中國石油采購應付業務流程優化研究

□文/毛瑜鴻

（西安石油大學經濟管理學院 陜西·西安）

［提要］中國石油天然氣股份有限公司（簡稱“中國石油”）是一家跨地區、跨行業、跨國經營的綜合性石油公司，建設財務共享平臺是企業現行發展的必然趨勢。本文對中國石油財務共享采購應付業務流程優化展開研究，分析現存流程現狀及問題，并提出優化方案，以推動中國石油共享運營有限公司更好地開創高質量共享服務建設新局面。

一、引言

中國石油開展共享服務中心建設，為旗下各分公司提供財務服務、人事服務。這一舉措是為了加強集團集中管控能力，進一步提升會計核算的整體質量和效率，并在很大程度上節約人力成本。2017年11月15日，中國石油共享運營有限公司西安中心正式上線，涵蓋采購至付款、銷售至收款、總賬至報表等職能，通過重塑流程框架，將由地區公司分散處理的交易活動轉變為集中統一處理，并對其進一步標準化，逐步消除板塊間、地區公司間的賬務處理差異。在實際運營中，采購應付業務在整體業務量中占據大量比重，因此采購應付業務流程優化在共享運營體系發展中至關重要。

“十四五”期間，中國石油集團共享運營有限公司的共享服務將進入“優化提升”階段，為進一步貫徹“做好服務、提高效率、創造價值、推動共享高質量發展”的要求，采購應付業務流程優化工作迫在眉睫。以某中心采購部1月份應付數據為例，當月部門累計接單5.91萬筆（其中：報銷業務4.44萬筆、應付業務1.47萬筆），接單量較上年同期增加2.47萬筆，增幅71.94%；退單率較上年同期下降了0.79個百分點；差錯率較上年同期降低0.07個百分點；業務處理及時率較上年同期提高2.66個百分點。目前，中國石油集團共享運營有限公司三大中心的采購應付部是以業務流程為驅動，地區公司業務人員填單困難、審批流程繁雜、上傳電子影像工作量大等問題都是影響客戶體驗感的主要因素。改變共享服務平臺，由一張表單承載所有業務類型和業務信息的報銷流程，精簡報銷單承載內容，降低填單難度，剝離財務信息，以各類表單反映業務本質，數據維度可靈活擴展，滿足各類報銷業務復雜需求，實現業務端到財務端流程的全流程數據貫通是我們優化的主要方向。

二、采購應付業務流程現狀及存在的問題

（一）采購應付業務流程現狀。中國石油集團共享運營有限公司（以下簡稱共享運營公司）是為促進中國石油管理轉型發展，提升管理水平和運行效率，參與國內外市場競爭的專業運營服務提供方，是集團公司財務管理、人力資源管理及其他職能管理的有機組成部分。共享運營公司的采購應付業務依托于FMIS平臺、共享服務平臺和共享運營平臺來實現，主要包括采購應付業務和費用報銷業務。

1、權限管理。中國石油財務相關系統在建設初期，按照系統部署方式及業務處理模式，將財務權限管理分為三種模式：總部統一授權、分級授權和地區公司授權。FMIS系統采用的是由地區公司授權，各地區公司權限相互分離，各自管理各自權限，對本單位權限內產生的財務信息負責。司庫系統采用的是分級授權，總部司庫系統權限管理人員授權地區公司司庫系統管理員相應權限，再由地區公司管理員賦予各單位相關財務人員權限。交易平臺、標準平臺、會計檔案采用的是總部統一授權方式，總部管理員通過統一建立功能權限組與數據權限組，由地區公司相對應用戶申請相應用戶組的功能權限、數據權限，即擁有相應平臺的使用權和查詢權。

2、采購應付業務流程

（1）由各地區公司物資供應處通過物采系統創建每筆業務對應的采購訂單，將采購訂單推送至ERP系統做物資入庫、物資出庫，同時將相應數據自動傳輸到FMIS系統生成會計憑證。

（2）地區公司業務人員在共享服務平臺填寫“ERP發票預制”表單，掛接合同1.0或2.0，上傳發票、審批表等支持性附件，并在共享服務平臺影像中心完成發票檢驗，表單附件審核無誤后由財務簽收推送至共享運營平臺。

（3）共享運營有限公司各中心采購應付部核算崗人員接到單據對表單填寫、影像中心發票、影像中心支持性附件、表單推送至共享中心流程審核無誤后，生成會計憑證。再由采購應付部復核崗人員對表單、影像和憑證進行再次復核，確認無誤后審核通過，將流程節點轉移至OTC、GTR。

3、費用報銷業務流程。費用報銷業務流程主要按照是否需要事前申請進行分類，通過業務人員填單、地區公司領導審批、共享制證復核、資金支付四個環節來實現。

（1）業務人員填單。在這一流程中，業務人員對于需要事前申請的會議費、培訓費、差旅費等相關業務填寫主辦會議申請、主辦培訓申請和通用申請，申請表單主要包含申請事由、預算項目、預估費用等關鍵信息。提交單據后，由相關領導完成審批流程。待業務發生完成后，再根據實際情況在共享服務平臺填寫費用報銷單據，主要包括票據信息、基本信息、結算信息三大部分，保存提交單據后，由相關領導完成審批流程。

（2）地區公司領導審批。各地區公司在“十三五”共享運營有限公司推廣期間，依據地區公司的相關管理制度、組織機構指定和個性化需求制定各費用報銷單據的審批流程。業務人員填單提交后，按照相應審批流由各部門負責領導逐級審批后，方可由地區公司財務簽收提交共享運營平臺制證。領導審批環節是地區公司對所發生財務行為合法性、合規性的初步核定，領導審批過程中，若有相關單據不符合地區公司審批要求，領導可選擇退回至提單人，修改完成后重走審批流。

（3）共享制證復核。地區公司領導審批完成后，單據推送至地區公司財務簽收節點，財務簽收人員對地區公司業務人員的填單、影像上傳資料是否規范進行審核，若填單不符合地區公司和共享運營公司的填單要求，由財務簽收節點退回至提單人節點，修改完成后重新走審批流程，同時財務簽收人員需要對審核無誤的單據財務信息進行補充填寫，完成上述流程后單據推送至共享運營公司負責該板塊業務部門的任務池，由系統自動派單至各制證人員，制證人員需審核報銷金額、費用類別、稅額抵扣、支持性附件等單據信息無誤后生成預制憑證或正式憑證。若填單有誤，制證人員需及時與地區公司財務簽收節點溝通，將單據退至財務簽收節點或首節點；若填單無誤，制證人員將憑證保存，推送至審核節點。共享復核崗再次審核單據信息無誤、符合財務合規性要求后審核憑證，審核完成后系統自動生成對外付款單，將憑證自動推送至OTC部門。共享復核崗在審核過程中，若遇到單據制證有誤，需將單據退至制證人節點進行修改。

（4）資金支付。憑證由共享復核崗復核后，共享運營平臺自動生成付款單，將付款單推送至司庫平臺完成付款。目前，部分地區公司上線了對私集中支付方案，未上線上述方案的單位若采取過渡科目方案，對本月未成功支付的金額下月需填寫手工對外付款單進行付款。

（二）采購應付業務流程存在的問題。共享運營有限公司在“十四五”期間處于優化提升階段，根據推廣任務完成后上線單位的反饋情況，采購應付業務流程在運行中還存在多處需要與地區公司相互配合改進的問題。

1、系統權限、主數據管理尚未完善。目前，共享運營有限公司處于業務保質運行、共享深度遷移、系統迭代更新、優化持續推進、專項同步拓展的五重疊加期，現有系統權限、主數據維護復雜，僅統一界面、服務平臺等財務直管系統主數據功能項多達2，000余項，且技術人員短時間內不具備多個系統運維能力，一次性承接服務企業信息系統財務操作節點相關權限及主數據維護，極大影響原有工作質量和效率，導致客戶體驗不佳。

2、審核流程冗余。共享服務平臺的費用報銷審批流程還有待進一步改善，地區公司的費用報銷支持性附件中部門紙質版附件需領導簽字，有時一筆費用需要多個領導簽字審批，審批戰線過長，導致報銷流程復雜，報銷人取得報銷款項的時間過長，無法凸顯共享中心處理業務的及時性，以及讓客戶更好地體驗共享所帶來的智能化。目前，共享運營公司對部分單位上線會計檔案集中化管理，地區公司需將業務支持性附件郵寄至共享運營公司大慶中心，大慶中心對紙質版附件審核通過后將表單流轉至各中心的采購應付部，再由制證人員進行制證。大慶中心對紙質版附件審核時間的不確定性也延長了報銷人員取得報銷費用的時間，因此這一審核流程也需要后期逐步優化提升。

3、業務真實性難以保障。采購應付業務的審核一般是依據地區公司業務人員填單、上傳影像，由領導審批，地區公司財務簽收人員審核，再由共享制證人員和復核人員制證審核。在上述過程中，共享運營有限公司僅對地區公司采購應付業務的支持性附件和填單是否合規進行審核，對于業務的發生是否真實存在無法判斷，業務真實性的判斷只能依賴于地區公司，使得共享運營公司的業務真實性判斷處于被動狀態，只能更多從合法性、合規性對相應業務進行判斷。

三、采購應付業務流程優化方案

（一）優化地區公司填單方式，減輕客戶工作量。共享運營有限公司成立至今，費用報銷表單經歷了1.0與2.0兩個階段，費用報銷2.0表單較于1.0表單已經有了明顯的優化提升，但仍是憑證式表單，是業務信息與財務信息綜合表單。費用報銷2.0表單分攤信息部分支持分字段設置業務可見和財務簽收可見，部分地區公司初始化配置時要求將所有信息擴展字段全部對業務人員可見，由業務人員填寫，業務人員由于不清楚財務業務的相關法規政策導致填單難度過大，并且地區公司線下填寫的部分必要附件包含分攤信息和可以利用推導憑證的信息，填報費用報銷單會存在表單信息重復填寫。費用報銷3.0表單作為費用報銷的優化方案，從還原業務表單角度出發，切實考慮客戶需求，由費用報銷單和業務信息附表組合完成報銷業務，費用報銷單作為付款、掛賬審批單據，承載發票信息和支付信息，業務信息表單純承載業務信息，避免線上線下重復填寫，從而減輕地區公司工作量，提升客戶滿意度。

（二）實現業務全承接，保障業務真實性。共享服務建設和經營管理數字化轉型，構建以數據為核心的數字共享新體系，將助力地區公司低成本、高質量、高要求發展。業界領先的共享中心已進入“數字化共享”，共享中心承接的業務與地區公司的實際業務要深度融合，從而有效支撐采購、銷售、業務運營。全業務承接要做到統籌設計、分步推進。由共享運營公司本部統籌設計形成全業務承接總體方案，各區域中心按照總體方案開展國內財務業務全承接工作，并結合工作實際，“一企一策”，細化形成各地區公司業務全承接工作方案，進一步明確共享運營公司與地區公司管理界面和權責事項。全業務承接要做到先易后難、試點先行。各區域中心要按照“先易后難”原則，以成品油銷售和科研事業等業務相對單一完整的地區公司為切入點率先承接，后續再逐步實現勘探板塊、煉油化工板塊等其他業務板塊全面承接。同時在各板塊內部按照“試點先行”原則，優先選取管理基礎好、共享業務覆蓋范圍廣、對共享認知度高的地區公司開展全業務承接試點工作。全業務承接要做到業務遷移、同步優化。基于共享運營公司目前所處多系統并存的現狀，結合地區公司業務實際，在流程、系統等方面尚不具備優化條件的業務，采用先遷移后優化的遷移策略，通過取得ERP、資產、加管、交易平臺等系統操作權限進行承接；在流程、系統等方面具備優化條件的業務，采用邊遷移邊優化的遷移策略，按照優化后的方案進行承接，同時對于具備上線條件的優化功能及表單要及時進行替換，舊表單要進行停用。全業務承接作為重點優化方案是要實現會計核算業務100%、資金結算業務100%以及報表編制業務100%，全面掌握地區公司業務發生的實際情況。在做好全業務承接的同時，共享運營有限公司也需做好會計檔案集中管理、系統權限集中授權，切實保障業務發生的真實性。

（三）完善系統配置，凸顯共享大數據價值。大數據時代，信息技術的使用是大勢所趨。信息技術無疑給所有的公司都提供了管理便利的條件，也節省了一些重復勞動的人工成本。系統配置依托于信息技術，在優化階段我們可以將單據審批的權限劃分至共享中心，通過電子單據和影像自動審批，并且對共享系統進行進一步開發，連接共享系統與Erp系統接口，將物采工作納入共享日常工作。同時，共享運營有限公司現有發票大數據分析產品、石油商旅等增值服務，我們需將增值服務中大數據分析結果的優勢融入采購應付業務，提升采購應付業務流程優化的水平。

（四）改善權限授權方式，促進共享優化工作。針對目前在FMIS已實現集中部署的情況下，FMIS系統的權限管理模式無法滿足現有共享模式下的管理需求，按照共享現階段全業務承接權限控制要求，FMIS系統急需將權限管理模式由之前的地區公司授權調整為“分級授權”模式。FMIS權限授權管理通過總部系統超級管理員對共享中心管理員、地區公司管理員、地區公司普通用戶進行權限分配，共享中心管理員針對共享中心用戶的功能、數據權限進行分配，從而滿足共享中心業務全承接的權限管理需求。在方案實施過程中，首先要啟用分級授權模式；其次進行共享中心賦權；最后取消地區公司相應權限。

目前，司庫權限使用“分級授權”模式，由總部管理員授權各地區公司管理員相應權限，地區公司在總部授權范圍內、在內控規范要求下管理各單位權限分配。針對共享全業務承接后賦權承接業務的權限，仍采取目前司庫賦權方式，在此方案實施過程中，首先按照全業務承接方案司庫賦權操作節點，總部管理員將相應功能權限與數據權限授予共享中心管理員；其次共享中心管理員按照內控權限管理要求建立本單位用戶權限組；再次在共享中心現用組織機構中配置各系統審批流程；最后共享中心用戶按照業務承接及內控權限控制要求申請相應功能權限。

交易平臺、標準平臺、電子會計檔案等系統權限目前采取總部授權模式，能夠滿足共享模式下賦權承接對權限管理的要求。針對此類財務系統共享中心采取與地區公司相同權限管理流程，總部統一維護相應功能權限組與數據權限組，共享中心按照實際業務需求申請相應功能權限與數據權限。

四、采購應付業務流程優化建議

（一）還原業務語言，降低填單難度。將原始業務數據引入共享系統，填單時還原業務語言，將業務類型貫穿于整個填單流程，不需要地區公司填單人轉換填單思路，僅需描述自己所要處理的業務，共享中心制證人員可以依據業務類型做出合規性的職業判斷。

（二）規范標準附件，提高電子附件比例。2020年支持性附件在共享系統落地后，使用效果并不明顯，費用報銷3.0表單可以在支持附件的基礎上再次推進附件電子化，與電子發票相結合，有效減少紙質附件數量。同時，將報銷標準、審批流程等固化在系統中，減少人為干預，強化制度執行有效性，提高業務處理的合規性，與地區公司共同梳理規范標準附件，為會計檔案集中管理助力。

（三）提供數據支持，逐步實現自動化。豐富的業務數據進入共享系統，提供更加多元的可分析數據，與實際管理需求結合，建立大數據分析模型，提高共享增值服務能力。同時，將業務與財務界面做更加明顯的分區處理，業務人員僅填寫與報銷結算業務相關聯的業務信息附表，表單上與財務信息相關聯的內容僅在財務節點進行展示（財務簽收、共享中心），避免要求業務人員填寫具有財務性質的擴展字段。分攤數據依據推導規則自動帶出，同時執行二次分攤。財務界面所展示的是完全的財務數據，共享人員掌握從業務到財務的判斷規則，獨立完成會計核算工作，在后續共享運營中逐步實現共享人員“只審單不制證”，憑證通過RPA自動完成。

（四）加強人員培訓，提升業務處理水平。針對當前共享表單或系統無法滿足的業務，通過賦權承接（如ERP、FMIS、內部交易等）方式可能帶來一定的業務風險，要進一步加強部門業務人員培訓，提高部門業務承接能力和運營處理能力。一是加強推廣人員培訓，充分了解地區公司業務流程、處理重點，提高業務承接能力。二是加強運營人員培訓，充分學習地區公司業務，掌握業務核算規則、附件要求，提高運營業務處理水平。部分共享單位對于單據處理及時性要求較高，建議相關業務人員提前介入地區公司進行學習。

五、結語

綜上所述，在財務共享模式迅速優化升級與高質量、高速度發展的今天，企業為更好地優化運營過程、提升運營水平，需要積極引入契合主流的財務共享模式。隨著智能化時代的到來、數字化共享的實施，傳統的采購應付業務流程已經不能滿足集團發展的需要，優化提升已經成為順應時代的主流。我們需聚焦發展基礎，業務深度廣度持續拓展；聚焦客戶滿意度，服務水平不斷提升；聚焦價值創造，實現多方互利共贏；堅持創新驅動，動力活力有效激發。本文基于財務共享采購應付業務流程的優化進行分析，為流程優化提供新的思路。同時，通過優化地區公司填單方式、實現業務全承接、完善系統配置、改善權限賦予模式，有效地解決共享中心與地區公司處理程序繁雜的問題，從而達到提升工作效率、降低人力成本的目的。道阻且長，行則將至；行而不輟，未來可期。牢記初心使命、勇于擔當作為，全力以赴推進高質量共享服務建設，早日實現創建世界一流智能型全球共享服務體系。