管理會計在圖書館行業(yè)的運用

■張葉璐

（上海圖書館（上海科學(xué)技術(shù)情報研究所））

從靜態(tài)上說，管理會計可以約束財務(wù)信息的真實性和披露重點性，管理制度要貫穿所有圖書館行業(yè)的業(yè)務(wù)活動以及相關(guān)經(jīng)營活動的流程，要對各類職能行為進(jìn)行管理和監(jiān)督。管理會計不僅對內(nèi)部管理層做決策時提供客觀、正確的信息，對上級單位和公眾也提供了規(guī)范化的資料。從動態(tài)上講，對購買書籍、文獻(xiàn)、服務(wù)等的供應(yīng)商運用“貨比三家”的招投標(biāo)模式，嚴(yán)格把控采購流程，執(zhí)行業(yè)務(wù)和審核業(yè)務(wù)的人員相分離，做到公開、透明，經(jīng)得起審計。對于需要服務(wù)的單位，應(yīng)通過管理會計的制度對相關(guān)簽訂的合同進(jìn)行有效管控和審核，對于不同種類的協(xié)議要分類管理，避免有雙重合同、無效合同等情況的發(fā)生。

1 圖書館管理會計的意義

1.1 保證圖書館業(yè)務(wù)活動的合法合規(guī)

圖書館經(jīng)濟(jì)活動的合法合規(guī)是單位開展各項業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)。合法合規(guī)不僅體現(xiàn)在所有經(jīng)營活動上，更體現(xiàn)在圖書館管理會計制度的制定上。通過有效的管理制度的制定，可以使得圖書館的業(yè)務(wù)有效、規(guī)范的執(zhí)行，對于發(fā)生業(yè)務(wù)的書面文件和經(jīng)手的工作人員都有一定的約束能力，防止違法違規(guī)的事件發(fā)生。因此，管理會計制度的制定一定要基于圖書館業(yè)務(wù)范圍的基礎(chǔ)上，充分了解活動的流程和內(nèi)容，才可以制定出有的放矢、有圖書館行業(yè)特色的財務(wù)管理制度。

1.2 保證圖書館資產(chǎn)安全和使用

由于圖書館行業(yè)資產(chǎn)的數(shù)量龐大，管理會計保證了資產(chǎn)的安全。首先，對預(yù)算撥款中資產(chǎn)項目的支出進(jìn)行區(qū)別化管理，做到專款專用，嚴(yán)格控制購買資產(chǎn)費用的流向，實時查看資金的支出進(jìn)度。其次，圖書館的資產(chǎn)相對比較繁多，除了一般的辦公家具外，相當(dāng)一部分是書籍、報刊、索引軟件等各類文化類資產(chǎn)，資產(chǎn)是保障圖書館正常運營的物質(zhì)基礎(chǔ)，如果資產(chǎn)不安全，就會對相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)活動帶來不利影響。因此，管理會計在對資產(chǎn)管理上做到嚴(yán)格把關(guān)，設(shè)立相關(guān)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對所有資產(chǎn)做到可追蹤，可盤點，每個資產(chǎn)設(shè)立固定的編號進(jìn)行歸檔，對到期的資產(chǎn)定期做清理，保證資產(chǎn)可以做到充分利用。

1.3 保證圖書館財務(wù)信息真實完整

圖書館的財務(wù)信息是對圖書館經(jīng)濟(jì)活動情況的客觀、總體的反映，其中包括原始憑證、對賬單、明細(xì)賬、序時賬、預(yù)、決算報表以及其他反映財務(wù)數(shù)據(jù)的各種資料。管理會計的職責(zé)就是制定針對所有財務(wù)信息進(jìn)行系統(tǒng)、完整的規(guī)范化管理制度，使得一切會計資料都按照嚴(yán)格的規(guī)范制度來進(jìn)行記錄、分類和統(tǒng)計，防止賬套中虛假信息、虛增利潤的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，提高財務(wù)信息的真實完整性需要圖書館全部業(yè)務(wù)部門和職能部門相互配合，才能有效實施。業(yè)務(wù)部門填寫的報銷憑證應(yīng)按照管理會計制度的規(guī)定填寫，制度可以有效防止業(yè)務(wù)部門的報銷人員因投機(jī)取巧，甚至重復(fù)打印電子憑證等現(xiàn)象導(dǎo)致財務(wù)信息不真實；制度也規(guī)定了整個報銷流程，必須由經(jīng)辦人、審核人、相關(guān)負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)簽字，保證報銷的真實性。

1.4 有效防范舞弊和預(yù)防腐敗

圖書館存在大量的書籍類的固定資產(chǎn)，為了有效防止國有資產(chǎn)流失，必須要制定嚴(yán)格的盤查體系。從經(jīng)辦人購買開始，需要提供購買的原始發(fā)票，系統(tǒng)打印的報銷憑證需要相關(guān)經(jīng)辦人、責(zé)任人簽字。轉(zhuǎn)賬時也應(yīng)實行權(quán)責(zé)分離制度，報銷和審核人員分離，并且遇到大面額轉(zhuǎn)賬，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人知曉且簽字。購入的資產(chǎn)需要定期進(jìn)行盤查，通過審計室不定期的抽查，避免資產(chǎn)被挪用或流失的風(fēng)險發(fā)生。

1.5 提高圖書館公共服務(wù)的效率和效果

圖書館是為讀者提供相關(guān)閱讀資料、開展各類文化展覽、講座、會議等的非盈利事業(yè)單位。隨著人們對精神文明的要求不斷提高，每天讀者參與量逐步上升，提高公共服務(wù)的效率和效果就成為管理會計不可或缺的目標(biāo)。管理會計制度要服從圖書館總體戰(zhàn)略方針，在合法合規(guī)的情況下，為讀者提供更好的服務(wù)與保障，提升讀者的閱讀滿意度。

2 管理會計在圖書館行業(yè)應(yīng)用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

2.1 加強(qiáng)管理會計認(rèn)識程度，提升專業(yè)水平

管理會計對于財務(wù)人員的綜合水平有著更高的要求。首先，要加強(qiáng)財務(wù)人員總體的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，能嚴(yán)格按照管管理制度開展財務(wù)工作，并根據(jù)制度規(guī)定的流程，審核報銷人員的報銷憑證及原始憑證的合法合規(guī)性。其次，財務(wù)管理者需要對圖書館的前景和發(fā)展有清楚的認(rèn)識，能在圖書館做戰(zhàn)略決策時提供有用的財務(wù)信息和宏觀意見，能讓管理會計制度在圖書館體系中充分發(fā)揮積極作用，加強(qiáng)財管制度在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中的管理地位，規(guī)范業(yè)務(wù)活動的員工的經(jīng)營活動，設(shè)立相關(guān)部門如監(jiān)察室等進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控督查，定期對業(yè)務(wù)活動和報銷流程進(jìn)行抽樣檢查，才能達(dá)到有效的內(nèi)控效果，使得圖書館的各項業(yè)務(wù)活動在可控范圍內(nèi)快速有效地運行。

圖書館行業(yè)需要的是財務(wù)綜合性人才，不僅在記賬、核算等基礎(chǔ)財務(wù)工作有較強(qiáng)的工作勝任能力，還能對圖書館事業(yè)的全局和發(fā)展有深入的了解，對相關(guān)經(jīng)營活動流程熟悉掌握；綜合相關(guān)法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)章制度，有效制定管理會計制度，并有能力推廣該制度的執(zhí)行并進(jìn)行監(jiān)督和審查。因此，圖書館行業(yè)應(yīng)該定期舉行相關(guān)財管培訓(xùn)，不僅針對財務(wù)人員，管理層和關(guān)聯(lián)員工也應(yīng)參與此類的培訓(xùn)和課程，參加各種對應(yīng)的講座、會議、網(wǎng)上直播等形式的線上、線下的課程，全面了解財務(wù)管理的相關(guān)專業(yè)知識，掌握更多最實時財政政策的發(fā)布和變更，及時了解最新預(yù)算、決算管理的規(guī)則和制度的內(nèi)容，規(guī)范圖書館經(jīng)營活動業(yè)務(wù)，提高相關(guān)工作效率。并且，圖書館行業(yè)也應(yīng)定期組織各圖書館進(jìn)行交流溝通舉辦相關(guān)座談會，館與館之間可以相互學(xué)習(xí)、橫向了解，取長補(bǔ)短，為圖情事業(yè)的共同進(jìn)步與發(fā)展做好有力的財務(wù)支撐和保障。

2.2 加強(qiáng)內(nèi)控制度，明確分工職責(zé)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程

管理會計的核心是內(nèi)部控制管理制度，它應(yīng)該覆蓋圖書館的相關(guān)業(yè)務(wù)場合、業(yè)務(wù)活動、財務(wù)活動等各個方面。制定有力的內(nèi)控制度，需要對單位的環(huán)境進(jìn)行分析，包括圖書館整體行業(yè)的環(huán)境分析和內(nèi)部經(jīng)營活動的環(huán)境分析；還需要對各項業(yè)務(wù)指標(biāo)和現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析追蹤，進(jìn)行風(fēng)險評估從而選擇最優(yōu)的管理體系。

崗位分離是內(nèi)控控制的基礎(chǔ)部分，無論是在業(yè)務(wù)活動的流程中還是在報銷憑證的審核中，都需要進(jìn)行崗位分離制度，相互制約。在業(yè)務(wù)活動中，各類合同的簽訂都需要兩個以上的人員進(jìn)行合同的訂立，并且需要“貨比三家”，合同簽訂以后，還需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，并跟蹤業(yè)務(wù)金額的到賬時間和數(shù)量，防止虛訂合同的情況發(fā)生。在報銷過程中，出納人員必須根據(jù)報銷流程和報銷金額的范圍對業(yè)務(wù)活動的報銷單進(jìn)行審核，并且轉(zhuǎn)賬需由兩人進(jìn)行職責(zé)分工，一人轉(zhuǎn)賬、一人審核，需要刷公務(wù)卡的報銷業(yè)務(wù)必須刷公務(wù)卡，如遇特殊情況需要寫說明報領(lǐng)導(dǎo)簽字。在轉(zhuǎn)賬過程中，碰到大面額轉(zhuǎn)賬還需報負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批，若有分歧的轉(zhuǎn)賬，需由領(lǐng)導(dǎo)討論通過，并進(jìn)行書面留底、備查。所有的財務(wù)資料需定期歸檔，整理后移至檔案室歸檔封存，在法定的期限內(nèi)不可私自處理或銷毀。

此外，內(nèi)部審批流程制度也是相當(dāng)重要的。審批越嚴(yán)格，相對的紕漏就越少，承擔(dān)的財務(wù)風(fēng)險也會越小。在審批流程中，一般的合同制定和業(yè)務(wù)洽談需要至少兩人以上進(jìn)行，相互監(jiān)督，防止私自拿回扣。金額到達(dá)一定程度，需根據(jù)財政要求啟動招標(biāo)模式，至少有三家公司進(jìn)行招投標(biāo)，公平競爭擇優(yōu)錄取，減少因私人關(guān)系的企業(yè)簽訂合同。此外，一些金額巨大的合同，需報領(lǐng)導(dǎo)層，組成相關(guān)小組進(jìn)行審核和制定，對該業(yè)務(wù)活動進(jìn)行必要的審核并對需簽訂合同的公司進(jìn)行審查和考察，把風(fēng)險降到最低。對于三公經(jīng)費嚴(yán)格控制的外省差旅費、培訓(xùn)費、會議費、公務(wù)接待費等需要制定特定的管理辦法，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子討論制定后，通知各部門按照合同嚴(yán)格執(zhí)行，并設(shè)立內(nèi)部審計部門針對各管理辦法定期進(jìn)行抽查和審計。

遇到特殊合同、特殊的業(yè)務(wù)活動，則需要單獨項目單獨審批，不僅需成立相關(guān)的小組進(jìn)行討論研究，還可聘請外部的審計事務(wù)所或律所就相關(guān)活動的風(fēng)險進(jìn)行評估，如果財務(wù)風(fēng)險過大，哪怕項目再好，本著會計的謹(jǐn)慎性原則應(yīng)該拒絕相關(guān)活動，或者找到規(guī)避財務(wù)風(fēng)險的有效方法，把風(fēng)險降到最低才有可能簽訂或?qū)嵤┰摵贤２⑶耶?dāng)特殊的經(jīng)營活動發(fā)生時，相關(guān)的工作人員需要實時監(jiān)控從合同的簽訂到資金的流轉(zhuǎn)，再到最后服務(wù)和勞務(wù)的購買和發(fā)生，都要及時向領(lǐng)導(dǎo)層匯報進(jìn)展情況，財務(wù)人員對該項目的資金也應(yīng)實時關(guān)注，避免風(fēng)險的發(fā)生。

2.3 加強(qiáng)預(yù)算管理制度的控制

隨著這幾年財政制度改革以來，事業(yè)單位預(yù)算管理的地位越來越提升，預(yù)算不僅是單位財政支出金額多少的控制標(biāo)準(zhǔn)，更是上級單位監(jiān)督管理下屬單位的一把標(biāo)尺。編制預(yù)算則是需要單位的各個部門和中心共同完成的一項精準(zhǔn)指標(biāo)，因此對預(yù)算控制管理的要求也非常高，特別是對于圖書館行業(yè)，不僅僅只有購買書籍、雜志等資產(chǎn)的預(yù)算撥款，更有很多類似于舉辦講座、會議、文獻(xiàn)查新、報刊索引等相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)生需要編制財政項目的撥款支出預(yù)算。因此，預(yù)算的精準(zhǔn)度就需要內(nèi)部控制管理體系來規(guī)范，一方面控制預(yù)算的類型和金額，另一方面還要監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行力度和時間期限，如此便可及時追蹤到國有資產(chǎn)的流向和支出范圍，規(guī)范財政資金專款專用，控制資金流動速度和比例。

2.4 加強(qiáng)財產(chǎn)保護(hù)力度

保護(hù)圖書館所有資產(chǎn)的安全和使用也是內(nèi)部控制制度的重要組成部分。特別是對圖書館的各類資產(chǎn)數(shù)量比較龐大的單位，資產(chǎn)均需進(jìn)行登記、分類、匯總，為資產(chǎn)管理提供信息支持，并設(shè)立相關(guān)電子資產(chǎn)記賬系統(tǒng)記錄各資產(chǎn)的使用年限和所在部門。圖書館的固定資產(chǎn)不僅是書籍，還有文獻(xiàn)或有珍藏價值的手稿及古代書籍。因此對資產(chǎn)的管理要分門別類，數(shù)量多的日常性資產(chǎn)有自己的管理模式，而對于特殊性的資產(chǎn)則需要特殊化的管理方式。并且對于價值高、保管要求比較嚴(yán)格的資產(chǎn)，需要特別撥款進(jìn)行對其的保護(hù)和監(jiān)管，是的資產(chǎn)可以保值增值，避免不必要的損失。而對于數(shù)量龐大的資產(chǎn)，例如普通書籍等則需要批量管理，設(shè)立電子化管理模式，減少人工的重復(fù)勞動力和無用功，增加員工的工作效率，用最少的力氣做最有效的管理。近年來隨著財政制度的改革，對國有資產(chǎn)的監(jiān)管和追蹤越來越嚴(yán)格，這就要求事業(yè)單位內(nèi)控管理制度也要做相應(yīng)的調(diào)整和變革。內(nèi)部資產(chǎn)審計的力度也要相應(yīng)跟上，需要做到事前審計，在風(fēng)險發(fā)生之前就應(yīng)當(dāng)防范，杜絕資產(chǎn)流失給國家?guī)淼膿p失。

2.5 加強(qiáng)報銷票據(jù)的控制

票據(jù)是最原始的財務(wù)憑證，但它也是最直接和最有效的報銷憑證，因此對于票據(jù)的真假以及填寫的內(nèi)容需要較為嚴(yán)格的控制。

首先，票據(jù)的內(nèi)容要規(guī)范，實報實銷是發(fā)生什么業(yè)務(wù)就寫什么內(nèi)容，不可隨便亂寫。并且，報銷類似辦公用品等批量的費用，發(fā)票上也應(yīng)寫明具體的數(shù)量和金額，或附購買的明細(xì)清單作為備查。單據(jù)的抬頭都應(yīng)寫明單位全稱及稅務(wù)登記號，漏寫或?qū)戝e都不予報銷。

其次，對于差旅費的報銷需要有對應(yīng)的管理辦法進(jìn)行約束。嚴(yán)格執(zhí)行政府采購規(guī)定的人員級別的金額限制，對于火車票、飛機(jī)票、住宿等不可超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，且所有的報銷憑證都應(yīng)以真實的發(fā)票或者財政分發(fā)的官方的收據(jù)為依據(jù)。并且，對于公務(wù)接待費，也應(yīng)根據(jù)國家三公經(jīng)費的規(guī)定，控制被接待人員的伙食費、住宿費及交通費，不可鋪張浪費。

再次，隨著社會信息化建設(shè)的發(fā)展，越來越過的發(fā)票不再是紙張的，而都采用的電子發(fā)票的方式，這就對我們財務(wù)管理提出的新的要求。目前為止，所有的電子發(fā)票都可以重發(fā)打印的，這就增加了報銷的風(fēng)險，因此，單位應(yīng)該設(shè)立專門的辦公系統(tǒng)，所有報銷的發(fā)票號都應(yīng)錄入到系統(tǒng)登記，避免重復(fù)率，就可以有效防止一張發(fā)票多次報銷的情況發(fā)生了。

2.6 加強(qiáng)信息內(nèi)、外部公開

信息公開是一種很好的監(jiān)督手段。內(nèi)部的信息公開，可以有利于各部門之間的相互了解，掌握各種業(yè)務(wù)活動的進(jìn)度，相互配合，有利提高工作效率。內(nèi)部信息公開對管理層做戰(zhàn)略決策提供有利依據(jù)，使得管理者可以正確做出未來的工作計劃。而外部信息公開可大大提高上級單位對該圖書館業(yè)務(wù)活動的了解程度，追蹤資產(chǎn)的流向，有效監(jiān)督下?lián)苜Y金在圖書館的運用，減少不必要的挪用資金等舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。并且在平臺上公開相關(guān)信息也可使公眾共同監(jiān)督圖書館的業(yè)務(wù)活動，也能給同行業(yè)的同仁們作為參考資料，共同進(jìn)步、共同發(fā)展。

3 結(jié) 語

管理會計在圖書館行業(yè)的運用是相當(dāng)重要的，因此我們要加強(qiáng)對管理會計的認(rèn)識，提高相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)層的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)內(nèi)部管理、明確分工職責(zé)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程，制定具有圖書館特色的管理會計制度，加強(qiáng)票據(jù)和資產(chǎn)的管理，加強(qiáng)信息的公開，并設(shè)立內(nèi)部審計部門對制度的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和管理。要使一個圖書館高效、正確地運營，在財務(wù)上的控制制度必不可少，只有正確運用了這些制度，才能使圖書館的戰(zhàn)略得到充分有效的發(fā)展，才能有效杜絕各種舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，使得各類圖書館業(yè)務(wù)得到良性發(fā)展，促進(jìn)圖情事業(yè)的共同發(fā)展。