工程檔案數字化建設與檔案管理研究

■張煥萍

（青島市黃島區建筑工程管理服務中心）

工程單位業務工作中會涉及到大量的檔案資料，前期準備階段的承包合同、偵查、測繪及立項文件，工程建設過程中的施工文件，后期監理文件以及竣工后的驗收文件諸多，檔案管理復雜性高。在以往的檔案管理工作中，幾乎所有工作檔案都是以紙質形式存儲的，其對于保存環境的條件要求高，且存儲占用空間大，后續查找檔案時的難度也極高，將造成大量的人力物力浪費。紙質檔案還存在磨損丟失的問題，而以數字化系統為依托的檔案云備份能夠實現永久保存，有效提升檔案管理效率。

1 建設工程檔案數字化管理的意義分析

1.1 工程檔案數字化建設能有效提升檔案管理質量

現階段我國各事業單位所推行的項目檔案管理工作存在許多弊端，其中最為突出的便是管理能力方面的欠缺。將數字化技術引入項目檔案管理工作中，依托于計算機、互聯網、物聯網、大數據、云儲存等多個先進科學技術來開展工程檔案管理工作，能推動工程檔案管理朝向科學化、標準化及制度化的方向發展。運用數字化技術來處理工程檔案不僅有利于工程項目信息的儲存，還能進一步展開對工程信息資料的加工與運用，積極拓寬項目檔案管理范圍。

1.2 工程檔案數字化建設能促進檔案信息共享

現階段我國各工程單位的檔案數字化管理水平普遍較為落后，尚未設置出科學可行的檔案信息共享制度。基于此，若能進一步深化工程檔案數字化建設，將能有效促進檔案信息共享，運行統一的工程項目檔案管理系統，借此來提升工程檔案信息“開放性”，進一步提升檔案利用率及使用效率[1]。借助數字化檔案管理系統，能達成對工程單位經營生產過程中所產生項目檔案資料的科學規劃管理，一改以往的紙質化管理體系，進一步打破以往工程檔案管理工作于資料檢索、整理、研究及服務等諸多層面的瓶頸，確保工程項目檔案的社會經濟效益能得到充分彰顯。

1.3 工程檔案數字化建設能促進建設項目事業的發展

工程檔案是各單位項目建設中各項資源的綜合體，除去紙質資料外，還包含大量圖像及音視頻資源。若未能有效增強項目檔案數字化管理水平，將使得檔案管理工作遭到嚴重限制。各工程單位可借助數字化技術來達成對項目建設檔案的高效整合分析及儲存，借此來針對各工程建設項目的實際發展狀況、技術水準及工藝狀況展開深入分析，并為后續各單位的長遠發展打下堅實基礎。

2 現階段工程檔案管理中存在的問題分析

2.1 檔案管理制度不健全

對于各工程單位而言，推行工程檔案數字化建設的作用是極為凸顯的。對于工程單位而言，其業務工作中所涉及到的檔案資料結構存在一定復雜性，常涉及到諸多建設管理環節，其管理難度相對較高。現階段的檔案管理制度尚不健全，未能做好規范管理流程的設置，因而難以保障資料信息的真實性及有效性。由于不具備長效管理機制，未能結合工程項目建設管理的根本需求適當調整相關規則制度，資料信息缺失問題是普遍存在的，工程資料真實性得不到保障。由于缺乏有效制度支撐，難以對各項工程檔案資料進行合理分類管理。

2.2 數字化建設存在嚴重滯后性

步入信息化時代以來，信息化技術的作用愈發凸顯，將其運用于工程單位檔案管理工作中比較能取得可觀的工作成效。現階段，部分工程單位檔案管理人員的工作認知存在嚴重片面性，尚難以認識到推行數字化建設的真正效益。這就使得其在這方面的資源投入力度大有不足，且基礎設施建設存在嚴重滯后性，無法達成由傳統檔案管理向數字化的轉型，因而極易導致多個檔案載體共存現狀，并致使管理混亂[2]。除此之外，大多檔案管理人員都未能發揮出數字技術的真正效益，其數字化管理系統建設停留于表面，系統功能極為單一，能夠執行的檔案工作流程極為有限。且由于檔案資源利用形式相對固定，其服務質量難以得到保障，相關人員只能借助數字化系統進行簡單的檔案查詢及調用，未能達成對工程檔案資源的高效運用。

2.3 檔案管理人員的綜合素養過低

工程檔案管理工作具備極高專業性，為進一步提升工作成效，需強調檔案管理人員的綜合素養，確保其能形成對工程建設情況的全方位認知，能落實好工程圖紙等檔案資料的妥善管理運用。構建數字化管理模式的過程中，還應強調檔案管理人員的信息技術水平。但現階段，諸多單位的檔案管理隊伍建設存在明顯滯后性，相關工作人員的綜合素養不足且管理能力過于薄弱，難以支撐起相關工作的建設。且由于各事業單位所運用的薪資制度過于單調統一，激勵制度也并不完善，未能將員工工作表現與其績效考核相掛鉤，無法有效提升其工作積極性。

2.4 檔案利用效率低

現階段仍有部分單位難以認識到檔案管理工作的重要性，認為這項工作的建設水平并不會影響到企業整體經營狀況，檔案管理工作呈現出一定的“被邊緣”性。這就使得檔案管理人員的工作積極性大有不足，始終認為收集、錄入、存儲便是檔案管理工作的核心內容。大量工程檔案一經收存便被長期堆放，并無法為后續工作起到良好的參照。且由于傳統檔案管理工作中，查閱調用檔案存在一定困難，往往只會在出現糾紛時以檔案為參照資料，并未能積極展開檔案分析與總結，檔案管理工作的作用得不到切實發揮。

3 完善工程檔案數字化建設的工作措施構建

3.1 完善檔案管理機制

工程檔案管理工作具備一定復雜性，為進一步推行數字化建設，需先落實好檔案管理制度的完善。各單位需結合項目實際建設情況，構建出長效化的管理機制，并依據實際工程建設需求，適時調整相關工作規章制度，提升檔案管理工作的動態性，進而有效適應數字化檔案管理模式的運行需求。基于此，可實現對項目建設過程的全方位覆蓋，盡可能地保障工程檔案資料完整性與真實性。與此同時應運用好信息技術的優勢，構建出完備的信息化管理平臺，以合理的功能設計來提升工程管理規章的滲透性，并借助自動化技術及時復核檔案資料，進一步保障資料數據真實性。

3.2 提升數字化建設水平

加強信息技術運用能有效提升檔案管理工作的開展質量，各企業需先強化基礎設施建設，進一步優化檔案管理工作流程，逐步提升管理效率，達成傳統檔案資料管理模式向數字化管理模式的轉型，進一步確保檔案資料完整性。在此過程中，應當落實好網絡環境優化，構建出高效信息傳輸渠道，達成檔案資源高效共享。此外，應當進一步強化檔案管理系統的研發與更新，針對項目建設情況有針對性地優化系統功能，確保檔案管理流程能夠契合于工程實際建設需求[3]。

3.3 優化檔案利用效率

科學的檔案資源規劃利用能為后續項目工程建設提供可靠支撐，將信息技術引入檔案管理工作中能極大限度地提升檔案管理效率，借助先進技術設備來轉變檔案資料儲存方式，并設置出完善的資料數據庫，以此來為后續檔案數據調動與利用提供基礎保障。建設數字化檔案管理的過程中，不僅應停留于對工程檔案資料的簡單整合儲存層面，還需依據實際使用需求來定位調動資料，提升資料使用效率。同時還應當依托于網絡技術優勢，達成對檔案資源的遠程利用。

3.4 重視安全管理

為保障檔案管理工作能得以順利開展，需確保網絡環境安全性，運用網絡技術達成對工程檔案資料的實時共享及對檔案管理流程的科學整合。運行數字化檔案管理模式時，網絡安全問題是危及檔案安全的一大關鍵因素。各檔案管理部門需在運用信息化管理平臺的過程中重視檔案安全管理，構建出完備的安全管理體系，不斷優化網絡安全管理制度，規范管理流程，進而有效防范外界網絡病毒入侵。

與此同時還需積極引入安全防護技術，由全方位入手展開工程檔案資料防護，并進一步優化防火墻配置，全面監控網絡數據交互過程，一旦發現異常數據需及時進行隔離處理，進而有效避免外界威脅入侵。此外還可合理運用殺毒軟件，對數字化檔案管理系統的軟硬件設施展開實時監控，及時處理病毒及木馬威脅。最后還需依托于物聯網技術，進一步強化對檔案資料的安全管理，全面監控實體檔案儲存環境，針對重點檔案資料應當達成精準定位，實現流轉過程中的高效檔案管理。針對檔案儲存及使用過程中存在的安全問題需及時加以解決，進一步提升工程檔案資料的安全性，避免信息資料泄露。

3.5 強化人才隊伍建設

工程檔案管理工作具備極強的專業性特征，各管理部門應當依照工程項目實際建設需求，引入優秀管理人才，進一步壯大管理隊伍，強化人才隊伍戰斗力。現代信息技術的發展速度極為迅猛，需進一步強化相關人員的專業素養，確保其能夠具備肩負相關工作的能力。各單位需進一步強化培訓教育活動的建設，依據實際管理工作需求，提升培訓計劃針對性，確保檔案管理人員的綜合素養能夠不斷強化。與此同時還應當進一步完善績效考評機制，依據實際崗位工作情況制定出相應的績效考核準則，并結合激勵政策充分調動相關人員的工作積極性及責任心。

4 思考與建議

現代社會的科技發展速度越來越快，諸多先進技術被運用于各行各業的經營生產中，有效減輕了人們的工作負擔。就工程單位而言，以往的檔案管理工作都是以紙質形式為主的，檔案管理員需人工展開檔案收集、分析與整理，工作質量與效率都難以得到有效保障。隨著建筑工程的管理要求愈發嚴格，工程檔案數量不斷增長，檔案管理工作的開展難度越來越高。若仍以傳統方式管理工程檔案，將極易造成文件丟失、收集不全等一系列問題，而建設數字化檔案便是解決上述問題的有效途徑。

“檔案數字化”簡單來說就是指以掃描或錄入的形式，將紙質文檔轉換為電子格式，依托于計算機處理技術將其上傳到計算機內，以全部檔案信息形成統一的數據庫，并根據具體類目展開分類儲存。當需要調用文檔時，便可運用檢索工具快速查找。相較于傳統檔案來說，以云儲存為主的數字化檔案具備查找便捷、儲存量大、占用空間小、同步備份、信息共享等顯赫的優勢，工程檔案數字化建設具備極高可行性。

現階段諸多工程單位都已逐步認識到了建立數字化檔案管理系統的必要性，并已能運用現有系統實現檔案錄入、檢索、統計等基本功能，但面對著過于龐大的數據信息，仍需依托于傳統檔案管理模式[4]。且由于工程項目所涉及到的單位與領域諸多，各單位檔案管理規則存在一定差異，所使用數字化檔案管理軟件各不相同，難以形成統一數據庫，數據存儲格式差異更是阻礙了數據對接與共享。且檔案信息錄入過程中，存在資料收集不全、編目不規范的問題。

基于此，新時期各工程單位需正視建設工程檔案數字化管理系統的重要性，投入更多人力、物力與財力來落實好基礎設施建設，并引入功能齊全的數字化軟件，在進行簡單檔案收集、存儲的同時，還應能夠根據所錄入檔案的信息自動歸檔，生成規范編目，為后續檔案調動與查閱提供便利。為更好地提升資源共享性，應當將檔案文件轉換為統一的格式，達成高效信息對接。此外，雖然工程檔案信息需在工程開展過程中不斷更改完善，直至工程項目結束后才能形成最終的檔案文件。但并不能將檔案管理工作放置于工程完成后進行，而應強調檔案管理和施工進度間的協調性與同步性。除去項目建設書、批準工程規劃、施工圖紙等檔案文件外，還需格外注重收集整理好設計修改檔案、設計變更檔案以及施工記錄檔案等。借此來保障檔案資料完整性。

5 結 語

綜上所述，工程檔案管理是一項極為關鍵的工作，是各工程單位日常工作中的重要組成。在以往的檔案管理工作中，相關人員普遍以紙質形式來儲存檔案，常遭到檔案磨損、丟失，查閱檔案也極為不便。現階段的各工程單位需緊跟時代發展步伐，創新工作模式，以數字化工程檔案建設來提升檔案管理工作的實效性，積極轉變思維，結合工程項目實際進一步完善數字化管理體系建設，借此來穩步提升檔案管理效率，為其他業務工作提供強有力的參照。