公立醫院后勤物資采供管理路徑探討

曲躍宇 山西省針灸醫院

調查顯示，對于一所開放床位達到2000 張以上的三甲醫院而言，所需要的后勤物資種類需要在2000 種以上。從這些數據不難看出醫院后勤物資供應數量多、種類廣、項目雜等特點，除了必要醫療設備以及藥品之外，所有物資基本囊括其中。在傳統科室成本核算中，并沒有涉及后勤物資消耗，現階段，醫療領域的改革正在大力進行，臨床科室績效考核制度并未全面完善。因此，如何采取科學的措施來制定后勤物資采購管理體系，進而將采購流程、成本以及供應滿意度等作為管理體系的內容成為當前諸多醫院關注和重視的焦點，這實際也是公立醫院優化采購管理的主要任務。

一、醫院后勤物資采供管理常見問題以及原因分析

（一）物資采購流程不夠規范

公立醫院的物資采購流程應當根據采購金額和種類，針對性采用差異性采購措施，在采購中滿足規范化、透明化和制度化的要求。公立醫院幾乎屬于事業單位，所采用的采購模式幾乎和政府一致，但這種采購方式無法滿足全面覆蓋的需求，仍存在部分醫院采購比較隨意。此外，部分公立醫院在招標采購的過程中，并未對物質進行有效分類和匯總，呈現出來的計劃性并不強[1]，臨時采購和采購遺漏成為常態，進而增加了采購成本、流通成本以及庫存壓力。通過對物資請購權限進行分析，通常后勤部需要編制物資采購計劃，而非常規物資需要科室提出書面申請，再進行統一采購，但當前公立醫院存在缺少常規物資目錄的問題，導致部分需要物資的科室不理解申購流程，采購效率大打折扣，進而影響到一線臨床醫學工作的開展。

（二）采供工作人員綜合素質比較低

我國醫療事業一直受到相關部門的重視，很多公立醫院為提升自己的專業能力與核心競爭力，在藥物、器械等方面都投入了很大的人力、物力，積極構建專業醫學團隊，卻忽略了后勤投入。很多醫院存在后勤物資采購人員不專業的情況，還有一部分醫院存在兼職現象。醫療體系自身具有特殊性，對采購管理人員專業的包容性較高，因此采供人員的專業素質、敬業程度良莠不齊。加之他們入職以后，醫院并未提供相關的培訓，就使得這些采供人員的管理知識結構不完善，在成本控制方面缺乏明確的意識，綜合素質較低，能力不足。在采購中常常會買錯、少買、多買等，難以適應當前我國公立醫院日趨復雜且十分多樣的采供工作要求[2]。

（三）缺少科學合理的供應商評價管理體系

物資采購必然要涉及采購方與供應方雙方的溝通交流，現階段，醫院在下游供應商管理方面的體系和手段都比較單一落后，比較習慣使用傳統的管理措施。比如，無法及時更新供應商和商品降價等相關信息，這些信息涉及了供應商的授權期限和經營條件等。對于公立醫院而言，未能全面了解和掌握供應商的相關信息，在采購的過程中容易產生合同履行風險。此外，從供應商的角度進行分析，由于準入管理存在盲目性和無序性，進而給物資采購帶來負面影響，增加物資采購工作量，采購效率低，無法及時供應。目前，很多醫院并沒有比較明確的供應商準入標準，供應商的資質審查與管理隨意、無序。即便確定供應商之后，也未有效構建比較合理和科學的評價機制，同時還未對供應商所提供的商品和服務進行全面評價[3]；同時，對供應商的后續管理也比較松懈。

（四）醫院內部控制監管不到位

醫院監督物資采購的部門主要是內部審計、紀檢監察等部門，需要嚴格監管醫療器械采購，在國家強制執行的形勢要求下，很多醫院都針對性設置好配套監督考核機制，但對于后勤物資采購部門而言，往往存在監督缺失和監管機制薄弱等現象。與此同時，我國大多數醫院的監督部門的監管范圍存在局限性，監督內容和體制等還不完善，無法對醫院的日常采購工作形成全面監督。另外，物資采購涉及大量資金，如果監管力度不足很容易出現一些經濟管理缺失的問題，采購人員工作相對固定，缺乏對崗位的監督與制約[4]，增加了一些不法分子挪用資金、采購腐敗的風險。

二、如何改善后勤物資采購管理存在的問題

（一）建立健全內控制度，并按照相關規定嚴格執行

1.以內控制度降低采購成本

通過對江蘇省蘇北人民醫院的后勤物資采購流程進行分析，該醫院在集中招標采購管理制度的基礎上，不斷結合后勤物資招標采購情況，進而針對性制定和完善招標采購流程，健全內部管理制度。在采購的過程中，嚴格遵循政府采購規范，并強化醫院內部控制措施，同時對非常規物資采購加大招標力度，科學、合理編制常規物資的采購計劃。

在進行公開招標時，公立醫院應當選擇具備ISO9000 質量管理體系認證的專職代理機構，尤其是成套機電設備的招標，要充分發揮和利用專業代理機構的優勢，拓展代理服務的廣度和深度。延伸努“招前”“招后”技術服務，增加技術含量。另外，江蘇省蘇北人民醫院在進行物資采購之前，進行了網上公開詢比價，2019年-2020年一年時間內進行了一百三十多次公開詢比價，分別為醫院物資采購節約了19.6%和22.5%的成本。除此之外，還采用帶量采購模式，該模式同樣可以實現降低物資采購成本的目的。據調查，2019年度，醫院所需物資中，生活垃圾袋與分體空調的采購單價較往年分別降低了68%和33%，這兩項采購為醫院節約成本將近27萬元；2020年，醫院通過公開詢比價的方式，購入比原先單價再降低26.6%的分體空調，采購成本再節約8—10 萬元。

2.建立采購部門專用郵箱，發放訂單

傳統的醫院后勤物資采購具有隨意性，常常以口頭訂貨的方式實現物資采購交易，這種方式不僅給管理和監督造成了困難，而且在采買過程中很容易出現物資采購數量上的錯誤。鑒于此，江蘇省蘇北人民醫院實行郵箱發放訂單制度，避免口頭訂貨。在訂單中，除了有明確的物資數量之外，還涉及了所需物資的單價、規格等相關信息，進而有效避免采購部門和供貨商之間存在的信息不對稱現象，能夠提高采購質量和滿意度。

（二）加強采購人員的業務學習，規范采購流程

由于公立醫院采購部門相關人員綜合素質欠缺，醫院需要針對性制定相關培訓措施，對此類人員開展定期培訓，在有必要和有條件的情況下，可以安排到周邊醫院進行學習先進的管理經驗；此外，還可針對性邀請相關專家進院傳授知識和技能，通過這種方式來提高采購人員的業務技能，與此同時，醫院要加強全院的廉潔意識與服務意識，加強相關政策宣傳；建立考核機制，鼓勵采供人員不斷學習新的知識和相關法律法規；要求采購人員到臨床科室等實地去了解后勤物資使用情況，經常與維修人員、臨床科室人員溝通，豐富采購工作經驗，提升自己的業務水平[5]，這樣才可以明確具體的采購需求。另外，還要對采供人員實行輪崗制度，避免貪污腐敗等現象的發生。

另外，醫院應制定詳細的后勤物資采購流程，并嚴格執行。首先，制定計劃，倉庫保管員要根據日常使用量擬定采購計劃單，得到審批許可后交由采購人員進行校對和采買。其次，進行詢價，在采買過程中，采購人員要按照貨比三家、質量第一的原則進行后勤物資詢價。在完成物資購買以后對物資數量、價格等相關信息進行登記和入庫。最后，流程透明化，接受公眾監督。醫院采購部門應當嚴格遵守《中華人民共和國政府采購法》[6]，將采購渠道、價格、招標議標程序全部公開；并且在采購過程中也要做到各環節的公開透明，杜絕任何徇私舞弊、以權謀私的現象。

（三）加強資產管理，明確物資請購權限

固定資產管理是公立醫院的重要工作內容，是采購工作的尾聲。在資產管理環節，江蘇省蘇北人民醫院推行臨床科室“同質化”，通過對這種方法進行分析，主要重點在于加強審核科室申購物資，對于“同質化”而言，主要強調的是一視同仁，明確科室所需物資，均等對相關科室分配所需物資。但對于醫院科室而言，經常發生調整，無法將具有針對性的物資調劑到相關科室，對此，在物資采購之前，需要有效減少個性化物資，尤其比較特殊的是固定資產類相關物資。

（四）強化供應商管理途徑

下游供應商是提供醫院所需后勤物資的重要部門，因此供應商管理也是醫院物資采購管理體系中不可或缺的一部分。首先，建立供應商評估準入制度，并且在供應過程中隨時注意和尋找更加合適的供應商，采購部門定期擬定新供應商開發計劃。評估準入制度建立起來以后，醫院采購部門要嚴格按審核其資格以及備選供應商的資格，實行末位淘汰制，淘汰不符合要求的備選供應商。

其次，定期進行巡查，對后勤物資使用進行跟蹤調查；還要注重全院對后勤物資供應滿意度的調查，根據調查結果及時整改；為考核供應商的日常產品供應質量，醫院要定期召開科室座談會，根據相關記錄和滿意度，征求各部門意見及建議，以幫助醫院做好取締和更換供應商的決策。根據后勤物資供應滿意度調查結果，對于總分低于80 分的供應商，醫院在第二年應終止合作。不斷優化供應商隊伍，提升服務質量。

（五）實行多部門聯合監督制度

后勤物資采購工作不僅僅是采購部門的工作，因為與資金方面存在較大的聯系，因此還要和財務部門建立緊密的聯系，與監督部門進行采購流程、采購管理工作的對接。鑒于此，醫院所有的物資采購工作要與資金管理部門、采購監控關鍵部門進行聯合作業。從技術編制、預算執行、供應商招投標、產品質量檢測、合同簽訂到最終付款，整個流程都需要醫院聯合審計、紀檢監察及財務部門一起做到事前、事中、事后監督，從而使得采購過程的監督更加具備實效性[7]。

三、公立醫院后勤物資采供管理成效

公立醫院在解決后勤物資采供管理存在的問題后，能夠有效提高管理成效，滿足后勤物資采供管理效率提高需求，規范化采購管理，對降低成本和提高外部協調性等具有重要作用。

（一）提升采購管理效率

通過對公立醫院實施后勤物資采供管理進行分析，實行郵箱發放訂單制度實際是一種信息化管理措施，有助于管控相關采購流程，可以對各環節進行時限規定，滿足申請、審批等環節的追溯需求，可以加快整個進度。此外，可以將采購功能集中到后勤辦公室，相關管理部門就不用將精力集中在采購上，主要將精力集中在物資采購的論證、審批等環節，后勤辦公室按照規定程序有序開展采購工作，有效規避采購拖延現象。

（二）滿足采購規范化管理需求

公立醫院在物資采購的過程中，需要精準把握采購管理政策，此外，要制定統一規范的流程，滿足物資采購有制度可依，相關部門的工作易于協調。在采用的過程中，可進行全程監控，進而使相關部門形成制約，規避單個部門采購統囊現象，進而避免不規范采購工作。

（三）降低采購成本

對采購人員專業培訓后，可以提高這些人員的采購技巧和對市場的熟悉程度，采購質量明顯提升，同時還能降低采購成本。比如，可以在信息化改造的基礎上進行采購管理，有效完成相關采購任務，這種管理措施可以縮減采購人員，既能節省采購和倉管的人力，同時還能降低公立醫院工作開展成本。

四、結語

綜上所述，優化公立醫院后勤物資采購體系對醫院的經濟效益和管理效率提高具有重要作用，但當前很多公立醫院后勤物資采購方面存在著諸多問題，為提高物資采購管理效率，需要針對性解決相關問題，優化醫院后勤物資采購管理措施，有效提高采購成效，進而全面體現出公立醫院的社會效益和經濟效益，本文提出幾點策略，以期能夠為相關部門提供借鑒。