“互聯網+”背景下高校財務報銷系統模式研究

趙小珍?方美丹

自2019年《政府會計制度》落地實施以來，經費來源、預算編制和經濟業務等方面發生了天翻地覆的變化，不僅是數量增多了，要求也變高了，高校財務面臨著前所未有的壓力，這是機遇也是挑戰。財務報銷是最基礎的工作，也是高校行政管理的重要窗口，如何更好地使用信息化技術，改變現行的報銷模式，是當前高校財務改革的重點。

一、當前高校幾種財務報銷模式

（一）窗口報銷模式

窗口報銷模式即是現場排隊，在窗口進行報銷的模式，這是比較常見的報銷模式，由于報銷人次較多，現在已經發展成為取號系統來進行排隊。長期以來，高校長期采用這套全流程線下財務報銷模式（圖1），在實際操作中報銷人員拿著整理好的發票并填寫審核單，經領導審核簽字后排隊提交到財務部門報銷。經財務報銷窗口審核以后，現場填制記賬憑證，經過復核后由出納支付完成。

該模式的優勢就是能夠面對面溝通，如果發現缺少材料或者缺少審批簽字可以第一時間退回。缺點是財務人員壓力大，因為報銷大廳環境嘈雜，排隊人員較多，容易出現某個時間點工作量暴增，從而導致工作效率較低。在使用了取號系統以后，解決了排隊秩序問題，但需要報銷人員在現場等候，所以工作效率也相對較低。

（二）網上預約報賬模式

為了優化財務報銷流程，也為了讓教職工報銷少跑路，高校財務報銷由原來的傳統線下模式發展成為網上預約報賬模式。利用互聯網技術和網上辦公系統（OA），將線下排隊搬到了線上預約排隊（圖2），報銷人員根據“一事一單”、“一趟一單”等分類整理發票和相關附件，隨時隨地就可以登錄進行網上報銷，然后按網上報銷系統要求填報預約單，錄入報賬事項如項目編號、報銷摘要及金額等。需要線下領導簽字審批的，報銷人員將預約報銷單及原始票據現場遞交到財務報銷窗口，經接單人員初審后即可離開。財務人員從系統中提取預約單號的相關信息后，經初審人員確認、審核后就可以生成記賬憑證，再經復核人員確認以后，通過無現金系統或國庫支付系統完成支付，在支付成功后報銷人員將收到系統提醒。為解決現場排隊問題，出現了自動投遞柜，報銷人員可將簽完字的預約報銷單和原始發票放入自動投遞柜中，免去了現場排隊人工投遞。

該模式的優勢是項目經費動態可控，減少了記賬憑證錄入工作量，報銷人可能通過預約系統在線查詢報銷信息和進度，真正實現了“最多跑一次”或“一次都不用跑”。缺點是投遞量如果較大，就會加大核算壓力，很容易出現“壓單”情況，所以導致不確定性加大。

二、W學院財務報銷系統模式研究

W學院是一所普通高等本科院校，下設12個二級學院，學院教職工700余人，20余個本科專業，在校學生達12000人，近兩年各類經費年收支約在5億元左右，隨著教育經費不斷增多，報銷業務量急劇增加，W學院目前啟用網上預約報賬模式，實現了從手工接單報銷到網上預約報賬，有效地縮短了現場等候時間，提高了財務報銷效率和服務水平。

W學院財務部門在改革前報賬采用的是現場排隊取號報賬模式，在報銷高峰時段人數非常多，需要等待很長時間，面對這種情況財務部門只能將所有時間都用來滿足師生的報賬需求。在“互聯網+”時代，為了解決師生的需求，高校不停完善和優化財務報銷流程，逐步形成多元化及智能化的財務報銷模式。W學院經歷了傳統的窗口報銷模式，現在正在實行網上預約報賬+現場投遞+物流式報賬模式，師生通過網上報賬系統申請預約報銷單，再由線下相關人員審核簽字后，投遞到自助投遞機。自助投遞機24小時全天候接單服務，師生可以就近投遞報銷單，實現了“無限時、零排隊、無等候”。師生投遞報銷單后，通過網上預約報賬系統可以隨時查看報賬情況，接單人員通過物流劃分單系統將預約報銷單分配到審核人員手中。財務報銷系統通過實時記錄每個流程，將報銷狀態及時推送給報銷人。報銷人通過自助設備和手機，就能隨時掌握報銷進度，不再受時間和空間約束，減少了排隊等待的時間。在全面上線的同時，還保留了人工接單業務，解決了個別需要人工接單情況，尤其年紀較大的教職工，需要人工接單方式，這樣不僅提高了效率性，也提升了準確性。

W學院無等候報銷是一套網上預約財務報銷系統，其中由網上預約報賬軟件、工資薪金管理軟件、網上查詢軟件、自動報賬投遞機和財務管理軟件等組成。網上預約財務報銷系統作為信息化建設的重要組成，已取得了一定的成績。但是W學院財務報銷系統模式中還存在以下幾個方面問題：

（一）未實行電子發票認證系統

由于區塊鏈技術的大量應用，目前財務報銷中多為電子發票，為確保提供的電子發票真實合法，W學院現采用了“打印電子發票+報銷業務承諾書”形式，要求報銷人員自行承諾電子發票的真實性和合法性。在實際應用過程中，打印電子發票提高了打印成本，而且也不符合財務數字化趨勢，如果電子發票沒有進行“驗真”，那么就會增加財務報銷風險。

（二）未實現線上審批且審批簽字難

W學院目前實行的“線上預約+線下審批+線下投遞”的模式，由于內控風險管理的需要，對經費審批人進行分層次和分額度授權，一張報銷單需要若干領導進行審簽，這種情況導致線下“簽字難”問題，特別是月末、季度末和年末，領導會議多及出差多，根本無暇顧及財務經費審核簽字，導致預約單積壓在簽字環節，無法實現實時投遞。

（三）未實現財務電子檔案，所以查檔比較困難

目前所有的單據均需打印出來，以紙質形式作為檔案保存，因此憑證量較大，紙質檔案保存有一定難度，造成了查詢檔案比較困難，同時還存在檔案損壞和丟失的風險。

（四）未實行系統化信息框架，信息孤島現象嚴重

目前財務各個管理系統已經進行了連接，但是外部業務數據還無法接入，出現這種情況主要是因為未實行系統化信息框架和信息共享。財務系統中無法與合同管理系統及資產系統等核心業務數據進行有效對接，所以導致了信息孤島現象，如無法進行有效對接，則無法保證信息的準確性和一致性。

（五）未實行更優化流程，管理方式比較粗放

目前財務管理以報銷為核心進行點狀管理，所有工作都是為了完成這個核心環節，由于對前置和后續環節關注較少，所以管理方式比較粗放，因此財務職能無法從“核算型”向“管理型”過渡。

三、“互聯網+”背景下探索新的智能財務報銷系統模式

W學院利用“互聯網+”技術，提出了智能財務解決方案，以智能財務來帶動全校創新，運用“大智移動物區”等前沿技術，為財務轉型提供了新的方向。不僅打破了原有財務管理模式，也規范了財務流程，規避了傳統“窗口式”“投遞式”等模式的問題，解決了報銷排隊難、票據審核難和報銷審批難等問題，構建了一種新的智能化報銷系統模式。

（一）嵌入發票認證模塊，避免出現發票失真及重復情況

隨著區塊鏈技術的發展，在報銷系統中嵌入發票認證模塊，將其與國家稅務總局票據查驗平臺連接，可以自動地核對發票號碼、類別、抬頭、稅號、金額和日期等信息，同時完成真實性和合法性認證。在生成電子發票檔案的同時，將發票上內容和報銷系統綁定，在輸入項目編號和摘要以后就可以完成預約，并產生預約報銷單。這種處理方式很大程度地減少了審核及核對工作量，同時也避免了重復報銷問題。

（二）推行線上智能審批，節約財務審批時間

為了解決找人難、簽字難的問題，將線下簽字環節搬到線上，在網上預約報銷系統中設置線上簽批模塊，利用互聯網技術可以實現無紙化網絡自主簽批流程，運用分級審批制度將預約報銷單自動推送到各級審批人手中進行網上審簽，有效地提高了審簽效率。

（三）從PC端到移動APP，全面提升了工作效率

隨著移動互聯網技術的快速發展，將財務管理平臺從PC端擴大到移動APP，使線上審批和移動審批結合，實現了高校財務系統智能化發展。師生可以通過財務APP進行網上預約、報銷、電子簽批、電子發票認證及自動生成預約單等，然后通過線上審批推送給負責人審簽，之后自動進行智能審核，同時將審核結果自動保存，從而形成電子檔案。報銷人通過財務APP平臺，能夠及時地查詢到報銷狀態和相關財務信息，全面地提升了財務報銷效率。

（四）完善了電子會計憑證管理

利用無紙化云報銷可以實現云存儲管理模式，同時建立了會計憑證存儲庫，將電子憑證制作成電子檔案進行保存，并通過憑證號及摘要等要素進行索引。隨著《會計檔案管理辦法》的出臺，無紙化報賬是未來的發展趨勢，大大地提高了檔案保存質量，也提升了查閱效率。

（五）設立網上預審模塊，確保報銷工作通暢

在網上報銷系統中設立預審模塊，由財務聯絡員進行初審，能夠有效地減少錯誤和填報；設立預審流程能夠減少報銷人員跑腿，使溝通更加通暢，大大地提高了報銷效率，有效地降低了返單率。

（六）設置智能審核環節，提升審核工作效率

根據財務報銷相關規則，設置了稽核公式進行智能審核，完成了基礎邏輯判斷，同時對報銷信息進行真實性、合規性預警，提醒經辦人員和經費審批人注意這些情況。通過這樣智能審核，大大地減少了審核工作量，避免了低級錯誤出現，也避免不規范報銷問題，全面地提升了審核工作效率。

（七）布局安全監控措施，強化網絡與信息安全

“互聯網+”背景下的高校財務信息化，具有一定的網絡安全風險，財務數據存儲在“云”端，很容易受到黑客和病毒等威脅，設立大數據監控系統，對存儲數據進行24小時不間斷監控，可以有效地提升系統安全性。財務數據與業務數據通過共享中心進行交互，財務部門可以單獨部署“私有云”進行數據存儲，這樣可以更好地確保數據安全性。通過定期和不定期結合方式對數據進行多地備份，對登錄用戶進行嚴格的身份審查和管理。

四、規范財務人員職能，促進財務職能轉變

機器取代財務人員進行智能審核和智能支付，是“互聯網+”背景下的必然。現階段，必須要規范財務人員職能，通過加強專業和信息技術學習，可以更好地開展財務管理工作。國家也在不斷出臺關于新的政策，要想快速地適應當前的財務管理工作，就應當積極地轉變思想，這樣才能更好地轉變財務職能。智能化系統可以將財務人員從重復的核算工作中解放出來，利用信息技術對數據進行預測和分析，能夠為學校跨越式發展提供可靠的數據支持。

結語：

W學院以財務信息化為目標，運用大數據、人工智能等技術和信息化手段，打造了一套完善的服務系統，通過智能稽核、智能識別、大數據共享、智能存儲和決策分析等方式，全面地提升了財務報銷系統。報銷人員通過手機就可以實現隨時隨地報銷，財務人員不僅能及時準確地把控報銷節奏，而且操作也更加簡單，流程也更加明晰，最大程度地解決了“報銷難、報銷煩”等問題，解決了財務人員“上班累、上班苦”的狀態，提升了教職工的滿意度。在新時代“互聯網+”背景下，應當積極地向“智能財務”轉變，從而全面實現財務報銷數字化及智能化發展。