互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制優(yōu)化探析
——以某公司為例

■ 陳小麗

（中山燈多看科技有限公司）

1 互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制問題案例分析

某互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的總經(jīng)理，將其中一個項目的運營主管、采購負責(zé)人、倉庫負責(zé)人甚至后來的兼職出納幾個職位全部委任在同一名員工身上。而該員工利用職務(wù)之便，控制著銷售、采購及運營等的所有數(shù)據(jù)，所有數(shù)據(jù)每月均由該運營主管導(dǎo)出系統(tǒng)后再轉(zhuǎn)發(fā)給負責(zé)該項目的會計人員。直至2021年7月底該會計人員離職后，財務(wù)主管專門跟進當(dāng)年8-10月三個月數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)兼職出納挪用公司貨幣資金的情況，在確認當(dāng)年8-10月三個月少收的貨款金額后，開始著手專門核查2018年-2020年三年每年8-10月的賬務(wù)，發(fā)現(xiàn)了身兼數(shù)職的運營主管果然侵占公司資金。

2 企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的問題

2.1 貨幣資金控制環(huán)境不健全

2.1.1 法人治理結(jié)構(gòu)存在缺陷

企業(yè)管理決策者自身的文化程度、管理水平高低、法律風(fēng)險意識以及做事風(fēng)格等因素，決定了整個企業(yè)在決策上的合理性及正確性。從上述案例中可以看出，該企業(yè)管理者對企業(yè)內(nèi)部人員崗位設(shè)置很不合理，對各崗位具體職責(zé)認知程度有所欠缺，同時對企業(yè)內(nèi)部控制管理及不重視，無法以身作則帶動全體員工共同遵守內(nèi)部控制制度。

目前在許多中小企業(yè)中，形式上設(shè)置了股東會、董事會及監(jiān)事，由總經(jīng)理負責(zé)實施股東會或董事會決議的事項，但在實際經(jīng)營中，通常是公司股東同時聘任為總經(jīng)理，公司的管理由總經(jīng)理全權(quán)決定，股東會及監(jiān)事無法約束經(jīng)營者的行為，導(dǎo)致管理一團混亂。

2.1.2 內(nèi)部崗位設(shè)置及人員權(quán)責(zé)分配存在問題

案例中，該企業(yè)運營主管、采購負責(zé)人、倉庫負責(zé)人甚至后來的兼職出納幾個職位全部委任在同一名員工身上。銷售與出納、采購與倉管、采購與出納、銷售與采購的崗位設(shè)置，這種極端職責(zé)授權(quán)方式嚴(yán)重違背了不相容職務(wù)相互分離的原則，造成貨幣資金在內(nèi)部控制上存在著很大管理漏洞。

2.2 貨幣資金風(fēng)險管理機制存在缺陷

互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的銷售模式主要以線上訂單為主，線下訂單為輔，案例中該員工主要通過線下訂單模式，先將貨物從倉庫中順利出倉發(fā)貨，同時讓客戶將某些訂單貨款直接轉(zhuǎn)入其個人賬號，再將倉庫系統(tǒng)中導(dǎo)出來的銷售出庫單的數(shù)據(jù)刪除后再轉(zhuǎn)發(fā)給負責(zé)該項目的會計人員，運營主管通過這種舞弊行為的方式，順利的做到了資金轉(zhuǎn)移。

上述案例中，由于負責(zé)該項目的會計人員專業(yè)技術(shù)水平有限，且沒有定期核對平臺銷售情況及收款記錄、未及時跟進訂單貨款到賬的情況，對營運資金管控松散，在責(zé)任心及風(fēng)險管理意識上可能也比較低，才會導(dǎo)致兼職出納可利用這種操作模式侵占公司資金，在資金風(fēng)險管控上存在缺陷。

2.3 貨幣資金業(yè)務(wù)流程不細致

2.3.1 收款監(jiān)督機制不嚴(yán)謹

眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)是以訂單預(yù)收款的形式進行的，但由于訂單從發(fā)貨到消費者確認收貨有一定時間的鎖定期，期間訂單貨款收款確認具體時間視消費者個人喜好而定。而當(dāng)貨物已發(fā)出但在客戶拒收的情況下，部分平臺直接不顯示該筆訂單的交易記錄，這與傳統(tǒng)企業(yè)銷售結(jié)算模式有所不同，故在銷售收款的環(huán)節(jié)上更應(yīng)認真核實對待。

案例中，銷售出庫及采購等相關(guān)數(shù)據(jù)均為該運營主管轉(zhuǎn)發(fā)，會計人員對相關(guān)數(shù)據(jù)出入庫也沒按月做匯總比對，未能確保庫存、采購、銷售數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，表面上雖然按規(guī)定的采購、銷售、收付款流程審批操作，但實際上數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度有待核實。

2.3.2 內(nèi)控制度及流程僅限于形式

會計與銷售、采購每月對賬僅限于形式，實際上都以采購主管的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，會計人員對于數(shù)據(jù)是怎樣計算的根本沒辦法解釋清楚。負責(zé)該項目會計每月僅按采購或銷售報表上的匯總數(shù)據(jù)錄憑證，無法確保相關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，對內(nèi)部控制制度方面的知識相對缺乏，對賬僅限于形式上的需要，內(nèi)部控制制度及相關(guān)流程形同虛設(shè)。

2.4 貨幣資金信息與溝通不暢

跨部門之間的對接溝通不及時、信息不對稱，造成財務(wù)不能及時清晰了解業(yè)務(wù)情況。每當(dāng)會計人員問及運營主管（兼職出納）涉及收款之類的問題時，通常都不到正面回復(fù)。而負責(zé)該項目會計人員工作態(tài)度消極，從不曾與同部門其他同事討論解決方法，基本上運營主管說什么就是什么，自己完全沒有經(jīng)過職業(yè)判斷或分析。因此，其不能適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

2.5 貨幣資金內(nèi)部監(jiān)督機制乏力

2.5.1 人員崗位職責(zé)不清，貨幣資金管理難度大

由于2019年7月起，國家規(guī)定對個人隱私信息保護的問題，各平臺訂單上涉及客戶的個人信息包括ID、姓名、電話及聯(lián)系地址等均被隱藏，這給互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)財務(wù)人員在對賬上帶來了不便。

運營主管（兼職出納）正好利用其職務(wù)之便，在倉庫管理系統(tǒng)中沒有全部直接引入各平臺原訂單號碼，而是將部分訂單號碼按其個人意愿隨意錄入，若是遇到轉(zhuǎn)入其個人賬戶的訂單貨款的，則將倉庫銷售出倉訂單數(shù)據(jù)同時刪掉后再發(fā)給會計人員。

如：2018年8月-2019年9月期間，公司用于推廣的微信賬戶收過幾筆較大額的訂單貨款，運營主管直接將該微信賬戶中的貨款提現(xiàn)轉(zhuǎn)至其個人賬號，然后將在微信賬戶中提現(xiàn)的記錄再一并刪掉。2019年8月-2020年10月期間，在各店鋪后臺上能查到交易成功的訂單，但是后臺收款記錄中與銷售報表上的同一客戶的交易金額卻比后臺訂單金額會少很多，這種線上訂單線下收款的方式，貨款也是轉(zhuǎn)入運營主管個人賬號中。

從上述各種操作方式來看，整個操作流程相當(dāng)隱蔽、老練，屬于蓄意的行為，情節(jié)相當(dāng)惡劣，除非會計人員登陸各平臺店鋪逐一核對訂單數(shù)據(jù)，否則如果單獨比對出入庫數(shù)據(jù)想發(fā)現(xiàn)這個問題還是比較困難的。

2.5.2 管理決策者對風(fēng)險監(jiān)控意識有待提高

總經(jīng)理認為崗位設(shè)置人數(shù)多費用成本增加，只看重主觀結(jié)果而完全忽略了可能存在的風(fēng)險。該員工2017年入職時的崗位是倉庫主管，不知何時開始連采購負責(zé)人及運營主管也兼上了，并于2019年5月起出納也兼上了，可見管理決策人對該名員工信任度之高。

案例事件后，總經(jīng)理認為兼職出納是因為家庭經(jīng)濟原因才出現(xiàn)挪用公司資金的情況，只要資金轉(zhuǎn)回公司則可以原諒她的行為。財務(wù)主管則認為無論出于任何理由，都不得私自侵占公司資金、財產(chǎn)，且從其行為方式上來看，該員工屬于蓄意為之，職業(yè)道德缺失，公司應(yīng)該主動規(guī)避這種人為風(fēng)險，辭退該名員工，避免類似事件的發(fā)生。

3 企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的具體措施

3.1 改進貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境

3.1.1 加強管理決策者內(nèi)部控制意識，完善法人治理結(jié)構(gòu)

公司管理決策者對貨幣資金內(nèi)部控制起決定性的作用，而提高企業(yè)經(jīng)營管理者的內(nèi)部制控意識是關(guān)鍵因素。只有管理層重視并加強企業(yè)內(nèi)部管理，不搞特殊審批制，同時帶動員工嚴(yán)格遵守并執(zhí)行企業(yè)貨幣資金內(nèi)控制度，在企業(yè)經(jīng)營過程的各個環(huán)節(jié)中，積極配合財務(wù)部做好相關(guān)工作，同時增強各部門員工風(fēng)險管理意識，才能不斷完善貨幣資金內(nèi)部控制不足的問題。

3.1.2 合理設(shè)置崗位職責(zé)，對不相容職務(wù)進行分離控制

案例中事件發(fā)生后，將原運營主管、采購主管、出納職位全部撤掉，對這些不相容職務(wù)重新調(diào)整分配，同時明確各崗位職責(zé)權(quán)限，使不同崗位員工能夠各司其職，相互監(jiān)督、制約，形成有效的制衡機制，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更為規(guī)范。

將倉庫數(shù)據(jù)管理權(quán)限移交給財務(wù)部，由財務(wù)人員直接與各相關(guān)部門人員對接，對各項目店鋪的銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)進行收集整理；先由出納與運營部門核對收款記錄，再由會計核對各項銷售及收款、采購及付款的明細數(shù)據(jù)，并分別整理后按科目入賬，以確保各項購銷數(shù)據(jù)完整性，同時保證貨幣資金準(zhǔn)確性以及收款的及時性。

3.2 優(yōu)化貨幣資金風(fēng)險管理

可利用現(xiàn)金流量測算對當(dāng)期銷售收款進行監(jiān)督管理，或以各平臺上待確認數(shù)據(jù)進行倒推計算出當(dāng)期應(yīng)收貨款大概金額。

互聯(lián)網(wǎng)交易訂單從發(fā)貨當(dāng)天起算至少有15天貨款鎖定期，即上月16號至當(dāng)月15號止的銷售出倉訂單，除了退貨外的根本上都是可以收到的，以這個數(shù)據(jù)可以推算出大概現(xiàn)金流量金額，再輔以期初各平臺待收貨款余額加上當(dāng)期實際收到的貨款金額減掉期末待收貨款金額，以兩者數(shù)據(jù)做比對，若差異金額大的則須及時找出原因，以確保企業(yè)貨幣資金安全。

3.3 改進貨幣資金業(yè)務(wù)流程

3.3.1 加強貨幣資金收款控制，確保資金收付及時性

通過不相容職務(wù)相分離后，讓各相關(guān)人員互相監(jiān)督、互相制約，避免銷售人員直接接觸銷售現(xiàn)款，以減少差錯發(fā)生及舞弊行為。

規(guī)定會計人員每月對上期尚未有收款記錄或待確認收貨訂單、退貨退款訂單數(shù)據(jù)再次進行確認，若還沒有收款記錄的，必須查明原因，是否屬于退貨退款或其他問題，若是退貨退款的，必須查清楚是否有退貨記錄，若其他原因則需備注清楚，如：丟件、收件地址變更問題等原因。會計人員對已收款的訂單按不同項目分店鋪進行歸集后記賬、結(jié)算，確保每一筆訂單貨款都能及時轉(zhuǎn)入企業(yè)指定資金賬戶。

互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)都以預(yù)收款后存放于第三方平臺作為保證金的結(jié)算模式，一般情況下都是客戶收到貨物后無其他問題的話會確認收貨，第三方平臺則將貨款扣除相關(guān)費用后集中到轉(zhuǎn)到企業(yè)指定的賬戶中。要求財務(wù)人員對各項交易數(shù)據(jù)逐筆核對并記錄，做到日清月結(jié)，避免人為惡意操作而出現(xiàn)不入賬或少入賬的情況發(fā)生，確保企業(yè)運營資金及時、準(zhǔn)確的回收。

3.3.2 嚴(yán)控實物資產(chǎn)，保護企業(yè)財產(chǎn)安全

會計必須每月按采購與銷售的產(chǎn)品名稱及數(shù)量嚴(yán)格進行比對，對于采銷數(shù)據(jù)比對差異超過一定比率的，必須及時查明差異產(chǎn)生的原因，避免采購貨物已入庫、實際貨物已出庫，但實際銷售訂單上卻無相關(guān)銷售記錄，防范經(jīng)辦人員侵占企業(yè)資產(chǎn)的行為。

每月月底由財務(wù)派一名人員會同倉管員同往倉庫盤點，并將盤點結(jié)果反饋給財務(wù)人員進行比對核實，如屬盤虧的須列明原因。

3.4 暢通貨幣資金信息與溝通

3.4.1 加強企業(yè)內(nèi)部信息溝通

運營部門在日常經(jīng)營過程中，若遇店鋪促銷活動或其他大型活動需降價的，產(chǎn)品降價或優(yōu)惠額度須書面申請報經(jīng)總經(jīng)理審批及財務(wù)部備案，若遇特殊情況也可直接用電話、微信、釘釘溝通，后補書面申請資料，不得擅自給客戶回扣或打折。若是線下交易的訂單，無論是以代銷形式還是自銷產(chǎn)品形式，均必須及時錄入倉庫管理系統(tǒng)，以確保實物與系統(tǒng)庫存賬、實數(shù)據(jù)結(jié)存相符。

3.4.2 制定反舞弊機制，杜絕侵占公司財產(chǎn)行為

①明確規(guī)定無論線上或線下訂單必須先款后貨，且任何人不得以任何理由讓客戶將貨款轉(zhuǎn)至個人賬戶，也不得將貨款轉(zhuǎn)入公司微信推廣賬戶中，貨款必須全部轉(zhuǎn)入公司指定的銀行賬戶中，在確認貨款到賬后可發(fā)貨；②倉庫系統(tǒng)進出庫數(shù)據(jù)必須及時錄入，交易訂單號必須引用后臺店鋪訂單號生成，不得隨意更改后臺訂單號碼；③所有交易數(shù)據(jù)不得刪掉，無論是倉庫系統(tǒng)還是微信推廣賬號的流水賬數(shù)據(jù)，務(wù)必保證所有數(shù)據(jù)的完整性。

3.5 強化貨幣資金內(nèi)部監(jiān)督機制

運營及客服部日常工作中涉及的訂單返現(xiàn)、售后賠付、退貨退款或運營推廣費用，全部以財務(wù)部提供的表格登記清楚，包括后臺訂單號、銷售產(chǎn)品名稱及對應(yīng)的物料編碼、訂單數(shù)量、訂單金額、返現(xiàn)/理賠金額、客戶ID及電話號碼、經(jīng)辦人姓名，同時備注清楚返現(xiàn)/理賠等原因，每月月底前將報表發(fā)送給財務(wù)部人員核對。

對于中小型企業(yè)來說，專門設(shè)置內(nèi)部審計崗位的可能性低。故在日常工作中，財務(wù)人員只能按照公司內(nèi)部控制制度及流程的規(guī)定，對各項支付及費用報銷嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進行審單，包括審核采購合同、發(fā)票、送貨單、出入庫單，各種費用報銷單據(jù)及發(fā)票、相關(guān)附件單據(jù)是否齊全、金額是否在規(guī)定范圍內(nèi)以及審批手續(xù)是否符合規(guī)定等，只有符合相關(guān)手續(xù)及標(biāo)準(zhǔn)且單據(jù)全部齊全的才允許審核支付。

4 結(jié) 語

貨幣資金是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本前提，且資金內(nèi)部控制貫穿企業(yè)整個經(jīng)營活動的過程，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)更要根據(jù)自身實際情況的需要，針對本企業(yè)的出現(xiàn)的問題，制定適合本企業(yè)的貨幣資金內(nèi)部控制制度，不斷完善及更新內(nèi)部控制制度，對互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)營管理與長遠發(fā)展具有十分重大的意義。