肥城市水利工程檔案管理現狀與對策

閆陸云，田 婧

（1.肥城市農村公共供水中心，山東 肥城 271600；2.濟南高新臨空經濟區園區開發有限公司，山東 濟南 250000）

水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分，水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，水利工程檔案管理工作貫穿于水利工程從建設到移交直至工程維護的各個階段，水利工程的使用管理時限從幾十年到上百年甚至到幾百年，一定程度上講，檔案的管理水平高低直接影響到水利工程的運行管理和效益。傳統的實體檔案管理模式存在著很多的缺陷，比如過程繁瑣、效率低下、不易保管、容易出錯、容易涂改、丟失難補、保密性差，再加上防水、防火、防霉、防盜都帶來一定的不便，一定程度上影響了工程管理水平的提高，有些歷史性的技術資料由于常年管理不善，有的丟失難找、有的字跡模糊不清，造成后期的工程維護使用價值不高甚至沒有了使用價值，增大了工程管理和維護成本。使用數字化管理模式管理工程檔案就從根本上解決了這些不便，使檔案管理及資料查詢得心應手，進一步提升保障了檔案的安全性、保密性、完整性和可查性。

1 存在的問題

1.1 不能適應形式，管理水平不高

隨著我國科學技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已不能適應時代的要求，絕大部分單位還未實施檔案的數字化管理，仍停滯在紙質管理上，更是缺乏上下溝通，甚至常年沒有專題會議，沒有專題培訓，不能適應新形勢的發展，形成業務部門、主管部門和工程管理單位之間各自為政、管理脫節，導致資料查詢不便、丟失嚴重，整體管理水平停滯不前。

1.2 重視程度不夠，科室協調不強

檔案管理在水利工程管理單位往往不能引起主要領導的重視，特別是基層水管單位對檔案的管理更是不能從根本上引起重視，絕大部分水管單位沒有專職檔案管理人員，在基礎資料搜集時，各業務科室配合不能及時到位，存在資料不全、搜集困難等問題，造成工作被動、基礎性資料難以搜集齊全等現象的發生。

1.3 重于日常迎檢，制度形同虛設

基層水管單位往往是按照上級的文件精神及硬性要求，能夠應付性的按照要求定制一些上墻版面，由于缺乏專業的人干專業的事，導致制度沒法落實，只能是形式上過得去，日常的管理工作卻難以實現，隨著時間的流逝結果只能是惡性循環，影響工作的實質性開展。

1.4 缺乏專業人員，工作難以連續

管理單位的同志往往都不愿意接手檔案管理工作，主要原因是該項工作沒有亮點、枯燥無味，缺乏考核標準，特別是大部分只能是無可奈何地做兼職管理甚至是連兼職的也沒有，就是有兼職做的往往也把該項工作放在次要位置，難以使該項工作有較好的連續性，更談不上總結探索或創新工作方法。

2 對策

2.1 加大宣傳力度，提高重視程度

要借助一切可以借助的機會及時向領導和同志們宣傳水利工程檔案管理的重要性，宣傳相關法律法規，宣傳業務主管部門的要求，宣傳借鑒其他單位好的經驗做法，甚至是組織相關人員走出去參觀學習。通過宣傳教育，確實引起領導的高度重視和相關科室的積極配合，真正讓領導和同志們理解支持水利工程檔案管理工作，以更好的為水利工程建設管理服務。

2.2 加強軟件管理，推行數字檔案

隨著現代化科技的發展，各行各業都在探討數字化管理模式，特別是在水庫運行管理、水旱災害防御、灌區管理、水資源管理保護、河道管理保護、水土保持、農村公共用水管理等領域都大顯身手，發揮了不可替代的作用。

數字化檔案管理在水利行業的使用目前尚未普及，應采取強有力措施大力推廣該項技術的實施，讓它真正為水利檔案管理服務。檔案的數字化是將紙質檔案資料經過掃描或人工輸入方式存儲到計算機的云端中。他的核心就是所應用的軟件和系統，就是收集紙質資料并逐漸將其數字化，這也使所使用的軟件和系統的管理問題顯得至關重要。水利工程檔案面廣量大，歷史性、系統性強，因此在進行整理時要確保不遺不漏，注意錄入材料精準無誤，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫。通過數字化處理后，會有效解決紙質檔案管理存在的問題和弊端，防止檔案丟失和涂改等不利于管理的現象的發生，同時還要加強數字檔案的日常維護和后期管理并做有備份以免丟失。使其真正形成門類齊全、組卷合理、管理規范、查閱方便、存放安全的水利工程檔案綜合管理體系。

2.3 利用網絡平臺，實現資源共享

數字檔案完全可以通過網絡連接實現檔案資源的共享和交流，以最大化的發揮水利工程檔案的作用，從而實現檔案管理的系統化、科學化，實現檔案管理的方便、快捷、精準、共享。實現網絡共享的前提是要組織相關人員認真學習《檔案法》等法律法規，全面落實好保密、借閱、登記、查詢等制度，確保檔案管理水平有大的提高，真正為水利建設和水利工程運行管理及維護提供方便。

2.4 重視專業人才，強化選拔培養

提高管理水平的首要條件是具備專業人才，只有專業的技術人才才能保障檔案管理的精準性、可操作性。應積極派員參加檔案主管部門組織的業務培訓，不斷更新知識，適應現代科學技術的不斷發展。解決好專業人才不愿意到基層水管單位工作的問題，形成人才培養制度和規范專業人才的培養選拔體系，真正適應水利工程檔案管理工作。在具體實踐中，嚴格落實《水利工程檔案管理辦法》《水利工程建設項目檔案管理規定》《建設工程文件歸檔管理規范》等規章，全面提高檔案管理人員的管理水平和業務素質。

2.5 加強科室協調，搞好資料搜集

相關業務科室的配合支持是檔案資料不遺不漏的基礎，日常工作中，要加強同各業務科室的協作配合，盡可能的將基礎性資料搜集齊全，確保檔案資料完美無缺，從而保證檔案資料的完整性和準確性。

2.6 完善相關制度，明確目標責任

在現有基礎上，進一步建立完善并落實科學有效的激勵機制，研究創新工作方法，可考慮將各業務科室的資料由各科室形成基礎性數字檔案，再由檔案專職人員系統整理進行錄入，并將該項工作落實到各業務科室的年度工作考核中，落實到相關人員的目標責任中，嚴格落實責任追究制。這樣，既能減輕檔管人員的勞動強度，又能進一步落實業務科室的責任，解決各科室資料收集不及時、資料搜集有遺漏的問題。

3 結語

檔案管理是水利工程管理中的一項重要工作內容，檔案管理水平的高低，直接影響著水利工程建設和維護管理以及水利工程的運行效益，下一步要高度重視，認真實施，進一步創新管理模式，使水利工程檔案管理水平有較快提升，為水利事業大發展提供支撐。