基于AI+RPA數字員工在煙草商業企業財務領域的研究與應用

尤登云 胡楚楚 安徽省煙草公司蚌埠市公司

引言

黨的十九大報告明確提出，要推動互聯網、大數據、人工智能和實體經濟發展。在數字化變革時期，作為數字化變革的結果，需要從各種不同的信息中提取和價值。財務中心就好像是企業的大數據管理，同時也是公司在數字化變革過程中的一個主要節點。在企業傳統的財務管理模式中，由于財務數據獲取很難，而且信息處理性能也較差，因此無法適應企業在業務發展和管理決策過程中的需要。而財務管理中心是企業應對大數字變革和更好地充分發揮企業財務中心功能的有效工具。將RPA術應用于財務可以為企業發展和管理決策提供數據需求，并創建財務變革和轉型數據庫。RPA融資技術可以確保公司業務發展和管理決策的數據要求，并創建財務變化和轉型的數據庫。

一、企業財務領域現狀

在企業數字化的轉型中，由于應用系統的開發使用到不同的開發環境、開發語言、技術標準等，所以無法快速地做到系統之間的交流，導致信息流轉速度慢。所以，信息系統內部的統一整合，無法做到對數據傳輸的統一處理。但隨著計算機技術的進一步發展，應用信息系統還會增多，對數據交換標準和跨業務統一管理能力的要求也會愈來愈高。而這種標準不同、功能相對單一的“煙囪系統”已無法適應統一管理的要求；另外，在應用網絡系統中，依然存在了手工錄入數據處理的情況，這就降低了數據處理的時效性和準確度。現如今，隨著現代計算機技術的出現代替了傳統的信息輸入。針對系統間接口、數據交換和人工輸入困難的問題，提出了RPA技術。一方面，通過應用RPA技術，可以快速、自動地實現不同系統之間的數據交互以及平臺之間的開放數據流和訪問；另一方面，它可以最大限度地實現業務流程自動化，釋放勞動力，降低成本，提高效率。

二、RPA的流程自動化的技術特點及優勢

機器人過程自動化（RPA）是一種軟件解決方案，模擬人對計算機界面進行操作，并根據特定規則執行重復任務。

（一）RPA的技術特點

1.簡單重復操作

財務的工作流程中，有不少需要人工重復的操作。通過財務RPA的推廣應用，不僅可以降低人力成本，提高工作效率，減少出差頻率，而且還能提高財務結算工作的效率。這些簡單重復的工作有以下兩種較為明顯的特征：

（1）規則清楚且步驟明確。針對一些固定的步驟或動作，其規律是清楚的，能夠利用點擊或其他機械性的動作逐步實現，這一類業務也為財務RPA的使用創造了機會。因此，如自動結轉單據、月度結算的固定操作、固定資產折舊計提、內部貿易對賬、結匯、結賬和確認報表的完成，都可以利用財務RPA來完成。

（2）重復性高、操作簡單。企業的財務人員處理簡單且重復的工作，會導致工作效率更低。此類工作仍有較多的財務人員去做，導致效率低下；這類業務使用RPA便可使財務人員投入到更有價值的工作中去。

2.機器操作

RPA根據寫好的邏輯，自動處理代替人工任務處理。因此，RPA可以全年無休的不間斷工作，從而提高工作效率。

3.基于開放模式

RPA用于操縱多手機械作業。RPA的研發需要根據一定的邏輯規則來編寫。因此，適用于RPA的過程必須是開放的、數字觸發指令和輸入指令，并且可以盡早計算所有可能的工作場景。換言之，RPA不適合具有非常強大的創造力和困難流程的辦公場景。

（二）RPA的應用領域

RPA可作用于多領域，包括財務、人力資源等領域。很多行業領域也能采用RPA，例如金融、保險、零售、旅游、電信及醫療保健等行業。盡管RPA在不同的行業有不同的用處，但是其實現場景的本質是相同的，主要有以下兩種模式：

1.人工操作模擬：人工操作任務處理

RPA能夠把員工的工作流程記錄在電腦上，然后將其視為電腦可以理解的對象。電腦在一定的邏輯下去執行這些操作。例如，企業內的應用基本文件操作、程序登錄、鍵盤操作、表單創建、日常郵件處理、數據讀取等手動操作。

2.對人類判斷的模擬：基于規則的判斷任務處理

RPA可以使用OCR技術將圖像信息轉換為文本信息，而不是手動讀取發票或圖像信息。例如，用戶購買火車票的時候會使用搶票機器人，在搶票之前輸入預定的日期、車次，搶票機器人就可以根據提前輸入的限定條件進行規則判斷。當車票信息符合限定條件后，搶票機器人便可自動、快速地訂票。用戶在搶票全程無需過多操作，只需在搶票結束后支付款項即可。

在財務工作的增值稅抵扣認證環節，RPA可以根據OCR自動讀取票據中的數據信息，再自動登錄增值稅抵扣認證平臺進行增值稅抵扣認證。

（三）AI+RPA（人工智能）

“人工智能”的概念誕生于1956年，RPA和AI都可以在一定程度上替代原有的體力勞動，但兩者仍然存在差異。RPA只能依靠固定的腳本來執行命令，進行重復和機械的工作，并以插件的形態部署到客戶的原始系統上；人工智能結合機器學習和深度學習，從而具備了主動學習的能力。它利用計算機視覺、語音識別、自然語言處理等技術手段獲得感知能力。它能夠利用大數據分析不斷改進自身的行為，使得其有能力預見、規劃、調整并重建流程場景。

三、AI+RPA數字員工在煙草商業企業財務領域的研究與應用

數字員工技術在財務領域的應用就是財務RPA。基于財務工作的內容和流程特點，使用自動化取代財務手工作業，幫助財務人員完成重復性高、成交量大、有規律的基礎工作。財務RPA就是企業的虛擬員工。財務RPA是一種財務自動化應用程序，可以在特定流程節點上替換現有的手動任務和判斷，這是基于財務活動的明確規則的可重復工作流。

（一）應用場景

1.增值稅發票抵扣聯自動勾選

在使用增值稅發票抵扣聯自動勾選認證機器人之前，財務增值稅發票抵扣聯勾選認證工作需要業務經辦人員登錄增值稅發票綜合服務平臺進入發票勾選頁面，然后向網頁中輸入框輸入增值稅發票的發票代碼和發票開票日期并在系統中查詢出此張發票，再人工勾選發票進行抵扣；增值稅發票票據每月有300~500張，人工勾選耗時費力，且容易出錯。

增值稅發票抵扣聯自動勾選認證技術路線如圖1所示：

圖1 增值稅發票抵扣聯自動勾選認證技術路線

（1）使用高速掃描儀將增值稅發票抵扣聯進行掃面生成圖片；

（2）使用OCR技術識別增值稅發票抵扣聯生成的圖片，自動獲取增值稅發票代碼和開票日期；

（3）使用流程自動化技術自動登錄增值稅發票綜合服務平臺進入發票抵扣頁面；

（4）使用流程自動化技術自動將識別出的發票代碼填入網頁發票代碼輸入框，然后查詢出此張發票并自動勾選進行抵扣。

使用增值稅發票抵扣聯自動勾選認證機器人，可以實現分批抵扣和集中抵扣兩種方式，消除人工操作時可能由于發票代碼輸入出錯的問題，同時也提升了工作效率和質效。

2.稅費計提

在使用稅費計提機器人之前，每月月底需要業務經辦人員人工登錄浪潮系統下載稅費計提需要的文件，再登錄用友NC系統查詢對應涉稅會計科目余額表，獲取相關數據并按照每種稅費的計算邏輯進行稅費計提，目前需要計算的稅種多達8種，計算過程繁瑣且取數口徑不一，制約了財務人員工作效率的提升。

稅費計提技術路線：

（1）使用流程自動化技術登錄增值稅發票綜合服務平臺自動獲取增值稅抵扣的稅費總額并下載抵扣的增值稅發票明細文件；

（2）使用流程自動化技術登錄用友NC系統，自動查詢并下載所有涉稅會計余額表；

（3）根據業務經辦人員提供的稅費計提邏輯，通過流程排版和數據處理進行各項稅費的計提，計提過程中會根據業務經辦人員提供的驗證邏輯對稅費計提結果進行驗證并給出驗證結果；

（4）稅費計提驗證無誤后，將計提結果寫入稅金計提表中。

使用稅費計提機器人能稅等自動計提全覆蓋，解決了稅費計提取數口徑不一和需要人工從多個表中逐一取數、計算、計提，計提后還需多次復核的問題。

3.憑證自動制單

在使用憑證制單機器人之前，每月月底需要業務經辦人員登錄用友NC系統，按照科目查詢歷史憑證、復制歷史憑證，再根據稅費計提的結果填寫對應稅額生成憑證；由于需要填寫的稅種較多，業務耗時長、重復度高。

憑證自動制單技術路線如圖2所示：

圖2 憑證自動制單技術路線

（1）使用流程自動化技術登錄用友NC系統并進入憑證制單模塊；

（2）使用流程自動化技術自動按照科目查詢歷史憑證并復制歷史憑證；

（3）根據稅費計提的結果，在NC用友系統復制的歷史憑證中填寫對應的稅額。

使用憑證自動制單機器人，實現了自動、批量生成稅費計提會計憑證，消除涉稅業務處理誤操作且制單快速準確，提高工作質效和準確率，解決了憑證制單工作重復度高、數據填錯、部門輔助、核算串戶等問題。

（二）取得成效

1.規范一套智能機器人操作流程

利用RPA技術將編制、審核規則及標準化流程分別寫入智能機器人程序中，實現指標與指令的銜接。梳理財務工作常用系統操作規則，剔除低效、重復工作環節，建立標準化的操作編制工作流程，并將整個工作流程轉化為明確指令，這是設計智能機器人的基礎。

2.建立多個智能化審核策略

以財務稅費計提為例，在實際財務工作中，同一個稅額的計算因使用人不同造成取數口徑不同，這都直接影響財務稅金計提的結果準確性和一致性。本項目將全面梳理稅費計提數據來源、稅額計算規則，建立標準化編制與運算規則，在此基礎上實現大規模復雜數據處理與運算、稅額填報，全方位提升RPA機器人效率和準確率。

3.實現業務操作“人機協同”

通過新一代信息技術與創新能力的融合應用，研究開發煙草商業企業財務“數字員工”，實現業務操作由“純人工操作”向“人機協同”轉變。通過數據資源的合理配置和流程再造，推進財務向標準化、自動化、智能化轉型升級。

4.企業組織價值

AI+RPA技術的應用，釋放更多崗位員工的時間和精力，從事更有價值的企業管理和決策服務工作，發揮數字資源和信息技術對煙草經濟發展的放大、疊加和倍增作用，為行業高質量發展提供不竭動能。

5.行業推廣價值

全省煙草財務工作平臺一致、格式統一，可在其他地市公司快速上線應用，還可以根據業務的變化擴展到其他領域，能夠快速響應并滿足需求，具備良好的復制性和擴展性。

6.工作效率顯著提升

以財務科運行部分場景為例，增值稅抵扣認證，由人工作業耗時3小時以上，提升至運行30分鐘；稅費計提，由人工耗時近8小時，提升至運行10分鐘；憑證自動制單，由人工作業耗時近2個小時，提升至運行5分鐘。按照目前運行的3個場景測算，每年可節約工時147小時以上。

結語

財務工作得到質的發展與量的提高離不開財務RPA的支持，財務RPA是財務信息化建設工作中的一個小模塊，也是未來煙草商業企業財務工作發展的一個重要方向。隨著RPA技術的廣泛應用，財務工作的效率將大大提高，財務工作風險可得到有效防范，同時也將給財務管理理念注入新思想，為財務服務提供新助力，保證財務優質和高效發展，為煙草高質量成長鋪平道路。