淺談中小學校檔案管理工作

唐曉軍

檔案是學校在教育教學活動及其他工作中直接形成的，具有保存、參考、利用價值的各種資料，檔案能夠真實地反映學校的辦學情況，能夠體現(xiàn)學校的管理水平。加強檔案管理工作不僅能夠確保學校的建設和改革，還能夠為學校發(fā)展提供決策依據(jù)。

一、學校檔案的作用

1.總結(jié)學校教育教學經(jīng)驗

檔案能夠充分反映學校的教育教學情況，以及學校的整個發(fā)展歷程，是學校的重要資源。在學校開展各種教育教學活動時，檔案強大的數(shù)據(jù)支持是活動順利開展的重要依據(jù)，一線教師可以通過查閱檔案，從中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，總結(jié)教學經(jīng)驗，完善自己的教育教學方法，提高自身教學水平和能力；教育管理者可以通過查閱檔案，改進工作方式，創(chuàng)新工作方法，提升工作能力，從而提高學校的辦學質(zhì)量。

2.豐富校園文化建設

檔案收集的不只是學校發(fā)展的文字資料，還包括學校獲得的各種獎牌、獎狀、證書、錦旗、獎杯、紀念品、書籍等。檔案是校園文化建設的一部分，是學校進行思想道德教育的重要載體。利用檔案資料編輯校史、建設校史館，不僅可以傳播學校的辦學理念，還可以增強學校的文化底蘊，豐富校園文化。

3.發(fā)揮思想道德教育功能

檔案是學校在發(fā)展過程中保留下來的珍貴資料，這些資料包括學校發(fā)展過程中的很多成就，如學校的各種榮譽、培養(yǎng)的優(yōu)秀人才、勵志的典型人物等。因此，檔案管理人員可以結(jié)合思想道德教育主題，把這些檔案資料編輯成書籍或做成展板，供學生閱讀、參觀、學習。檔案管理人員還可以為學生講解這些內(nèi)容，讓學生充分了解學校的發(fā)展歷程和取得的成就，感受學校的辦學精神，感受榜樣的力量，從而調(diào)動學生學習的積極性和主動性，以達到思想道德教育的目的。

4.考核評估學校辦學水平的依據(jù)

考核評估是檢驗一個學校在一段時間內(nèi)工作開展、落實的重要手段之一。考核評估組除了實地查看外，還要了解這所學校在一段時間內(nèi)的辦學情況，這就需要學校提供相應的教育教學資料，檔案的重要性此時就體現(xiàn)出來了。檔案管理人員可以為考核評估組提供所需檔案資料，如辦學數(shù)據(jù)、中高考錄取情況、教育教改成效等。

二、學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.學校對檔案管理工作不夠重視

部分中小學校對檔案管理工作認識不足，既沒有把檔案管理工作提上日程，又沒有認識到檔案在學校教育教學及管理方面的積極作用，甚至有的中小學校認為檔案管理工作只是將紙質(zhì)材料簡單地裝訂在一起而已，可有可無，只要把財務檔案管理好以備審計使用就行了。部分學校管理者對檔案的重要性沒有清楚的認識，更沒有制訂相關(guān)制度開展學校檔案管理工作，導致檔案管理工作滯后，不能發(fā)揮檔案的真正作用。

2.教職員工檔案管理意識薄弱

檔案管理工作最重要的一個環(huán)節(jié)就是檔案的收集。檔案的完整性和教職員工有著密切的關(guān)系，檔案收集、整理是檔案管理人員的主要工作。一些學校的教職員工檔案意識相對薄弱，對學校檔案管理工作不是特別支持，完成工作任務后移交檔案室的資料不完整或不向檔案室移交，有些人將檔案資料隨意存放，導致檔案資料破損、遺失。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分學校檔案管理人員由一線教師兼職或由即將退休的教師代理，這些教師由于日常教育教學工作繁重，或知識老化，大部分沒有參加過檔案管理法律法規(guī)培訓及專業(yè)技能知識的培訓，對檔案管理法律法規(guī)不了解，檔案管理業(yè)務不熟悉，檔案管理專業(yè)知識欠缺，在工作中容易出現(xiàn)檔案資料收集不全、不及時，整理不規(guī)范，工作不主動等問題，從而影響學校檔案的質(zhì)量。

4.檔案管理室硬件設施不到位

當前，一些中小學校檔案管理的硬件設施達不到檔案管理的基本條件，有的學校連最基本的檔案管理室都沒有，這勢必會對檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生很大的影響；有的學校檔案管理室沒有防火、防潮、通風的條件，檔案管理工作存在一定的安全隱患。尤其是信息化時代的到來，檔案管理室保存電子文件的設備、檔案管理軟件等更是缺乏，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

三、解決學校檔案管理問題的策略

1.提高對檔案工作的認識

一是學校要重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入日常工作計劃，并安排專職人員負責檔案管理工作，還要加強檔案管理人員的法律法規(guī)知識培訓；二是檔案管理人員要主動學習專業(yè)技能，經(jīng)常性地向主管領(lǐng)導匯報檔案管理工作，爭取領(lǐng)導的理解和重視，以取得人力、物力、財力方面的支持，從而改善檔案管理的工作條件；三是針對檔案管理工作存在的問題，檔案管理人員應提出專業(yè)性的建議，并及時采取相應措施予以糾正和提高；四是邀請檔案行政部門相關(guān)人員來校開展檔案法規(guī)條例講座，為教師普及檔案知識，強化教師的檔案意識，在學校營造人人重視檔案管理工作，并能自覺支持參與學校檔案管理工作的良好氛圍。

2.完善制度規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理工作機制，是學校檔案工作實現(xiàn)科學化、規(guī)范化、制度化管理的有力措施和重要保障。綜合檔案室成立后，按照《檔案法》《陜西省檔案工作目標管理認證標準》的要求，學校建立健全了檔案工作管理機制，完善了檔案工作各項制度，制定了《武侯中學綜合檔案室管理制度》《武侯中學綜合檔案室工作職責》《武侯中學專兼職檔案員工作職責》《武侯中學檔案庫房（室）管理制度》《武侯中學檔案保密制度》《武侯中學檔案查閱制度》《武侯中學綜合檔案室檔案鑒定、移交、銷毀制度》。此外，學校還制定了武侯中學綜合檔案室檔案分類方案和保管期限表，使學校的檔案管理工作有章可循，保證了檔案在收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量。同時，學校還將檔案工作納入各處室年度目標管理檢查考核中，結(jié)合平時檢查和年終考核情況選優(yōu)評先。這樣一來，學校各處室專兼職檔案人員都非常重視檔案工作，能夠認真落實本部門的檔案工作任務，將學校的檔案管理工作有條不紊地落到了實處。

3.健全組織機構(gòu)分工合作

學校成立了以校長為組長、各部門第一負責人為副組長的檔案管理工作領(lǐng)導小組，設立了學校綜合檔案室，并配備了專職檔案管理員，學校黨群組織、各處室配備一名兼職檔案管理員，負責本部門（處室）檔案的收集移交工作，從組織機構(gòu)上保證了檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作領(lǐng)導小組定期聽取檔案管理人員的匯報，及時研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費、設備、檔案用房等硬件實施的改善，以及檔案管理人員的培訓等問題，使得檔案管理工作與學校其他管理工作齊頭并進、同步發(fā)展。

4.強化專業(yè)培訓

學校要積極為專兼職檔案管理員提供檔案管理知識培訓的機會，一方面讓檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)和專業(yè)理論知識，提升他們的認識水平；另一方面讓檔案管理人員學習檔案管理工作前沿知識和前沿技術(shù)設備（軟件）的操作技能，使學校的檔案管理工作能夠跟上時代的步伐，更好地為學校教育教學及其他工作服務。

5.發(fā)揮檔案管理的服務作用

學校檔案管理工作不只是為了把檔案資料收集好、保管好，而是為了更好地為教育教學服務。為此，學校綜合檔案室編制了很多檔案檢索工具，如武侯中學綜合檔案室全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等，將紙質(zhì)檔案進行了掃描，把檔案目錄錄入了計算機，利用泰坦檔案管理軟件實現(xiàn)了計算機管理，便于教師查閱利用。綜合檔案室成立后，我們提供的服務有：教職員工工資調(diào)整及職稱評定檔案、查找校友在校情況、編寫校史等。

6.注重檔案收集防止遺失

學校檔案資料的完整與否直接反映著本單位工作的實績，檔案資料可以為領(lǐng)導研究工作、決策、處理重大問題提供參考和依據(jù)。因此，搞好檔案資料收集工作，防止檔案遺失是學校檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。學校采取的措施是：年初制訂各處室檔案管理工作目標責任書，將各處室需要收集的檔案資料全部分解細化，責任落實到各處室專兼職檔案管理員，并與年終考核掛鉤，對檔案資料收集歸檔成績顯著的處室和專兼職檔案管理員給予適當?shù)莫剟睿瑢κ占积R或遺失檔案的專兼職檔案管理員在年度考核、評優(yōu)等方面一票否決，促使檔案收集及時完整。

總之，學校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變理念，加強學習，提高自身檔案管理水平，以科學的態(tài)度把學校檔案管理工作做得更好，確保學校檔案管理工作能夠為廣大師生服務，為黨的教育事業(yè)添磚加瓦。

作者單位? ?陜西省勉縣武侯中學