探究人工智能技術在檔案管理工作中的應用

◎王振華

隨著大數據時代的到來，人工智能作為計算機技術的重要組成部分已經得到了廣泛的應用。在檔案管理過程中，人工智能技術不僅能夠對信息進行智能化的檢索和管理，還能為檔案使用者提供更加優質的服務體驗，讓用戶的多樣化需求得到進一步滿足。在科技快速發展的形勢下，人工智能技術與檔案管理工作實現了更加深入的融合，使檔案管理工作變得更加高效。

一、在檔案管理工作中運用人工智能技術的作用

（一）有效避免檔案管理工作出現錯誤

在檔案管理工作過程中，人工智能技術的有效應用，可以有效避免錯誤的發生。檔案信息可以通過人工智能技術進行智能檢索和分類，使檔案管理人員準確、便捷地查找到文字、圖片、音頻等所需信息。借助人工智能檢索技術，信息查找可以擁有多種路徑，信息檢索和分類的準確率會得到極大的提升。也就是說，人工智能技術將檔案信息按照時間、名稱以及屬性等要素進行劃分，重新對其進行排序，并根據輸入的關鍵詞檢索到想要的內容。

（二）增強檔案管理工作的安全性

當前，電子檔案替代了以往的紙質檔案，使檔案管理工作變得更加方便快捷，但電子檔案的安全性也是人們較為重視的一個問題，而人工智能技術則可以使其擁有較強的安全性。

通過人工智能技術可以設置安全權限，檔案管理工作人員只能查看權限以內的檔案內容，這樣檔案信息的安全性就可以得到有效保障。與此同時，人工智能技術可以使入侵檢測效率得到進一步的提升，增強防火墻的安全系數，一旦有不安全因素入侵，則會被阻擋，使它們無法進入檔案信息系統中，從而使檔案得到有效保護。

（三）切實提升檔案管理工作的效率

隨著時間的推移，電子檔案的數量不斷增加，且內容也非常繁雜，如果采取以往的處理方式，電子檔案的管理效率則會降低，這對于檔案管理工作的開展和優化是極為不利的。而人工智能技術的出現，則讓檔案管理工作變得更加高效便捷，工作人員通過此項技術可以對檔案內容進行細化，創建智能信息運作體系，有效連接起檔案管理工作的各個環節，從而讓系統的使用者可以獲得更好的使用體驗。

（四）縮減檔案管理工作成本

人工智能技術是一項可持續更新的技術。檔案管理部門只要在前期投入技術、人員等成本，人工智能技術自身的先進性就會為后期的具體管理帶來長久的利益。人工智能技術不僅使檔案管理工作變得便捷，還為后期的運作發展提供了動力。長遠發展來看，運用人工智能技術可以使整體成本得到有效控制。

二、人工智能技術在檔案管理工作中的具體應用

（一）在檔案管理工作中實現智能安全管理

檔案安全對于檔案管理工作來說至關重要。當前，指紋、人臉以及虹膜等智能識別技術已經被廣泛應用在檔案管理工作中，例如在檔案庫房門禁系統中的應用，其不僅可以讓沒有權限的人員無法私自進入庫房，還為工作人員進入庫房提供了便利。智能監控作為視頻監控技術的升級，其主要通過對原始視頻圖像進行背景建模、目標識別以及跟蹤等系列化的分析，來掌握目標的行為和事件。而智能監控系統的優勢可以實現自動報警，當危險要發生的時候，它會提前給工作人員發出預警，讓他們能夠及時進行防范。這樣檔案部門就可以通過智能監控系統，讓檔案庫房的安全系數進一步增強。與此同時，智能控制技術還可用于檔案庫房的恒溫恒濕系統當中，以此對庫房環境的溫濕度進行自動化控制。

就目前情況來看，在保護檔案信息安全方面，通常使用的是智能防火墻以及入侵檢測系統等人工智能產品。智能防火墻是通過多種人工智能技術對用戶訪問進行識別和控制，并且對病毒、網絡攻擊等可以進行自動攔截和阻止。其還具有身份認證、審計管理等功能。以往所使用的入侵檢測系統，雖然能夠對入侵現象進行實時監控，并發出預警，但卻存在效率低、誤報多等不足之處。而智能入侵檢測系統則實現了升級更新，不僅能夠對入侵現象做出精準、快捷的識別，還能夠對攻擊者進行自動追擊，并收集相關的數據信息。由此可見，智能防火墻、入侵檢測系統等人工智能技術能夠對檔案信息安全進行有效保護。

（二）在檔案管理工作中實現信息智能收集

就網絡檔案信息資源來說，其通常是以數字化形式來記錄的，并以多媒體形式進行表達，被廣泛存儲在網絡計算機的各類介質上面，之后再借助計算機網絡通信方式對傳遞和展現的檔案信息內容進行集合。隨著互聯網時代的不斷發展，網絡檔案信息資源不論是數量還是種類都在不斷增加。因此，在檔案管理工作中，針對大量的網絡檔案信息資源，可以通過各種智能代理來進行搜索、分析以及過濾，以此來實現檔案信息的智能化收集這一目標。

智能代理主要由反射、學習以及目標等多種代理結構組成，其具有自主性、交互性以及適應性等特征，它能夠在使用者制定的收集規則之下，對所需要的信息進行自動收集，還能為使用者提供相關的服務項目。每一種智能代理都有著各自不同的具體功能和實現目標。因此，在實際的檔案管理工作過程中，相關工作人員可以根據自身的收集需求，選擇相應的智能代理，以此更加高效地完成工作目標。

（三）在檔案管理工作中實現信息智能分類與檢索

目前，在檔案管理工作中，已經由以往的紙質檔案逐步轉變為電子檔案，并提出了紙質與電子兩種檔案并行的制度，這對檔案管理工作來說無疑是多了份保障。電子檔案信息主要分為文本類、多媒體類以及數據類等類型。在檔案管理工作過程中，可以運用自然語言處理、模式識別等人工智能技術，對各種電子檔案信息進行智能分類處理。文本分類屬于自然語言處理技術范疇，其工作原理主要是通過已經被標注過的文本樣本集合，找到文本屬性及其類別兩者之間的聯系，并通過智能化學習對新文本的類別進行判斷。一種是檔案管理工作人員可以通過提前設定好的檔案具體分類方法，智能區分開數據庫中文本類電子信息檔案的類別；另一種是其可以對網絡上存在的文本類電子信息檔案進行智能分類。針對多媒體類的電子檔案信息，可以通過圖像、語音以及視頻等識別技術來進行智能識別及分類。

電子檔案信息資源數量越來越龐大，且種類繁多，致使傳統信息檢索的不足之處越發被凸顯出來，尤其是檢索效率低，無法滿足當前檔案管理工作的需求，而采用智能檢索技術則可以解決這一問題。與傳統信息檢索相比，智能檢索可以根據用戶所輸入的關鍵詞，檢索出與之關聯性較強的結果，并對檢索出的結果按照相關聯程度進行排序，這樣可以使用戶更加快速地獲取到所需信息。智能檢索除了檢索文本之外，還可以檢索圖像、音頻以及視頻等信息資源，例如需要對文檔進行查找時，可以輸入相關語言，人工智能技術會將語音自動轉換成文字。

其還在檔案管理系統當中提供模糊音識別功能，讓搜索更加便利。另外，圖片識別也擁有著較大的應用優勢，尤其是對那些時間跨度大且不是非常完整的信息，只要將相關圖片輸入就可以進行搜索，從而能夠獲取到與其內容較為接近的檔案信息。隨著互聯網的迅猛發展，會有越來越多的多媒體類電子檔案信息出現，智能檢索將發揮更大的作用。

（四）在檔案管理工作中實現智能檔案價值鑒定

在檔案管理各項工作中，檔案價值鑒定是一項復雜化、系統化的工程，它對判斷檔案是否有留存價值起到了決定性作用，因此，在對信息進行鑒定時，應科學合理地運用各種規則和方法。在檔案管理人員進行鑒定時，可以借助檔案價值鑒定專家系統，尤其是對于保存價值很難確定的文件信息，檔案價值鑒定專家系統可以提供相對專業的建議，并且可以隨時隨地進行，極大地節省了相關成本。

（五）在檔案管理工作中實現智能檔案服務

在檔案管理工作過程中，一直以來都將為用戶提供優質的檔案服務作為工作宗旨，這也是檔案工作服務于社會主義事業的重要體現。傳統的檔案管理工作主要是為用戶提供閱覽、展覽以及咨詢等服務，而新的智能檔案服務則在原有的基礎之上增加了網站、新媒體等服務方式。而且，隨著人工智能的不斷發展進步，智能型公共服務機器人也會被逐漸應用到閱覽、展覽以及咨詢等服務當中，從而為用戶提供更多更加優質的智能化服務。

例如在提供閱覽服務的過程中，可以為用戶提供茶水等服務；在展覽服務當中，可以對用戶提出的問題給予相應的指導和講解；在咨詢服務中，可以為用戶提供更加全面的解答等。而就智能檔案服務來說，其主要是通過網絡來開展的，用戶數量是非常多的，特別是在互聯網信息技術迅猛發展的形勢下，檔案使用者的數量還會急劇增加。檔案管理工作人員可以充分利用數據挖掘技術深入地挖掘使用者的行為習慣，這樣可以對使用者的個性化信息需求做到及時掌握，為用戶提供更精準的服務，從而讓檔案管理工作能夠獲得更加廣泛的認可。

（六）在檔案管理工作中實現信息網絡共享

隨著大數據時代的到來，檔案信息共享已經成為檔案管理發展的必然趨勢。通常情況下，檔案的借閱和查找工作都是極為復雜的，但隨著人工智能技術的應用，其以網絡信息技術作為依托，創建起了一個檔案信息共享平臺，各項檔案信息都會集中到這個平臺上進行處理和審批，之后再調配和傳輸出去。這樣不僅使檔案使用流程得到了極大的簡化，工作效率和質量也得到明顯的提升，而且還讓用戶享受到了更加優質的服務體驗。

三、人工智能技術與檔案管理工作有效結合的方向

在大數據時代背景下，人工智能技術在檔案管理工作過程中會得到更加深入的應用。人工智能是建立在大數據技術基礎之上的，通過對其進行深入的研究和應用，逐漸形成了智能技術。

在開展檔案管理工作過程中，檔案是以數據信息作為主體內容的，而人工智能技術正是經由對大數據不斷的訓練和深度學習，積累經驗并總結得出檔案管理工作的基本運行規律。在信息化技術迅猛發展的形勢下，檔案管理工作呈現出了數字化、電子化以及智能化的發展趨勢，所以說人工智能技術與檔案管理的深度融合是大勢所趨。在這種趨勢之下，檔案管理工作會更加趨于人性化，以此使廣大檔案用戶的多元化需求得到充分的滿足。除此之外，檔案管理工作還能科學合理地利用人工智能技術進行變革，根據時代發展需求，對檔案管理體系進行創新，創建一體化的檔案管理平臺，從而使檔案服務體系能夠充分發揮其優質、高效的優勢，為廣大用戶提供全面化、人性化的服務，進而推動檔案管理工作效率和水平的提升。

四、結語

綜上所述，人工智能技術的廣泛應用，給人們的生活和工作帶來了許多便利條件，并且隨著對人工智能技術的深入開發，人工智能技術會發揮出越來越大的效用。以往的檔案管理工作已經無法適應時代的發展，也滿足不了廣大用戶對檔案的實際需求，還存在著一定的不足之處，而將人工智能技術科學合理地運用其中，則能夠實現檔案信息的智能安全管理、智能收集以及智能分類與檢索等，這樣不僅能讓檔案管理工作真正實現轉型升級，也能使檔案管理工作更加人性化，為廣大檔案用戶提供更加高效的智能化服務，切實滿足人們的需求，獲得更加廣泛的認可。