醫院綜合檔案管理信息化建設的研究

林薇

福建醫科大學附屬第一醫院黨委辦公室、院長辦公室，福建福州 350005

隨著國家公立醫院改革逐漸深入，為合理布局醫療衛生資源，滿足人民群眾不同層次的衛生健康服務需求，公立醫院開始拓展醫療服務空間，構建一院多區的現代醫院學科管理機制。醫院在發展過程中會產生大量有價值的綜合檔案，由于多院區管理的復雜性，對綜合檔案管理工作提出了更高的要求。近年來，隨著信息技術的不斷進步和互聯網的廣泛應用，做好綜合檔案管理信息化建設不僅能推動醫院有效運行，也對提升醫院整體管理水平有著重要的意義。該研究以某省屬三級甲等醫院為例，對綜合檔案管理信息化建設過程中存在問題進行深入分析提出相應策略，推進檔案信息化建設工作開展。

1 醫院綜合檔案管理工作現狀

該省屬三級甲等醫院創建于1937 年，是福建省首家公立西醫醫院，是集醫療、教學、科研于一體的福建省高水平醫院，并被國家發展改革委、國家衛生健康委員會確定為首批全國疑難病癥診治能力提升工程項目醫院和中國罕見病協作網福建省牽頭單位。醫院有茶亭院區、閩南醫院、奧體院區以及全國首批10 家國家區域醫療中心的濱海院區，形成“一院多區、一體多翼、協同發展”的辦醫格局。

截至2021 年12 月醫院綜合檔案室室藏文書檔案1 627 卷，26 626 件，財務檔案18 218 冊，基建檔案62盒，實物檔案290 件，照片檔案1 771 張。由于受到傳統檔案管理工作觀念的影響，日常依靠Excel 表格簡單管理紙質檔案基本信息，檔案借閱工作還停留在手工操作。同時人才隊伍建設的不足、設施設備和信息技術落后等方面，造成檔案信息化程度低下，無法滿足醫院日益增長的業務對檔案利用服務及編研需求，影響了醫院檔案工作的開展[1]。

2 醫院綜合檔案管理信息化建設實踐

2.1 綜合檔案管理信息化建設的意義

①有利于促進檔案管理工作的提升。傳統檔案管理模式中檔案庫房管理混亂，各部門分散管理檔案造成收集難，醫院不能實時掌握檔案情況，在面臨大量檔案查閱時，工作效率低下。轉變原有工作模式和思路，利用數字化技術，打破信息孤島實現檔案管理的集中控制，全面提升檔案管理工作能力，為醫院發展提供綜合而便捷的信息資源[2]。

②有利于保護檔案原件，增強安全性。醫院檔案涉及多個種類、載體多元化，經常受到外界諸多因素的影響，造成檔案不同程度的破壞或損失[3]。因此檔案管理信息化的運用，既能代替原件利用，又能減緩檔案老化，延長檔案使用年限。同時還能對電子檔案進行追溯檢查、排除隱患，增強檔案的安全性，避免被篡改。

③有利于檔案信息價值的發揮，建設智慧化醫院。傳統檔案管理受地域限制，無法滿足跨院區檔案的信息共享與利用，嚴重影響院區之間的業務溝通協作。綜合檔案管理信息化建設在數據采集上的豐富、便利，實現檔案全文信息管理，節省了人力、物力，解決繁瑣調閱檔案及檢索的流程，逐步實現醫院精細化管理，從而提升醫院服務水平和質量[4]。

2.2 綜合檔案管理信息化建設成效

①完善醫院檔案各項規章制度，為檔案信息化工作提供保障。醫院及時調整與完善《綜合檔案管理工作領導小組》《檔案管理辦法》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《網絡與信息安全應急處置預案》等管理規章制度，確保檔案管理工作規范運行[5]。

②依托信息化手段，建設數字檔案管理應用系統。醫院考慮到使用覆蓋面廣、客戶端口多的問題，同時為了便于維護，引入數字檔案管理系統。該系統采用B/S結構的管理設計模式，基于JSP、JavaBean、Web Service技術實現Web Application 平臺運行的應用程序，采用SQL Server 2012、MYSQL5 以上版本建立醫院綜合檔案資源數據庫，實現管理醫院文書、實物、聲像、科技等檔案資料，利用局域網、互聯網提出申請，在一定的授權下完成檔案檢索、預覽、查看、下載等操作。

③逐步實現存量數字化，加快檔案工作向現代化管理轉型升級。目前累計已完成室藏紙質檔案數字化92 753 頁、目錄著錄9 631 條，并為系統里的文書檔案完成OCR 識別工作，逐步用數字化檔案代替原件提供利用，實現信息資源高度整合與共享，提升工作效率[6]。

④綜合檔案室擴容升級，改善歸檔文件存放環境。隨著醫院的規模和范圍不斷擴大，檔案入庫的門類、載體和數量也增多，現有庫房已不能滿足未來需求。醫院將對檔案室進行擴充庫容，選址面積約為300 m2，將設置辦公區、查檔區、整理區、檔案庫房4 個區域，添置符合國家標準要求的信息化軟硬件設備設施，保障歸檔文件質量[7]。

3 綜合檔案管理信息化建設面臨問題

3.1 檔案收集效率低下

檔案收集是檔案工作的前提和基礎，決定檔案質量。目前，在日常工作中仍有一些部門和檔案管理員對檔案管理重視程度低，檔案信息化觀念淡薄，出現各類項目的原始記錄質量不佳、不完整，歸檔延時報送的情況，既不利于檔案的保密，也不利于信息資源最大化的開發利用。

3.2 檔案人才匱乏，管理人員隊伍短板

多數檔案管理人員雖然在檔案管理崗位上工作時間較長，但并非專業出身且身兼數職，對信息技術知識和計算機操作能力十分有限[8]，在長期繁冗的檔案工作中產生了誤區或由于工作更迭等原因，缺少全局視角與深度分析能力，導致檔案工作的前瞻性、創新性不足，制約了醫院檔案信息化建設各項工作的有序推進。

3.3 電子文件歸檔困境

雖然電子檔案給檔案管理工作帶來了便利，但是也面臨如何確保電子檔案信息的真實性、完整性、有效性的問題。電子文件作為電子檔案的前端階段，易受到環境、技術、管理因素的影響，例如電子文件規格與格式不統一、未啟用技術認證手段、存儲載體多樣性、病毒程序入侵等情況，導致電子文件管理困難無法歸檔[9]。

3.4 檔案信息化系統功能的局限性

檔案信息化建設是一個相對復雜的系統化工程，跨院區與各部門之間使用多個管理系統，存在系統集成銜接不順、數據格式不一致、服務功能不完善等問題，造成信息資源無法共享，制約了綜合檔案管理信息化建設的后續發展[10]。

3.5 檔案管理信息化安全隱患多

從檔案數字化、電子化生成到提供利用全過程的安全防范，直接影響整個檔案管理信息化系統的正常運行[11]。檔案管理信息化水平無法與先進的計算機技術同步發展，從而造成滯后性，不僅體現在系統自身安全漏洞上，還體現在信息化網絡環境及用戶訪問過程中，如網絡不穩定、黑客攻擊、惡意軟件、病毒程序等，造成檔案系統被入侵，被竊取檔案信息資源。

4 加強綜合檔案管理信息化建設的策略

4.1 更新管理觀念，增強檔案管理現代化意識

醫院需要從整體發展的戰略全局謀劃檔案管理信息化工作，在人力、物力和財力上給予支持與保障。堅持依法治檔，健全體制機制，完善規章制度，使檔案管理工作標準化、現代化。以國際檔案日主題展為契機，利用多渠道多種形式宣傳檔案工作，讓廣大職工了解檔案工作的重要性，為檔案管理人員推送檔案相關知識、資訊等多方面信息[12]，在潛移默化中滲透檔案意識，自覺做好檔案管理工作。

4.2 加大信息化建設投入，完善軟硬件設施和信息技術研發

實施檔案管理信息化建設過程中，軟硬件設施是信息化建設的基礎。醫院順應現代化發展趨勢，圍繞自身檔案信息化發展需求，整合與利用現有信息化系統運行模式對組件開發、可擴展設計、集成功能模塊兼容等內容進行升級優化。在合理的預算情況下采用逐年增加方式完善信息化建設所需要的設施，保證檔案管理信息化工作有序開展，最終實現綜合實力的提升。

4.3 優化專業結構，打造高素質人才隊伍

對于醫院檔案信息化建設高質量人才不足的瓶頸，醫院可以通過以下3 個方面入手，加強人才培養、引進和檔案隊伍建設[13]。①對現有管理人才隊伍的綜合業務進行調查與分析，了解檔案管理人員的技術水平、專業素養，以便有針對性地制訂教育培訓計劃，內容不僅涉及專業檔案知識、服務意識，同時還要不斷新增各種檔案信息化知識[14]。②建立業務督導和激勵機制，通過實施檔案工作年度考評制度作為崗位晉升、評定先進的重要條件，或者也可酌情開設績效獎金、給予嘉獎等方式，激勵檔案從業人員[15]。③加強復合型高水平人才的引進和培養工作，從社會引進一批檔案管理、信息技術、信息管理等專業方面的綜合能力人才，優化調整檔案管理隊伍結構，加速檔案管理工作創新為檔案信息化建設奠定良好的基礎[16]。

4.4 推進電子文件歸檔和電子檔案管理，增量電子化

在辦公自動化條件下，對電子文件的形成、采集、鑒定、歸檔等流程進行前端和質量控制，避免文件在傳輸、處理過程中出現差錯，確保電子文件在收集過程中格式規范、整理有序、命名科學、元數據有效完整。嚴格規范不同系統中不同結構的辦文、辦事電子文件實行不同的流程管理，嚴格規定電子文件的數據規范、著錄格式、元數據和存儲格式等方面要求，明確電子檔案的搜集范圍、數據要求、規范歸檔，保證電子文件從生成、傳輸過程中到最終歸入檔案數據庫中的真實性、可靠性、完整性和可用性[17]。

4.5 加強檔案數據安全保障，提高檔案管理安全性

在數字時代，利用政務網、局域網、互聯網等平臺拓展檔案信息服務，在一定程度上給檔案管理的安全性帶來風險。①選擇有資質、業務經驗豐富、軟硬件設施完善的檔案數字化承包公司，對檔案數字化全過程監控，成果質量數據可視化[18]；②采購安全可靠的系統應用平臺及服務，利用水印技術、遮蓋功能、分區閱讀條目等防擴散設置多方面保障檔案利用的安全性[19]；③在檔案信息安全體系的構建上，重視隔離與訪問控制、多維度授權審查措施，同時定期對信息基礎設施進行檢測監控、安全評估管控，不斷升級安全防范體系；④重視內部信息安全，加強檔案管理人員安全教育，提高安全意識也十分關鍵。

5 結語

綜上所述，綜合檔案管理信息化建設在醫院管理工作中的作用不應忽視，通過改變落后的傳統檔案管理思維模式、健全檔案相關制度、人才隊伍培養、落實檔案軟硬件建設與信息技術研發、強化檔案網絡安全等措施，提升檔案管理工作的效率與質量，有效推動檔案信息資源實現共享，為醫院發展提供多角度、多維度的服務支撐，提升醫院整體的綜合競爭力。