大數據時代背景下檔案管理工作的研究

◎郭艷紅

在社會經濟不斷發展的過程中，檔案管理發揮著越來越重要的參考作用。大數據技術已經被廣泛應用到社會各個領域，在檔案管理工作中也起到重要作用，不僅使檔案管理工作效率得到了進一步提升，也使檔案管理模式實現了創新發展，檔案的儲存質量和利用效率都得到了明顯的提高。

一、大數據時代背景下檔案管理的主要特點

隨著大數據技術的廣泛應用，人們的生產生活也發生了極大的改變，尤其是大數據擁有著強大的存儲容量，能夠自動獲取信息數據，深度挖掘有價值的信息。所以說在檔案管理工作中，運用大數據技術不僅可以使檔案信息數據的處理速度顯著加快，還可以使檔案信息數據的質量得到提升。

（一）提高了檔案信息數據的可用性

在大數據時代背景之下，信息數據呈現出海量增長趨勢，這使得檔案信息的數量成倍增加，傳統的檔案管理模式已經無法適應時代發展需求，不能快速高效地深度加工、整理和儲存海量的數據信息。在檔案管理工作過程中，通過運用大數據技術，能夠廣泛收集海量數據信息，并對其進行深度加工，從中篩選出更有價值的檔案信息數據，以此提升檔案信息的利用率。

（二）增加了檔案信息數據的動態化

隨著大數據時代的到來，數據存儲已經逐漸代替了傳統的紙質檔案存儲，使得檔案管理在內容和空間上都得到了有效擴展。尤其是檔案信息數據的存儲并不像以往占據實質性的存儲空間，這使得收集和整理檔案數據信息這項工作可以隨時隨地進行。從理論層面上說，檔案信息數據存儲量非常大，大數據技術的應用使檔案信息的動態搜集、整理以及儲存得以實現。比如人事檔案管理，在人員的招聘、入職以及離職等各個環節，會產生大量的動態檔案信息數據，都需要收集、整理等，如果采用傳統的檔案管理模式，受空間所限，只能挑選關鍵的檔案信息記錄在檔案中。但是隨著大數據技術的應用，檔案信息可以非常詳盡，這也使檔案信息數據更加動態化，進而讓檔案管理更加全面化和具有真實性。

（三）增加了檔案管理的復雜性

隨著社會的不斷發展，檔案信息數據不僅快速增長，在類型上也越發地多樣化，雖然能夠使不同人群的不同需求得到有效滿足，但也使檔案管理更加具有復雜性，尤其是在劃分檔案信息數據種類的過程中，如果無法確定其準確的類型，會使檔案信息數據變得較為混亂，檔案數據的復雜性也由此增強。另外，在對檔案信息進行分析時，如果缺少有效的工具，則無法準確分辨出信息有無價值，而這樣會使得一些沒有價值的信息數據被輸送出去，檔案管理的難度也會因此而增加。

（四）提高了檔案管理的便捷性

在檔案管理工作中，隨著大數據技術的有效應用，傳統的檔案數據收集整理方式已經失去優勢，獲取檔案信息數據的途徑也更加多元化，檔案信息類型變得更加豐富多樣，例如結構化數據、非結構化數據等。相較于傳統紙質檔案，大數據技術既能夠有效保存紙質檔案，又能夠大量儲存音頻、視頻等檔案信息數據，打破了傳統檔案管理模式的局限性。另外，通過存儲不同類型的檔案信息數據，可以根據檔案管理的實際需求將檔案信息數據類型進行相應的轉換，深度挖掘檔案信息，從中找到更加有價值的信息，這充分體現出了檔案管理的便捷性。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理理念滯后

隨著大數據技術手段的成熟，檔案信息資源數據在結構上發生了極大的改變，數量與日俱增，種類也更加多樣化，逐漸形成了十分龐大的數據庫，而要想深度挖掘出檔案信息資源中有價值的信息，就要改變檔案管理理念。在實際開展檔案管理工作過程中，工作人員應科學合理地利用檔案云存儲系統，開發出有價值的檔案信息數據，可以為廣大用戶提供更加優質的信息服務，使檔案管理工作品質和效率得到進一步提高。但就當前情況來看，仍有些檔案管理部門或是檔案管理人員采用傳統檔案管理模式，在理念上也存在一定的滯后性，尤其是未能充分利用大數據技術滿足用戶的實際需求，這使得檔案管理工作無法順利地朝著現代化方向發展。

（二）檔案管理設備尚不完善

檔案管理工作要想為用戶提供優質高效的服務，就要有完善的設備作為支撐。隨著大數據時代的到來，檔案管理人員在實際開展服務工作過程中，要想快速高效地完成檔案信息數據的儲存、利用等工作內容，就要充分借助云平臺等設備。然而，有些檔案管理部門并沒有配備相應的設備，致使檔案管理缺少有力的支撐，這樣不僅無法有效收集和整理檔案信息數據，也無法給廣大用戶提供遠程檔案信息服務。總的來說，由于必要的設備嚴重不足，檔案信息數據無法與大數據實現有效融合，這就影響到了檔案管理部門工作質量和效率的提高。

（三）檔案管理人員缺少安全意識

檔案信息資源的安全性對于檔案管理系統至關重要。因此，在大數據時代背景下，檔案管理工作的開展，必須借助各類先進的大數據技術手段才能順利實施。在這一過程中，應將檔案信息數據的安全性放在首位，切實提升檔案管理人員的檔案安全管理意識，讓檔案信息數據庫的安全性進一步得到保障，以免因工作人員疏忽大意而發生泄露、篡改等情況。然而部分檔案管理部門在安全防控方面缺少相應的技術，致使檔案信息數據得不到有效的保護，再加上有些檔案管理工作人員安全防范意識薄弱，使得檔案信息服務的安全性不足。

三、大數據背景下提高檔案管理工作水平的策略

（一）樹立大數據檔案管理意識

在檔案管理工作過程中，要想使大數據技術得到有效應用，就要樹立大數據管理意識。首先，積極轉變檔案管理思想。在開展檔案管理工作過程中，通過科學合理地運用大數據技術，并在充分考慮廣大用戶實際需求的情況下，進一步強化檔案管理人員的大數據思維和檔案服務意識，創建一套具有現代化特征的檔案管理模式，由傳統單一化的管理模式向大數據管理模式轉變。在實際工作過程中，加大大數據技術手段的應用力度，為廣大用戶提供更加優質的檔案服務。其次，不斷完善創新檔案管理體制。檔案管理部門應始終秉持著開放性的原則，在開展檔案管理各項工作過程中，科學合理地運用大數據技術，不斷完善創新檔案管理模式，以此使大數據技術的效用充分發揮出來，推動檔案管理工作緊跟時代發展步伐，進而實現持續穩定的發展。最后，著重提升檔案信息數據的遠程服務水平。檔案管理部門通過運用網絡化、信息檢索智能化以及GIS等先進的現代化信息技術，使檔案管理系統功能更加強大，進而使檔案信息數據管理效率得到提升，使檔案信息檢索更加精準。與此同時，通過積極創建檔案網絡遠程服務平臺，讓檔案信息管理不論是在工作效率上，還是在服務品質上都得到明顯的提高。

（二）不斷完善創新檔案管理機制

檔案管理部門在創新檔案管理機制的過程中，通過多方面運用大數據技術，使其與檔案管理實現全面化融合，從而在設計新型檔案管理機制的過程中做到規范化、系統化，以此營造一個良好的運行環境，確保檔案管理服務體系得到進一步的完善，并推動檔案管理工作的高效開展。隨著大數據技術的廣泛應用，信息共享已經成為必然趨勢。因此，檔案管理部門要想在檔案管理水平上有顯著的提升，就要充分子解廣大用戶的實際需求，遵循信息共享這一發展理念，積極打造共享信息服務平臺，在檔案信息數據安全性得到有效保障的基礎之上，與其他地區或是行業的檔案管理部門建立起良好的合作關系，使檔案管理系統協同開發，以此使廣大用戶群體的不同檔案信息需求得到有效滿足。也就是說，用戶在登陸檔案信息系統，或是在搜索查詢檔案信息的時候，都要經過大數據安全技術平臺來進行身份的驗證才能夠正常使用。與此同時，針對不同的用戶設置不同的訪問權限，以此保證在共享檔案信息數據的時候，數據的安全性不會受到影響，從而打造一個具有互聯、互通、共享的檔案信息服務體系，為廣大用戶提供更加便捷高效的檔案服務。

（三）創建智慧檔案管理平臺

隨著檔案管理工作的不斷深化，檔案工作人員已經不再是只對檔案信息數據進行簡單的羅列就可以了，而是要科學合理地運用大數據技術，廣泛收集、整理、深度加工以及全面應用檔案信息數據。這樣一來，檔案管理所涉及的環節會越來越多，就需要對檔案信息數據進行智慧化的管理和應用。要將工作重點放在檔案管理技術的提升上，運用相應的技術創建檔案管理智慧化平臺，充分發揮其輔助作用，以便于在管理上能夠更加高效地運行。與此同時，還要深入分析廣大用戶各方面的需求，基于此來創建檔案管理智慧平臺，從而為用戶提供全方位的智能化管理服務。

（四）建設一支高素質的檔案大數據信息管理隊伍

隨著大數據技術的不斷深化應用，檔案管理人員要由傳統的紙質化管理向信息化技術管理方向過渡，這就需要檔案管理人員積極提高自身業務能力，熟練運用信息化技術，這不僅是進行現代化檔案管理的必要條件，也是檔案管理實現優化升級的重要途徑。現代化檔案管理模式需要相關工作人員向專業能力強、綜合素養高以及技術技能過硬的全能型人才方向發展，可以將信息化技術、數字化技術以及檔案管理等科學合理地融合在一起，從而使檔案管理的品質和效率得到有效的提升。因此，在檔案管理由傳統向信息化過渡的過程中，要對檔案管理人員進行培訓，通過定期組織開展培訓、交流會以及邀請專家講座等方式來提升他們的業務素養，并制定相應的獎懲機制。例如在工作中表現良好的員工可以在薪資、職位以及福利待遇等方面給予適當的獎勵；而對于那些在工作中表現消極的員工，則應給其調離崗位等適當的懲戒，督促他們積極提升自身的專業技能，從而為廣大用戶提供更加優質的檔案服務。

（五）不斷完善大數據檔案信息安全保障機制

在大數據時代背景下，檔案的歸檔、收集、利用以及挖掘等都要通過特定的軟件才能夠實現，并且為了使檔案的管理、調閱更加便捷，檔案信息平臺的開放化成為必然的發展趨勢。而在這一過程中，確保檔案數據的安全性是極為關鍵的，因此，要創建完善的檔案信息安全保障機制。一方面，應對與檔案信息有接觸的工作人員開展安全性管理培訓，切實提高檔案管理人員各項工作水平，建立起完善的人才培養及其晉升機制，盡可能地避免人才流失，與此同時，在組織開展培訓等學習活動過程中，應著重培養工作人員的道德品質和職業素養，以免工作內部出現安全疏漏。另一方面，應對檔案做好相應的備份工作，以免發生火災等意外情況而導致檔案損毀、丟失等。還要加大資金投入力度，及時更新升級硬件設施，使電子信息設備更加高效安全，在推動檔案管理工作平穩發展的同時，為用戶提供良好的檔案信息服務。進一步強化系統的安全性能，及時更新防火墻和殺毒軟件、密保方式等，讓系統的運行更加安全可靠。

四、結語

綜上所述，科學合理地運用大數據技術，已經是開展檔案管理工作的必然趨勢。因此，作為檔案管理部門，要充分認識到大數據等先進信息化技術的重要性，積極轉變管理思想，不斷探索檔案管理工作實現優化升級的方式方法，緊跟時代發展步伐，推動大數據與檔案管理工作實現有效融合發展，從而使檔案管理工作水平得到全面提高。