論高校智能財務報銷體系

■王春子 王琳 張娜 鄭冰嬋

（河北醫科大學）

引 言

隨著“科教興國”戰略的實施，國家對高等教育越來越重視，對高等教育的投入也在不斷增加，平均年投入量增加率在10%以上。各大高校響應國家號召，不斷擴大招生規模，讓越來越多的學生有獲得高等教育的機會，在科研上也在不斷創新，這就使得高校財務經費使用大規模增加，在巨大的報銷工作壓力下，也帶來了報銷難問題。不少高校都在積極探索新型報銷模式，力圖構建高效報銷流程，更好的解決這一問題。互聯網技術的發展，以及隨之而衍生的一系列技術，如云計算、人工智能等，近年來在高校財務報銷中獲得較好應用，也為解決報銷難問題提供了新思路。

1 高校財務報銷信息化現狀

在互聯網技術的支持下，以及國家及各級政府對高校財務報銷問題的持續關注，財務信息化在不少高校已得到了普及，報銷難局面有所緩解，財務信息化系統的建設也獲得高校教職、財務人員的一致肯定。但是，由于多數高校未能在報銷流程上做到根本性改革，在原本問題未能完全解決的情況下，又由于報銷環境、規模的改變而引發一系列新的問題。

當前，高校在財務報銷中，仍延續傳統的紙質單據審核，而經辦人為教職工、在讀研究生等，并不熟悉學校報銷制度、要求和具體流程，也很難做到規范填寫表單或提供全面的材料。尤其對于“一事一報”“一類一報”等原則難以理解，也做不到有效遵守，這就導致報銷材料往往存在不規范、不完整、貼票混亂等現象，增加了審核人員的工作量和難度，退單率高，且要花費很多時間去進行溝通反饋，不僅讓財務人員感到工作繁雜、效率低下，也讓教職工感到報銷困難，款項遲遲難以到賬。

在各高校財務的經費審批上，往往采取“財務一支筆”制度，即職能部門或院系負責人負責本單位審批，超權限部分由分管校領導審批；專項經費需由項目負責人、主管部門領導雙審批；若金額超限定，需由財務處領導、甚至分管校領導審批。對于召開大型會議、出國（境）參會等情況，則會面臨更加復雜的審批流程。而各級審批領導本身也有較忙的業務，平時在校較難碰面，經辦人很難順利獲得審批簽字，導致審批流程效率低下。

在運用信息化財務報銷系統時，雖然經辦人不需要再在財務處排隊報銷，當財務人員發現不合規的表單、材料時，需予系統發短信或與經辦人電話聯系詢問，并對其不合規問題，如材料不全、票據不合法、列支項目未能遵循報銷規定、沒有專款專用、超支、審批手續不全等進行解釋。由于財務和報銷雙方的信息不對等，電話或短信溝通容易產生誤解，也需要經辦人親自取回退單，再自行補全手續重新進入報銷流程，也會影響報銷效率。而且，財務人員還需將大量精力放在短信編輯、電話溝通上，經辦人又需經歷取退單、重走流程等，雙方都會對這些情況心存不滿而影響到服務態度和質量。而財務人員配備不足、素質不齊，經費管理的復雜化，系統升級不及時等，也是影響到目前財務報銷信息化質量和效率的原因。

2 智能財務報銷體系的優勢和面臨挑戰

在高校財務實施智能報銷體系后，在其管理上匹配有明確的法律法規，客觀性較強，而主觀判斷較少，使得財務管理的人員成本獲得了較好的控制，也有效緩解了人員編制不足的問題。“財務機器人”可連續24小時工作，不會再由于人為原因而導致“返工”，出錯幾率低，工作效率得以提升。通過實現內置財務報銷政策，可以實現人機對話，直接為師生解答財務報銷方面的問題，宣講財務政策，以免出現不同一線人員對同一問題解釋出入，引發師生不滿的現象。而且，在大量乏味枯燥的工作面前，“財務機器人”也不會存在情緒化問題，在反復訓練下，準確性還會進一步增高。同時，“財務機器人”能通過升級數據庫實現對數據的有效跟蹤，幫助管理層作出決策。通過智能化系統的使用，財務人員們可以從繁重的報銷工作中脫身，以更充沛的精力去完成智能化系統不能代替的工作，如溝通、協調、戰略決策等。

雖然財務報銷智能化存在種種優勢，但新技術的使用同樣面臨著一系列風險和挑戰。在這個信息技術興起的時代，無論運用哪種先進的信息技術，智能發展的核心仍然為大數據。在該項技術的支持下，數據的收集和分析變得更加便捷，但同時，也不得不面對如數據被泄露、篡改等系統安全問題。在各高校的智能財務報銷系統中，均包含了資產管理、網銀支付、人事管理等內容，具體實施報銷操作時，會將單據錄入、表單及結果查詢、單據預審、識別、歸集電子憑證等重要數據通過網絡進行相互傳遞。在近數十年的網絡技術發展和應用中發現，網絡安全隱患、病毒、木馬等問題層出不窮，雖然網絡安全保障系統也在升級、發展，卻遠遠不及病毒發展速度。惡意攻擊導致的數據篡改、泄露等問題，為高校財務的網絡安全問題帶來較大風險。這就意味著，在未來很長一段時間內，高校財務報銷系統仍然無法擺脫人工操作的局面，還是需要人工和智能系統同時存在，才能盡可能保障財務數據的安全。而且，在財務智能系統升級的情況下，對財務人員素養提出了較高要求，目前各高校財務人員的綜合素養很難和實際需求相匹配。財務人員需從審核轉向管理型財會崗位發展，需予重新評估其是否適合新崗位。和一般企業相比，高校屬于事業型單位，競爭壓力相對較小，人員主動學習、接受新事物的能力較低，而智能系統推廣過程中需要人員不斷學習、更新對智能系統的認識，才能保證操作的順利性。所以，提高人員素質以適應智能財務系統的需要，也是較大的挑戰。

3 智能財務報銷系統的管理和應用

智能財務報銷系統通過構建云平臺，做到“智能采購+網上審簽+智能預警+智能支付+云存儲”的一體化管理，避免傳統報銷模式信息孤島現象，為報銷經辦人提供24小時持續自助服務，大大提高了報銷效率。

3.1 搭建智能報賬平臺

隨著信息化技術的普及，國家也出臺了電子發票相關規定，可基本取代普通紙質發票。以往，在高校日常報銷工作中仍習慣于將電子發票打印出來作為憑證，增加了紙張的浪費。再加上一線財務人員需對發票上的各類信息進行人工核對，判斷是否合規。高校可通過引入“報賬機器人”來替代原本需要人工操作的內容，對電子發票進行自動識別，明顯減輕財務人員的工作量。

智能報賬平臺的搭建，縮減了不少中間環節，也能解決原本可能存在的信息不對稱問題。如外出公差訂購車票、機票、酒店等差旅費用，師生可通過APP預訂酒店和機票，由系統自動凍結相應金額，避免了墊資和借款問題。待行程結束后，將電子發票點擊上傳到平臺，即可直接報賬。這一過程可以由差旅老師直接處理，縮減了多個中間環節。智能報賬平臺可按照發票上的信息自動進行行程申請和報銷單據的填寫，也不用人工輸入和黏貼發票，避免了部分資料遺失的可能，報銷過程也更加簡便易行，推動了高校無紙化報銷的進程。

3.2 在線審批和財務審核

整個報銷流程管理中，主要涉及填制表單、圖像智能處理、OA系統審簽和智能審核等步驟。經辦人進行線上采購、后臺處理后，自動生成表單，無需手動填寫；日常費用、差旅費、會務費等填寫網報單；若需進行預借款需寫明事由，對已結清借款，則將表單自動推送代OA系統審簽；若未能限期前結算借款，再借款時會被自動鎖定，并提醒借款人盡快還款。借助OCR技術，可自動將文字、表格、圖像等轉化為電子數據并迅速采集，以實現對關鍵信息內容的自動識別、轉換、記錄、統計。通過票據影像化系統，可全量高速掃描，確保電子憑證的真實、完整、可靠。OA系統審簽流程可利用電子簽名技術，實現在線審批和財務審核。先由經辦人根據審批流程提交報銷信息，平臺會根據報銷人選擇的經費項目自動流轉給審批人，便于其在平臺上審核原始單據內容，利用電子簽名技術在線審批，符合要求的表單則借助流程推動功能進入下一環節，對于不符合要求的單據可當即退回，報銷人通過直接查看財務對單據提出的意見，將相關材料補充完全后繼續提交，由財務人員核對無誤后予進行處理。若系統發現非強制性錯誤，也會立即提醒到審批人。此外，系統會自動審核單據信息的真實、合法性，可通過稅務網自動查驗發票真偽，對已報信息篩查來判斷發票是否重復使用等。通過上述初步審核，完成對信息的基本判斷，再根據報銷規定來審核其所涉及事項是否合規，再由經辦人將已審核通過的單據投送至投遞箱內。上述初審階段通過智能化系統來完成，可大大減少財務人員工作量。

3.3 核算和資金管理

核算管理目的在于確定會計科目，需在財務和預算會計間對應關系建立后，結合具體報銷類型，如專用材料、差旅費、資產購置等分門別類設置具體科目，需予在初期運行過程中對科目進行人工確認。資金管理主要涉及收支和對賬兩部分，實現系統的自動對賬。其中，收支由銀校直聯平臺實施，需予智能報銷系統服務器和銀行端口之間進行對接，加密收支信息，在資金管理模塊中支付。賬戶收款時，銀校直聯會從平臺提取有效信息傳遞到財務系統中，完成后續的確認和記賬，可減輕出納工作量。除此之外，智能財務報銷系統還可以通過和資產管理的無縫對接，實現資產線上操作、審批；通過對表單、資源、圖像數據庫的建立，制成財會電子檔案，便于實時索引，為科研項目結題、領導決策等提供強大的數據支撐。

3.4 財務人員與人工智能的分工配合

作為國內科技攻關核心單位，高校不僅需要不斷提高自己的科技研發能力，更需要兼顧財務管理水平。通過引入人工智能，利用“財務機器人”來替代一線財務人員完成繁瑣的初級工作，以往大量需要由財務人員處理的各類繁瑣業務都可以由機器人取代，避免了財務人員因長時間從事類似工作導致的疲勞感。在反復訓練下，機器人能更適應這些簡單乏味的工作，而相關技術人員會通過對機器人的升級，不斷提高工作效率，不僅可以避免人工操作導致的人為差錯，也能減少計算機運行的系統誤差。但由于“財務機器人”缺乏自主思維，不具備財務人員的溝通協調能力，對于一些較為復雜的情況難以作出正確判斷。因此，仍然需要財務人員進行分析，并將其轉化為決策依據。可見，將財務人員和“財務機器人”這兩者有機結合，可獲得最大限度的產能效益。但要實現這一目標，必然需要財務人員提高個人專業素養，尤其是計算機方面的操作能力，以及具有較高的責任心，良好的溝通協調能力，才能做到充分發揮智能財務平臺的作用。

4 總 結

總之，隨著“科教興國”戰略的實施，國家對高等教育越來越重視，投入增加的同時也給高校財務工作帶來巨大的壓力和增加了工作量，各高校財務部門均在不斷探索提高效率的措施。智能化手段為高校財務報銷提供了新思路，但同樣也引發了一些問題。高校需認真分析財務信息化報銷流程中存在的問題，認清智能化手段的優勢和所面臨的挑戰，不斷完善本校財務智能化系統建設，提高財務人員素質，加快審批流程，確保核算和資金管理的準確性，不斷推動智能化報銷系統在實踐中應用和普及。