提升事業單位檔案管理信息化建設的方法與策略

史 菲

（法庫縣綜合事務服務中心，遼寧 沈陽 110400）

1 事業單位檔案管理信息化建設的發展背景

隨著信息技術的不斷發展，信息技術已經融入各行各業中，尤其是檔案管理工作。事業單位在日常工作中會產生豐富的檔案信息，這樣就增加了檔案信息管理工作的難度。在檔案管理工作中引入先進的信息管理技術能夠優化檔案管理工作，提高信息管理效率以及工作精度。此外，事業單位合理應用信息管理技術還能夠構建信息共享與交流平臺，強化不同部門之間的協調合作關系，提高整個事業單位的工作效率。

2 檔案信息信息化管理的優勢

2.1 存儲便利，共享性高

與傳統檔案資源管理模式相比，影像化與電子化的資料存儲更加方便，且存儲成本降低，能夠在提高信息管理效率的同時極大地降低信息管理和利用的成本。檔案信息信息化的載體比較豐富，互聯網體現出大容量、超便捷的特征，能夠突破傳統檔案信息存儲中存在的局限性，極大地提高檔案信息管理的效率，擴大檔案信息傳播的范圍。檔案信息的信息化存儲方式比較簡單，人們可以通過各種移動終端實現對檔案信息的上傳、存儲、管理、下載以及傳遞，只需要通過移動賬號和密碼就能夠隨時調動各種檔案信息，為人們提供了方便。尤其是在云存儲以及大數據技術出現之后，檔案信息化管理以及影像化傳播又進入了新的發展階段，極大地提升了信息管理的效率，開發了檔案信息的價值。與傳統檔案影像記錄傳播方式相比，信息化的數據庫具有開放性、共享性的特征，也更加容易進行資料的擴充，促進事業單位各個部門檔案信息化的發展。當前檔案信息存儲與管理的數據庫也被稱為電子化的文件柜，由此可知，其為檔案信息提供了存儲的容器，同時提供了信息影像化、信息傳輸、更新處理等功能。信息數據庫管理系統還能夠快速定位影像資料，在獲取相應權限之后就能夠實現多個用戶的快速共享，促進信息的傳播。

2.2 功能豐富，效率較高

檔案數字化能有效地保護檔案原件，擴大檔案的利用空間，使其不再受孤本限制。首先，檔案信息化能夠加強檢索和借閱的功能，有利于提高檔案管理工作的效率和現代化水平。其次，檔案信息化可以使檔案管理流程更加順暢，系統可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障，有利于實現檔案信息資源在事業單位不同部門之間的共享，為事業單位日常運營工作提供便利，改善文化資源開發以及交流工作現狀。另外，檔案信息化可以提高檔案信息化管理水平，有利于確保數字檔案永久保存和安全保管。在數字信息時代發展的背景下，檔案管理人員可以利用大數據處理技術對大量繁雜的檔案信息進行管理，進而不斷提升檔案管理工作的效率，實現對資料的分析以及管理功能。這樣的技術不僅能夠提升檔案管理效率，同時還能夠提高資源保存的質量，防止出現資料丟失的現象。

3 事業單位檔案管理信息化建設的意義

3.1 符合現代化發展要求

事業單位日常運營中會產生大量信息，而這些信息資源將會如實反映單位的經營狀態，為單位發展戰略的制定、行政服務的優化、日常運營的調整提供準確的依據。檔案信息在事業單位運營管理中體現出較高的價值，尤其是在經濟新常態發展的背景下。當前信息技術與大數據技術被廣泛應用于電子檔案管理工作中，這就增加了信息安全隱患與風險，比如常見的惡意篡改、木馬病毒攻擊等，都是當前檔案管理工作的重要防范內容。對此，事業單位在落實信息化管理體系構建的時候應實現全程跟蹤監控，完善系統軟硬件配置，實現對檔案信息的加密保護與備份管理。

3.2 提高整體工作效率

隨著時代與社會的不斷發展，事業單位的發展形勢也發生了變化，逐漸加入到市場競爭中去，對日常經營管理提出了更高的要求。對此，事業單位應該加強對信息技術的應用，提升自身的行政服務水平與運營管理水平，這樣才能提升事業單位的核心競爭力，促進其現代化發展。人們對事業單位的要求逐漸提高，為了滿足社大眾的需求，事業單位應該提升自己的管理水平，利用信息技術推動改革發展。檔案信息化管理就是事業單位現代化改革發展的一個重要內容，通過對檔案管理工作的信息化改革，可提高事業單位整體的管理效率，進而提升行政服務的水平，滿足人們的需求。

3.3 實現資源協調配置

事業單位不僅在日常運營的過程中不斷形成新的信息與檔案，其檔案信息中還包含大量過去發展中的信息，這些信息都是單位有形資產的重要證明，同時也是單位知識產權等無形資產的證明。事業單位檔案管理人員應當明確該部分檔案信息的傳播意義，仔細記錄單位日常管理、經驗以及運營活動內容，將其作為單位持續發展的依據和動力。以上資源能夠在事業單位經濟建設中起到重要的作用，促進事業單位的創新發展，啟示管理人員不斷提升單位核心競爭力，將行政服務、產品創新轉化為單位經營的經濟效益，促進事業單位的持續發展[1]。

3.4 打造獨特文化氛圍

從某種方面來看，事業單位之所以出現檔案管理信息化建設不足的問題，就是因為單位管理者并未意識到檔案管理與單位發展之間的關系。事業單位的檔案資料中記錄了不同部門取得的經營成就，通過對檔案資料的分析能夠明確展示不同部門的經營成就、人才專業分布情況以及產品創新成果等內容。面對以上檔案資料，事業單位管理者應該加強相關檔案資料的開發與宣傳，構建單位特色文化氛圍，打造事業單位產品品牌，獲取客戶的支持，加強公眾對事業單位技術優勢以及經營特色的了解，這樣的營銷策略更加符合市場發展的要求，在市場中打響單位自身的名號，形成品牌效應，吸引更多顧客，最終促進單位整體經濟收入的增長，形成良性循環。

4 當前事業單位檔案管理中存在的問題

4.1 信息化管理意識不足

部分事業單位管理人員并沒有意識到檔案管理工作對于單位管理發展的重要性，因此在進行人員管理與安排時存在不夠嚴謹的情況，導致檔案管理部門人員的專業素質不高，管理水平較低下，進而影響檔案管理工作的開展。除此之外，由于事業單位管理人員不夠重視檔案信息化管理工作的建設與開展，對于單位檔案部門信息化建設的支持不足，導致其信息建設工作浮于形式，并未真正落實高技術人才的引進以及檔案管理系統的優化，這樣就會嚴重影響事業單位的檔案管理效率，進而影響單位的正常經營管理活動開展。

4.2 信息化管理能力不足

從傳統的檔案管理方法來看，很多人對于現代信息技術的發展理解不足，因此對于檔案影像化、信息化發展建設的重視程度不足，在檔案管理與傳播工作中存在人員管理與安排不夠嚴謹的情況，工作人員并不清楚檔案資源開發以及影像化傳播對于其自身發展的意義，因此工作中存在管理雜亂的現象。除此之外，管理人員在進行檔案管理工作時對于之前的檔案處理不夠科學，對于應該完善或者清理的檔案分類認知不足，這樣就會導致檔案出現泄漏以及丟失的情況，造成單位的損失。檔案管理不是任何人都能夠勝任的，各單位應該招聘具有較高專業水平的工作人員參與管理，同時不斷增強管理人員的先進知識培訓，不能直接任用沒有檔案管理工作經驗的退休人員參與工作，這樣會嚴重影響事業單位檔案管理工作的質量。

4.3 信息化管理安全性差

隨著網絡信息技術的普及，人們已經生活在了信息時代中，在享受著信息技術帶來的生活便利的同時，人們也無時無刻不在承擔著信息泄露的威脅。信息時

代中，檔案信息都以信息的方式存放在網絡環境中，除了個人信息，還有單位的財務信息、技術信息等都通過互聯網進行存儲和傳遞，因此，有的不法分子會通過信息技術將這些信息盜取出來以達到非法的目的。這樣的行為會嚴重影響網絡環境的安全，甚至可能導致機構的網絡癱瘓，對個人、單位甚至國家造成巨大的傷害和損失。網絡安全問題已經成為了當前人們面臨的共同問題，一旦檔案管理系統遭遇黑客的攻擊出現檔案系統癱瘓的現象，就會對單位經營造成極大的影響，甚至會導致嚴重的經濟損失。因此，單位應該重視網絡安全防范工作，不斷加強檔案管理系統的安全防護，提高單位的檔案管理水平。

5 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法與策略

5.1 創新檔案管理模式

要想落實事業單位檔案管理信息化建設，就應該借助科技手段，完善軟硬件投入，落實信息化建設。無論是傳統檔案管理工作還是信息化檔案管理工作，都離不開有效且強大的軟硬件設備的支持。針對部分事業單位存在的軟硬件基礎設施建設不足的問題，單位領導層應當深化對檔案管理信息化建設工作的認知，增加基礎設施建設的經費，為高效檔案管理工作提供物質基礎。具體來說，事業單位首先應當增加基礎設施的投資比重，同時建立專門的檔案管理部門，提高檔案管理工作的專業性。與此同時，單位還應該積極引進先進的設備，與時俱進，提高檔案管理工作的效率。其次，單位應該主動創新檔案管理模式，積極借鑒同行業的成功經驗，在檔案管理工作中使用現代化管理技術以及信息技術，實現無紙化辦公，提高檔案管理的效率，進一步提升單位檔案管理效能，降低人工管理成本，規范辦公管理流程，促進事業單位的現代化發展。

5.2 加強人員技術培訓

由于檔案資源管理與開發過程中需要融入先進的科學技術，比如信息技術、大數據處理技術、信息縮微電子技術等，才能夠實現檔案電子化管理，增強檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強創新理論的開發，加強檔案信息研發以及數據結構發展，事業單位還需加強對檔案現代管理人才的培訓。現有的管理人員如果不進行知識學習以及專業培訓，很難對龐大的單位檔案信息進行管理，對于信息技術在檔案資源管理中的應用與操作過程也不甚理解，無法實現對檔案資源的有效管理。因此，事業單位應該重視檔案人員的專業能力培訓工作，通過開設專題培訓以及組織知識講座等形式提高檔案人員的知識水平與道德品質，加強檔案資源的管理與開發。最后，單位還應從人才招聘方面提高對技術人員的要求，為單位各部門引進具備基礎管理知識與信息技術知識的綜合性人才，促進檔案資源的開發與利用，提升單位的核心競爭力，創造更高的社會價值。

5.3 完善檔案管理體系

在構建事業單位檔案信息化管理體系時，管理人員應切實按照“五位一體”以及“四個全面”的相關要求開展工作，保障檔案管理信息化建設的有效性，完善檔案信息化管理系統的功能，實現信息化系統的有效銜接。經過初步改革之后，當前事業單位檔案信息化管理系統功能包括檔案加工、信息查詢、系統設置、系統管理與登記等，管理人員在開發以上功能時應注意不同系統模塊之間的銜接。比如，公立醫院的檔案加工系統中具有檔案轉換、排序、質檢、統計等功能，而檔案查詢系統則具有信息查詢、質量查詢、模塊查詢等功能，以上兩個系統之間的聯系與銜接能夠擴展檔案信息系統的功能，為不同部門提供更方便的檔案信息管理服務，實現事業單位檔案信息的共享。

5.4 構建檔案保密機制

盡管事業單位檔案信息的共享能夠提高各部門工作效率，但在運用電子檔案管理技術時也應該注意信息保密管理與安全管理。單位在檔案管理的同時應遵循相關信息安全保護規范，以免增加信息泄漏的風險，保障檔案管理的安全化。比如，公立醫院應對患者病歷、自身經營情況以及重大醫療成果進行保密管理，合理應用先進的保密管理技術，保障醫院自身以及患者的合法權益。事業單位可以使用VPN虛擬專用網絡構建專屬于單位內部的網絡交流管理系統，為各部門以及用戶創建專門的信息管理界面與通道，進一步保障單位各信息檔案的安全性。另外，事業單位還可以使用信息加密技術保護其檔案信息，保障其內部文件、口令以及控制信息的有效性，同時保障檔案信息傳輸的完整性和穩定性。

6 結束語

綜上所述，事業單位管理人員應該明確當前市場的發展形勢，意識到檔案管理對于單位建設發展的積極意義，融合信息技術提高檔案信息管理工作效率，完善檔案管理工作體系，創新檔案管理方法，組織開展管理專業培訓活動，提升事業單位的市場競爭力，促進事業單位經濟建設與持續發展。