淺談國(guó)有企業(yè)辦公室如何科學(xué)高效開展工作

張潔玲

（中鐵十八局集團(tuán)有限公司總部機(jī)關(guān)黨委）

引言

辦公室是一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是上傳下達(dá)、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐。一個(gè)單位如果缺少了傳遞信息、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的樞紐，這個(gè)單位的運(yùn)行效率就會(huì)大打折扣。“運(yùn)籌于帷幄之中，決勝于千里之外。”習(xí)近平總書記引用的這句詩(shī)恰如其分地表明了辦公室地位的特殊性。當(dāng)前，國(guó)有企業(yè)改革步入深水區(qū)，面臨諸多問(wèn)題與挑戰(zhàn)，如何充分發(fā)揮國(guó)有企業(yè)辦公室的職能作用，提升辦公室工作水平，讓各項(xiàng)工作更加高效、務(wù)實(shí)開展，為企業(yè)改革發(fā)展起到積極的推進(jìn)作用，是國(guó)有企業(yè)辦公室長(zhǎng)期追求的目標(biāo)。尤其是在新形勢(shì)下，如何更好地凸顯辦公室的助手參謀、信息調(diào)研、協(xié)調(diào)保障、督查督辦等職能，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)[1]，這些都是國(guó)有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容核心價(jià)值的體現(xiàn)，工作效益、質(zhì)量的高低是衡量國(guó)有企業(yè)辦公室工作成績(jī)的重要內(nèi)容,對(duì)企業(yè)運(yùn)行效率和對(duì)外形象有著極其重大的意義。

一、深刻認(rèn)識(shí)國(guó)有企業(yè)辦公室工作的重要性和特點(diǎn)

國(guó)有企業(yè)辦公室是一個(gè)承上啟下的部門，是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和職工、總部和基層單位的橋梁，是協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的紐帶，是對(duì)外溝通聯(lián)系的窗口，地位尤其突出。總的概括起來(lái)，辦公室工作的重要性主要有四個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，要起到“智囊團(tuán)”的作用。辦公室工作始終圍繞著企業(yè)的中心任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策部署展開。辦公室工作水平高，能夠有效助力企業(yè)各項(xiàng)決策部署、重點(diǎn)工作順利實(shí)施；工作水平低，就會(huì)延誤工作進(jìn)展，甚至影響企業(yè)發(fā)展。二是對(duì)上對(duì)下的服務(wù)。辦公室需要與上級(jí)部門無(wú)縫對(duì)接，需要做好領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部室、下屬各單位等的后勤服務(wù)保障。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，溝通不暢，銜接不準(zhǔn)，都勢(shì)必會(huì)影響整體的工作效率。三是企業(yè)的機(jī)密部門。辦公室掌握著企業(yè)機(jī)密、領(lǐng)導(dǎo)行蹤，一旦泄露，輕則給領(lǐng)導(dǎo)造成煩擾、給工作推進(jìn)造成阻礙，破壞企業(yè)和諧穩(wěn)定，重則給企業(yè)造成重大損失。四是企業(yè)對(duì)外的形象窗口，是企業(yè)的門面。辦公室工作人員的一言一行、一舉一動(dòng)都展示了個(gè)人綜合素養(yǎng)，都代表著企業(yè)的形象。由此來(lái)看，辦公室工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)，并產(chǎn)生重大影響。

長(zhǎng)期身處辦公室工作環(huán)境之中，有人形象地把辦公室工作人員比喻為“干活的牛、替罪的羊、看門的狗、挨罵的豬”。這個(gè)比喻雖然有些不雅，但也從側(cè)面深刻反映了辦公室工作的特點(diǎn)。“干活的牛”，說(shuō)明辦公室工作任務(wù)繁重、強(qiáng)度大，辦公室工作人員經(jīng)常處于忙碌狀態(tài)。“替罪的羊”，說(shuō)明辦公室工作人員要善于替領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題、排憂解難，勇于承擔(dān)過(guò)錯(cuò)。“看門的狗”，說(shuō)明辦公室既要有效發(fā)揮參謀助手的作用，又要扮演好一個(gè)單位總管家角色，保障單位人財(cái)物安全。“挨罵的豬”，說(shuō)明辦公室是一個(gè)單位機(jī)關(guān)科室、下屬單位的后勤服務(wù)保障部門，接受著來(lái)自四面八方的“質(zhì)詢”。正因如此，習(xí)近平總書記曾用“重”“苦”“雜”“難”四字評(píng)價(jià)辦公室工作。

當(dāng)我們從側(cè)面了解到辦公室工作的特殊性后，更需要思考如何平衡關(guān)系，從現(xiàn)實(shí)中來(lái)看，筆者總結(jié)到一般情況下，國(guó)有企業(yè)辦公室工作有“三難、四說(shuō)、五多”三大特點(diǎn):“三難”即工作協(xié)調(diào)時(shí)候難，車輛安排時(shí)候難，文件處理時(shí)候難；“四說(shuō)”即上層領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)你軟，基層群眾說(shuō)你舔，身邊朋友說(shuō)你短，執(zhí)手愛(ài)人說(shuō)你懶；“五多”即條塊頭緒繁多，工作被動(dòng)情況多，文字材料寫得多，加班加點(diǎn)時(shí)候多，上下不滿意見(jiàn)多。思維的高度決定工作的力度。只有充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的極端重要性和突出特點(diǎn)，才能有的放矢，做到始終服務(wù)大局、保障大局、促進(jìn)大局，確保各項(xiàng)工作順利開展。

二、科學(xué)研判國(guó)有企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)辦公室工作存在的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

一是認(rèn)為辦公室工作清閑，就是偶爾轉(zhuǎn)發(fā)一下文件，傳達(dá)一下指示，安排一下車輛，組織一下會(huì)議等，不如業(yè)務(wù)部門工作繁重。辦公室服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，端端茶倒倒水就萬(wàn)事大吉了。二是認(rèn)為辦公室工作只是繁雜并沒(méi)有技術(shù)含量，誰(shuí)都可以勝任。三是認(rèn)為辦公室作為協(xié)調(diào)服務(wù)部門，掌管著一切人員來(lái)訪接待、物資采購(gòu)等，不是清水衙門，吃拿卡要機(jī)會(huì)多、油水大。

之所以出現(xiàn)上述錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，原因在于：其一，對(duì)辦公室工作不熟悉，缺乏深入了解，低估了辦公室的職能定位，看不到工作人員的辛苦付出。辦公室是一個(gè)綜合性部門，工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜，以簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作來(lái)片面地理解辦公室工作，容易造成誤解。其二，風(fēng)清氣正的工作風(fēng)氣尚未形成，作風(fēng)建設(shè)始終在路上。一方面，個(gè)別人員不作為、工作作風(fēng)不實(shí)、風(fēng)氣不正還在一定程度內(nèi)存在。但這只是局部，不能以偏概全。另一方面，激勵(lì)考核制度不健全，沒(méi)有形成統(tǒng)一科學(xué)的考核激勵(lì)機(jī)制，并在企業(yè)推行不徹底，“干多干少一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣”的懶政思維始終在作祟，培養(yǎng)了一批又一批“看客”。一部分人的人生觀、業(yè)績(jī)觀、價(jià)值觀出現(xiàn)偏差，沒(méi)有樹立正確的導(dǎo)向，一頭扎進(jìn)了物欲的牢籠，一心追逐有機(jī)可乘、有利可圖，貪婪享受多、拼搏奉獻(xiàn)少。

（二）辦公室工作人員自身存在的問(wèn)題

1.責(zé)任意識(shí)不夠。近年來(lái)辦公室地位有所下降，部門間協(xié)調(diào)配合時(shí)總是呼之即來(lái)?yè)]之即去，缺乏必要的理解和尊重，挫傷了工作人員積極性，尤其是對(duì)于資歷淺、年紀(jì)輕的同志，在國(guó)有企業(yè)“論資排輩”的大環(huán)境下，默認(rèn)為協(xié)調(diào)配合就是“你去做”“我來(lái)看”。且辦公室工作紛繁復(fù)雜、瑣碎，很多的“辦文、辦會(huì)、辦事”過(guò)程中，往往夾雜著腦力、體力勞動(dòng)都要做的情況，也會(huì)讓直接領(lǐng)導(dǎo)人員失去跟蹤監(jiān)控，責(zé)任意識(shí)不夠的情況下，個(gè)別人員認(rèn)為“多做多錯(cuò)，少做少錯(cuò)，不做沒(méi)錯(cuò)”，“不求有功，但求無(wú)過(guò)”、推諉扯皮，被動(dòng)地應(yīng)付工作。

2.服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。一些工作人員在工作時(shí)不能做到任勞任怨，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有發(fā)揮好人的主觀能動(dòng)性，很多時(shí)候都是領(lǐng)導(dǎo)推一下動(dòng)一下，不能主動(dòng)開展工作，遇到任務(wù)躲著走，或者是相互推諉、消極拖拉甚至是不作為，尤其是遇到有挑戰(zhàn)性或急難險(xiǎn)重的問(wèn)題，更是懼怕，不敢擔(dān)當(dāng)，擔(dān)當(dāng)意識(shí)下降，作風(fēng)不夠?qū)崳瑯?biāo)準(zhǔn)不夠高，更多地趨向于偏安一隅，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的事情或是本身推進(jìn)的工作不能保質(zhì)保量保時(shí)完成，造成領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)部署不能高效率傳達(dá)和執(zhí)行，嚴(yán)重影響各項(xiàng)工作的高質(zhì)量開展。

3.學(xué)習(xí)意識(shí)有待進(jìn)一步提高。辦公室人員平時(shí)事務(wù)性工作多，系統(tǒng)性學(xué)習(xí)少。主動(dòng)學(xué)習(xí)進(jìn)步的意識(shí)不夠強(qiáng)，理論學(xué)習(xí)不深入，對(duì)于大政方針的研究、對(duì)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的深入學(xué)習(xí)、對(duì)文字工作的研討提高，這些都需要“積跬步”，但大多數(shù)時(shí)候，很多人的學(xué)習(xí)停留在表面，缺乏對(duì)辦公室工作理論性、系統(tǒng)性的深入學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)主觀能動(dòng)性不夠，不能做到與時(shí)俱進(jìn)，不能將時(shí)代需要的科學(xué)理論指導(dǎo)方法與創(chuàng)效實(shí)際結(jié)合起來(lái)，理論聯(lián)系實(shí)際不夠，理論學(xué)習(xí)與現(xiàn)實(shí)工作脫節(jié)。

4.創(chuàng)新意識(shí)不足。由于辦公室日常事務(wù)較多，工作上疲于應(yīng)付多，在工作方式方法上一成不變、按部就班。尤其是在國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)時(shí)間固定模式的工作環(huán)境下，更是缺乏創(chuàng)新工作方法、創(chuàng)新產(chǎn)品、創(chuàng)新思維方式的勇氣，總想著創(chuàng)新需要試錯(cuò)，試錯(cuò)就需要成本，這樣很有可能不但解決不了問(wèn)題還要被領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪，不如按照以往的方式解決，起碼不會(huì)錯(cuò)，這樣的思維模式下，遇到問(wèn)題和困難就繞道走，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與解決問(wèn)題的觀念不強(qiáng)，正面積極應(yīng)對(duì)、大膽創(chuàng)新的少，僅僅滿足于不失事、不誤事。

5.人員素質(zhì)參差不齊。不僅外界對(duì)辦公室工作有偏見(jiàn)，一些單位的主管領(lǐng)導(dǎo)也低看辦公室工作，把關(guān)不嚴(yán)，致使辦公室成為了照顧型、安置型的部門，勤雜人員多，事務(wù)性工作人員多。受部門編制影響，一些素質(zhì)能力高、工作能力強(qiáng)的工作人員卻難以到辦公室工作。這也是當(dāng)今國(guó)有企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀，人員的能力素質(zhì)閾值很大，因?yàn)楣ぷ鞯姆绞蕉鄻樱呌诙唷㈦s，需要的高精尖辦公能力卻不是很高，這樣就導(dǎo)致在工作能力不足，難以滿足現(xiàn)實(shí)要求的時(shí)候，臨時(shí)從其他部門抽調(diào)，干擾正常的工作秩序，這種現(xiàn)象在一些基層單位尤其突出。同時(shí)，對(duì)專職人才培養(yǎng)力度不夠，政治素質(zhì)高、文字綜合表達(dá)能力強(qiáng)、精通辦公室工作的工作人員缺乏，難以適應(yīng)企業(yè)信息化進(jìn)程的加快和快速發(fā)展的需求。

基于以上存在的問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員提升綜合能力已是亟待解決的企業(yè)問(wèn)題，一方面是企業(yè)需要提高對(duì)辦公室工作的重視程度，另一方面是相關(guān)工作人員需要主動(dòng)提升自我能力，練就本領(lǐng)，高質(zhì)量完成工作，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

三、國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員要練就多種本領(lǐng)

（一）要磨礪“千里眼”，練就“順風(fēng)耳”

辦公室工作要發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，就要及時(shí)提出決策建議，并能把領(lǐng)導(dǎo)的決策化為具體實(shí)施意見(jiàn)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的千里眼、順風(fēng)耳。首先，要具有大局意識(shí)、超前意識(shí)、謀劃意識(shí)，想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)所急，充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和企業(yè)重點(diǎn)工作，力爭(zhēng)做到參謀不干擾、輔佐不越位、建言不決策，力求參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處。其次，要具有大局觀念，圍繞企業(yè)中心工作主動(dòng)加強(qiáng)調(diào)研、掌握情況、提出建議、當(dāng)好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。再次，要深入調(diào)查研究，掌握第一手資料，摸清基層實(shí)際實(shí)情。通過(guò)廣泛調(diào)研、深入分析，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效參考。

（二）要點(diǎn)亮“指示燈”，做好“服務(wù)站”

服務(wù)是辦公室的立身之本、輔政之基、謀事之道。離開了服務(wù)，辦公室工作就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。因此，要主動(dòng)找準(zhǔn)工作定位，把服務(wù)作為自己的情感所系、職責(zé)所在、事業(yè)所求[2]。要點(diǎn)亮“指示燈”，工作中必須要牢記助手職責(zé)，尤其不能以自己的主觀臆斷，曲解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和想法。要認(rèn)真履行職責(zé)，確保政令暢通，不斷強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)部署各項(xiàng)工作的執(zhí)行力。要做好“服務(wù)站”，堅(jiān)持把信息調(diào)研工作擺在重要位置，主動(dòng)開展調(diào)研、收集信息，讓信息調(diào)研工作更好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為決策服務(wù)、為發(fā)展服務(wù)。要不斷將有利于企業(yè)發(fā)展的主題活動(dòng)同企業(yè)的重點(diǎn)工作、實(shí)際情況緊密結(jié)合在一起開展，達(dá)到促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展、整體推進(jìn)的目的。因此，辦公室工作人員要靠服務(wù)樹立形象，要靠服務(wù)贏得認(rèn)同。

（三）要學(xué)做“老黃牛”，爭(zhēng)當(dāng)“千里馬”

辦公室工作非常辛苦，經(jīng)常是“兩眼一睜，忙到熄燈”，隨時(shí)待命，加班加點(diǎn)是家常便飯，在這里工作要付出比別人更多的艱辛和努力。要培養(yǎng)老黃牛的品格，樹立高度的責(zé)任心與使命感，工作上勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨、默默奉獻(xiàn)，多些實(shí)干，少些抱怨，做到干一行，愛(ài)一行，鉆一行。光有老黃牛吃苦耐勞、埋頭苦干的精神還不夠，還要擁有“千里馬”的氣勢(shì)和拼搏精神，志存高遠(yuǎn)，勇往直前。自覺(jué)樹立不懈奮斗的目標(biāo)和開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)的勇氣，不斷適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)新要求，跳出已有的“條條框框”，創(chuàng)造性地開展工作，做到工作出彩，人生精彩。

（四）要練就“筆桿子”，擁有“兩下子”

辦公室是出材料、出思路的地方，隨著辦文辦會(huì)的增多，辦公室的每個(gè)人都要力爭(zhēng)成為筆桿子，才能為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀和助手。寫作本身是一個(gè)學(xué)習(xí)、思考和工作的過(guò)程，需要精通業(yè)務(wù)，不斷熟悉情況，提高發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、研判問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。越是“大塊頭”的材料，越是要站在全局的高度去思考，提出的思路和方法也要更有針對(duì)性、實(shí)效性和可操作性，更加貼合企業(yè)發(fā)展實(shí)際。不想寫、不愿琢磨，思想就會(huì)懶惰，容易按部就班，久而久之容易犯主觀主義錯(cuò)誤。所以，要勤于思考，多寫多練，長(zhǎng)期堅(jiān)持，練就一手過(guò)硬的“筆桿子”。俗話說(shuō)，不動(dòng)筆墨不讀書。要提倡握緊筆桿，有利于增強(qiáng)時(shí)不我待的學(xué)習(xí)意識(shí)，克服“本領(lǐng)恐慌”，日積月累，真正擁有為人稱道的“兩下子”。

（五）要練就“宰相肚”，學(xué)會(huì)“冷處理”

為人處事，需要有胸懷。作為辦公室工作人員，隨時(shí)應(yīng)對(duì)各類臨時(shí)出現(xiàn)的人和事，滿足各式各樣的需求，很難做到事無(wú)巨細(xì)考慮周全。如果工作中出現(xiàn)問(wèn)題，就可能成為問(wèn)題焦點(diǎn)、出現(xiàn)工作難點(diǎn)，有時(shí)甚至還要無(wú)端受過(guò)，委曲求全。這個(gè)時(shí)候，更要有肚量。能不能做到坦然面對(duì)，心平氣和聽(tīng)取不同的聲音，虛心接受意見(jiàn)，考量著一個(gè)人的胸懷和修養(yǎng)。要練就“宰相肚”，避免一觸即發(fā)，減少矛盾與隔閡，營(yíng)造和諧共贏的氛圍，推動(dòng)工作任務(wù)順利開展。要學(xué)會(huì)“冷處理”，給對(duì)方思考的時(shí)間，也留給自己回旋的空間，努力做到不沖動(dòng)，不讓矛盾再次升級(jí)，不使問(wèn)題衍生問(wèn)題，這樣對(duì)己對(duì)公都有利無(wú)害。

四、要以人為本注重實(shí)效，實(shí)現(xiàn)辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)的新突破

（一）全面增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)親和力

工作最關(guān)鍵的主導(dǎo)是人。辦公室工作要聚力做好以人為本管理。在選人用人上，要注重實(shí)效，不論資排輩；在工作開展上，要放心放手，讓大家在具體任務(wù)中礪煉成長(zhǎng)；在發(fā)展環(huán)境上，要努力營(yíng)造尊重人才、尊重知識(shí)、尊重勞動(dòng)成果的濃厚氛圍。在思想交流上，要做到坦誠(chéng)以待，以心換心；在日常生活上，互相關(guān)照，友愛(ài)互助，充分體現(xiàn)國(guó)有企業(yè)的溫暖感和辦公室團(tuán)隊(duì)的人情味，不斷增強(qiáng)向心力、凝聚力，用一份溫暖換一份親和，把辦公室打造成為快速成才、實(shí)現(xiàn)自我的重要舞臺(tái)[3]

（二）切實(shí)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)活力

好的團(tuán)隊(duì)是干好工作的堅(jiān)實(shí)保障。說(shuō)到底，做好服務(wù)關(guān)鍵在人，重點(diǎn)在好的團(tuán)隊(duì)。為此，必須堅(jiān)持“以人為本”的思路，把辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)擺在突出位置，通過(guò)全面素質(zhì)提升，系統(tǒng)組織集體學(xué)習(xí)，建立交互式學(xué)習(xí)交流方式，將好的學(xué)習(xí)方法、思考成果與團(tuán)隊(duì)共享，建立一定的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于干得好的加大獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)全員活力，為做好服務(wù)提供有力保障，從而形成一種企業(yè)凝聚力。

（三）不斷強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)溝通

沒(méi)有什么問(wèn)題是溝通解決不了的，如果有就是溝通還不夠。站在國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的高度，辦公室在做好服務(wù)工作的同時(shí)，更要做好溝通協(xié)調(diào)工作。既注重辦公室團(tuán)隊(duì)人員之間的溝通，也要加強(qiáng)與上級(jí)單位、總部職能部門、所屬單位之間的溝通。通過(guò)溝通協(xié)調(diào)，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息對(duì)稱、凝聚共識(shí)，以強(qiáng)大合力推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。辦公室工作人員要大力提高有效聯(lián)系、高效溝通的意識(shí)和能力，協(xié)調(diào)各方力量，保證信息暢通、執(zhí)行有力，形成密切溝通、通力協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)。

隨著國(guó)有企業(yè)改革創(chuàng)新的不斷深化，辦公室地位更加突出，其職能作用發(fā)揮也將更加明顯。深刻認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性和特點(diǎn)，正視現(xiàn)實(shí)中存在的問(wèn)題，科學(xué)研判當(dāng)前形勢(shì)，切實(shí)加強(qiáng)溝通協(xié)作，有針對(duì)性地錘煉工作本領(lǐng)，提高工作水平，有利于進(jìn)一步充分發(fā)揮辦公室職能，更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。