線上線下同步教學(xué)？騰訊文檔助力班級(jí)管理

木偶

線上、線下教學(xué)為學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)帶來便利的同時(shí)，也加大了班級(jí)管理壓力，即便是有一些熱心家長(zhǎng)、學(xué)生愿意協(xié)同老師一起收集、整理瑣碎的信息，但面對(duì)各類信息收集場(chǎng)景，很多人都會(huì)手忙腳亂甚至忘記，這里，除智能手機(jī)的鬧鐘定時(shí)外，直接在在線文檔中加入“定時(shí)鬧鐘”顯得更為科學(xué)。在收集表里，收集者可按照“日-周-月”進(jìn)行周期設(shè)置，同時(shí)，填寫者可在每個(gè)收集周期開始前或開始時(shí)收到“填寫提醒”（須提前關(guān)注騰訊文檔微信公眾號(hào)），就能將“定時(shí)鬧鐘”安裝上，再也不用擔(dān)心忘記發(fā)通知啦（如圖1）！

值得一提的是收集者可對(duì)身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)等7種類型信息做“格式檢驗(yàn)”，還可對(duì)填寫內(nèi)容的字符數(shù)量和數(shù)字范圍進(jìn)行規(guī)定，以保障信息有效性和完整性，“缺1位”的情況再也不會(huì)出現(xiàn)（如圖2）！

眾所周知，騰訊文檔收集表功能可以方便匯總學(xué)生們的各類信息，幫助老師減輕信息收集過程中的工作量。但是很多老師反饋：每次填寫完收集表，很難知道是哪一位學(xué)生或家長(zhǎng)沒有填寫，還需要照著名單一個(gè)個(gè)校對(duì)，帶來了很多麻煩，“收集表導(dǎo)入班級(jí)名單”功能的出現(xiàn)，很好地解決了該問題。

通過騰訊文檔收集表，在填寫名單處導(dǎo)入班級(jí)名單，哪些學(xué)生已經(jīng)填寫，哪些學(xué)生還未填寫，后臺(tái)一目了然，讓信息收集準(zhǔn)確又高效（如圖3）。

填寫名單時(shí)，老師們可以通過導(dǎo)入名單表格或者手動(dòng)輸入的方式來創(chuàng)建班級(jí)名單，創(chuàng)建好班級(jí)名單后，即可在收集表中選擇名單進(jìn)行收集，只需創(chuàng)建一次，后續(xù)收集都可以直接復(fù)用。對(duì)于帶有班級(jí)名單的收集表，填寫者只需在第一次填寫時(shí)完善自己的身份，完成與名單的關(guān)聯(lián)，后續(xù)填寫帶有同一名單的收集表時(shí)，就會(huì)帶入已有身份，無需再次確認(rèn)。

收集表完成填寫后，老師們就可以在結(jié)果統(tǒng)計(jì)頁面看到填寫情況，清晰展示收集到的信息以及了解尚未提交收集表的學(xué)生名單，讓平時(shí)反復(fù)校對(duì)、通知提醒的工作瞬間“減負(fù)”！

班級(jí)按小組劃分，不僅能提高各項(xiàng)事務(wù)協(xié)同效率，更能以小組為單位完成項(xiàng)目化的作業(yè)，非常符合當(dāng)下對(duì)素質(zhì)教育的要求，而寒假讓小組成員間溝通多少有些不便，線上文檔協(xié)同卻能很好地拉近距離，更能解決小組作業(yè)經(jīng)常會(huì)涉及的組員分工不清晰、進(jìn)度不同步、整合困難等問題。這里其實(shí)可以借助騰訊文檔的“寫作助手”，讓其幫助實(shí)現(xiàn)一鍵美化，幫助小組成員提升協(xié)同效率的同時(shí)，一鍵美化內(nèi)容為作業(yè)加分。

這里需要注意的是騰訊文檔雖然提供小程序、移動(dòng)APP等多種使用形式，但在使用類似“寫作助手”這樣需要調(diào)用插件庫的應(yīng)用時(shí)，還是得從PC端進(jìn)入，這可能也是不同使用形式間的差異化。在PC版騰訊文檔中，點(diǎn)擊首界面右上方的“插件庫標(biāo)簽”，再在彈出菜單中點(diǎn)擊“獲得更多”就可以進(jìn)入騰訊文檔的插件庫（如圖4）。

“寫作助手”屬于插件庫文檔分類，找到后點(diǎn)擊添加即可使用。完成之后進(jìn)入騰訊文檔編輯界面，在頂部工具欄最后側(cè)，可以看到插件下拉菜單，點(diǎn)擊打開后就可以看到已經(jīng)添加好的“寫作助手”了。

啟動(dòng)“寫作助手”后可以看到這里分為“文本潤(rùn)色”“美文推薦”“標(biāo)題幫寫”和“智能文摘”四個(gè)板塊，用戶可以根據(jù)個(gè)人需求選擇相應(yīng)的功能。筆者在一篇小學(xué)作文中使用了“美文推薦”功能，在劃選部分文字后發(fā)現(xiàn)，“寫作助手”識(shí)別的同時(shí)，還推薦了許多詩詞、美文供選擇（如圖5）。

如此組合之下，顯然最終文章會(huì)變得優(yōu)美許多，而美化內(nèi)容僅僅是騰訊文檔“附加值”功能，其“待辦事項(xiàng)”更具實(shí)用性。在文檔內(nèi)一鍵插入“內(nèi)容塊-任務(wù)列表”，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分工，明確截止日期，并@成員 備忘，成員可在任務(wù)完成后勾選“待辦事項(xiàng)”，明確任務(wù)進(jìn)度，各部分內(nèi)容直接在同一文檔內(nèi)高效完成整合（如圖6）。

使用時(shí)用戶打開騰訊文檔，點(diǎn)擊騰訊文檔界面左側(cè)的新建按鈕后，在展開的界面框中選擇在線文檔選項(xiàng)。進(jìn)入文檔界面中，選中需要插入待辦事項(xiàng)的文檔位置后，點(diǎn)擊上方工具欄的待辦事項(xiàng)圖標(biāo)。插入的待辦事項(xiàng)默認(rèn)是不打鉤狀態(tài)的，待辦事項(xiàng)如打鉤則默認(rèn)文字帶刪除線代表已完成。

每學(xué)期開學(xué)前，往往都需要完成班費(fèi)收取、雜志訂閱、班級(jí)物資采買等事項(xiàng)，資金、項(xiàng)目多而雜，還需要做得非常細(xì)致，以便于班級(jí)其他家長(zhǎng)隨時(shí)查詢，騰訊文檔“智能表”功能的出現(xiàn)，讓表格在協(xié)作道路上邁進(jìn)了一大步。

騰訊文檔在線表格有點(diǎn)不一樣——在底部新建工作表的地方，多了一個(gè)“新建空白智能表”的按鈕。收集表的關(guān)聯(lián)表格類型，也多了一個(gè)“智能表”。騰訊文檔智能表是一款新型的數(shù)據(jù)庫電子表，它具有豐富的列類型、多維的視圖展示和全局的公告欄。和在線表格相比，智能表最大的特點(diǎn)是對(duì)數(shù)據(jù)格式的嚴(yán)格限制，規(guī)定每列只能是一種固定的列類型。用戶依次點(diǎn)擊“模板庫”-“在線表格”-“智能表”，創(chuàng)建一個(gè)帶有模板內(nèi)容的智能表格。

而在普通表格中，選中指定范圍 -右鍵-“用所選數(shù)據(jù)新建智能表”，或點(diǎn)擊工作表-“生成智能表”也可把普通表格轉(zhuǎn)為智能表。把收集表結(jié)果關(guān)聯(lián)到智能表后，會(huì)得到一個(gè)非常工整、清晰的收集結(jié)果，更方便我們通過不同維度進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)，或者按表格視圖、看板視圖、畫冊(cè)視圖和甘特視圖等不同的視圖來實(shí)現(xiàn)更友好的展示。

創(chuàng)建智能表（通過模板創(chuàng)建除外），默認(rèn)是一個(gè)具有行列結(jié)構(gòu)的表格視圖，增刪、隱藏、移動(dòng)調(diào)整等操作也與普通表格類似。不同于普通表格，“智能表”搭載有“公告”功能，像QQ和微信群聊里的“群公告”一樣，“公告”是對(duì)智能表全局內(nèi)容的整體描述，對(duì)協(xié)作者周知信息。比如，在項(xiàng)目管理中，可以介紹項(xiàng)目概況，標(biāo)注重點(diǎn)信息；在信息統(tǒng)計(jì)中，可以解釋填寫要求，說明截止時(shí)間。“公告”支持選擇字體字號(hào)、顏色、背景色等個(gè)性化設(shè)置，還支持插入多條鏈接。

而得益于列類型的數(shù)據(jù)規(guī)整，智能表中用戶可以使用“分組”功能，按不同的條件對(duì)選中的列進(jìn)行分組展示。同時(shí)，可通過切換分組條件，多維度掌握全局信息。除了表格視圖外，智能表還擁有“看板視圖”“甘特視圖”和“畫冊(cè)視圖”。這些獨(dú)特的視圖，讓表格內(nèi)容一目了然，是智能表和普通表格在視覺上最大的差異。視圖數(shù)據(jù)都是同源，只需要修改一處，其他視圖即可同步更新。

作為一款在線辦公應(yīng)用，騰訊文檔逐步壯大的插件庫極大地拓展了應(yīng)用方向，而除傳統(tǒng)文本、表格辦公外，多媒體插件更豐富了騰訊文檔的內(nèi)容表現(xiàn)形式，也為用戶帶來更出色的體驗(yàn)，有興趣的可以嘗試體驗(yàn)更多有趣的插件。