檔案管理中存在的問題及優(yōu)化路徑探討

◎曹秀芳

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。與此同時，檔案中的寶貴記錄也能夠?qū)A(chǔ)科學(xué)研究提供不可或缺的借鑒作用。檔案管理工作既應(yīng)當考慮檔案的重要性，又要順應(yīng)檔案信息電子化、大數(shù)據(jù)化發(fā)展的時代浪潮，建設(shè)完善的信息安全系統(tǒng)，構(gòu)建信息檢索系統(tǒng)，深入推進檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)以檔案管理促進各項管理工作的全面開展。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息化管理是傳統(tǒng)檔案管理工作在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，呈現(xiàn)出的全新形態(tài)，是時代發(fā)展的必然結(jié)果。從職能角度出發(fā)，檔案管理的信息收集、使用能夠?qū)ι鐣?jīng)濟的發(fā)展起到一定的促進作用。由傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展而來的檔案信息化管理，高度信息化的特性也使其具備更多的優(yōu)勢。

第一，檔案信息化管理提高了檔案管理的空間使用效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作包括對紙面文件的分類、歸檔等工作，眾多書籍、文獻、文件紙張占用了較大的儲藏空間，縱使眾多信息以硬盤或是CD的形式呈現(xiàn)，仍然占用了一定的物理空間，加大了檔案管理工作的場地投入成本。[1]相較于傳統(tǒng)檔案管理工作，檔案信息化管理強調(diào)以電子數(shù)據(jù)的形式對文本、圖片或視頻資料進行收錄儲存，提高了檔案管理的空間使用效率，也降低了檔案管理的場地投入成本。

第二，檔案信息化管理降低了檔案管理的工作量。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于紙質(zhì)文件使用或借閱的流程復(fù)雜，每年都要對現(xiàn)有檔案資料進行整理、分類、核對，增加了檔案管理的工作量，給工作人員帶來了不小的負擔。[2]與此相比，實用性更強的檔案信息化管理模式，使檔案分類更嚴謹，且電子數(shù)據(jù)形式的文檔資料也降低了檔案丟失的風(fēng)險，能夠做到“人機”各司其職，還降低了工作人員的工作量，提高了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

第三，檔案信息化管理提高了資料檢索效率。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案資料需要人工依照檔案名錄進行檢索，再通過查找等流程實現(xiàn)資料調(diào)出，流程過于復(fù)雜煩瑣，且效率極低。而信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠以先進的檢索引擎快速搜索信息資料，縮短了檢索時間，提高了檢索效率，用戶只需要輸入檔案特征或是具體名稱，幾秒鐘之內(nèi)就能實現(xiàn)對檔案資料的精準檢索。

二、檔案管理的主要發(fā)展方向

（一）大數(shù)據(jù)檔案管理

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案管理自然要向“大數(shù)據(jù)檔案管理”方向發(fā)展，將更多信息檔案化，促進檔案管理工作的可視化發(fā)展。[2]檔案作為反映生活實際的“證明”文件，真實性及實用性是檔案的重要價值所在，而針對不同的研究領(lǐng)域，檔案自然有不同的等級，這也就為檔案管理工作帶來了一定的復(fù)雜性。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，海量繁雜的檔案信息得以體系化分類，也使得碎片化信息的記錄成為可能，使傳統(tǒng)觀念下“不具備儲存、應(yīng)用價值”的信息得以被深入挖掘，并能夠促進社會的發(fā)展。除了檔案概念及其實際價值范圍的進一步擴大外，大數(shù)據(jù)也極大地提升了檔案信息的實時交互和在線傳輸效率，使檔案能夠隨時收集、隨時調(diào)用，隨時發(fā)揮其應(yīng)用價值，給社會生活帶來了極大的便利。

（二）服務(wù)式檔案管理

傳統(tǒng)的檔案僅僅起到記錄、館藏的作用，檔案也僅在進行相關(guān)研究時才得以調(diào)用，這極大地限制了檔案的實用價值，限制了檔案對社會生活促進作用的發(fā)揮。而信息技術(shù)的出現(xiàn)打破了這種限制，使檔案管理得以突破傳統(tǒng)觀念的限制，在各類資源網(wǎng)站、公共社交平臺、云分析站點中發(fā)揮其“服務(wù)”職能。[3]在此背景下，檔案不再作為機構(gòu)、單位的內(nèi)部材料，而是成為各單位、部門服務(wù)大眾，為人們發(fā)揮價值的窗口。在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)的作用下，檔案信息的服務(wù)能力進一步提高，用戶可以依照自身習(xí)慣及興趣進行數(shù)據(jù)挖掘，將數(shù)據(jù)量化分析的結(jié)果以檔案的形式保存，成為信息推送、管理的重要依據(jù)。用戶可以隨時調(diào)用檔案信息，充分發(fā)揮其積極作用，實現(xiàn)“獲取信息—生成檔案—實踐應(yīng)用—獲取信息”流程的閉環(huán)發(fā)展。

三、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案運營管理模式和機制建設(shè)滯后

現(xiàn)階段檔案管理工作中的信息采集工作仍停留在紙面工作階段，即以手工記錄的形式對信息進行收集、錄入，實現(xiàn)檔案信息的歸類處理。這種較為落后的工作形式對檔案管理人員的工作熟練度及程序熟悉度形成了巨大的考驗，部分經(jīng)驗不足的青年工作人員不清楚檔案收錄工作流程，在信息收集的過程中，或是缺東少西，或是大量記錄無關(guān)信息，極大地降低了檔案管理工作的效率及質(zhì)量，甚至為其他管理工作埋下了一定的風(fēng)險。縱使有著“創(chuàng)新發(fā)展”的時代號召，檔案管理的信息化建設(shè)仍然難以落實。縱有落實，也是過分注重體系內(nèi)某一流程的具體設(shè)計，而忽視了體系的全局作用；或是健全了體系，但對相關(guān)機制的建設(shè)仍有疏忽，限制了檔案管理體系作用的發(fā)揮。從現(xiàn)實角度出發(fā)，這些情況主要表現(xiàn)為，相似信息分類設(shè)計不完善，導(dǎo)致部分高價值信息被覆蓋處理；無紙化與傳統(tǒng)檔案工作交接不暢，導(dǎo)致檔案丟失或是信息失真。以上種種機制問題限制了檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案必然要經(jīng)過設(shè)備轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)，以電子檔案的方式繼續(xù)存在，并在以后的工作中發(fā)揮價值。對于檔案收納而言，囿于資金的限制，對檔案管理信息化建設(shè)有心無力，費用高昂的信息化設(shè)備及檔案管理輔助設(shè)備更是提高了檔案管理信息化建設(shè)的成本，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)并無優(yōu)良的環(huán)境支持，限制了檔案管理信息化建設(shè)的工作進度。在檔案管理信息化建設(shè)中，即便購入了先進的計算機設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供了支持，但專業(yè)人才的匱乏仍舊成為檔案管理信息化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的巨大阻礙。

（三）檔案管理人員的綜合水平有待提升

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，高新信息技術(shù)得以走入各個行業(yè)，并在實踐中發(fā)揮重要作用。對于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“館藏”式的管理模式也受到了巨大影響，開始向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變，但是，面臨巨大的轉(zhuǎn)變，眾多檔案管理人員的思想認識存在不足，使“以信息化檔案管理之名”行“紙質(zhì)化檔案管理之實”的情況頻頻發(fā)生。歸根結(jié)底，檔案管理人員由于自身信息素養(yǎng)的缺失，或是由于多年工作帶來的固有觀念，對信息技術(shù)心生抵觸，無法依照正確的方式使用信息設(shè)備，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的有序開展。除此之外，部分檔案管理人員缺乏工作熱情，對信息技術(shù)及設(shè)備操作的學(xué)習(xí)產(chǎn)生懈怠，且并未樹立相應(yīng)的責(zé)任意識，難以勝任檔案的交接工作，滿足不了檔案管理信息化建設(shè)要求。

（四）檔案管理機制不健全

在檔案管理的實際工作中，檔案通常會面對傳輸轉(zhuǎn)移、換檔歸類等情況，增強了檔案管理的工作量，提升了檔案管理工作的難度。在此過程中，還出現(xiàn)因職責(zé)劃分不明導(dǎo)致的糾紛，降低了檔案轉(zhuǎn)移工作的效率與質(zhì)量，也不利于內(nèi)部團結(jié)。種種問題的出現(xiàn)，歸根結(jié)底，還是由于檔案管理的機制存在缺陷，在檔案轉(zhuǎn)移、換檔的過程中，并未充分考慮到可能發(fā)生的情況，并未做出預(yù)案，未能保證工作的穩(wěn)定進行。[4]由于機制缺陷引發(fā)的人力資源浪費、檔案資源浪費或是冗余等問題，使得檔案管理工作問題重重。除此之外，部分工作人員在機制的作用下，將檔案壓縮為資料堆放、儲存，僅在有需要的時候，以手動搬運的原始形式進行檔案轉(zhuǎn)移，極大地降低了檔案管理的平均水平，也忽視了檔案服務(wù)的價值所在。

四、依托先進信息技術(shù)的檔案管理發(fā)展路徑

（一）培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案管理工作的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，不是某個檔案管理機構(gòu)，或是幾個檔案管理工作人員的單方面努力就能夠?qū)崿F(xiàn)的，檔案信息化管理需要全體檔案工作者的積極合作，才能夠有效落實。因此，強化檔案管理工作人員整體的信息能力是尤為重要的任務(wù)，也是推行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)所在。由于檔案資料本身具有專業(yè)性的特點，并具有巨大的經(jīng)濟價值、文化價值和學(xué)術(shù)價值，檔案管理工作人員的思想道德也直接影響著其工作質(zhì)量，與信息素養(yǎng)一同成為左右檔案人才素養(yǎng)的重要因素。

在信息素養(yǎng)方面，信息化建設(shè)自然對檔案管理工作人員的計算機知識提出了更高的要求，因此，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當重視人才隊伍建設(shè)，對在職檔案工作人員開展換崗、輪崗教育，在保證檔案管理工作日常運行的同時，提高檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)。[5]與此同時，針對團隊中高信息素養(yǎng)人才匱乏的現(xiàn)狀，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當積極吸納新鮮血液，力圖通過資金引入大量高信息素養(yǎng)人才，并為其提供支持，使高信息素養(yǎng)人才形成規(guī)模效應(yīng)，帶動更多的檔案管理工作人員自發(fā)地吸收信息技術(shù)知識，為檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

在思想道德方面，檔案管理人員首先要具備責(zé)任意識，做好自己的本職工作，嚴格遵守規(guī)章制度，保證檔案管理工作“零差錯”，實現(xiàn)對檔案資料的精準定位、歸檔。除此之外，檔案管理工作人員應(yīng)當有著上進心與學(xué)習(xí)熱情，不能秉持傳統(tǒng)的守舊原則，要積極吸納計算機知識，提升自身素養(yǎng)，實現(xiàn)“檔案管理者”工作職位的適應(yīng)性發(fā)展。還要堅守底線，對各類檔案資料的內(nèi)容加以保密，提高檔案管理工作的安全系數(shù)，避免信息泄露情況的發(fā)生。

（二）提供優(yōu)良的設(shè)備支持

對各部門、各單位而言，檔案管理工作的信息化建設(shè)各有側(cè)重，且技術(shù)水平、建設(shè)條件、建設(shè)水平參差不齊，這導(dǎo)致了許多問題的出現(xiàn)。相同的檔案資源，可能由于技術(shù)差異、設(shè)備差異而出現(xiàn)不同版本，給后續(xù)的交接工作帶來困難。因此，各單位應(yīng)當統(tǒng)一口徑，使用統(tǒng)一的或是兼容性強的設(shè)備及軟件構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案文本、圖片的自動對比、識別、歸檔，提高檔案管理信息化建設(shè)的整體水平。

就具體設(shè)備而言，系統(tǒng)性強的檔案管理信息化建設(shè)需要有相應(yīng)的硬件基礎(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)平臺支持。各種類型計算機、檔案計算機通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)聯(lián)結(jié)起來，成為檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)備，實現(xiàn)對檔案資料的儲存、加工及檢索。與此同時，本地計算機也成為紙質(zhì)文件向電子數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)化的窗口，檔案管理工作人員可以通過轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)傳統(tǒng)文件向電子資源的換代升級，提升信息化水平。至于網(wǎng)絡(luò)，穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是檔案管理工作互通互聯(lián)、實時共享的基礎(chǔ)，也是開放服務(wù)、發(fā)揮檔案管理工作服務(wù)價值的前提。

（三）檔案管理的科學(xué)化建設(shè)

檔案管理從嚴格意義上講，是不會產(chǎn)生實質(zhì)經(jīng)濟效益的公共性工作。檔案館也是出于對歷史文檔、數(shù)據(jù)資料的收藏需要，經(jīng)由官方批準后建設(shè)的，這也使得檔案管理工作脫離了社會生產(chǎn)，成為邊緣產(chǎn)物。但是，檔案管理系統(tǒng)作為社會管理系統(tǒng)的一部分，承擔著為社會實踐提供理論基礎(chǔ)的重要職能，這也說明其并未脫離社會，并將向著“服務(wù)型”公共機構(gòu)發(fā)展，更多地作用于公共生活。在此背景下，具備實踐價值的、立足于社會生活的檔案管理科學(xué)化建設(shè)出現(xiàn)了，也將在不斷的實踐中繼續(xù)發(fā)展，為檔案管理體系的建設(shè)及改良提供經(jīng)驗支持。

（四）檔案信息管理的規(guī)范化

傳統(tǒng)檔案管理僅是采用紙質(zhì)及其閱讀的形式對檔案內(nèi)容加以呈現(xiàn)，而信息化檔案管理工作得以使用先進的信息管理技術(shù)、多媒體呈現(xiàn)方式，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的收集、篩選等全流程工作，將物理形式的檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)檔案管理門戶網(wǎng)站的建設(shè)，使檔案資源的概念得以擴大，并對更多領(lǐng)域產(chǎn)生持續(xù)作用。

在此背景下，建設(shè)一個覆蓋面廣、發(fā)展?jié)摿Υ蟆藴式y(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)至關(guān)重要，它能夠衡量檔案信息的質(zhì)量，以統(tǒng)一的方式規(guī)范檔案資源的形式，方便資源的實時傳輸、轉(zhuǎn)換；能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的再挖掘，提取出更有實踐價值的資料，對社會生活產(chǎn)生實際作用；能夠覆蓋到全產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，實現(xiàn)對檔案資源的全方位收錄、使用，通過宏觀調(diào)配，使檔案資源能夠物盡其用，發(fā)揮更大的價值。

五、結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性也在增強，并將在各個領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。面對檔案管理信息化發(fā)展、服務(wù)化發(fā)展的大趨勢，針對檔案運營管理模式和機制建設(shè)滯后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，檔案管理人員綜合水平有待提升，檔案管理機制不健全等問題，應(yīng)當采取培養(yǎng)信息化檔案人才，提供優(yōu)良的設(shè)備支持，檔案管理科學(xué)化建設(shè)，檔案信息管理的規(guī)范化等手段，保證檔案管理工作體系的建設(shè)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進我國檔案管理水平的全面提升。