事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路分析

吳建清

（蓬萊計劃生育協會）

檔案是各類主體實踐中形成的原始記錄，是構成民族記憶的重要信息資源。檔案蘊含大量信息資源，需要及時開發(fā)挖掘深層次價值。檔案管理是提供檔案服務的工作，擔負傳承文明的歷史重任。事業(yè)單位是我國事業(yè)集中部門，事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體。隨著社會信息技術發(fā)展等，事業(yè)單位檔案管理向信息開發(fā)利用方向發(fā)展，人事檔案管理方式等發(fā)生變化，需要根據時代發(fā)展創(chuàng)新檔案管理方式。當前事業(yè)單位人事檔案管理存在管理制度不健全，檔案管理信息化建設不足等問題[1]。需要更新檔案管理觀念，提高檔案管理技術利用率，促進事業(yè)單位健康發(fā)展。研究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路具有重要現實意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的意義

檔案是在實踐中形成的原始記錄。檔案原始文獻資料需要開發(fā)挖掘深層次價值。檔案服務對象是利用者，事業(yè)單位檔案管理是對檔案提供利用服務的工作，事業(yè)單位檔案管理具有公共性非營利性等特征。事業(yè)單位檔案是記錄國家事業(yè)各方面資料，檔案管理具有服務性。隨著檔案管理技術的進步，檔案管理方式由手工到計算機管理不斷發(fā)展[2]。

人事檔案是事業(yè)單位用人選人的依據。人事檔案管理創(chuàng)新對職工意義重大，體現在保障職工干部應有待遇，為裁決人事糾紛提供憑證。事業(yè)單位人事檔案管理工作是各項工作的重要環(huán)節(jié)，檔案工作可以作為制定未來發(fā)展方向的資料。隨著現代信息技術的發(fā)展，新型設備設施智能化是檔案信息化的發(fā)展方向[3]。檔案信息化管理是將檔案學等多學科交融，管理方式要重新調整傳統形式組織結構。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是職工選拔考察的必要措施，人事檔案管理創(chuàng)新是建設強大職工干部隊伍的保障，依法管理人事檔案可以保障準確反映職工品德能力，保障干部隊伍兼顧純粹，推進事業(yè)單位人事制度改革。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現狀

事業(yè)單位人事檔案管理工作為科研等功能發(fā)揮提供信息支持，為管理體制改革、人才選拔任用等方面提供依據。人事檔案是事業(yè)單位重要的信息庫。事業(yè)單位人事檔案管理包括管理實體體制制度等，人事檔案實體是管理對象，管理原則是把握工作方向，相關要素相互作用維護檔案管理有序進行。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，原有人事檔案管理制度問題不斷顯現。認清事業(yè)單位人事檔案管理現狀問題，才能探索人事檔案管理創(chuàng)新有效措施。

（一）事業(yè)單位人事檔案管理中的問題

當前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多問題，體現在檔案管理制度不健全、檔案管理信息化建設不足等。人事檔案管理需要高層次專業(yè)技術人員，檔案管理人員要具有專業(yè)檔案管理知識。目前事業(yè)單位缺乏高素質檔案管理專業(yè)人才。檔案工作需要具備多領域知識復合型人才，當前事業(yè)單位檔案管理工作中未引入高科技管理人才。事業(yè)單位對工作人員缺乏培訓，培訓需要耗費經費加深檔案管理資金缺乏問題。

事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質低下，人事檔案管理數據存在較多錯誤，管理人員難以快速完成機讀目錄校對工作。人事檔案管理信息化建設重視不足，缺乏保障信息內容的安全。檔案管理是系統工程，對檔案信息化管理重視不足，導致信息化基礎業(yè)務建設薄弱。事業(yè)單位人事檔案管理中安全事故不斷增加，很多內容涉及保密信息，檔案管理中要避免發(fā)生泄漏事件[4]。某些檔案人員會泄漏檔案信息，為檔案管理安全性帶來很大隱患。大部分檔案人員未經過嚴格的人事檔案管理知識培訓，有的單位領導不重視檔案管理工作，往往安排缺乏工作經驗的人員兼職，通常在上級領導檢查時敷衍應付，嚴重影響檔案管理水平。

檔案管理工作不能為單位創(chuàng)造經濟效益，部分領導認為人事檔案是抄寫保管材料簡單工作，實際工作中未配備符合現代信息化要求的軟硬件設施，兼職管理檔案現象普遍[5]。人事檔案是重要的人才信息檔案，保證檔案安全需要改善硬件設施。有的事業(yè)單位領導對檔案管理投入重視不足，檔案室缺乏基本設施，防火防盜等手段停留于較低水平，調閱檔案采用原始手工操作方式，長期存放紙質檔案導致紙張破損。虛假的檔案材料會對人事檔案利用造成困難，虛假人事檔案材料具有雷同現象，反映出人事檔案部門對檔案管理缺乏重視。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理問題分析

事業(yè)單位文獻檔案具有重要價值，檔案資料在社會信息記錄等方面發(fā)揮重要作用。當前事業(yè)單位人事檔案管理存在諸多問題，主要原因包括檔案管理制度落后，現代檔案資源利用率低等。隨著計算機時代的發(fā)展，信息化在各行業(yè)中得到廣泛應用。計算機的應用在事業(yè)單位人事檔案管理中發(fā)揮重要作用，但一些先進的技術手段未得到有效應用。有些單位人事檔案管理沿用傳統方法，不利于檔案管理工作效率提升。

新公共服務理論認為，應將公民利益作為業(yè)務工作目標。目前事業(yè)單位人事檔案管理制度陳舊化表現為局限于平常事務性規(guī)定，未考慮民眾對檔案資源的需求。事業(yè)單位對人事檔案管理工作保存開發(fā)不能為單位產生效益，檔案人員工作中存在消極懈怠思想。事業(yè)單位專職人員專業(yè)性有待提高，檔案人員對計算機使用停留于簡單辦公軟件操作，對檔案管理認知簡單化。行政單位檔案管理部門未進行集中培訓，由于檔案管理人員多數非專職人員，工作調動時對檔案移交未按程序交接，導致移交中出現很多遺失檔案。

事業(yè)單位傳統人事檔案管理技術只能提供一對一服務。隨著信息技術的發(fā)展，由于檔案文獻較多，人們能通過互聯網技術在網頁尋找相應資源。檔案管理需要借助各種信息技術進行精細化管理。當前事業(yè)單位檔案資源利用率較低，不利于事業(yè)單位的發(fā)展[6]。資金是事業(yè)單位檔案管理建設的保障，檔案管理信息化建設需要電子網絡基礎設備，高端通訊設備價格昂貴，大部分政府將資金投入推動經濟發(fā)展項目中，對檔案管理信息化建設投資較少。

三、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路

當前事業(yè)單位人事檔案管理普遍存在管理理念陳舊，人事檔案管理機構混亂等問題。事業(yè)單位基本建立人事檔案材料收集整理利用管理制度，但管理制度過于宏觀，難以落實。事業(yè)單位人事檔案管理問題主要原因包括歷史與現實因素。加強事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新，要堅持動靜態(tài)結合等原則[7]。通過建立健全檔案管理制度，加快推進檔案管理信息化建設等措施，更好地促進事業(yè)單位發(fā)展。

（一）創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理理念

事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是長期探索過程，需要理論實踐結合推動檔案管理創(chuàng)新。目前社會對人事檔案制度改革呼聲高漲，有些人提出改革人事檔案制度是廢除人事檔案，有觀點認為根本辦法是推動檔案制度改革，使人事檔案制度轉為強調符合現代社會要求的服務功能。單一國有單位人事檔案管理模式不適應多種所有制經濟新形勢。人事檔案關系到我國人事制度改革深入，目前對人事檔案管理制度改革尚未形成統一定論，不同學者提出人事檔案管理改革理論。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新廢除檔案不能根本解決問題。

人事檔案是國家檔案的重要部分，廢除人事檔案是拋棄無形的資產，打破組織個人檔案關系鏈，根據社會與人事工作要求，改進現有人事檔案管理制度非常必要。事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新是系統工程，改革中需要處理好國家單位與個人檔案關系，管理與利用關系。要改變傳統觀念，立足實際把握人事檔案管理特點，充分發(fā)揮集體智慧作用，使人事檔案制度改進必須從觀念制度等系列措施轉變進行。人事檔案管理樹立現代化管理思想是檔案管理創(chuàng)新的關鍵。由于主客觀因素，人事檔案管理思想墨守成規(guī)，導致管理人員知識面狹窄，難以掌握新技術知識。信息時代事業(yè)單位人事檔案工作面臨各種挑戰(zhàn)，要適應新時期人事檔案發(fā)展需要，需要以人才強國戰(zhàn)略思想為指導，樹立人本理念。事業(yè)單位人事檔案管理要充分體現黨管人才的思想，積極推動人才合理流動，人事檔案工作者要樹立現代化管理觀念，努力優(yōu)化知識結構，不斷學習人事檔案管理新知識理論，培養(yǎng)善于把新知識轉化為服務能力，充分掌握有關信息處理基礎方法，掌握如何利用計算機處理信息等信息技術人才。人事檔案管理人員要利用現代技術進行檔案信息開發(fā)，保證人事檔案管理實現計算機管理。

（二）加強人事檔案制度規(guī)范化管理

事業(yè)單位職工崗位變動具有靈活性，干部檔案記載材料不同，干部專業(yè)技術能力突出，人事檔案中有更多技術職務變化記載等。事業(yè)單位干部穩(wěn)定，履歷連續(xù)性強。人事檔案管理在人事制度中起到重要作用。隨著社會的進步及用人制度靈活，很多人忽略了人事檔案的重要性，導致某些單位放松對人事檔案管理要求。改革開放后出現很多丟檔造假等案例。加強人事檔案管理創(chuàng)新是推進人事檔案規(guī)范化的必要舉措。

事業(yè)單位人事檔案管理要求以制度化提升規(guī)范化管理水平，加快信息化建設提升檔案標準化，通過數字化促進檔案科學化管理。通過人事檔案信息化建設可以解決傳統紙質檔案管理的弊端，為事業(yè)單位節(jié)約大量人力物力，結合事業(yè)單位人事檔案管理要求，對人事檔案信息資源合理開發(fā)利用。為推進事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化建設，要加大對檔案制度體系落實，制定適合的考評機制。人事檔案管理人員能按相關制度要求開展工作，提升人事檔案管理質量。事業(yè)單位人事檔案信息化建設中要以數字化建設為基礎，實現傳統紙質檔案數字化轉型，將原有紙質檔案通過多種載體上傳到檔案管理信息系統，完善檔案管理信息系統功能，通過數字化建設實現對人事檔案科學管理。

人事檔案依法管理是通過原則性強的執(zhí)法隊伍嚴格執(zhí)法，實現檔案依法規(guī)范。依法管理需要有完善的法律體系保障，有法可依、嚴格執(zhí)法是實現檔案依法管理的可靠途徑。人事檔案需要有強大執(zhí)法管理人員隊伍，加強檔案管理團隊建設，培養(yǎng)原則性強的檔案管理人員。人事檔案管理部門是事業(yè)單位重要信息機構，憑借先進技術為廣大社會公眾提供人事檔案信息資源。隨著信息技術的進步，公民參與政治熱情高漲，信息開放透明度增強。人事檔案部門要按照轉變職能、強化服務的要求，加強檔案管理機構服務意識培育。人事檔案管理中要強化協同合作，法制化管理理念。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新保障措施

人事檔案具有記載佐證、參考查閱等作用。人事檔案文件有職工履歷資料、工作經歷等內容，隨著職工錄用培養(yǎng)提拔形成反映職工表現的檔案。人事檔案是職工職業(yè)生涯的重要證據，記載參加工作的經歷成就進步。人事部門可以從檔案中得知職工工作能力等信息。隨著事業(yè)單位的不斷改革，人事檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，建立人事檔案工作相關規(guī)章制度，收集完善人事檔案材料，完成大范圍人事檔案清理整理，人事檔案管理信息化水平不斷提升。

事業(yè)單位人事檔案工作制度要按照國家標準執(zhí)行，檔案部門要建立符合單位實際的規(guī)章制度體系。要著重保護工作人員合法權益，按照部門特點探索制定系統檔案制度。事業(yè)單位發(fā)展需要檔案管理制度保障，事業(yè)單位要積極學習先進檔案管理辦法。檔案管理現代化是服務事業(yè)單位制度改革的需要，要利用先進科技手段提高檔案工作效率。人事檔案管理制度要堅持制度約束雙向性，制度必須具有可操作性，職工是制度的主要約束對象。各級事業(yè)單位要建立檔案管理工作領導機構，建立完善質量管理體系。事業(yè)單位要定期宣傳，要求單位通過級別升降實行動態(tài)管理。單位領導要將檔案管理納入日常考核，對檔案管理人員實行崗位競聘，定期對檔案管理工作檢查，對人事檔案工作實行定量考核。事業(yè)單位要對檔案實行計算機輔助管理，利用網絡技術創(chuàng)新檔案管理提供優(yōu)質檔案信息服務。在庫房選址等方面遵照國家有關規(guī)定，庫房管理要指定專人負責看管，保證檔案信息安全完整。事業(yè)單位要加快檔案信息化建設，提高檔案信息化管理水平。

四、結語

目前事業(yè)單位人事檔案管理取得一定成績，但相比時代要求存在很大差距。當前人事檔案工作處于紙質數字載體并行轉型階段，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作，要求檔案部門對數字檔案進行全面研究，借鑒國內外先進理論經驗，從加快檔案數字化建設、延伸檔案管理利用開發(fā)等方面開展，推動檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。需要建立健全單位人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門干部考察錄用提供可靠資料。