)檢查采購業務憑證在財務部門留底備查，賬務處理及憑證編制，明細賬和總賬分類匯總情況；(2)在每個月月末，檢查各供應商往來對賬單，核對應付賬款余額與供應商提供余額是否一致；(3)檢查結算憑證傳達、入賬等情況，經賬務調整后再次復合余額的一致性，查明原因并予以糾正。

(七)違約環節審計方法

(1)了解供應商延期交貨、產品質量問題和運輸途中毀損等處理情況，檢查合同的約定做出催發貨物、追索賠償、要求支付違約金、退貨換貨等后續執行情況；(2)檢查相關追查制度的建立，追蹤對違約環節的后續處理，防止企業的利益受到侵害。

(八)完成采購后審計方法

在完成采購活動后，需要及時對每個活動流程進行評價與評估。根據既定戰略和預算標準，對采購效率和結果以及各部門的表現對本次采購的影響進行評估和相關性分析。如果發現由于流程中內控存在缺陷影響采購效益效果的情況，要對內控制度進一步修訂和完善。

三、結語

通過建立內控管理體系，明晰審計工作方法，使企業更加專注于自身核心競爭領域。通過規范企業采購活動，確保會計信息質量，完善管理結構，保護債權人和股東合法權益，控制采購成本降低采購風險，保證企業生產經營活動有序進行。本文通過淺析采購內控與內審方法，分析采購內控管理體系，梳理控制流程，設計有針對性審計方法，真實準確地反映企業采購業務。采購中內控結合內審，對完善管理架構，維護相關方權益，業務提質增效，助力后續環節均有借鑒意義。■