關于商業銀行零星采購發展的思考

于曉喬

(中國農業銀行北京市分行 集中采購部，北京 100010)

1 背景

1.1 商業銀行零星采購概述

對于零星采購，目前暫時沒有一個法定的、統一的定義。筆者認為，商業銀行零星采購是相對于集中采購的概念，根據國家相關政策，我國商業銀行基本建立起了“統一管理、分級授權、相互制約”的集中采購管理體制，對于超過限額或屬于集采目錄內的貨物、工程、服務必須納入集中采購管理。那么對于集中采購之外的采購對象，即未納入集中采購目錄且未達到集中采購限額的貨物、工程、服務的采購活動視為零星采購。零星采購對象通常是日常經營的必需品，直接影響到商業銀行的正常運轉，涵蓋范圍廣，采購頻次高，單價從幾元到幾十萬元不等(具體根據集中采購限額確定)，涵蓋范圍參見圖1。

圖1 商業銀行集中采購及零星采購范圍

商業銀行總行下轄一級分行、二級分行、一級支行、二級支行等層級，根據實際情況一般采取以下幾種零星采購模式。

1.1.1 分級授權，自主采購

對于未達到集中采購限額標準的采購對象，部分商業銀行按層級給予授權，在規定的限額范圍內，各層級行可自主選擇采購方式、自主挑選供應商及產品服務。這種方式的優點是靈活性強、采購效率高，缺點是合規風險大、易出現利益輸送等不良行為。

1.1.2 集中采購遴選入圍供應商

部分商業銀行通過招標、磋商、比選等集中采購流程確定相應品目的入圍供應商，各層級行根據采購結果、劃片安排等從指定供應商處實施采購。這種方式多用于年用量較大且全行標準較為統一的商品，其優點是價格經過競爭、較為合理，缺點是選擇范圍有限、靈活性較差。

1.1.3 信息化商城平臺

隨著科技金融與電商平臺的日益發展，部分商業銀行也開始探索建立行內商城平臺，即商業銀行選擇具有一定科技能力的經銷商，通過信息化建設構建行內商城平臺，各層級行通過商城下單采購。這種方式的優點是選擇范圍較大、操作簡捷利于管理，缺點是科技水平要求高、存在中間商賺差價、過于依賴某一兩家電商而不再關注價格變化。

鑒于以上每種模式有利有弊，部分商業銀行也會采取以上兩種或三種模式相結合的管理方式。

1.2 零星采購的法律規范

目前，零星采購活動缺乏針對性的法律法規約束，權威性文件均未將其納入約束范疇：《政府采購法》第二條規定，本法所稱政府采購，是指各級國家機關、事業單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。《國有金融企業集中采購管理暫行規定》第二條規定，本規定所稱集中采購，是指國有金融企業以合同方式有償取得納入集中采購范圍的貨物、工程和服務的行為。

綜上所述，無論從政府采購還是金融企業采購角度，暫時都沒有針對零星采購的權威法律法規參考依據，現階段相關規制的闕如促使商業銀行必須也必要自主專門對零星采購建章立制，不斷完善和健全制度要求，降低甚至避免零星采購的隨意性、風險性，通過制度化、體系化、流程化管理確保該項工作實施的規范性、科學性。

2 商業銀行零星采購特點及問題分析

2.1 商業銀行零星采購特點

我國商業銀行網點數量眾多，分布分散，大中型銀行的部分網點更是深入鄉鎮，使得商業銀行零星采購管理具有一些自身特性：

2.1.1 品類多樣性

商業銀行經營業務范圍廣，從業員工多，從內部、外部使用角度來看，主要可以區分出以下兩大類零星采購事項：一是維持日常經營所需的辦公用品，諸如筆、便簽、訂書機、電子耗材等在經營辦公中必需，但單價較低、年采購額難以達到采購限額的商品。二是推廣營銷所需的宣傳物料及服務，商業銀行前臺部門涉及個人、對公、投行等，這些部門直接對接客戶，需要采購大量宣傳物料或推廣服務推動營銷工作。

2.1.2 采購高頻性

從倉儲條件來看，商業銀行屬于服務行業，不具備生產企業完善的倉儲物流設備儲存用來辦公營銷的消耗品，傾向于“輕庫存”經營；從需求量來看，商業銀行分支機構眾多、地域覆蓋廣，從全行口徑統計物品消耗量巨大。因此，商業銀行在零星采購方面需要保持較高的采購頻次，通過“小額多次”來滿足日常經營需求。

2.1.3 需求緊急性

商業銀行業務繁多，任何一個部門都存在可能需要緊急采購的事項，尤其是疫情特殊期間，零星采購需求更加急迫；同時零星采購重要的需求部門——營業網點，承載著客戶了解銀行最直接的渠道，由于其接觸客戶眾多，造成突發情況較多，其對外經營的特殊性也決定了一些突發狀況必須在第一時間解決，因此，商業銀行部分零星采購需求十分緊迫。

2.1.4 管理復雜性

零星采購幾乎牽涉到商業銀行的所有條線部門，其中采購管理部門負責制定相關制度，財務會計部負責預算審批，內控合規部負責監督檢查，條線主管部門或者分支機構執行零星采購實施。因此，零星采購業務深入基層、覆蓋面廣，管理幅度很大，加上上文提到的品類多樣性、采購高頻性、需求緊急性，商業銀行零星采購面臨著復雜的管理環境。

2.2 商業銀行零星采購面臨的問題

2.2.1 相關規制不完善

制度化是科學開展零星采購工作的前提，有利于減少人為不確定因素，避免零星采購選擇隨意性，避免不正當利益輸送等實質性風險行為發生，保證商業銀行的高質量可持續發展。然而，前文已提到《政府采購法》《國有金融企業集中采購管理暫行規定》等法律法規均未涉及零星采購的內容，這就需要商業銀行自身結合實際情況，專門針對零星采購工作建章立制，從供應商選擇、采購審批流程、履約驗收等方面出發健全零星采購管理體系。

2.2.2 采購過于分散，缺乏規模效應

商業銀行層級較多，對于沒有集中采購結果的零星采購業務，由各層級自主做出對供應商、產品、服務的選擇。從單個一級支行來看，由于其對于某個單項用品的采購量不大，容易傾向于關注其供貨及時性及售后響應速度，而對于采購單價并不太重視；然而從總行或一級分行層面來看，某項用品可能是所有轄內機構都需使用的物品，積少成多后原本微弱的單價差異可能對成本產生較大影響。同時，分散的零星采購使得商業銀行失去了依靠較大采購規模贏得的議價能力，在無形中增加了經營成本。

2.2.3 合規管理存在風險

一是財務監管缺位。財務監管傾向于重視大額資金使用，由于單項零星采購數量小、金額低容易被忽視，這使得零星采購滋生的腐敗問題也容易被忽略；同時，零星采購積少成多，若財務監管持續缺位將會從小問題衍變為大毛病。二是采購結果選擇存在隨意性。商業銀行各個層級采購經辦人眾多，供應商及產品服務的選擇主要依靠經辦人的主觀判斷，缺乏科學、系統、統一的零星采購決策流程，容易成為滋生貪污腐敗、利益輸送、謀取私利等不良行為的溫床。三是履約驗收缺乏嚴謹性。由于零星采購物品單價較低，其履約驗收往往不受重視，幾乎沒有或僅僅是“走過場”，蠶食商業銀行利益。

3 關于商業銀行零星采購的優化建議

3.1 強機制，優流程，構建創新靈活的零采制度體系

商業銀行零星采購的特點決定了必須對其進行靈活管理，既不能完全“一概而論”，也不能完全“放任自流”，需要結合制度的剛性與管理的柔性，既要考慮適應其隨機采購特點的靈活性，又要考慮零星采購工作有效開展的現實性。

首先，上級行需要給予下級行一定的自主空間。具體來說總行可以通過指導意見的形式在大框架內規范采購行為，一級分行根據當地情況制定實施細則，進一步對立項審批、采購方式、采購限額、供應商選擇等進行規定，地域覆蓋面積較大的一級分行也可授權二級分行完善制度細節。

其次，商業銀行迫切需要在零星采購流程優化上下功夫。根據自身組織層級特點科學設置審批路徑，效率、風控兩手抓、兩手硬，合理劃分采購職責，確保每項采購標的都有對應的責任部門，重要采購標的應落實審批責任到人，在保障采購效率的同時，降低各個環節風險事件可能性。

3.2 強規劃，抓統籌，抓好內外部資源的持續整合

一是要適度合并同品類采購需求。將采購用量較大、經濟規模程度較高的產品動態納入集中采購范疇，盡量避免由于過于分散采購造成的采購成本增加和人力資源浪費。二是要適度規定相對統一的采購時間節點。各層級行可根據自身經營計劃安排、制定零星采購計劃臺賬，對轄內機構需求進行統籌科學管理；同時應明確緊急采購應對方案，在計劃外給予適當寬松以滿足銀行經營特殊性要求。三是要注重零星采購隊伍建設。人才是企業發展的根本，商業銀行在資源整合過程中繞不開對人力資源體系的培養和搭建：首先要提高采購管理條線崗位待遇，吸納更多高素質人才，拓寬采購管理思路，最終實現整體團隊的優化；其次是定期宣導培訓，上級行應定期對下級行進行政策宣導及培訓教育，注重采購過程中需求、采購、財務、內控監督等各方的專業素養及合規意識的培養，為零星采購工作的科學開展提供人才保障和支撐。

3.3 促轉型，提質效，適時適度搭建信息化零采平臺

近幾年我國電商事業不斷發展，部分商業銀行與電商也開始逐步討論并搭建零采平臺；同時商業銀行的數字化轉型也促使采購管理部門不斷探索信息化采購之路，以提升采購質量和效率。在搭建信息化零采平臺、選擇供應商過程中，商業銀行需要注意以下幾個方面問題：一是相匹配的科技與專業能力，零采平臺設計要突出專業性、可操作性、審批合規性，商業銀行應建立起具備采購、需求、科技等專業人員的“專項小組”，理念先行，步子跟上，穩扎穩打構建零采信息化。二是遴選適合線上化的零采產品，優先實踐標準化、批量化、需求分散化的產品線上化，避免過早將定制化、個性化產品或服務嵌入商城，防止出現溝通不暢、影響效率的問題。三是關注供應商B2B業務成熟度，提前做好市場調研，把關注重點由電商名氣、C端業務、產品豐富程度等轉向物流覆蓋度、供貨時效、售后服務、與上游供應商關系、財務管理水平等方面。四是重視價格動態監測，商業銀行與供應商共同完善健全價格監測體系，對于價格波動超出一定市價范圍的商品及時給予雙方預警，動態調整價格。五是提升信息化安全程度，商業銀行系統保密性要求很高，在信息化平臺建設中要自始至終將安全性放在重要位置，做好事前風險分析，強化計算機及云盤軟硬件管理，構建實時預警體系，嚴防網絡泄密，盡量將風險降到最低。

3.4 促合規，助發展，不斷加強零星采購履約管理

由于商業銀行零星采購單價低、數量多，其履約情況容易被輕視，針對這一情況，一是要建立起相對統一的參數標準及驗收要求，保證對采購數量及產品服務質量進行嚴格把關，確保履約驗收的科學規范。二是建立起科學嚴謹的管理體系，加強合同管理、財務管理、發票管理的規范性，進一步明確供需方權利責任，通過電子臺賬及時記錄購買明細、經辦人、庫存等情況，動態科學管理好零星采購。三是建立健康良好的供應商合作關系，嚴格供應商評級管理，明確不良供應商行為懲罰措施，上級行定期開展面向下級機構的供應商穿透式考核評價，對于具有行賄、作假、履約不力等行為的供應商及時進行相應處理，營造公開、公平、公正的良好采購風氣。

4 結論

目前，在商業銀行競爭日趨激烈的背景下，零星采購所涉及的成本控制、質量管理、效率提升等都切實影響到全行的業務布局和發展進程，同時零星采購是一項全面性、系統性、持續性工作，既要從整體科學決策，也要從細節精準施策。各商業銀行必須要建立科學有效的零采制度體系，規范零采全流程操作，創新拓寬現代化管理思路，才能不斷提升采購質效，進而服務好商業銀行的全面綜合發展。