基于云辦公應用場景下的機關(guān)公文管理創(chuàng)新探究

徐克紅 中國鐵路上海局集團有限公司辦公室

伴隨大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、移動互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段的廣泛應用，上海局集團公司數(shù)字上鐵云辦公平臺應運而建。云辦公平臺作為當前較為先進的信息化辦公平臺，能有效提升工作效率、暢通管理流程、減少人力財力物力成本，大大降低工作失誤率。該平臺充分利用即時通信、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、信息集成等技術(shù)，更新迭代了傳統(tǒng)一代的OA 辦公系統(tǒng)。推行基于云辦公平臺的“電子化、數(shù)字化”辦文辦會辦事，倡導節(jié)約、精簡、高效的公文辦理新模式，已成為上海局集團公司落實數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展戰(zhàn)略的重要舉措之一。

1 云辦公平臺內(nèi)涵

通常意義上，辦公自動化（OA）是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用到辦公方式上，進而形成的一種新型辦公方式，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動或重復性的業(yè)務(wù)活動。為進一步提高系統(tǒng)集成度、降低服務(wù)器設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境投資成本，達到輕量化應用目的，各行各業(yè)逐漸興起或租借或自建公有云、私有云等模式大力發(fā)展云辦公，將辦公業(yè)務(wù)完全建立在云計算技術(shù)基礎(chǔ)上，同步開發(fā)搭建云辦公相關(guān)應用，進一步優(yōu)化流程節(jié)點、集約組織結(jié)構(gòu)、調(diào)整管理體制，增加綜合協(xié)同辦公能力，提升辦公系統(tǒng)的整體效能。

2 發(fā)揮云辦公平臺對公文辦理的優(yōu)勢

系統(tǒng)高度集成、信息充分共享的云辦公平臺對公文傳遞、公文處理、公文催辦督辦都能發(fā)揮獨特的優(yōu)勢。

2.1 更便于信息溝通、上傳下達

隨著鐵路高鐵里程快速擴張、集團公司體量逐步壯大，管理幅度、管理強度越來越大，對公文管理的要求也越來越高。云辦公使用的便捷性、即時性，讓線下“跑腿”變成電腦端、手機客戶端的公文數(shù)據(jù)“多跑路”，有效解決時間要求緊管理跨度大所帶來的時空限制問題，有效提高各項工作業(yè)務(wù)的辦理和落實時效，提升企業(yè)管理整體效能。

2.2 更便于公文流轉(zhuǎn)、準確處理

傳統(tǒng)電子公文流轉(zhuǎn)、批轉(zhuǎn)需要坐在電腦端操作，同時跨系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時要通過人工交換，速度慢、耗時多，需專人從事高頻次的重復勞動且易出現(xiàn)失誤、遺失現(xiàn)象。而云辦公的智能化、移動化操作將從根本上解決這些問題，從時空、效率上對于公文處理進行全面革新，減少工作量、縮短流程時間、提高正確率。

2.3 更便于明確職責、高效辦事

云辦公平臺通過一體化信息集成搭建條理明晰的職責邊界、流程節(jié)點，設(shè)定辦結(jié)日期并進行留痕處理。使得辦文辦會辦事等諸多事項能夠公開、規(guī)范處理，各個節(jié)點的辦理人員處理時間、辦理意見都在網(wǎng)上一目了然，便于建立工作監(jiān)督檢查機制，有效杜絕工作推諉、部門扯皮等現(xiàn)象的發(fā)生，可實現(xiàn)公文辦理的“一網(wǎng)通達、一網(wǎng)通覽、一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)通管”目標。

3 發(fā)揮云辦公平臺對于公文規(guī)范管理的作用

中辦、國辦新施行修訂的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，對黨政機關(guān)公文長期以來分離的文種、體例、格式等問題進行了統(tǒng)一明確與規(guī)范。在黨政公文制度要求十分明確的背景下，云辦公平臺作為公文規(guī)范處理的主要工具，極大提升黨政機關(guān)公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化水平。具體表現(xiàn)如下：

3.1 云辦公平臺有助于公文文種正確使用

黨政機關(guān)公文處理條例出臺之后，黨政公文文種合并一家，公文文種得以明確，但是在實際使用過程中，具體公文處理人員受工作經(jīng)驗、知識水平、操作能力等影響，往往在公文文種選擇上容易出現(xiàn)錯用誤用情況。而云辦公平臺可運用建模工具、算法分析等技術(shù)手段發(fā)揮定義標準、精準定位、輔助決策等優(yōu)勢，能夠從文種性質(zhì)、應用范圍上進行節(jié)點界定，實現(xiàn)對常用文種的自動判別、匹配、提醒功能，便于實際操作者正確選擇。

3.2 云辦公平臺有助于公文行文格式規(guī)范化

少數(shù)單位、部門存在公文格式及公文起草、審核、簽發(fā)等程序不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)文質(zhì)量不高等現(xiàn)象。而云辦公平臺可以通過建模設(shè)計、工作流程分析、關(guān)鍵點卡控、出錯點提醒等措施，對公文的標題、文號、密級、主送、抄送、格式、字體等易錯格式要素進行自動提醒、智能糾錯。在公文擬制環(huán)節(jié)設(shè)定可供參照的各種固定模板，當公文擬制人員在選擇文種、擬定標題、排版布局時，格式規(guī)范上不會再出現(xiàn)較大問題，使得公文制發(fā)愈加規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，也促使各級管理人員的公文格式規(guī)范意識得以提升。

3.3 云辦公平臺有助于公文處理流程規(guī)范化

云辦公平臺不但設(shè)定公文格式模板，同時也對公文收發(fā)流轉(zhuǎn)從程序、時限、節(jié)點進行了明確限定。運用云辦公平臺可靈活解決復雜工作場景下的種種特殊情況，通過預先設(shè)計符合工作需求的工作流程、模板，在“收、發(fā)、傳、閱、歸”等各個節(jié)點均預留有流程干預策略，從系統(tǒng)功能上全面保障公文處理規(guī)范、有序、高效、無誤。同時，公文處理過程也蘊含著事務(wù)呈報、交辦、閱辦、督辦等各個工作節(jié)點任務(wù)要求，云辦公平臺上可以實現(xiàn)全方位、多角度清晰展示主辦人、協(xié)辦人和處置時限、辦理反饋等情況，實現(xiàn)操作記錄全留痕、流程辦理全閉環(huán)，這對于工作效率效果督查及責任追溯提供了客觀事實依據(jù)。在傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)時代，各部門、各單位公文格式及流轉(zhuǎn)方式不統(tǒng)一，導致文件往來溝通不暢、質(zhì)量不高，極大地影響企業(yè)管理效能和水平，而運用云辦公平臺的公文統(tǒng)型模式可對所有涉及部門、單位的公文格式、行文規(guī)則、辦理規(guī)范等做出明確的規(guī)定，建立起橫向到邊、縱向到底的公文規(guī)范化處理體系。

3.4 云辦公平臺能有效提升黨政機關(guān)公文處理的靈活性、時效性

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和智能化設(shè)備的普及應用，與傳統(tǒng)公文辦理方式相比，優(yōu)勢明顯：一是云辦公平臺公文處理的網(wǎng)絡(luò)化、瞬時化，打破了時間、地域、機構(gòu)的界限，使得各級管理人員從“文山會海、車馬勞頓”當中明顯“減負”。二是作為一個全電子化文檔處理系統(tǒng)，公文擬稿、審核、套紅、用印、流轉(zhuǎn)及歸檔均可以進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、辦理，提升效率的同時，也降低了辦公用紙、辦公印刷的辦公費用。三是提升急辦特辦公文的辦結(jié)速度，有力保障運輸生產(chǎn)安全。鐵路運輸生產(chǎn)類公文標準高、任務(wù)重、時間緊，云辦公平臺作為生產(chǎn)指揮人員的得力助手，能有效提升其處理緊急生產(chǎn)事務(wù)的能力。

4 云辦公平臺便于構(gòu)建公文評價管理機制，推動公文管理創(chuàng)新發(fā)展

黨中央一直在部署開展為基層減負工作，大力整治“形式主義、官僚主義”之風，靶向直指公文泛濫現(xiàn)象。原有公文管理模式的短板問題不斷凸顯，立足于云辦公平臺可以創(chuàng)新構(gòu)建公文評價機制來加以使用管理、控制。

4.1 配置公文評價模塊，強化處理管控

梳理并制定公文處理操作規(guī)范，實現(xiàn)公文處理的全過程評價管理。一是編制清晰完善的云辦公平臺公文處理操作規(guī)范，明確收發(fā)文流程中的每個節(jié)點職責內(nèi)容和操作要求，確保流程當中的每項工作、每個節(jié)點權(quán)責統(tǒng)一。二是強化云辦公平臺的工作角色認知。云辦公流程當中的每個節(jié)點對應著具體的實名角色，系統(tǒng)涉及的每個人必須認清工作職能定位。辦公室作為云辦公的業(yè)務(wù)主管部門，組織做好系統(tǒng)的使用操作和電子公文處理的業(yè)務(wù)培訓，督促指導使用系統(tǒng)的每個人，無論領(lǐng)導還是普通員工，都能樹立強烈的責任意識、質(zhì)量意識、學習意識。三是開展系統(tǒng)優(yōu)化、做好評價反饋工作。公文處理的政策條件和面臨的實際問題都是不斷變化的，結(jié)合用戶使用反饋，經(jīng)常對公文評價指標、模型進行優(yōu)化完善，不斷改進模塊功能、提高評價成效，同步強化評價結(jié)果運用、做好評價反饋等工作。

4.2 梳理經(jīng)驗成效，完善制度體系

建立健全電子公文處理規(guī)范、公文評價及考核辦法，為公文評價管理提供制度保障。一是要細化分解電子公文所有流程節(jié)點的處理規(guī)范，特別要設(shè)定文件辦理節(jié)點卡控和構(gòu)建節(jié)點處理人的公文質(zhì)量評價標準。二是抓過程管控，做實做細日常糾偏、約請幫促、重點跟進三個基本環(huán)節(jié)。按照公文評價及考核要求，嚴細認真做好日常公文審核糾偏，建立日常問題文件記錄清單。對典型問題、多發(fā)問題進行分門別類地統(tǒng)計分析；對于問題多發(fā)文件和擬文發(fā)文有困難的擬稿人，采取針對性約請幫促或跟進服務(wù)，確保其深刻認識存在問題，重點從問題整改、思想認識、基本規(guī)則掌握等方面同步改進，逐步提高擬文發(fā)文質(zhì)量和公文工作能力。特別是對于新接觸電子公文系統(tǒng)的人員，依托定期系統(tǒng)檢查、文件流轉(zhuǎn)情況抽查等契機，進行一對一跟進服務(wù)和幫助，確保其盡快掌握擬文發(fā)文的基本規(guī)則和技能。三是嚴格通報考核，以問題為導向促推公文管理質(zhì)量水平提升。堅持糾偏幫促和通報考核并重，每月或季度對問題文件清單進行匯總梳理，針對共性問題、典型問題，發(fā)布《公文質(zhì)量通報》，對問題文件多發(fā)頻發(fā)的部門和單位，嚴格進行考核。四是深化實踐應用，做好管理持續(xù)完善。定期總結(jié)檢視公文評價管理工作的成效和不足，編制《公文處理常見問題及糾錯解析》，將其作為公文工作指導手冊，發(fā)布于云辦公平臺供在線學習交流，用于幫助各部門、各單位公文處理人員熟悉掌握公文擬制及運作要求。

4.3 充實系統(tǒng)內(nèi)涵，確保信息安全

云辦公平臺主要面向集團公司內(nèi)部使用，主要功能體現(xiàn)在線上流程審批、內(nèi)部收發(fā)文流轉(zhuǎn)，而對外行文，由于內(nèi)外系統(tǒng)壁壘原因，導致還是采用線下紙質(zhì)報送形式。為進一步提升公文電子化、規(guī)范化程度，重點規(guī)劃做好：一是打通上下級單位公文處理網(wǎng)絡(luò)壁壘。可以針對公文報送處理實際，在面向上級單位開設(shè)公文接入端口，實現(xiàn)電子公文能夠及時、規(guī)范、迅速地通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便捷傳輸。二是打通關(guān)聯(lián)單位電子公文處理瓶頸。充分利用貫通鐵路內(nèi)外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全通道，搭建集團公司與路外單位的公文數(shù)據(jù)交換服務(wù)，通過云辦公平臺功能的區(qū)域拓展，實現(xiàn)相關(guān)單位之間的電子公文數(shù)據(jù)互認及流轉(zhuǎn)，真正實現(xiàn)公文處理的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。三是完善云辦公平臺風險處置應急預案，防止因系統(tǒng)問題、賬號盜取等問題導致公文數(shù)據(jù)被篡改或泄露。同時建立電子公文、電子印章、電子簽名等電子數(shù)據(jù)的質(zhì)量體系標準，確保公文數(shù)據(jù)信息完整規(guī)范、依法合規(guī)。基于數(shù)字上鐵云辦公平臺實施構(gòu)建公文評價管理，能夠有效實現(xiàn)公文標準與管理要求的高度融合，促進機關(guān)公文管理制度體系完善及公文質(zhì)量的大幅度提升，可以為集團公司由大向強轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供有力的服務(wù)管理保障。