6S 管理在病理檔案管理中的應用

王勤 李 韜 周寧

四川綿陽四〇四醫(yī)院病理科，四川綿陽 621000

病理檔案是醫(yī)院檔案的一部分，是對患者做出病理診斷的重要依據(jù)，是病理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院和有關醫(yī)療活動中的重要原始記錄，在醫(yī)療、教學、科研中發(fā)揮重要作用。病理檔案管理是一項多環(huán)節(jié)、嚴密細致的工作，需要科學管理、材料保持完整、保存妥善[1]。因此，科學高效管理好病理檔案對管理人員的要求越來越高，將6S 管理法應用于病理檔案管理不僅可減少失誤、改善工作環(huán)境、提高工作效率，還可提高管理水平。

1 病理檔案的內容及重要性

病理檔案資料涵蓋從病理檢查申請單開具至病理報告單發(fā)出全流程的所有資料，包括文字資料（申請單、登記本、試劑使用、質量控制記錄、病理報告單等)和實物資料（標本、蠟塊、切片等），是病理醫(yī)師對患者做出病理診斷的重要原始資料，也是為臨床治療或手術提供治療和建議的客觀依據(jù)；病理檔案還可為病理醫(yī)師提供學習和科研資料以及為解決醫(yī)療糾紛提供重要參考依據(jù)。因此，病理檔案不僅是患者醫(yī)療病歷中的重要內容之一，更是醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研的寶貴資料。此外，病理檔案資料不斷積累，可促進病理診斷水平不斷提高，病理學科亦得到廣泛發(fā)展[2-5]。

2 6S 管理的具體內容

5S 管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場對人員、機器、物品、材料、方法等生產(chǎn)要素進行有效管理的一種辦法。它是日文中的五個單詞Seiri、Seiton、Seiso、Seiketsu 和Shitsuke 的簡寫字母，分別為整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。而6S 管理是基于5S 管理的擴展，在5S 管理的基礎上增加Safety（安全），形成6S。6S 管理的內容如表1 所示：

表1 6S 管理的內容

3 病理科檔案管理現(xiàn)狀及實施6S 管理的必要性

病理檔案具有類別多、分布廣的特點，每日均需對各類資料進行登記、整理。由于標準的程序化檔案資料管理系統(tǒng)還未在所有醫(yī)院病理科投入使用，多數(shù)病理科仍延續(xù)以往的人工歸檔，人工管理無疑會加大管理的工作量和難度。在實際檔案管理工作中許多科室尚存在以下問題：①缺乏完善的管理制度：部分醫(yī)院更注重實際效益，缺乏對檔案管理工作的重視，未制定相應的管理制度或制度不健全，導致檔案管理工作落實不完善。如資料未及時整理、存放無秩序、標識不清、環(huán)境雜亂、查找困難等。②管理方式落后：部分科室仍采取粗放式管理，導致資料丟失、損毀。如文字資料長時間保存導致資料破損、字跡模糊，醫(yī)院對此投入切片易褪色、黏灰、破損等[2]。③管理水平較低：絕大多數(shù)醫(yī)院病理檔案管理工作未受到足夠重視，醫(yī)院投入資金、人力不足，導致本崗位人才缺失[6]。目前，多數(shù)醫(yī)院病理科檔案管理工作均缺乏專業(yè)人員專職管理，大多由技術人員兼職，未接受專業(yè)的培訓，缺乏科學的管理方式和先進的管理辦法，基本延續(xù)科室的老舊方法管理，效率低下[7]。因此，現(xiàn)迫切需要探討更先進的檔案管理模式和方法，推動檔案管理現(xiàn)代化，以促進醫(yī)院檔案管理工作質量和效率的提高，突顯檔案資源的作用。6S 管理貫穿于檔案管理全過程，可確保檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等工作更加標準、規(guī)范和高效，提高管理人員的積極性、管理水平及工作效率，并改善工作環(huán)境，同時病理科也得到快速發(fā)展[8,9]。

4 6S 在病理檔案管理中的應用

4.1 區(qū)分要與不要物，節(jié)約空間

病理檔案無論是實物性資料還是文字性資料均是必要物，但各類資料的儲存時間存在差別。因此，為使病理檔案管理更為精簡，達到節(jié)約空間的目的，首先需明確各類檔案的儲存時間，在此基礎上充分利用空間[10]。如標本儲存箱每2 周循環(huán)一次，保證儲存時間的前提下充分節(jié)約空間。對需要保存15 年的檔案，如蠟塊及各類病理檢查申請單放在專門的儲存柜；對只需保存1 年的檔案，如TCT 薄片或刷片中的陰性片則放入專用陰性片箱內，1 年后統(tǒng)一銷毀處理，這樣可節(jié)約大量檔案儲存空間。而對超過15 年的檔案資料，銷毀前應上報醫(yī)院醫(yī)務科，經(jīng)科主任同意后才能實施銷毀。銷毀前應先檢查資料的完整性、有效性，避免遺漏、誤銷，且資料銷毀的形式、資料的年限、類別、銷毀執(zhí)行人等也應做好記錄[11]，所以病理檔案的整理是一個周期循環(huán)的過程，日常工作中應做好收集、標記工作。

4.2 明確四定原則，達到三易目的

病理檔案具有動態(tài)更新、與日俱增的特點，如何在后續(xù)歸檔及檔案利用工作中做到高效、省時，需要緊緊抓住“四定”原則。總體要求是按照檔案的類型確定基礎的數(shù)量或容積，明確歸檔方式及存放位置且在歸檔前做好標識工作。具體做法：①標本。標本儲存箱容積恒定且標有序號，根據(jù)序號放在冰箱指定位置并在登記本上記錄日期及對應箱號，冷藏保存2 周后冷凍保存，待回收人員回收處理。以此一一對應的方法循環(huán)，不僅可有序開展日常取材工作，也便于后續(xù)根據(jù)需要補取或進行科研項目時快速找到標本。②蠟塊和切片。標識首先體現(xiàn)在包埋盒及載玻片上，目前采用打碼機統(tǒng)一打印病理編號及專屬二維碼，這樣可統(tǒng)一樣式、規(guī)范美觀，長時間保存后字跡仍清晰。診斷報告發(fā)放后需及時對蠟塊封蠟，避免組織長時間暴露在空氣中造成組織凹陷、性狀改變，歸檔前封蠟可延長蠟塊保存時間。定量是每盒蠟塊周轉柜和貯存柜內的蠟塊數(shù)是相同的，歸排蠟塊時需對照取材工作單上的取材記錄，核對蠟塊數(shù)量無誤后按順序放置，且每盒均需做好標注，包括蠟塊類型、蠟塊起止號。對切片而言，醫(yī)生會在刷片和TCT 薄片的標簽上標注陽性片，其余陰性片均放入專用陰性片箱內，一年后統(tǒng)一銷毀處理；對需要保存15 年的其他切片的歸檔與蠟塊類似，按照分類、排序、核對、裝柜、轉移、標注的方法進行。③文字類資料。四定原則貫穿于整頓的全過程，包括分類、排序、標注、裝訂、貼標簽、歸檔。為使后續(xù)裝訂過程更加便捷，分類和排序就要做到定量與定標，如申請單上附有冰凍檢查知情同意書的冰凍申請單可選擇100 張/袋，其余申請單為150 張/袋，排序過程中必須保證順序正確，在檔案袋上做好組織類型及起止號標注，后續(xù)歸檔可直接裝訂成冊，并貼上封面，按照年限及類別放在指定檔案柜中。因此，無論是實物類資料還是文字類資料的歸檔均需先做好日常收集、整理工作，始終堅持定量、定位、定法、定標四大原則，使后續(xù)歸檔工作高效、無誤，才能在檔案利用中易見、易取、易還。

4.3 清掃科室環(huán)境，保持整潔

檔案管理是一項相對獨立的工作，但與檔案管理相關的環(huán)境清掃卻是一項每日必需的工作。保持環(huán)境干凈整潔不僅是一個科室的風氣，還可調動員工工作積極性。每日工作完成后均需對現(xiàn)場環(huán)境打掃，包括臺面、地面清掃，設備維護保養(yǎng)，保持檔案室無垃圾、無灰塵、無閑置的良好狀態(tài)。

4.4 建立清潔制度，鞏固成果

除硬件改善、布局調整外，嚴格清潔制度是必不可少的，只有嚴格遵守清潔標準且有效執(zhí)行，才能保證質量、提升檔案管理員的工作效率[7-12]。因此，制定科室清潔制度，將其常態(tài)化并定期檢查，維持清潔，明確整理、整頓、清掃的過程，做到標準化、制度化操作，為各環(huán)節(jié)打下良好基礎。

4.5 養(yǎng)成規(guī)范習慣，提高管理水平

對管理人員全面培訓，學習先進的管理模式，提升管理能力；制定相關管理制度，嚴格執(zhí)行并形成規(guī)范；加強有關檔案管理責任體系，明確分工及職責，有效、高效開展工作，提升管理質量。在實踐中，對各種檔案進行分類別保存管理，以利于檔案資料的查找、搜尋和瀏覽[13,14]；創(chuàng)造整潔舒適的工作場所，鑄造良好的團隊合作意識。

4.6 加強安全管理，確保安全

檔案管理需高效、科學地對各類檔案整理、收集、歸檔、調用，確保檔案安全。檔案安全包括信息安全和環(huán)境安全，環(huán)境安全是基礎，要健全科室安全管理制度，提高科室人員的安全意識，如檔案室嚴禁吸煙和使用明火，且需定期監(jiān)測以滿足檔案存放的要求，如溫度、濕度、防火、防盜、防塵、防潮、防霉等，并做好記錄，做到事事有痕跡；保持走廊暢通無阻；定期維修保養(yǎng)消防設施及器材，確保其處于良好狀態(tài)。檔案資料需根據(jù)類別分區(qū)分房保管，如病理蠟塊和病理切片不能存放在同一房間、待整理與整理完的資料不能存放在同一區(qū)域[15]。隨著計算機軟件的大量運用，建立規(guī)范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要角色，當今患者病歷信息不僅存在紙質檔案，也錄入醫(yī)院信息系統(tǒng)，因此要確保信息安全，最重要的是加強計算機安全管理：如不擅自拆裝計算機硬件，不擅自安裝和卸載軟件，接入互聯(lián)網(wǎng)的計算機必須安裝正版的反病毒軟件，并保證反病毒軟件實時升級；規(guī)范人員安全使用計算機行為等[16]。目前信息化尚不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)蠟塊、切片的存在，在實現(xiàn)電子病理信息資源在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下運轉的同時，繼續(xù)保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案和切片、蠟塊檔案，既可解決電子病理檔案提供的利用和共享資源問題，又可解決歸檔病理檔案的憑證問題[17]。

5 效果評價

2015 年至今，本科室采用6S 管理法對科室檔案管理后，歸檔的及時率、檔案的完整率、查找耗時率、環(huán)境整潔安全性等均得到顯著改善。具體效果：①歸檔及時率。隨機抽查實物資料及文字資料各5 例，9 例均在報告發(fā)放后2 周內完成歸檔，歸檔及時率90%。②檔案完整性：隨機抽查實物資料及文字資料各5 例，10 例均完整、齊全，檔案完整率100%。③查找耗時率：隨機抽查實物資料及文字資料各5 例，10 例均在5min 內查找完畢，耗時較未實施6S 管理前明顯縮短。④環(huán)境整潔安全性：實施6S 管理后各類檔案均定量定位放置，廢棄檔案定期處理，環(huán)境清潔與安全定期檢查，環(huán)境整潔安全性較未實施6S 管理前有所提高。

綜上所述，為充分發(fā)揮檔案資料的價值，前提是做好檔案管理工作，高效的檔案管理需要好的管理模式及規(guī)章制度保障。6S 檔案管理是一種可實操的方法，將其應用于病理檔案管理，科室環(huán)境會更加整潔，提高管理人員積極性，使管理工作更加科學、高效、規(guī)范。