新時代高校人事檔案管理的問題與對策思考

朱少禹

一、高校人事檔案的重要價值

人事檔案是高校檔案的重要組成部分，記載了學校教職工的“三齡二歷一身份”及家庭成員、獎懲情況等重要信息，能夠全面真實地反映教職工的個人情況，為職稱評定、干部考察、辦理公證等提供必要的依據(jù)，為提升高校的教學水平和管理水平提供保障，具有非常重要的價值。

（一）原始記錄價值

高校人事檔案記載了教職工在成長過程中的學習、工作、家庭等各類信息，是原始的真實的記錄。一般的人事檔案從入團材料起，包括高中至最高學歷的所有學習材料，及工作后的入職、職稱、考核、獎懲、工資、提拔等產生的各類材料，客觀地反映了教職工的學習、工作能力和水平，是原始數(shù)據(jù)的集成，為干部人事檔案專項審核等提供原始記錄。

（二）憑證價值

人事檔案記載了多元化的人事信息，包括基本信息、家庭情況、業(yè)務能力等的信息，能夠綜合反映被記錄人的成長過程，為辦理公證、工資定級、職稱評審、干部考察等提供參考憑證價值，有時甚至具備法律效力，在學校的發(fā)展中，能夠為人才選拔、人事提拔、干部調動等提供重要參考，為學校事業(yè)的健康發(fā)展提供有力的幫助。

二、高校人事檔案管理存在的問題

（一）管理意識方面

進入新時代，各類高校人事檔案管理水平都得到了較大水平的提升，但在檔案管理的意識上仍舊存在一定的欠缺。人事檔案完整記錄了教職工的學習簡歷和工作簡歷，能夠較為客觀地評價教職工的工作能力和業(yè)務水平，在教職工調動、提拔等考察時提供憑證，但是在對如此重要的材料進行管理時，卻存在管理意識淡薄的情況，對于人事檔案的巨大價值認識不足，大多只是機械的保管，對歸檔材料的真實性和有效性缺乏風險管控，主動提供利用的意識欠缺，制約了服務水平的提升。

（二）管理環(huán)境方面

高校人事檔案管理環(huán)境與實際需求還有較大差距，檔案管理的條例中，對庫房面積、庫房環(huán)境、“八防”措施等都作了明確的要求，然而實際管理卻很少能夠做到。庫房面積不足、庫房潮濕、環(huán)境較差、自動滅火設備缺失等問題依然存在，對于人事檔案的管理實為不利，尤其是一些早期檔案材料，所用紙張本來就很脆弱，再加上外部環(huán)境影響，更是造成不斷脆化、字跡模糊等現(xiàn)象。長遠來看，對檔案查閱及學校名人檔案乃至校史編纂等均會產生較大影響。

（三）管理方式方面

隨著國家及各省市對人事檔案的逐步重視，高校人事檔案管理方式已經(jīng)大有改進，但仍然存在管理方式與教職工需求不符的矛盾。高校人事檔案管理主要是管理紙質檔案，教職工或學院、部門有查借閱需求時，需要付出一定的時間成本。隨著學校各項事業(yè)的不斷發(fā)展及信息化時代提出的新需求，查閱人事檔案的要求越來越高，傳統(tǒng)的紙質管理在提供服務時已然顯得吃力，且與新時代發(fā)展有些脫節(jié)，實效性無法得到保障，因此，改變管理方式已刻不容緩。

（四）管理人員方面

高校人事檔案管理是一項專業(yè)性、政策性都很強的工作，因此檔案管理工作人員的重要性不言而喻。高校檔案管理應配備專業(yè)人才，但是目前的情況卻不甚理想，各類高校所配備的檔案管理人員中，大多沒有相應的專業(yè)背景，或同時兼任其他崗位，無法全身心投入其中，缺乏相應的業(yè)務知識和專業(yè)素質，造成管理水平比較低下，阻礙學校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（五）管理安全方面

檔案作為原始記錄，材料一旦丟失便會造成嚴重的損失，而高校人事檔案作為記錄教職工個人信息的原始憑證，其安全性更是重中之重，一定要引起高度重視。然而在上述多重因素的制約下，在專業(yè)人才缺失、管理環(huán)境較差以及傳統(tǒng)的管理方式下，在人事檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)的風險控制難以把握的情況下，檔案的安全性還難以得到萬全的保障。

三、提升高校人事檔案管理水平的具體措施

（一）提高人事檔案管理意識

檔案管理對整個高校檔案事業(yè)發(fā)展乃至學校發(fā)展都有著重要意義，因此，提高人事檔案管理意識，對人事檔案的重要價值產生充足的認識，是每個高校的必修課。首先，領導層面要對人事檔案有足夠的重視，帶領工作人員主動學習相關業(yè)務知識，定期對學校人事檔案工作進行培訓、監(jiān)督、檢查，對檔案專業(yè)管理人員進行業(yè)務測試；其次，管理人員要提高自身管理意識，提升職業(yè)責任感，在學校范圍內對人事檔案加強宣傳，提高教職工整體對人事檔案重要性的了解和認識。

（二）改善人事檔案管理環(huán)境

檔案存放環(huán)境對檔案能否長期保存有著重要影響，必須引起重視。各高校都應根據(jù)檔案管理的規(guī)范，做到庫房、辦公室、整檔室、閱檔室分離，并劃撥專項資金用于庫房建設。要結合自身館藏數(shù)量及未來數(shù)年預招聘人員數(shù)量，配備相應規(guī)模的庫房，庫房內應配備自動滅火設備，且防光、防霉、防盜設備等一應俱全，為檔案管理提供良好的基礎設施，確保人事檔案能夠長期保存，為高校事業(yè)發(fā)展不斷助力。

（三）改變人事檔案管理方式

管理方式是高校人事檔案發(fā)展至關重要的一環(huán)，在現(xiàn)今信息化時代飛速發(fā)展的背景下，高校人事檔案管理也應順應新時代發(fā)展，利用最新科學技術手段，改變傳統(tǒng)純紙質檔案的管理方式，建設數(shù)字化檔案管理模式。黨的十九屆五中全會強調要加快數(shù)字化發(fā)展，堅定不移建設數(shù)字中國。高校人事檔案也應緊跟國家政策，進行數(shù)字化建設，將紙質檔案掃描進入專門的信息數(shù)據(jù)庫，與各高校人事系統(tǒng)結合，在借閱申請、審批、提供服務等各個環(huán)節(jié)都實現(xiàn)網(wǎng)上操作，節(jié)省人力和時間成本，真正做到為教職工“辦實事”。同時，可與職稱評審、科研等系統(tǒng)連接，為教職工提拔、評審等提供更加直接客觀的數(shù)據(jù)。再者，由于紙質檔案是不可替代的，因此可構建智慧庫房，庫房內恒溫恒濕、防火防盜等自動化設備、智能密集架可顯示所存檔案基本信息等，真正讓高校人事檔案進入信息化管理的時代，提高管理效率，更好地提升學校的整體發(fā)展水平。

（四）建設人事檔案管理隊伍

高校人事檔案管理人員的水平會直接影響到管理的效率，建設一支高水平管理隊伍十分必要。在檔案數(shù)字化大環(huán)境的要求下，干部檔案管理人員所具備的素質大體分為以下兩個方面。首先是政治素質，要把政治素質擺在干部隊伍建設的首位，檔案管理人員要堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，指導實踐，推動工作，牢固樹立“四個意識”，堅定“四個自信”；其次是業(yè)務素質，在選聘人事檔案管理人員時應優(yōu)先考慮具有相應專業(yè)背景的人員，同時能夠對計算機技術有一定了解，并具備良好的學習能力，能夠盡快掌握新知識新技術。學校層面在提拔干部時也應適當考慮人事檔案管理人員，使檔案管理人員能夠增強職業(yè)榮譽感與自豪感。

（五）確保人事檔案管理安全

檔案的安全在整個檔案管理中是尤為重要的，須引起十分的重視。在紙質檔案管理中，檔案安全主要表現(xiàn)在庫房的安全上，人事檔案庫房需單獨設立，庫房應選用防盜門、采用指紋鎖或密碼鎖、庫房內安裝360°無死角攝像頭、安裝報警裝置、設置自動滅火器等，通過這些設施，確保紙質檔案的安全。在數(shù)字化檔案管理中，因已將檔案內容通過科學技術手段顯示在信息系統(tǒng)中，因此需要保證數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全，信息化系統(tǒng)需由專業(yè)人員設置賬號密碼，安裝專業(yè)的服務器、數(shù)據(jù)備份設備等確保數(shù)據(jù)不會丟失。

綜上，高校人事檔案作為促進學校事業(yè)高速發(fā)展不可或缺的重要組成部分，對學校的師資水平、人才發(fā)展、教學水平等都有著特殊的意義，應該引起學校及檔案管理部門的高度重視。高校應設立專項資金，改善檔案管理環(huán)境，引進專業(yè)檔案管理人才，創(chuàng)建專業(yè)化管理條件，順應數(shù)字化發(fā)展需求，采用先進智能技術，提升高校人事檔案管理水平，為學校各項事業(yè)發(fā)展提供更加全面、準確、客觀、便捷的數(shù)據(jù)和服務。