高職院校電子檔案“單套制”管理的探索與實踐

◎麥偉芳

伴隨互聯網、區塊鏈、物聯網等先進信息技術的日益完善，中國現代化建設獲得了歷史性進展，對檔案管理發展產生了普遍而深刻的影響。中國原生的電子檔案存量陡增，也面臨著經濟轉型所帶來的機會與挑戰，對高職院校電子檔案雙套制和單套制模式的改革也勢在必行。

一、高職院校電子檔案單套制的優勢

（一）滿足綠色環保需要

雙套制度不僅導致了紙質資料的浪費，消耗時間，紙質資料保管利用也浪費了大量空間。從成本方面來看，由于存儲紙面文檔需要建立龐大的檔案館藏區系統，有了相應的設備，保存紙面文檔就必須占有巨大的物理存儲空間，這給高職院校電子檔案管理工作帶來了嚴重的負擔。而很多并無太多實效意義的電子檔案，卻因規模巨大，印制為紙面文檔要付出巨大的轉化成本。如果在保證電子檔案安全性的情況下，進行電子檔案單套制存檔，就不需存放相應的紙面打印文件，這將大大降低白紙的使用率和紙面檔案保管成本，從而給高職院校內部的電子檔案管理創造更多價值。

（二）簡化人工操作步驟

電子文檔單套制模式也是傳統檔案管理模式上的一次重要轉型，人們以往對于文檔的管理工作基本都要依賴于紙質文檔，使之成為文件存檔、管理的主要載體。雖然在電子文檔出現后已經顯露出了許多優點，但是人們仍然無法摒棄過去的傳統檔案管理工作思路，盡管多年來人們不斷引進電子文檔雙套制模式，但由于社會經濟、技術的高速發展，電子文檔雙套制模式的缺點也日益凸顯：管理成本重復花費、人力重復勞動等，同時電子文檔雙套制管理工作的效率也存在問題，必須耗費巨大的人力、物力、財力對紙質文檔加以科學管理。所以，全面普及電子檔案單套制管理實質上是對從傳統紙張文檔管理模式發展到全程電子化管理模式的又一次革新。人們已經徹底改變了過去使用紙張進行電子文檔管理的工作模式，并意識到了現代電子檔案管理的優勢。在辦公流程中，不但做到了傳統辦公流程與現代電子檔案管理的高效銜接，還使得電子文件的存檔和管理工作能夠同步運轉，提高了檔案管理工作的整體效能。

電子文檔系統實行單套制管理模式時，對電子文件的管理、檢索等都可利用個人計算機等專用設備實現，并利用有關手段在較短的時限內進行有關管理工作。相反，在紙質版文檔的管理工作流程中，必須耗費大量的時間對文檔進行梳理，而在對文件進行檢索時又必須耗費大量的時間去一一檢索，與之比較，單套制管理能夠極大地提高效率。

（三）保證信息檢索速度

電子檔案單套制管理方式和傳統檔案保管管理模式比較，最大的優勢就是優化了管理工作過程，全部的工作過程都能夠利用技術手段，在整個電子文檔制作的流程中同步進行，這樣不但降低了檔案保管人員的工作量，還可以節省大量的工作時間，從而大大提高檔案保管工作人員的管理效能。另外，在傳統的電子檔案保管模式中，獲取檔案信息需要工作人員事先調取檔案入庫上架前的記錄，之后再自己去檔案庫中獲取相應的檔案，而人力查找這一過程也將耗費不少時間。如果引入電子文件單套制模式，要想查找文件，只需要借助技術手段在文件管理中輸入文件的關鍵字就能將所需要的文件檢索出來。由此可見，這一模式使文件的信息提取更為簡單。

二、高職院校電子檔案單套制管理模式的構建

（一）開發穩定的管理系統

研發穩定的電子檔案管理系統。在技術得到支持的前提下，致力于穩定、持續以及全面的電子產品存檔系統的開發，還需要利用技術手段為電子產品文檔的收集與管理工作創造安全可靠的電子環境，以保證電子檔案在歸檔、傳輸等流程中的原始性、完整度和可信度。在進行電子產品文檔管理系統技術開發的整個過程中，要充分考慮到管理系統內部的相容性，以實現各個部門間在認證步驟中程序的簡便，從而大大地提升這一模式的電子產品文檔利用效果。

（二）廣泛運用區塊鏈技術

使用區塊鏈技術中的時間記錄細節以及數據權限等功能，避免信息內容被人非法修改，從而確保電子文檔信息內容的真實性；利用區塊鏈技術還能夠使用權限、密碼、定位等技術手段，保證在電子文檔的讀取過程中信息不泄露，不被人非法讀取，以確保電子文檔信息內容的安全性；使用區塊鏈技術能夠將內容數據和操作數據、元數據等進行整合，并將各種數據加以比較和甄別，繼而產生更有價值的資訊，提高檔案內容的整體性和利用性。而與此同時，我們還需要將電子檔案加以備份，以確保當其原始的存檔系統發生障礙造成文檔內容不可恢復性的損失時，其檔案還能夠進行還原，減少損失。

（三）搭建協同管理平臺

電子文檔單套制歸檔系統與以往的雙套制度有所不同，在具體實施歸檔作業中，各單位的分工方式也有所不同，必須采取全程管理的方法，而業務管理系統與電子文檔系統相互之間的無縫連接，是完成電子文檔收、管、存、用工作的關鍵，也必須在業務部門的業務管理系統中產生電子設備文檔之后直接與歸檔系統銜接，所以涉及電子文檔形成辦理與存檔工作的兩種主管部門——業務管理單位和歸檔機關，在實施單套制存檔工作時也必須是協調合作的伙伴關系，解決好業務單位與檔案保管機關相互之間的關聯是實現電子文檔“單套制”協作關系的重點。

進行各主體協作管理的必要途徑是建立協作管理網絡平臺，以方便各主體在網絡中進行協同工作。首先，各技術主管部門建立以協同信息管理為基礎的電子文檔管理制度，使得各有關技術主體都可以利用統一的信息管理網絡平臺對電子文檔實施記錄、管理和查詢，從而突破以往各個部門間的信息隔閡。為避免與電子檔案管理混淆，技術人員可在電子檔案管理中設置不同的登錄命令，而不同管理主體的登錄命令也不同，以便于各管理主體對電子文檔內容進行查詢。隨后，在技術部分對協同管控平臺實施功能提升，使不同的技術主體功能有效整合。各控制主機使用不同的登錄命令進入協同系統，只可以對所管理的工作完成信息的記錄、編輯工作，但是可以直接查詢所有的信息，使全部的操作過程通過系統同時進行，既減少了電子文檔保存信息孤島的發生，也大大提高了電子文檔保護的工作效率，[1]實現各主機系統的控制與應用。最后，管理技術部門還需要針對電子文檔與單套制管理發展的實際需要，對協同管理平臺及時進行管理系統的變更與完善，使所有關系的管理主體有效連接至協同管理平臺，以達到數據共享與管理的合作。

三、高職院校電子檔案單套制管理效率的提升

（一）完善文件單套制歸檔制度支持

健全的規章制度體系是保證單套制度工作的前提條件。一方面，在嚴格執行國家有關電子檔案歸檔、電子文書管理等工作的法律、規定之外，高職院校還要針對各自特色提出具體的電子檔案歸檔的范疇、時限、電子文書保管格式等。如為避免重大教學活動信息在日積月累的處理過程中出現錯刪，學校則可以按“月”或“季度”的周期開展資料歸檔業務，而不再有以往每月歸檔一次的時間限制。這樣對歸檔人員來說，單次交接工作量相對較小，存儲數量也不多，每次可一式三套保存，一個脫機封存管理，一個異地存放，一個提供使用，從而確保機讀數據的完整、可靠。另一方面，強化了單位內部協作和內容整合工作，建立了單位資料歸檔制度和管理體系。[2]

（二）加強檔案信息化人才隊伍建設

技術人員是高職院校技術支持的重要保障，而提高高職院校技術人員質量保證的主要渠道之一即是確保單位擁有專門的科技人員，但由于技術系統更替速度較快，使得人員的技術水平與系統更替快慢相匹配，成為高職院校亟待解決的問題所在。

首先，相關部門必須抬高技術人員的進入門檻，增加技術人員的比例。例如國家檔案管理機關技術人員與其他技術人員的配置比率為1∶3，以確保技術人員充足；科技人員需要計算機技術等有關學科出身，并獲得相應專業資格證書，且具有相應的工作經歷，優秀人才也可相應地放寬工作經歷條件。

其次，構建人才激勵機制。設立我國檔案學專業的院校，要重視對學生信息系統研究、工程設計等有關專業課的培訓，以保證國內檔案學專業的學生基本掌握有關技術；與此同時，高職院校要積極開展技術培訓工作，對有關技能人員定期開展培訓和考評，以保證科技人員及時掌握有關前沿技術，達到個人專業技能過關，以提高科技人員能力，適應管理工作的發展進程。

最后，擴大科技人才吸納途徑。檔案管理單位等部門的人員往往是經過事業單位考核合格的人員，這在一定程度上影響了技術人員的招聘質量。所以政府部門應和有關院校聯合辦學，由院校進行專門人才培養，再經過職業技能考核進入企業，這樣既能增加人才培養的質量，也能增加人員的數量。

（三）建立明晰的檔案監督檢查機制

從負責與落實，必須設置明確的全程監管機制與可實施的監督檢驗機制，以確保各個層級負責落地與有效。第一，必須明確工作電子文檔對全過程每個環節的具體安排，把責任落實到個人，這樣不僅可以在工作出錯時直接定位責任人，還能夠賦予個人社會使命感，從而提高警惕與減少錯誤；第二，可以通過定期和不定期抽查等方法，對工作流程與結果加以監督，并設置專職的督查機構全程跟進督導和實地考察；第三，必須設置強制目標，采用將每月工作績效考核和年終工作考評有機地結合的方式衡量工作指標，將個人薪資水平和工作指標掛鉤，獎懲分明。只有在各級層面上積極履行職責，才能真正彰顯機制與技術的有效性，而保質保量的工作落實則是有效推進電子文檔單套制度運行的關鍵保證。[3]

四、高職院校電子檔案單套制管理的安全措施

（一）庫房環境實時監管

庫房中，采用全自動傳感器，對倉庫的溫濕度、灰塵、煙氣等環境信息進行連續的收集和管理，并傳遞至倉庫終端的數據采集器，以方便員工即時掌握倉庫的環境情況。同時，數據采集器還與倉庫溫濕度控制器相連接，當出現溫濕度異常后可自動進行調節，并將調節后的環境信息數據再次傳遞至倉庫終端。

利用監控系統和網絡技術對檔案數據的載體庫房實施監控，通常需要安裝門禁和紅外線監控系統，對倉庫內載體情況實施不間斷監控，如發生了未經許可申請、越權及規定時限以外的存取現象或資料竊取情況，則會通過互聯網技術及時地向電腦或手機終端發出告警，此時管理者就可以利用電腦或手機中的相關應用軟件即時查詢倉庫狀況，并判斷如何處置。對檔案數據內容的信息管控方式在各個環節上也不盡相同。當檔案數據通過質檢入庫或在異地網絡備份時，就必須對檔案數據的合法性實施監控，以確保傳送后的檔案內容和傳送之前的資料保持一致；在對檔案數據保存處理的過程中，須利用系統對檔案數據當前的狀況、潛在風險等情況加以監控和評價，將測評和監控的結果即時傳遞給管理者，由管理員據此作出反應，以避免造成檔案數據內容的泄漏和破壞；在對檔案數據進行使用管理時，則須對數據庫存取情況加以監督，并分配存取權限、規定存取時間，如果發現異常的存取情況，則通過管理系統即時反映給終端，以防止檔案數據的被盜、篡改等現象發生。

（二）人力輔助實時監管

檔案數據信息安全監管系統要與人力安全監管相結合，以人力安全監管系統監管加以補充，為檔案數據安全監管工作提供了雙重保障。檔案行政管理機關須設置倉庫保安管理人員和檔案數據安全監管人員。保安人員以定時的在庫房巡視方式確定檔案數據載體儲存環境有無風險，同時以電子巡更系統智能地設定巡邏路徑，以確定當前時間內安全員所在位置信息是否合理，安全員的反應信息是否正常，確保倉庫周邊環境和安全人員的安全。檔案數據安全監管人員利用終端接收到的數據監控倉庫安全情況，一旦系統產生預警，安全監管人員應按照預警類型第一時間以監控形式及時掌握倉庫狀況，并采取相應的查封、搶救、報警等措施。

（三）增加安全保障經費

數字檔案資源的安全風險與應對策略是一個漫長而煩瑣的工作，它的投資耗費龐大、復雜，但收益卻并不顯著。有統計資料指出，信息系統的建設費用中包含了軟硬件產品購置費、系統軟件研發費和維護費，其中維修成本屬隱性費用。而實際上，軟件維護費用一般是研發費用的二倍，但是也有些軟件系統由于維修費時，維修工程量較大，維修成本往往超過了研發費用的三十至四十倍。[4]而作為檔案管理中心，對于數字文檔資料安全風險的處理手段往往更要進行有效的創新，沒有人能夠正確預見風險的出現與影響，這就說明對于資料安全風險的投入是必要的。

五、結語

在5G現代電子行政辦公的深入與普及背景下，電子檔案逐步代替了以往對紙質檔案的存放與管理，單套制電子檔案歸檔成為現代檔案管理的必然趨勢。單套制的管理模式也是學校檔案管理方面的一個改革，為中國高等教育的科學管理提供了許多便利，但在當前的技術條件下，單套制的管理模式確實也存在著一定的困難，學校還是要具備突破常規的能力。勇于探索新領域，掌握新技能，接受新鮮事物，這才是滿足中國教育事業迅速發展的基本要求。