電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

■鐘曉燕

（江門(mén)市蓬江區(qū)政府投資工程建設(shè)管理中心）

隨著信息化時(shí)代的迅速發(fā)展，基于互聯(lián)網(wǎng)新型業(yè)態(tài)、新型模式的興起，無(wú)論是企業(yè)共享財(cái)務(wù)模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出內(nèi)在需求，還是企事業(yè)機(jī)關(guān)單位緊跟時(shí)代步伐需要，電子發(fā)票的應(yīng)用已經(jīng)普及，電子檔案已經(jīng)滲透在財(cái)務(wù)日常檔案管理中。信息時(shí)代的浪潮催生出“互聯(lián)網(wǎng)+”、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云儲(chǔ)存、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)，這些技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在電子憑證中形成會(huì)計(jì)檔案，做好電子會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)的管理需求，更是時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

1 電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)劣勢(shì)比較

1.1 電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)

1.1.1 減少紙張使用

黨的十八屆五中全會(huì)提出貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享的發(fā)展理念，堅(jiān)持綠色發(fā)展之路，堅(jiān)持節(jié)約資源、堅(jiān)持保護(hù)環(huán)境、堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展，堅(jiān)定生態(tài)良好文明發(fā)展道路，加快建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)，為全球生態(tài)安全作貢獻(xiàn)。從大體上來(lái)說(shuō)，使用電子會(huì)計(jì)檔案，減少紙張打印，減少油墨使用，減少由打印帶來(lái)的紙張、耗材、能源的消耗，直觀地體現(xiàn)綠色環(huán)保理念。

1.1.2 減少管理成本

一是節(jié)約檔案庫(kù)房成本，減少管理成本。會(huì)計(jì)檔案的保管期限有10年、30年和永久。《民法典》第一百八十八條規(guī)定，訴訟時(shí)效期間自權(quán)利人知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利受到損害以及義務(wù)人之日起計(jì)算，超過(guò)二十年的，人民法院不予保護(hù)，特殊情況可以申請(qǐng)延長(zhǎng)。與房屋相關(guān)的發(fā)票檔案保管期限可能超過(guò)30年。與人的壽命相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案保管期限可能在人的生命周期內(nèi)都能用到，這個(gè)保存期限可能不止30年，如特殊工種退休、奶粉添加劑事件會(huì)計(jì)檔案等。面對(duì)如此之多有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案資料，都需要檔案庫(kù)房存放保管，再算上貨架或檔案柜、過(guò)道、庫(kù)房設(shè)備等必要空間，換成租金或折舊成本，一個(gè)企業(yè)用于檔案管理的成本確實(shí)不少。相對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，用數(shù)字形式儲(chǔ)存，除了計(jì)算機(jī)等設(shè)備載體需要占用辦公面積，電子會(huì)計(jì)檔案幾乎不占物理空間，能節(jié)約檔案庫(kù)房成本，減少管理成本。

二是節(jié)約人力成本，提升工作效率。管理檔案庫(kù)房、裝訂整理紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證需要人力，這些工作基本是大量重復(fù)低價(jià)值的人力勞動(dòng)，不止耗費(fèi)經(jīng)濟(jì)成本，也耗費(fèi)時(shí)間成本。電子會(huì)計(jì)能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，從整個(gè)業(yè)務(wù)鏈條來(lái)看，電子會(huì)計(jì)能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、自動(dòng)整理、智能編制憑證報(bào)表等一系列標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化流程，避免人為疏漏，節(jié)約人力成本，提升工作效率。

三是節(jié)約打印成本，提升經(jīng)濟(jì)價(jià)值。電子發(fā)票無(wú)印制成本，無(wú)需郵寄，從全國(guó)量級(jí)來(lái)看，僅紙質(zhì)發(fā)票換成電子發(fā)票已經(jīng)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。對(duì)比其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要耗費(fèi)紙張、油墨、耗材、設(shè)備折舊，還需要整理、裝訂，可能還有調(diào)檔郵寄、移庫(kù)運(yùn)輸，需要庫(kù)房、人力等綜合成本；對(duì)比電子會(huì)計(jì)檔案幾乎無(wú)印制、運(yùn)輸、庫(kù)房等成本，能明顯降低企業(yè)成本，提升經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.2 電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管比較

1.2.1 儲(chǔ)存介質(zhì)比較

電子會(huì)計(jì)檔案的電子格式形式比較多，涵蓋DBF、TXT、ACCESS、JPG、PDF、EXCEL等，數(shù)據(jù)庫(kù)代表包括Oracle、SQLServer，歸檔元數(shù)據(jù)基于xml為主，這些電子數(shù)據(jù)可用電子計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、硬盤(pán)、云儲(chǔ)存（實(shí)際也是儲(chǔ)存在服務(wù)器計(jì)算機(jī)上）、甚至區(qū)塊鏈作為儲(chǔ)存載體。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存載體只有紙張。

1.2.2 保護(hù)技術(shù)比較

基于電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)格式多元化、儲(chǔ)存載體多元化，應(yīng)從數(shù)據(jù)可讀性與儲(chǔ)存安全性進(jìn)行考慮。從可讀取性方面考慮，由于技術(shù)更新迭代迅速，應(yīng)避免老舊的數(shù)據(jù)格式因無(wú)法讀取使得數(shù)據(jù)名存實(shí)亡，有些磁性介質(zhì)應(yīng)避免磁性消失造成的數(shù)據(jù)丟失。從安全性方面考慮，電子數(shù)據(jù)需要謹(jǐn)防被黑客攻擊，需要防篡改，需要備份防滅失等安全措施。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要控制檔案存放環(huán)境溫濕度，防潮、防火、防盜。無(wú)論電子會(huì)計(jì)檔案還是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，都需要防意外、防自然災(zāi)害，相較于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案需要更高技術(shù)保護(hù)措施，需要一定的運(yùn)維成本，建立起備份機(jī)制，更能有效防止數(shù)據(jù)丟失。

1.2.3 數(shù)據(jù)查閱共享比較

在查閱便利性方面，電子會(huì)計(jì)檔案可以利用強(qiáng)大的檢索能力進(jìn)行快速檢索，并實(shí)現(xiàn)按照給予權(quán)限進(jìn)行權(quán)限內(nèi)的資料查閱，能快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可以遠(yuǎn)程查閱數(shù)據(jù)，可以從移動(dòng)端、PC端等不同的設(shè)備端口查閱數(shù)據(jù)，可以利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大分析能力進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，在數(shù)據(jù)利用率上大大優(yōu)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。而紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案由于物理空間制約，存放于庫(kù)房中不利于共享，在數(shù)據(jù)查閱方面也受到很大限制。相較于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享，更能提供深挖數(shù)據(jù)價(jià)值的便利。

2 電子會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第七條明確了可用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)設(shè)備作為會(huì)計(jì)檔案的管理手段。第八條、第九條明確了僅用電子形式保存的會(huì)計(jì)檔案的管理要求。一是電子資料來(lái)源真實(shí)有效，由電子設(shè)備形成和傳輸；二是電子資料能接收和讀取，電子憑證設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等簽批程序，符合會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等格式要求；三是電子檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立了的檢索關(guān)系；四是電子檔案有效防篡改，有備份；五是需要永久保存的檔案或有重要保存價(jià)值的檔案不能僅用電子檔案形式保存；六是外部接收的電子檔案有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》簽名的，可僅以電子檔案形式保存。

2.1 電子發(fā)票的管理要求

電子發(fā)票符合電子會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，可僅以電子形式保存。電子發(fā)票應(yīng)來(lái)源真實(shí)有效，掃描件不是源文件，而是源文件的掃描電子副本；打印出來(lái)的電子發(fā)票也不是源文件，而是電子文件的紙質(zhì)副本。電子發(fā)票應(yīng)由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備生成和傳輸形成，在管理時(shí)應(yīng)保存電子源文件。在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫(kù)，以便數(shù)據(jù)真實(shí)性查閱、重復(fù)性檢索等。

2.2 電子憑證與非電子憑證的關(guān)聯(lián)

有的文件直接由電子生成和傳輸，如電子發(fā)票、電子銀行回單、電子簽批文件等，可直接作為會(huì)計(jì)電子憑證存檔，與電子會(huì)計(jì)憑證直接建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。有的文件必須是紙質(zhì)檔案，如紙質(zhì)發(fā)票、差旅路橋費(fèi)等，此時(shí)有的企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電子化便于管理與共享，紙質(zhì)發(fā)票等文件也采用掃描形式實(shí)現(xiàn)電子化，但此時(shí)的掃描件并非源文件，而是紙質(zhì)文件的電子副本，應(yīng)保留紙質(zhì)源文件。在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)憑證與非電子憑證的唯一檢索關(guān)聯(lián)關(guān)系，同一憑證號(hào)可以同時(shí)存在電子會(huì)計(jì)檔案與非電子會(huì)計(jì)檔案，只要建立唯一對(duì)應(yīng)編號(hào)，建立檢索關(guān)聯(lián)關(guān)系即可。

2.3 會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的保管

電子發(fā)票、銀行單子回單、由內(nèi)部管理系統(tǒng)形成，經(jīng)過(guò)內(nèi)控審批的文件，如采購(gòu)入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、固定資產(chǎn)卡片、折舊分配表、固定資產(chǎn)減少單據(jù)，以及紅頭文件等內(nèi)部文件，可以全部電子化。以上基本構(gòu)成會(huì)計(jì)電子原始憑證。由財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)形成的電子會(huì)計(jì)憑證可以全部電子化；由財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)賬簿，可以全部電子化；由財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)報(bào)表，包括科目余額表、各種項(xiàng)目輔助科目余額表、明細(xì)賬、月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)、年報(bào)，注意此處年報(bào)屬于永久性保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條第六款，電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，因此會(huì)計(jì)年報(bào)不能只保存電子形式，其余報(bào)表均可全部電子化。

2.4 電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔流程

全部電子化的數(shù)據(jù)資料可以以不同的數(shù)據(jù)格式存放于數(shù)據(jù)庫(kù)中，而憑證顯示最好以版式文件顯示。用唯一編號(hào)來(lái)控制對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)記賬憑證與紙質(zhì)原始憑證的檢索關(guān)聯(lián)關(guān)系。在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)進(jìn)行待歸檔數(shù)據(jù)檢查、歸檔數(shù)據(jù)提交、完整性真實(shí)性檢查、分類(lèi)整理、給定保管期限、卷宗組盒整理、賦權(quán)、移交保管、定期鑒定、銷(xiāo)毀等全生命周期檔案管理流程。電子會(huì)計(jì)資料歸檔標(biāo)志：一是控制權(quán)移交檔案部門(mén)或檔案人員；二是存檔格式符合要求；三是元數(shù)據(jù)符合要求；四是離開(kāi)原系統(tǒng)。

2.5 切換電子會(huì)計(jì)檔案的時(shí)點(diǎn)

在實(shí)際工作中，可以同時(shí)保留紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理與電子會(huì)計(jì)檔案管理這種雙軌試運(yùn)行階段，試運(yùn)行一段時(shí)間后再正式切換成電子會(huì)計(jì)檔案管理。為了便于管理，應(yīng)從一個(gè)完整的會(huì)計(jì)年度的年初開(kāi)始執(zhí)行電子會(huì)計(jì)檔案切換，即從1月1日起啟用電子會(huì)計(jì)檔案管理。

3 電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 企業(yè)信息化基礎(chǔ)薄弱

很多企業(yè)往往對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度不夠，沒(méi)有注意到歷史資料的信息價(jià)值，受制于傳統(tǒng)觀念思想指導(dǎo)，往往只注重能立刻帶來(lái)收入的業(yè)務(wù)，對(duì)信息化管理與支持力度不足。實(shí)現(xiàn)信息化、智能化需要與各業(yè)務(wù)模塊對(duì)接，甚至需要與外部銀行、供應(yīng)商、主要客戶鏈接，需要高技術(shù)的軟、硬件支持，需要對(duì)這些軟、硬件進(jìn)行更新維護(hù)。這些都需要企業(yè)有足夠的資金投入，一些小型企業(yè)無(wú)法在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)高度信息化，從而無(wú)法使電子會(huì)計(jì)檔案管理達(dá)到理想效果。

3.2 采集源多元化，無(wú)保留源文件

對(duì)于不同的數(shù)據(jù)從不同的系統(tǒng)采集，數(shù)據(jù)源格式多元化，生成版式文件后保存在電子會(huì)計(jì)檔案中，無(wú)保留源文件；對(duì)于由掃描或拍照采集的數(shù)據(jù)源，可能分辨率不高造成數(shù)據(jù)模糊，同時(shí)無(wú)保留原有數(shù)據(jù)資料，這些無(wú)保留源文件均不符合電子會(huì)計(jì)檔案管理要求。

3.3 需要技術(shù)保障

首先，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行防偽驗(yàn)證、重復(fù)驗(yàn)證。電子發(fā)票極易被篡改，存在重復(fù)報(bào)銷(xiāo)風(fēng)險(xiǎn)，需要有效的技術(shù)保障措施識(shí)別發(fā)票真?zhèn)危轵?yàn)發(fā)票重復(fù)。其次，從不同系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)要會(huì)讀，要轉(zhuǎn)變成有用的財(cái)務(wù)信息、會(huì)計(jì)語(yǔ)言。對(duì)于從掃描圖像中提取的數(shù)據(jù)，要進(jìn)行技術(shù)識(shí)別；基于從不同的系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)，更需要開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行技術(shù)溝通與對(duì)接。再次，需要防止黑客攻擊、防止數(shù)據(jù)被篡改，保證數(shù)據(jù)安全性。建立遠(yuǎn)程備份機(jī)制以及系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全保障，顯得尤為重要。最后，保障電子數(shù)據(jù)能長(zhǎng)期保管。前文已述，電子會(huì)計(jì)檔案歸檔其中包括存檔格式符合要求，元數(shù)據(jù)符合要求，要脫離原系統(tǒng)，這就需要技術(shù)支持，保障數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存續(xù)性與長(zhǎng)期可讀性。

3.4 缺乏復(fù)合專(zhuān)業(yè)人才

會(huì)計(jì)電子檔案管理需要財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)與信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才。中國(guó)的專(zhuān)業(yè)設(shè)置現(xiàn)狀是這兩個(gè)學(xué)科是獨(dú)立的學(xué)科，這兩種專(zhuān)業(yè)技術(shù)是割裂的技術(shù)，在中國(guó)很難找到既有財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景又有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高端復(fù)合型人才。在企業(yè)從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員往往由財(cái)務(wù)人員兼任，由于計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏難以開(kāi)展系統(tǒng)運(yùn)維檔案管理工作；而計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人員往往缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)而難以開(kāi)展數(shù)據(jù)的提取和管理使用的工作。

3.5 制度陳舊、權(quán)限設(shè)置不清

很多企業(yè)在面臨紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案向電子會(huì)計(jì)檔案過(guò)渡的當(dāng)下，電子發(fā)票都已經(jīng)普及好多年，仍使用純紙質(zhì)時(shí)代的管理制度，導(dǎo)致無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下快速發(fā)展的信息時(shí)代催生的電子會(huì)計(jì)檔案管理要求，無(wú)法指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。

4 完善電子會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

4.1 支持多種數(shù)據(jù)端、多種數(shù)據(jù)源采集，及時(shí)分類(lèi)

支持從移動(dòng)通信端、PC端、各種程序終端采集數(shù)據(jù)，例如從條形碼、二維碼、APP、小程序中獲取數(shù)據(jù)；利用移動(dòng)手機(jī)拍照功能、掃描器掃描功能，實(shí)現(xiàn)圖像數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)報(bào)賬信息采集。人工采集的數(shù)據(jù)，需要及時(shí)分類(lèi)歸檔，以免造成大量數(shù)據(jù)堆積而需要耗費(fèi)更多的時(shí)間整理，降低信息價(jià)值，而系統(tǒng)自動(dòng)采集的數(shù)據(jù)基于技術(shù)運(yùn)用能及時(shí)分類(lèi)歸檔。

4.2 鼓勵(lì)研發(fā)，開(kāi)發(fā)適合企業(yè)自身的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

各類(lèi)企業(yè)的業(yè)務(wù)類(lèi)型千差萬(wàn)別，各個(gè)企業(yè)的管理模式也不盡相同，鼓勵(lì)企業(yè)研發(fā)適合自身企業(yè)管理需要、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合、財(cái)務(wù)中心信息共享、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、賦權(quán)明確清晰的集數(shù)據(jù)采集、分析、處理、歸檔、再利用一體化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

4.3 加強(qiáng)培養(yǎng)人才

在智能電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的使用管理中，需要既懂財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也了解計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才，可以通過(guò)培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)管理工作；在系統(tǒng)研發(fā)方面，更需要既懂財(cái)務(wù)又懂計(jì)算機(jī)高端人才，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，順應(yīng)時(shí)代要求。

5 結(jié) 語(yǔ)

電子會(huì)計(jì)檔案能降低管理成本，提升經(jīng)濟(jì)價(jià)值，挖掘數(shù)據(jù)潛能，使作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化、體系化，支持共享。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的智能科技發(fā)展時(shí)代，電子會(huì)計(jì)檔案能真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)采集成檔數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)采集由事后轉(zhuǎn)變成事前、事中，更能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。未來(lái)，不止從企業(yè)內(nèi)部各流轉(zhuǎn)鏈條業(yè)務(wù)端采集數(shù)據(jù)，可能還建立企業(yè)外部上下游業(yè)務(wù)鏈條的連接，甚至跨行業(yè)的業(yè)務(wù)連接。未來(lái)，差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)將變得更簡(jiǎn)單，飛機(jī)票、火車(chē)票等交通工具票據(jù)自動(dòng)推送，餐費(fèi)住宿費(fèi)也自動(dòng)采集。未來(lái)，隨著物聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)造假變得更難，會(huì)計(jì)資料真實(shí)性更得以保障，聲音、圖像、影視都可能作為有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的數(shù)據(jù)，作為電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)保管，這些都是紙質(zhì)載體無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。