信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)及利用分析

［摘 要］信息化時(shí)代，如何更好地將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，成為檔案工作者亟待解決的難題。文章以檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的重要性為切入點(diǎn)，分析信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的問(wèn)題，并提出檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的幾點(diǎn)策略，以供參考。

［關(guān)鍵詞］信息化；檔案資源；開(kāi)發(fā)利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.06.061

［中圖分類號(hào)］G273.5 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）06-0186-03

0" " "引 言

檔案對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)與發(fā)展起著重要作用。信息化時(shí)代，在信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助下，傳統(tǒng)的檔案資源開(kāi)發(fā)和利用壁壘被打破，空間、時(shí)間上的限制被消除，網(wǎng)絡(luò)共享檔案資源使得使用者能夠在短期內(nèi)找到所需資料，檔案資料的使用效率隨之提高。下面筆者結(jié)合自身的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，就信息化時(shí)代檔案資料開(kāi)發(fā)及利用展開(kāi)簡(jiǎn)要論述。

1" " "檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的重要性

對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)及利用，可以為社會(huì)發(fā)展提供幫助，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展，還是科技發(fā)展，都需要檔案資源的支持［1］。另外，檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用也是檔案管理部門(mén)發(fā)展的必經(jīng)之路。檔案管理部門(mén)在管理、保存的基礎(chǔ)上深入開(kāi)發(fā)資源，從中挖掘有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的交流和共享，充分發(fā)揮檔案資源的功能價(jià)值，創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)階段，我國(guó)的檔案資源開(kāi)發(fā)及利用率較低，即便是在信息技術(shù)的輔助下，仍存在一定的局限性，需要從專業(yè)角度分析，明確開(kāi)發(fā)及利用的目標(biāo)和方向，基于相關(guān)原則，運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用。

2" " "信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的問(wèn)題

2.1" "缺乏對(duì)檔案資源的正確認(rèn)識(shí)

作為一種信息資源，檔案資源只有得到充分的開(kāi)發(fā)及利用，才能體現(xiàn)出其內(nèi)在價(jià)值。但是，受各種因素的影響，我國(guó)在檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用方面，仍存在效率低下的問(wèn)題，這主要是因?yàn)楣妼?duì)檔案資源的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案資源只需停留于簡(jiǎn)單地收集、處理上，尤其是基層市縣級(jí)檔案館，與國(guó)家級(jí)、省級(jí)檔案部門(mén)的開(kāi)放程度也存在極大差距。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案資源以紙質(zhì)資料為載體，極少利用新媒體，傳播渠道和利用方式單一，使得公眾對(duì)檔案資源缺乏足夠的重視和正確的認(rèn)識(shí)，影響檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用，也影響了檔案管理工作的開(kāi)展。

2.2" "缺乏法律保障

目前，許多檔案資源已經(jīng)可采用網(wǎng)絡(luò)媒體的方式傳播，但是網(wǎng)絡(luò)不僅具有信息共享的便捷性，也有各種限制性，同時(shí)，也缺乏相關(guān)網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)的規(guī)范與保障。再加上我國(guó)在網(wǎng)絡(luò)媒體知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面缺乏保護(hù)意識(shí)，致使網(wǎng)絡(luò)檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用缺乏法律保障。

2.3" "檔案工作者自身素質(zhì)有待提升

信息化時(shí)代對(duì)檔案工作者的工作能力、綜合素質(zhì)提出了較高的要求，既要具備文字駕馭能力、文史知識(shí)，還要具備其他相關(guān)的知識(shí)，如計(jì)算機(jī)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等，以滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)及利用提出的要求。但就目前來(lái)看，我國(guó)很多檔案工作者的綜合素養(yǎng)很難滿足工作需要。個(gè)別基層檔案工作者工作經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏專業(yè)知識(shí)；有的檔案人員未進(jìn)行培訓(xùn)便貿(mào)然上崗，對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)了解不透徹，影響到檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用，出現(xiàn)利用率低、開(kāi)發(fā)不徹底等問(wèn)題，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.4" "檔案資源開(kāi)發(fā)及利用方式落后

近幾年，我國(guó)在無(wú)紙化辦公方面取得了顯著成果，在節(jié)省紙質(zhì)資源的前提下提高了工作效率。在檔案資源的處理上，雖然已借助大數(shù)據(jù)、云端等技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用，但仍有部分資源采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行整理利用，信息化水平存在較大的地域差異，不利于檔案資源的開(kāi)發(fā)及利用。

2.5" "館藏內(nèi)容單一

檔案記錄著人類社會(huì)歷史的真實(shí)活動(dòng)，涉及多個(gè)領(lǐng)域，如宗教、政治、科技、教育等，在一定程度上反映了社會(huì)歷史的發(fā)展進(jìn)程。但我國(guó)有很多檔案館存在館藏內(nèi)容單一的情況，不少檔案館檔案結(jié)構(gòu)不合理，存量一般為黨政文書(shū)，造成開(kāi)發(fā)利用存在巨大缺陷，無(wú)法為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供必要支持。

2.6" "缺乏專門(mén)的檔案資源平臺(tái)

目前，雖然我國(guó)對(duì)檔案資源進(jìn)行了整合，但尚未建立統(tǒng)一、全國(guó)性的檔案資源平臺(tái)，很多檔案資源仍分散于各部門(mén)網(wǎng)站，公眾無(wú)法利用專用平臺(tái)查詢需要的信息。這種情況下，不僅無(wú)法滿足檔案資源的利用需求，而且不利于檔案資源價(jià)值的挖掘與開(kāi)發(fā)［2］。

2.7" "其他問(wèn)題

一是基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在檔案資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，完善的基礎(chǔ)設(shè)施可提高檔案利用率，滿足用戶的檔案資源需求。但就目前來(lái)看，基層檔案部門(mén)因資金有限，并沒(méi)有設(shè)置完善的基礎(chǔ)設(shè)施，也無(wú)法配備足夠的工作人員，影響檔案工作的開(kāi)展。二是忽視檔案資源的安全管理［3］。部分基層檔案人員無(wú)法按時(shí)參與檔案法律法規(guī)及檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不了解檔案資源管理的重要性，忽視檔案資源的安全保密管理，造成檔案資源丟失或泄露。

3" " "信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的策略

3.1" "轉(zhuǎn)變工作觀念，提高檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)

檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的要求是滿足公眾的檔案資源利用需求，充分發(fā)揮檔案資源的功能價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，檔案管理人員需要結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，將重心從以往的保管存儲(chǔ)轉(zhuǎn)至開(kāi)發(fā)利用上，從而提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。以筆者所在檔案館為例，工作人員要轉(zhuǎn)變工作觀念，提高檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，可以從以下幾點(diǎn)著手。第一，從檔案資源利用者的角度出發(fā)，深入基層開(kāi)展檔案資源的調(diào)研工作，在全面了解用戶需求的情況下進(jìn)行開(kāi)發(fā)，做到有的放矢，有針對(duì)性地對(duì)群眾需要的老房產(chǎn)證、退休職工檔案等進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化開(kāi)發(fā)，提高開(kāi)發(fā)效率的同時(shí)提高利用率，滿足用戶的實(shí)際需要。第二，做好檔案資源開(kāi)發(fā)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，規(guī)劃好未來(lái)十年甚至幾十年的庫(kù)存容量和服務(wù)器存儲(chǔ)量，使檔案資源的開(kāi)發(fā)始終處于可控范圍保障，數(shù)字化檔案開(kāi)發(fā)利用工作順利開(kāi)展。第三，牢固樹(shù)立以人為本的工作理念，在改進(jìn)軟件、硬件設(shè)備滿足用戶的檔案資源查詢利用要求的同時(shí)，調(diào)整工作模式，簡(jiǎn)化檔案資源的查詢利用和出證流程，建立高效完善的檔案服務(wù)機(jī)制，從而進(jìn)一步提升服務(wù)水平。

3.2" "建立和完善法律法規(guī)

目前，我國(guó)尚沒(méi)有完整的信息化法律，對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用也沒(méi)有明確規(guī)定。相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用法制化建設(shè)，借助明確的法律法規(guī)，保障資源開(kāi)發(fā)、利用者的權(quán)益［4］。在立法的同時(shí)，也要制定規(guī)范化的檔案資源開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，如基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的電子檔案收集、生成等標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等；統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理檔案資源的開(kāi)發(fā)，規(guī)范開(kāi)發(fā)行為，避免資源浪費(fèi)、重復(fù)建設(shè)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)提供制度保障。

3.3" "提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

為滿足信息化時(shí)代檔案資源管理工作的要求，要構(gòu)建一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素養(yǎng)高的檔案工作團(tuán)隊(duì)。首先，要從領(lǐng)導(dǎo)層面重視檔案人員培訓(xùn)，加大檔案工作者的培訓(xùn)力度，定期或不定期地開(kāi)展檔案培訓(xùn)活動(dòng)，提高各部門(mén)檔案工作人員的檔案資源管理能力。其次，邀請(qǐng)上級(jí)檔案部門(mén)從業(yè)人員和高校檔案專業(yè)人才，利用講座等方式，組織檔案工作者，尤其是新晉檔案員參與專題培訓(xùn)，提升檔案工作人員的檔案資源開(kāi)發(fā)利用水平。最后，實(shí)行考核上崗制度。由檔案館嚴(yán)格把關(guān)，在每次培訓(xùn)結(jié)束后均設(shè)置考試，考查檔案員對(duì)檔案相關(guān)知識(shí)、技能的掌握程度，對(duì)考試合格的初任檔案員頒發(fā)上崗證，各單位檔案員實(shí)現(xiàn)持證上崗。

3.4" "加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用

第一，建立完善的檔案資源管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)是檔案資源建設(shè)平臺(tái)，是開(kāi)發(fā)利用檔案資源的有效途徑。在檔案資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，除了要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，還要將檔案資源管理系統(tǒng)的構(gòu)建作為重點(diǎn)工作，加大推進(jìn)力度，利用管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)深度加工和挖掘檔案資源，并基于用戶的需求提煉、總結(jié)有價(jià)值的研究成果，提高檔案部門(mén)的服務(wù)水平。第二，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要方面，需積極引入人工智能、云計(jì)算等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，為后續(xù)的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)設(shè)條件［5］。對(duì)于年份較長(zhǎng)、歷史價(jià)值比較大的重要照片等紙質(zhì)檔案，要安排專人進(jìn)行修復(fù)后再進(jìn)行數(shù)字化處理，提高數(shù)字化水平，使檔案參考價(jià)值得到極大提升。另外，還要加大宣傳力度，在進(jìn)行檔案人員培訓(xùn)和檔案宣傳活動(dòng)時(shí)，大力宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，共同助力數(shù)字化建設(shè)。

3.5" "深挖檔案資源，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)

一是深度挖掘檔案資源。以大數(shù)據(jù)為核心，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，深度挖掘檔案資源的內(nèi)容與價(jià)值。隨著檔案資源規(guī)模的擴(kuò)大，其涵蓋的內(nèi)容越來(lái)越多樣化，這些內(nèi)容對(duì)于群眾難題的解決、經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義重大。檔案部門(mén)要積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，從巨量檔案資源中提煉出有價(jià)值的內(nèi)容，并和業(yè)務(wù)工作相融合，運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具，在原有檔案資料的基礎(chǔ)之上進(jìn)行分析、處理，為公眾提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。二是優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)。加大檔案館的建設(shè)力度，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，豐富館藏內(nèi)容，最大限度提高檔案資源的質(zhì)量。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)電子文件的接收，整合各類檔案資源，建立各級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，形成一個(gè)規(guī)范化、多層次的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)群，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享檔案資源，使用戶可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)在網(wǎng)上找尋所需的檔案資源。

3.6" "構(gòu)建檔案資源平臺(tái)，提高檔案資源開(kāi)發(fā)利用率

其一，地方各級(jí)檔案部門(mén)要建立檔案資源處理云平臺(tái)，以便整合地方的檔案資源［6］。其二，信息化歸類處理檔案資源。信息化時(shí)代，檔案資源管理和建設(shè)更趨于智能化，在原本的檔案資源歸類基礎(chǔ)上，適當(dāng)增添檔案存儲(chǔ)軟件、處理軟件等，通過(guò)企事業(yè)單位、地方政府檔案資源的整合提高檔案資源的歸類處理效率。同時(shí)，還應(yīng)在明確檔案資源分類、標(biāo)簽的前提下，提高檔案資源的利用率。其三，增強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的高效性。各級(jí)檔案部門(mén)要積極與微信公眾號(hào)、應(yīng)用程序（Application，App）、網(wǎng)站平臺(tái)等合作，提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率。

3.7" "加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用需要有安全的保存環(huán)境、便捷的管理平臺(tái)，因此，對(duì)于信息化時(shí)代的檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作來(lái)講，要結(jié)合用戶需求對(duì)檔案資源的便捷獲得提供技術(shù)支持。要重視信息技術(shù)的運(yùn)用，加大云端數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上的資金投入力度，配備足夠的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，搭建完善的系統(tǒng)平臺(tái)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。

3.8" "加強(qiáng)檔案資源的安全保密管理

一是建立檔案資源安全運(yùn)營(yíng)體系。檔案部門(mén)可以參照國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案資源安全運(yùn)營(yíng)模型，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建設(shè)，合理運(yùn)用授權(quán)、認(rèn)證等方式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效保護(hù)；監(jiān)測(cè)識(shí)別互聯(lián)網(wǎng)上的檔案資源，盡早發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)［7］。在檔案資源出現(xiàn)丟失、泄露等問(wèn)題時(shí)，能及時(shí)發(fā)出預(yù)警，進(jìn)而保證檔案資源安全。二是建立檔案資源安全識(shí)別體系。在信息化時(shí)代的檔案資源開(kāi)發(fā)利用中，檔案資源管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)相連，存在被黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案資源泄露的風(fēng)險(xiǎn)增多，容易造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，要建立完善的安全識(shí)別體系，對(duì)于涉密檔案資源設(shè)置查閱權(quán)限，這樣能有效防止重要資源丟失。例如，對(duì)于專利性、專業(yè)性比較強(qiáng)的檔案資源，要進(jìn)行加密處理，并設(shè)定身份驗(yàn)證、訪問(wèn)權(quán)限，定期分析和處理檔案資源，保證相關(guān)內(nèi)容的安全性、完整性［8］。

4" " "結(jié)束語(yǔ)

檔案資源的開(kāi)發(fā)利用在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，促進(jìn)檔案事業(yè)改革、可持續(xù)發(fā)展等方面具有重要作用。本文通過(guò)研究分析，結(jié)合筆者工作中的現(xiàn)實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)信息化時(shí)代背景下的檔案資源開(kāi)發(fā)利用存在一些問(wèn)題，如對(duì)檔案資源缺乏正確認(rèn)識(shí)、館藏內(nèi)容單一、檔案工作者自身素質(zhì)有待提升等，這些問(wèn)題降低了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用率，影響了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。檔案部門(mén)在未來(lái)發(fā)展中，要提高對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重視度，并從轉(zhuǎn)變工作觀念、建立和完善法律法規(guī)、提高檔案工作者的綜合素質(zhì)、構(gòu)建檔案資源平臺(tái)等方面，提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

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