建設工程消防設計審查驗收檔案管理策略探析

夏文勝 （蕪湖市城建檔案館，安徽 蕪湖 241000）

建設工程消防設計、消防驗收、備案和抽查工作作為住房和城鄉(xiāng)建設管理的重要工作，其檔案的收集、整理、利用和保管將是城建業(yè)務檔案一項嶄新工作內(nèi)容。

1 消防設計審查驗收法律背景

2021年4月29日新修訂《中華人民共和國消防法》和2020年6月1日發(fā)布實施的《建設工程消防設計審查驗收管理暫行規(guī)定》（住建部令第51號），進一步明確了縣級以上地方人民政府住房和城鄉(xiāng)建設主管部門依職責在建設工程消防設計審查驗收工作承擔的行政職能。作為在城市建設管理等活動中一項嶄新的工作內(nèi)容，由此形成的資料文件對社會具有十分重要和深遠的意義，對保障人民群眾生命財產(chǎn)安全、社會長治久安和穩(wěn)定具有重要價值。作為一類城建業(yè)務檔案，其收集齊全、保存完好、開發(fā)利用全面是城建檔案工作的一項嶄新內(nèi)容。

2 消防設計審查驗收檔案收集面臨的問題

2.1 多部門實施的不統(tǒng)一

消防設計審查驗收工作雖然是住建部門的重要業(yè)務性工作，但由住建多部門共同實施完成。以安徽省蕪湖市為例，消防設計審查工作由住建局科技科室實施，消防驗收工作由市質(zhì)監(jiān)站實施，消防驗收備案和抽查工作依據(jù)工程體量不同分市、區(qū)、開發(fā)區(qū)管委會分工協(xié)作實施。城建檔案部門需與多部門協(xié)調(diào)，從不同業(yè)務部門手中收集檔案資料。

2.2 標準體系的不統(tǒng)一

消防類檔案收集，一部分來自市工程審批制度改革平臺（以下簡稱“市工改平臺”），其后期要與消防救援機構(gòu)平臺對接實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。目前，檔案信息資源融合面臨標準體系不完善的突出問題，檔案信息管理系統(tǒng)與其他部門的信息管理系統(tǒng)存在不兼容、不匹配現(xiàn)象，檔案長期保存格式標準、數(shù)據(jù)的備份標準、數(shù)據(jù)采集標準，以及在互聯(lián)網(wǎng)背景下軟硬件的建設標準，都亟待解決[1]。

2.3 歸檔渠道的不統(tǒng)一

消防類檔案收集除部分來自市工改平臺，絕大部分是來自審批過程和現(xiàn)場檢查的記錄，這就需要消防業(yè)務管理部門工作人員緊密配合，按照檔案歸檔要求對資料進行及時收集、整理、上傳和補充。

3 消防設計審查驗收檔案管理建設策略

3.1 加強領導,明確工作職責

作為建設工程的關鍵組成部分，建設工程消防設計的審核與驗收工作貫穿始終。大量的調(diào)查研究表明，一些建筑在建設的初期就已存在火災隱患，對建筑的整體質(zhì)量與使用安全構(gòu)成極大的威脅[2]。按照國家法律法規(guī)規(guī)定，從2020年6月1日起，建設工程消防設計審查驗收工作從消防救援機構(gòu)劃轉(zhuǎn)至住建部門，近兩年時間產(chǎn)生了大量的消防資料文件，由于認識不足，缺乏專人負責收集鑒定，沒有統(tǒng)一的部門整理保管，長此以往必將導致此類資料文件的散失和利用的困難，一旦發(fā)生火災險情必將有不可估量的損失，因此建設工程消防資料文件的收集、整理、歸檔工作異常重要、迫在眉睫。

安徽省住房城鄉(xiāng)建設廳通過前期調(diào)研，印發(fā)了《安徽省建設工程消防設計審查驗收檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《檔案管理規(guī)定》），作出對建設工程消防設計審查驗收工作中所形成的有保存價值資料作為檔案保存的規(guī)定，強化過程可追溯性，明確消防業(yè)務管理部門、檔案管理機構(gòu)等各方主體在此項工作中的內(nèi)容、職責和法律責任，進一步規(guī)范此類檔案管理。各地城建檔案管理部門應密切關注和配合此項工作的開展，深刻領會新修訂的《消防法》和住建部51號令精神，結(jié)合《城市建設檔案管理規(guī)定》（住建部令第61號）要求，主動作為，認真做好消防類檔案歸檔的流程設計、系統(tǒng)開發(fā)、業(yè)務指導和共享服務等多項工作。

3.2 規(guī)范收集,制定工作流程

根據(jù)《國務院辦公廳關于全面開展工程建設項目審批制度改革的實施意見》要求，消防設計審查驗收工作納入工程審批改革的四個審批環(huán)節(jié)中，實行“一張藍圖、一個窗口、一張表單、一個機制”統(tǒng)一審批管理體系，各地市依規(guī)建立統(tǒng)一工改平臺實施管理。按照《檔案管理規(guī)定》，建設工程消防類資料文件收集大多來源于此平臺，歸檔流程設計應將項目申報、行政審批、檔案歸檔、數(shù)據(jù)共享統(tǒng)一考慮，將檔案驗收要求關口前移，項目申報的材料內(nèi)容、電子數(shù)據(jù)格式等按照歸檔要求來設計，歸檔時檔案系統(tǒng)只需從審批平臺統(tǒng)一抓取申報數(shù)據(jù)，審批過程資料和審批結(jié)果資料將進行后期補錄、完善歸檔。

3.3 歸檔內(nèi)容和歸檔形式

《檔案管理規(guī)定》在歸檔內(nèi)容上充分考慮業(yè)務申報中需滿足的條件、審查驗收過程中記錄、審批結(jié)果等三個方面，列舉了特殊建設工程消防設計審查類、消防驗收類、其他建設工程消防驗收備案和抽查類等歸檔內(nèi)容和編目順序和歸檔方式。

消防各業(yè)務管理部門應在開展業(yè)務工作時，同步開展資料收集整理工作，在市工改平臺系統(tǒng)中已經(jīng)存在的歸檔資料，在業(yè)務辦結(jié)后將自動提交歸檔，其余資料將由各業(yè)務管理部門在檔案系統(tǒng)中，按目錄提交補充完善歸檔資料后，一并提交城建檔案管理部門歸檔。同時各業(yè)務管理部門需線下提交一套和電子資料一致的紙質(zhì)檔案交城建檔案管理機構(gòu)歸檔。

3.4 建立高品質(zhì)檔案管理平臺

“工欲善其事，必先利其器”。消防類檔案管理工作要充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡平臺效應，與“互聯(lián)網(wǎng)+”、智慧政府建設結(jié)合起來，建立檔案管理系統(tǒng)。一是要建立與各業(yè)務管理系統(tǒng)相互兼容的數(shù)據(jù)存儲格式和備份標準，打通各平臺之間數(shù)據(jù)傳輸，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享；二是從審批源頭對將歸檔的數(shù)字化檔案進行管控，對色彩模式、分辨率、圖像處理、紙張端正、內(nèi)容完整、清晰度等數(shù)據(jù)質(zhì)量進行設定；三是實現(xiàn)高效檢索，系統(tǒng)平臺便捷的檢索功能，在發(fā)生火災危情時能在最短的時間內(nèi)得到相關建筑物消防設施信息，同時針對不同工作需要設定相應的檢索方式，采用高級檢索和模糊檢索相結(jié)合，計算機能夠根據(jù)輸入的實際指令選擇最合適的方式對檔案進行檢索查詢，以滿足住建部門實際工作需要[3]。

3.5 加強人才專業(yè)培訓

消防類檔案對于住建業(yè)務管理部門和城建檔案管理部門來說，都是一項嶄新的工作內(nèi)容，首先城建檔案管理部門要積極組織消防類檔案專業(yè)培訓，通過邀請專家進行座談或現(xiàn)場指導，促進檔案管理人員了解消防設計審查驗收知識、工作內(nèi)容和流程，熟練掌握此類專業(yè)檔案收集內(nèi)容、模式和系統(tǒng)操作，同時還要結(jié)合相應的激勵機制，通過提高福利待遇提升其工作積極性，促進檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高[4]。其次，城建檔案管理部門要與業(yè)務管理部門建立工作聯(lián)動機制，增強業(yè)務管理部門工作人員歸檔意識和歸檔水平并落實到位，確保歸檔及時、準確、齊全、完整。

4 消防設計審查驗收檔案管理的重要性

4.1 有利于形成消防類檔案數(shù)據(jù)庫

建筑工程消防設計審查驗收工作是以防范建筑工程火災，減少人民生命財產(chǎn)損失為目的。實行建筑工程消防設計審查制度能夠有效減少建筑工程火災隱患，并在火災來臨時將其隔絕在最小范圍內(nèi)，保證建筑物內(nèi)人員能夠及時逃生，減少火災對建筑物造成的損壞[5]。《消防法》的修訂將消防設計審查驗收工作從消防救援機構(gòu)劃轉(zhuǎn)至住建部門，其意在從設計、建造方面把好建筑物消防安全關。工作中所形成的驗收申報、材料審查、實施驗收和審批文書等四個方面的文件資料正是住建部門在城市管理活動中所形成的，并對未來城市維護、應急管理和風險防范等方面具有十分重要的意義。城建檔案部門應加強消防業(yè)務檔案的收集，建立本地區(qū)域范圍內(nèi)統(tǒng)一的消防類檔案數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)與消防救援機構(gòu)應急搶險數(shù)據(jù)共享。

4.2 有利于實現(xiàn)科學技術積累

通過檔案收集，能夠?qū)ο涝O計審查驗收工作進行真實記錄和反映，消防類檔案中不僅包含大量管理部門審批信息，還包含科學含量高、技術性強的建筑物消防圖紙、消防設備配備和安全通道等，長期的檔案積累將有利于住建主管部門不斷積累建筑消防經(jīng)驗，完善建筑消防專業(yè)管理知識和依法行政能力，對提升行業(yè)治理、建筑科技和科學化運用，具有十分廣闊前景。同時現(xiàn)場評定報告、視頻、專家意見和整改證明資料等資料的收集，還能有助于消防責任事故的認定，從而對群眾生命財產(chǎn)安全予以維護，對社會和諧穩(wěn)定起到有效促進作用。

4.3 有利于實施共享助力防災

建筑消防安全涉及千家萬戶，關乎人民生命財產(chǎn)安全。各地市住建部門由于地方區(qū)劃調(diào)整、職責劃分等多種原因，可能會出現(xiàn)一個行政區(qū)域內(nèi)消防設計審查驗收工作由幾個層級多個部門共同實施完成，消防類資料散落在各業(yè)務管理部門，難以形成全市統(tǒng)一的消防共享數(shù)據(jù)。城建檔案館消防檔案工作有利于實施數(shù)據(jù)共享助力防災救災，首先，城建檔案部門作為一個行政區(qū)域檔案管理部門，能夠較完整地反映一個行政區(qū)域內(nèi)消防設計審查驗收工作全貌，資料全面、集中、完整，更好地實現(xiàn)與當?shù)叵谰仍畽C構(gòu)實現(xiàn)共享，在防火險情發(fā)生時，及時、準確、全面提供建筑物圖紙，反映現(xiàn)場消防通道、消防設施等情況，為消防救援工作開展贏得寶貴時間；其次城建檔案部門統(tǒng)一的消防檔案數(shù)據(jù)庫的建立，更有利于使用數(shù)字化技術對消防檔案進行分析，實現(xiàn)檔案預警，提醒相關部門對于接近使用年限消防設備適時進行檢修和更換，發(fā)揮出檔案社會治理功能。

5 結(jié)論與展望

綜上所述，消防設計審查驗收工作作為住建部門的重要工作，其檔案管理是城建檔案部門一項新的挑戰(zhàn)，在當前沒有成功先例的情況下，城建檔案部門要全面做好流程梳理、系統(tǒng)設計和收集方式和內(nèi)容的確定；城建檔案管理人員要對消防設計審查驗收工作要有深刻的認識，從進行檔案收集管理工作中掌握、提煉、總結(jié)該專業(yè)的檔案管理知識和技能技巧，始終秉持實事求是的態(tài)度，堅持愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和全心全意為人民服務的理念[6]，實現(xiàn)檔案為經(jīng)濟社會服務。