新時期事業單位人事檔案管理工作優化的探究

■李巖

（北京市教師發展中心）

引 言

近年來，我國事業單位也在不斷發展，事業單位的具體工作也受到了人們的高度關注，其中人事檔案管理工作作為事業單位中的重要工作，理應引起人們的重視。因為在人事管理中，人事檔案不僅有效反映了某個人的學習經歷、任職經歷、獲獎情況、培訓情況等，還是歷史地、全面地了解一個人的必要手段，從而成為個人相關問題和正常政治審查的證據，它也是研究和撰寫各種人物傳記的寶貴史料。新中國建立后至今，尤其是在計劃經濟時代，由于它在中國社會主義建設中起到了很大影響，使得人們有必要對當前的人事檔案管理問題加以深刻反思，從而探索出在新時代背景下的人事檔案管理途徑，從而帶動相關事業單位在財務管理領域未來的可持續發展。

1 新時期事業單位人事檔案管理工作的特性剖析

不同時期事業單位的人事檔案管理要求和管理方式方法均不相同，因而也呈現了不同的特點，本文也結合工作經驗和所感進行梳理與總結，具體如下：

1.1 人員流動量和頻次逐年增多

新時期背景下，人們的工作理念與需求呈現出多元化的局面，有些員工因為不滿意或者不適應工作內容而出現的人員離職情況。所以我國事業單位檔案管理工作中，除了存在一些在檔案工作管理和經營方面的影響因素之外，還存在事業單位工作人員流動頻繁的現狀，這樣會導致檔案管理工作質量的下降。因為對于一些事業單位來說，他們本身的檔案管理工作理念都是不同的，所以到達一個新的單位以及適應新單位的檔案管理工作流程都是需要時間的，這樣會制約檔案管理的銜接性和工作效率。

1.2 人事管理工作內容的增加

首先是人事檔案管理部門歸檔文件類型的增加，因為一般人事檔案分幾大類，如個人履歷資料、鑒定和考評資料、個人學歷資料、政審資料和其他材料等。但是近幾年來，伴隨著我國經濟的發展和人員流動性的增強，人事檔案各類資料的來源也更為廣泛。

1.3 人們對已檔案需求的日趨多樣化

隨著人們生活水平的不斷提高，以及人們生活工作內容的豐富多彩，人們的人事檔案數量增多，涉及到的內容也十分多元，因而檔案管理面臨狀況復雜，管理要求細化。具體來說，事業單位的檔案信息基本分為幾大類，但是由于人們的生活、工作、學習等方面的需要，會產生不同的檔案管理需求，所以如果事業單位依然采用傳統的檔案信息管理手段進行工作的話，很難滿足人們的需求。

2 新時期事業單位人事檔案管理工作具體現狀和存在問題

2.1 缺乏專業的檔案管理工作人員

在目前對實際工作人員檔案管理工作的實踐進行過程中，由于許多事業單位的財務管理僅僅是把檔案保管部門作為一種邊緣部門，使得檔案保管工作并沒有專業型和針對性，這將會直接影響到檔案保管工作者的積極性，從而影響到了事業單位實際工作人員檔案管理的效果和服務質量。科學根據當前其他事業單位檔案管理工作者的實際情況分析，雖然很多事業檔案管理工作者都具備了更高的學歷，不過他們中很多都不屬于檔案管理學科的人員。并且，也因為當時一些事業單位財務工作也處在發展轉變的關鍵時期，導致了不少從事檔案保管工作的人才并不希望長期從事檔案保管工作，甚至對自己的工作內容也缺乏清楚的認識。如果檔案保管工作人員中經常出現或存在變動問題，就很容易造成檔案保管工作人員的傳承問題，因為檔案保管工作人員本來是一個相當復雜的工種，而且即使及時派出了工作人員來進行管理，也仍然不能很好地解決存在的問題。

2.2 缺乏科學完善的檔案管理制度

事業單位內控制度要想更有效加強人事檔案管理，就必須建立科學健全的歸檔與管理體系，從而為事業單位人事管理的有效監控與發展，提供良好的保障作用。但觀察和分析實際發展，國內的不少事業單位由于沒有對人員檔案管理工作的重視，從而也未能在實際的人員檔案保管管理工作匯總中，建立出科學可行、合理完備的人員檔案保管規章制度，這也就直接影響了有關人員的正常工作狀態。檔案管理人員在實際的工作過程中，由于沒有明確的檔案管理工作制度規范。所以在進行實際人事檔案信息的收集和管理工作時，沒有辦法按照一個科學統一的模式展開工作，檔案管理的也比較混亂，不利于人事檔案管理工作的發展。

2.3 檔案工作管理人員專業素養有待加強

當前，我國機關事業單位一般都會有專門的人事檔案管理部門，單位的人事檔案管理工作就由本單位的專門人員進行管理，因而檔案管理人員的專業性如何直接關系到管理結果。就當前來看，事業單位的檔案管理人員缺乏數量保障、缺乏專業性保障，尤其是有些部門為了節約成本選擇了某些人員來兼任檔案管理員，由于他們有其他工作的牽絆，同時無法全身心投入到專用素養提升當中，因而業務流程不熟悉、工作動力不足、管理能力欠缺等情況偶有發生，影響了其人事檔案管理與新時期檔案管理要求的比肩。

隨著時代的進步，社會的發展，我國事業單位人事檔案管理水平也在穩步提升，從管理意識、管理方法、管理監督等方面不斷的予以完善，但是與發達國家相比還是存在一定的不足。尤其是管理技術的更新力度相對緩慢，因而在數字化管理技術、技能方面的運用還有一定的提升空間。因而當前如何再人事檔案管理過程中讓事業單位不斷的注入數字化的力量值得研究。總之，我們應該通過集中培訓等手段來提升檔案管理人員的整體專業素養，進而為單位的發展和壯大提供保證。

3 新時期事業單位人事檔案管理工作的突破思路

新時期事業單位人事檔案管理效率提升勢在必行，其存在的優勢與劣勢也并行存在，作為相關工作人員應當予以重視與思考，不斷的摸索突破的路徑，讓事業單位的人事檔案管理可以更加高效、科學，為其他工作提供更大輔助價值。

3.1 增強資金力量，更新高效設備

新時期人事檔案管理工作應當明確責任人，用一個清晰的局面來控制管理工作，形成統籌管理、授權查詢的新機制，由專門的人做專門的事情。并建議，在相應級別的單位設置專業的人事檔案管理機關，對所有部門的人事檔案實行統籌管理，而其他單位也應該設置機構專門負責整理、保管和查檔。研究成立區域性的人才檔案管理中心，以統籌保護管理本轄內和本系統所有部門事業單位的人事檔案。全省各級人事檔案管理行政中心都要通過專用網絡平臺成立全國性的人才檔案管理中心，而全國性的人才檔案管理中心就是一個對全省人事檔案的統籌管理，要注重于建設一個方便人才歸檔保管的信息協作網絡平臺，并利用強大數據挖掘能力，為人力資源配置進行精確有效的信息化服務。

3.2 創新檔案管理機制

人事檔案的管理工作需要借助于科學的管理制度，從而讓執行有據可依。因而需要從綜合方面予以管理機制的創立、優化等。首先，管理人員的入選機制，什么樣的人員符合新時期事業單位人事檔案管理要求必須在一個相對嚴格的制度之下，嚴把入口關對于檔案管理來說十分重要；其次，管理方式方法，檔案管理效率如何與管理方式方法密切相關，因而需要制定科學的管理理念、管理方式、監督方式等，讓檔案管理具有時代特色，同時還可以做到嚴謹、綜合；再者，為了激勵檔案管理人員還要建立具有獎懲效果的人員管理機制，讓他們在一個相對合理、科學的崗位職責之下履行自己職責，貢獻自己的一份力量，如果檔案管理能力較強則可以予以一定的物質獎勵以及精神獎勵，如果檔案管理能力不足則可以一定的警示，如果能力確實不能符合新時期檔案管理要求也可以予以轉崗處理，總之要確保人員的專業性，積極的去滿足新時期人事檔案管理的需求；最后，針對檔案管理制定嚴格的管理制度，讓不同類型的檔案都可以有一個自身的歸檔、整理、查閱原則，從人事檔案的形成到使用都可以嚴格實現科學、合理。

3.3 加強檔案管理信息化建設

為了有效促進新時期背景下，事業單位檔案管理工作的順利開展，相關單位應該創新檔案管理思想，并加強檔案管理信息化建設。比如，相關事業單位可以根據本單位的實際情況，引進不同的管理思想，這樣既能尋求與本單位工作狀況相符合的管理思路，還能創新和完善檔案管理工作方式，確保單位人事檔案管理工作的有效進行。除此之外，相關單位必須促進檔案保管工作的信息化發展，要加大對有關檔案保管工作人員的投入，為單位配置最新設施，同時還要指導有關檔案保管人員建設信息化發展檔案管理的網絡平臺，并確保一些技術和軟件都可以按照現實的實際情況，加以不斷的優化和完善。通過對檔案管理信息化的有效運用，不但可以合理地節省人力，而且還能夠大大提高實際的檔案查閱、分類、整理和保管工作效率。

3.4 處理好電子化與紙質檔案管理的關系

通過人們的觀測研究表明，在檔案管理工作的漫長發展過程中，紙質文檔管理一直都是事業單位在財務管理上當下極為主要的措施，而且占了主導地位。但是隨著我國互聯網時代的來臨，網絡信息已被廣泛應用在經濟社會發展的各個領域。在新時代背景下，隨著信息化發展科技的蓬勃發展，使數字化檔案管理變成了當前事業單位職工開展文檔保管工作的主要渠道，相關工作人員利用信息技術進行人事檔案管理，不僅能夠有效提升他們的工作效率，還能提升工作人員的積極性，減輕他們的工作負擔。所以，相較于以往的事業單位財務管理檔案人員需要采用傳統的模式，來獲取歸檔材料，在現階段，他們必須能夠把這些方面的內容有效的記錄在電腦當中，并高效地進行對電子歸檔材料的快速分析，從而形成了相應的電子資料，如此才可以使中國事業單位的紙質檔案管理，以及電子化歸檔的工作模式，一直以來都處在科學合理的平衡之中，為中國事業單位內控制度工作的全面開展，得到了科學化的完善和提高。

3.5 集中培訓，提升檔案管理工作人員的綜合素養

不論我國信息化如何快速發展，檔案管理工作人員都是進行檔案管理工作的主力，所以為了有效促進事業單位檔案管理工作的有效發展，我們要定期對檔案管理工作人員進行集中培訓，借此機會提升他們的專業工作能力和社會責任感。在此過程中，事業單位首先要對相關檔案管理人員進行專業技術能力的培訓，讓他們能夠在樹立檔案管理工作六層的基礎上，還能做到與時俱進，比如熟練操作計算機，為接下來更好地利用信息技術進行檔案管理工作奠定堅實基礎。另外，還要對相關人事檔案管理工作人員進行專業素養的培養教育，提升工作人員對檔案管理工作的重視程度，并明確他們在實際檔案管理工作中應該盡到的責任和義務，進而在幫助他們達到單位工作要求的同時，還能有效保證人事檔案管理工作的有效進行。加大對專門人員檔案工作者的培養力度，通過定期舉辦業務培訓，進一步增強檔案保管工作人員的專業知識。

4 總 結

綜上可以看出，新時期背景下事業單位的人事檔案管理應當有一個新的局面、新的理念、新的要求，如何能夠正視當前存在的問題，剖析新時期的各種紅利，然后改進方式方法，從而讓人事檔案管理可以更加具時代特色、更加有利于自身價值的發展十分關鍵。本文對此進行了梳理。通過對事業單位內控制度實施更加科學的人才檔案管理，不但能夠實現事業單位財務所有工作人員更加科學合理地調動和履行有關職責，還能夠實現事業單位財務未來的良性發展。不過，正在實踐的事業單位內控制度檔案保存過程中，仍然面臨著一些的困難約束著實踐工作的進行因此，這就要求相應的檔案保管機構工作人員必須對其問題進行充分的關注，同時對各種可能出現的問題展開更深層次的研究與剖析，進而采取合理的舉措提升實際的其他事業單位檔案保管品質與效果，以實現其他事業單位檔案管理工作的順利進行，從而帶動相關事業單位未來的可持續發展。