信息化時代文書檔案收集與歸檔研究

韓 雪

（山東省聊城市人民醫院）

在企事業單位的日常生產、辦公、運營和管理中會產生各類的書面材料，其中有大部分都屬于文書檔案管理的內容，作為發揮著重要記錄作用的文件，應得到妥善的存儲與科學的管理。不僅如此，為了更好地提升檔案管理工作的效度和信度，還應加快文書檔案收集與歸檔過程中的信息化建設，以此來不斷優化檔案管理程序，發揮檔案服務的重要價值。

一、文書檔案收集與歸檔管理及信息化建設概述

文書檔案的收集與歸檔工作在整個檔案管理中發揮著重要作用，決定了檔案管理工作的質量和效度。文書檔案的收集與歸檔的范圍廣，需要處理的文書文件類型多，且整個管理期限和跨度長，能夠為企事業單位提供綜合輔助與協調性幫助。現階段，文書檔案收集的范圍與內容主要涉及了法律法規、行業規范等政策性文件、企事業單位的會議及活動文件、業務文件，還包括在生產、經營與管理中的各類請示、批復、報告、總結、決定、人事任免、商業合同、資產登記等，可以說覆蓋了整個機構單位與行業社會接觸的各個層面。由于文書檔案收集范圍與內容的復雜性和多樣性，決定了歸檔方式的針對性、順序性與時效性，相關工作人員不僅要做好永久保存與定期保存，更要做好定期清理以及銷毀。

文書檔案管理的信息化建設是指通過信息技術建立檔案管理的網絡系統，進一步提高檔案信息數據流通的便捷性的重要舉措，有利于提高各企業單位管理的整體水平，考慮到檔案管理信息化建設工作的復雜性，應把握檔案管理工作自身原始性與智能化的特點，加強對傳統紙質文書檔案紙張的存儲，保證原件的完好無損，確保復印件和電子文件的狀態安全性與查閱便捷性，才能更好地突破傳統檔案服務的局限[1]。

二、信息化背景下文書檔案收集與歸檔現狀分析

正如上文所述，文書檔案收集與歸檔是保證檔案管理工作有序開展的重要基礎環節，為了進一步保證相關檔案文件的完整性與真實性，應緊跟時代信息技術發展，提高在文書檔案收集與歸檔管理的信息化水平。然而就許多企事業單位在檔案管理信息化建設的實際情況來看，受多方面因素影響，整體執行效率過低，尤其是在管理人員配備、資金投入占比以及設備軟件升級等方面未得到相應的重視。部分機構的檔案管理崗位人員甚至未接受過專業、系統的學習和培訓，不僅缺乏基本的檔案收集、歸檔與建檔知識，而且檔案管理意識不強，甚至一些工作人員僅將檔案管理視為簡單體力勞動，嚴重影響了檔案文書文件收集與整理的規范性和保密性，不利于提高新時期企業和事業單位的綜合管理質量和效率水平。在辦公信息化水平不斷提高的當下，文書檔案收集和歸檔管理的主要問題可以歸結為以下幾方面：

首先，是對文書檔案收集與歸檔管理的信息化建設的重視度不足。隨著我國社會信息化水平的不斷提高，越來越多的信息化設備和應用軟件被運用在檔案管理工作中，不同于傳統以紙質文件文書檔案為主的收集與歸納，現階段的文書、文件多以數字化信息及數據為主，檔案管理工作的形式與內容有著多元化和多樣性的特點，在基礎文字信息的基礎上，圖像、聲音及視頻等新媒體記錄方式，有效地節約了傳統文書檔案管理的人力資源成本、物料成本以及時間成本，整體工作效率都有了顯著的提升，相關文書和文件在收集、歸檔的過程中精準性更高，能夠有效避免源文件、文書在處理過程的損壞以及失效等情況。

然而，許多企事業單位的領導人員未對數字化檔案管理的優勢和必要性有全面的認識，仍沿用著以往的紙質化檔案管理方式。不僅如此，還有一些單位的領導不重視對檔案管理設備和應用軟件的投入，上行下效，導致各個科室或部門的人員也不認真對待文書檔案的收集和上交工作，增加了檔案管理工作的任務量，影響了文書收集與歸檔管理的實效性、完整性和真實性。

其次，是信息化管理機制的欠缺。信息背景下的數字化檔案管理機制與傳統的紙質檔案管理有較大區別。以信息化、數字化為核心技術開展的檔案管理工作需要生產電子化文件和數據信息，在生成電子文件和檔案的過程中離不開嚴密的技術方法，更離不開科學的管理模式。

雖然，我國許多企事業單位都逐漸應用了大規模的數字檔案平臺，但受信息化檔案管理知識不足和檔案信息安全意識過于淺薄等多方面因素，仍缺乏相對完善、健全的管理機制，導致在實際檔案管理信息化建設中問題頻出。特別在缺少針對性的檔案管理信息化建設政策引導與法律規范下，企事業單位各科室與部門之間的文書檔案共享機制難以生成，仍沿用著傳統的檔案信息共享辦法，效率低下。不僅如此，部分單位在檔案管理信息化建設過程中檔案管理的各流程執行指標存在缺乏統一的問題，而且許多標準在執行過程中不夠嚴格，文書檔案管理所涉及的領域不全，亟待加快構建健全的檔案信息化管理制度。另外，部分事業單位保密文書檔案的審批復雜繁瑣，檔案借閱與歸檔登記的工作量大，且檔案管理信息化開發力度不足也是比較突出的問題[2]。

最后，文書檔案管理人員信息化素養參差不齊。檔案管理作為具有較強學科專業性和操作規范性的工作，對相關管理人員的專業水平和業務能力有一定的要求。隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，文書檔案管理人員的信息化能力和綜合應用水平有了更高的要求。在構建信息化文書檔案辦公室及檔案室的過程中，需要應用到各類硬件設備以及配套的應用軟件，因此，檔案管理人員也需要熟練掌握計算機、掃描設備、軟件應用以及檔案管理系統。

然而，就企事業單位檔案管理人員的整體情況來看，不僅信息化素養參差不齊，而且整個隊伍年齡構成偏大，許多還都是未經過專業檔案管理專業知識與技能操作培訓的調崗人員，缺少信息化建設與應用理念，在接受檔案信息化知識體系的過程中存在一定滯后性和阻礙。不僅如此，部分檔案管理工作人員的崗位責任意識不強，在信息化發展的當下仍堅持著傳統的檔案管理觀念，且在具體文書收集和歸檔整理的過程中存在隨意性，嚴重影響了檔案管理工作操作流程的規范性和精準性，不利于充分發揮信息化管理機制的實效性。

三、信息化視域下文書檔案收集與歸納管理策略

考慮到提升檔案服務質量與效率對促進企事業單位提高綜合管理水平的重要現實意義，在信息技術水平不斷提高的今天，更應加快檔案管理工作的信息化建設。為了更好地實現信息化視域下文書檔案收集與歸納管理的目標，應結合當前在檔案管理工作在信息化建設中存在的不足，通過堅持多措并舉的信息化建設策略，不斷提高企事業單位檔案管理水平。

（一）提高重要性認識，強化檔案信息化設施

企事業單位文書檔案收集與歸納管理信息化建設水平的不提高，離不開各級領導的重視和支持，為了更好地開展信息化建設工作，應先從思想根源入手。

首先，各級領導和管理人員應充分認識到做好檔案文書收集與歸檔工作，對記錄和保存企業及事業單位生產、經營、管理、各項重要業務活動及日常工作痕跡的重要性，充分認識到各類檔案文書在領導決策中所提供的事實依據以及參考性作用。各級領導及管理人員應發揮核心領導和帶頭作用，提高對檔案文書管理信息化建設的重要性認識，才能自上而下地有效調動廣大員工參與到信息化建設中。檔案管理部門相關崗位人員在文書檔案收集與歸納的過程中，還應積極轉變思想觀念，主動投身到檔案管理的信息化建設中，積極開展數字化檔案編研與簡報編制的工作中，進一步提高檔案的利用價值以及檔案服務的質量水平。相應地，還要做好關于文書檔案收集與歸檔工作的宣傳，進一步提高各科室部門人員的歸檔意識，使文書檔案收集與歸檔工作的流程更規范，使各部門人員形成按時、主動收集和上交檔案的意識，為電子檔案的生成與管理提供良好的先決條件。

其次，在信息化時代下的文書檔案收集與管理工作，還應及時轉變工作理念，在自上而下地形成對檔案管理重要性認識的共識后，還應注意創新工作方法，尤其是針對目前文書檔案工作存在的服務不到位、信息化發展不足以及綜合開發利用效率不高等問題，應打破傳統檔案管理思維的束縛，解放管理思想，結合企業事業單位的實際情況，積累一套滿足單位實際情況的檔案管理理論和經驗，同時進一步分析當前檔案管理工作在信息化建設與發展中存在的問題，積極借鑒國內外檔案管理的優秀經驗與案例，以此來更好地順應檔案管理信息化建設與數據化辦公的新形勢，提高文書檔案信息化工作的質量和效率水平。

最后，在充分提高領導和全體員工對檔案管理信息化建設重要性認識的基礎上，還要從實際出發，強化檔案管理工作的基礎設施。針對已無法滿足信息化建設與發展的傳統檔案管理設施與設備，應及時更新升級，保證檔案管理工作的時效性。一方面，應從提高原始紙質檔案保存管理質量入手，引入更先進的檔案管理資料架，或建立智能化水平更高的檔案管理資料庫，并安裝好通風防潮防霉設施，以確保相關資料檔案的完好狀態，避免損壞失效。另一方面，應提高現有信息化檔案管理設施和軟件的應用水平，引進搭載和負載能力跟檔案管理計算機服務系統，提高檔案存儲格式的兼容性，并拓展功能接口。在此基礎上，還要應建立和更新網頁形式的檔案管理網站，以此來提高檔案信息共享的效率和質量，保證文書檔案資料保存的及時性和完整性，并加快完善和健全檔案網站的檢索功能，提高方案服務的質效水平。

（二）加快完善管理機制，為信息化建設保駕護航

一方面，應從完善電子收文與發文的信息化登記制度入手，考慮到當前大部分企業和事業單位都初步實現了辦公系統的自動化升級，應進一步借助辦公自動化系統的流轉運行加強對各類檔案文書與文件的系統對接，以此來有效提高文書檔案的完整性和真實性。當出現未通過辦公系統處理的文書和文件時，檔案管理人員應及時與相關部門人員進行確認，獲取完整、詳細的文件材料與文書信息，以此來保證收文日期及具體時間、簽收人等關鍵信息真實、清晰，保證各類型文書檔案的可追溯性，確保文書檔案收集與歸檔管理工作的順利開展。

另一方面，還要以企業及事業單位的實際情況為出發點，結合生產、管理及相關業務的特點，進一步明確文書檔案收集的格式、歸檔范圍以及保管期限等要求，提高相關管理制度的精細化水平。不僅如此，還要以文書檔案的收集與歸檔工作為基點，針對各個科室和部門進行充分細致的調查與檔案工作指導，構建良好的檔案溝通與信息上傳機制，使各部門和科室人員都能明確檔案文書的流轉、管理和使用標準，提高文書檔案收集與歸檔的規范性和嚴密性，提升檔案管理工作的質量和效率水平。

為了保證各部門及科室參與文書檔案收集與歸納管理的積極性，確保信息化管理機制的執行力度，應盡快將文檔收集和歸納納入到企業或事業單位的崗位考核細則中，通過將考核結果與績效薪資掛鉤，保證檔案管理工作的激勵和約束作用，保證相關規定與標準的實際執行效果。除此之外，在信息化視域下的文書檔案管理工作還要積極引入大數據技術，在提高收集、錄入與歸檔的效率水平的基礎上，保證管理機制的合理性，針對文書檔案管理的工作人員，還應進行更細致的分工，以收集和歸檔為主要業務，建立文書檔案信息化管理的長效機制。

第一是規范性機制。在信息化建設中應做源數據信息的收集工作，并去確保電子復印件的格式標準，保證有效識別紙質文書與檔案的內容，并建立紙質版與電子版文書檔案管理制度，以國家《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GBT18894-2016）為基準，進一步明確和細化規范制度，建立良好的文書檔案管理局面與信息化建設局面。第二是實用性機制。結合上文提到的以企事業單位的實際工作為出發點，還應從統籌規劃的角度，全面考量并將文書檔案的重要性和利用率分級，從而形成針對不同文書檔案類型的優先處理級別，以保證文書收集和歸檔工作的成效。第三是同時歸檔機制。為了有效提高信息化文檔與紙質文檔的安全性，盡可能地避免存儲風險，還應注重同時歸檔機制的引入，以此來充分發揮信息化檔案管理技術的優勢。

（三）加快構建具有良好信息化素養的高水平隊伍

在文書收集和歸檔管理的信息化建設中，應重點打造具備專業檔案管理知識、過硬業務能力與良好信息化素養的檔案管理隊伍。考慮到文書檔案管理人員的重要作用，為了更好地滿足信息化建設下對專業應用型人才的需求，企業應從三方面入手，強化隊伍綜合水平：

首先，企事業單位的領導和管理者，應重視信息化人才的引入，通過多種渠道積極引入高水平的檔案管理人才。以社會公開招聘、內部推薦的形式，引進具有扎實專業知識、技能且業務經驗豐富的人士，發揮其模范帶頭作用，加快檔案管理部門的信息化改革和升級。相應地，還可以通過加強與高校相關專業的合作，形成定向培養計劃，引進檔案管理及相關專業高學歷、高素質的優秀畢業生，為確保企事業單位的檔案管理工作提供可靠的后備人才保障。

其次，還應加強對檔案管理部門在崗人員的培養。針對當前檔案管理部門人員信息化改革適應能力不強以及信息化知識和技能學習能力差的問題，企事業單位應進一步完善崗位培訓機制，通過定期開展信息化培訓活動，使檔案管理部門的全體人員接受信息化教育，并鼓勵更多員工參與繼續教育，以此來不斷拓寬和提升現有檔案管理人員的知識體系和信息化水平，保證人才結構的合理性，提高檔案工作的質量和效率水平，穩步推進企事業單位檔案管理工作的信息化建設。

最后，為了更好地提高檔案管理部門人員參與信息化建設的主觀能動性和積極性，還應引入考核機制與監督獎懲機制。通過定期對文書檔案管理人員的收檔與歸檔業務進行考核，對成績優秀的員工加以物質和精神鼓勵，并針對逾期、丟失文書檔案的員工，視情節輕重進行懲罰，以此來更好地敦促檔案管理全體員工。

四、結語

綜上所述，為了更好地提升檔案管理工作的質量與效率水平，相關企業及事業單位的領導人員應發揮科學引領作用，提高對檔案工作信息化升級的重要性認識，同時，充分調動全體員工參與信息化建設的熱情，并正視在當前信息化建設上存在的制度與人員上的不足，在完善信息化檔案管理機制的過程中，加快構建具備良好信息化素養的高水平管理隊伍，使檔案管理工作實現質的飛躍。