高校二級學院檔案信息化及規范化管理研究

范晶晶 李 彬

一、高校二級學院檔案管理工作特點

根據《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案的界定，高校檔案泛指學校履行教書育人職責過程中形成的各種歷史記錄[1]。它不僅記錄著教學實踐活動開展過程中行為主體的原始數據，還能為推動教學工作運行提供信息基礎。隨著互聯網的普及，高校檔案管理工作面臨嶄新挑戰，將原本檔案管理具備的管理功能、服務功能不斷拓展深化，促使二級學院在檔案管理工作中做出顯著改變，其特點主要有：

（一）檔案數據來源多樣、數量龐大

在高校二級學院開展教學實踐活動過程中，需要及時有效地記錄、收集和整理教學、行政等多方面檔案資料，為專業發展和學校整體規劃提供信息保障。在傳統的管理模式下，高校二級學院更多采用文檔記錄和整理方式對檔案資料進行留存，卻忽視了歸納、編研的重要性。信息化發展將互聯網變成人們生活中不可或缺的角色，獲取檔案資源的途徑日漸增多。海量信息不僅存在于教學環節中，也存在于互聯網覆蓋的每個角落，給二級學院教師教學提供素材。二級學院檔案中制度與相關細則、教師教學資料、課程信息及專業建設、教材信息統計等逐漸脫離紙質呈現方式，向電子文檔過渡，此外還出現了許多教學影像資料、課程錄制視頻等電子檔案，為學生提供了更加豐富的課堂體驗，活躍了課堂氛圍，也一定程度上給二級學院檔案分類及歸檔加大了難度。信息化進程推動了各類信息處理手段的不斷更新換代，檔案歸檔與后期查閱難度隨之增大，來源多樣、數量龐大的特點成為二級學院教學管理人員及檔案員科學調整管理工作思路的主要原因之一。

（二）檔案數據附加值高、綜合性強

高校二級學院檔案管理工作主要由二級學院辦公室負責，所需留存的相關檔案資料覆蓋面廣、綜合性強。辦公室在日常教學管理過程中充當學校及二級學院間橋梁與紐帶，需樹立全局意識，統籌安排，協調業務，并對日常各類活動開展進行合理調整，準確有效地留存重要檔案資料。二級學院是開展教學活動的數據產生地，檔案數據多以原始形態留存，后續由相關人員進行再處理和再形成最終上報。檔案的歸納和編研增加了其附加意義，編織成為一片片特征鮮明的網狀結構，以非閉環的形式，按照主體類別劃分為橫向結構，再根據年份及發展趨勢進行分類，逐漸累積形成縱向結構，互通互聯，貫穿整個檔案管理全過程，為高校提供準確高效、價值非凡的檔案資料。在信息化推進過程中，這些資料雖被賦予了更多的附加價值和意義，但是在大量的數據存儲范圍內，仍有部分資料的附加價值因難以精準定位、搜索途徑不明等原因而大打折扣，影響檔案資源的利用效能。因而，借助信息化進程中現代科學技術手段的應用而實現快速便捷的檢索、關聯相關檔案信息可以極大發揮其實際效用。

二、高校二級學院檔案信息化及規范化管理優勢

互聯網的不斷發展推動了高校檔案管理的新模式，其中信息化進程直接影響著檔案管理模式變革，延續了傳統檔案管理的精細化處理特點，使檔案的留存和查找突破了時間與空間的限制，而規范化管理進一步建立了檔案工作流程，為二級學院基礎信息建設提供了保障。

（一）檔案信息化和規范化管理拓寬了檔案存儲方式

信息化技術手段的應用使檔案的存儲方式發生變化。傳統模式下檔案管理人員采用紙質文檔進行收集、分類等，耗費時間和精力較大。而在互聯網和計算機技術不斷更新換代的新時期，檔案管理人員可摒棄原始的文本記載方式，采用現階段高校二級學院大規模采用的辦公自動化系統平臺實現。二級學院一般僅需要接收學校職能部門發來的文件，直接進行電子版檔案的收集與儲存，并且自主選擇檔案資料的類型和格式。目前，隨著計算機信息化手段的普及，存儲方式和媒介也發生了重大改變，市面上涌現出多種類型的存儲媒介，例如便攜U盤、移動硬盤、刻錄類光盤及網絡云盤等，這些便攜的存儲媒介一般重量很輕、方便攜帶，但容量巨大，極大地降低了傳統管理模式的人力物力成本，給檔案管理模式提供了新思路。

（二）檔案信息化和規范化管理確保了檔案留存完整

高校檔案管理工作工作量巨大、覆蓋面廣，傳統的檔案管理模式極易產生疏忽與紕漏，人工訂正與校對費時費力，工作一度陷入被動。檔案信息化建設有效緩解了上述問題，利用計算機和網絡，能夠實現快速全面檢索，提高檔案查詢、管理的效率和質量[2]。采用現代信息技術手段融入檔案管理工作的方式主要依據一定軟件平臺、強大的網絡技術等實現專業化、規范化管理，可以收集來源更廣、類型更多、數量更大的檔案資料，解決了目前檔案管理存在的突出弊端，提高了檔案管理的整體水平。另外，檔案管理還面臨著客觀條件的威脅，傳統模式的紙質文檔容易受到存儲地點環境的影響，例如濕度、密封程度等，而信息化管理的檔案資源也面臨著管理風險和挑戰，包括計算機漏洞、網絡安全缺口等。二級學院加強檔案管理的信息化和規范化也能夠一定程度上提升管理人員安全意識，為學院提供更加精準的數據信息資源。

（三）檔案信息化和規范化管理增強了檔案利用價值

隨著信息化進程推進，多種類型留存的檔案在政策決定和水平評估等方面都扮演著重要角色，這個快速發展的時代也將生活節奏、信息資源留存的速度加快。因此，越來越多的決策者和檔案資源利用者對這些檔案資料在準確性和時效性上的體現提出高要求。高校二級學院通過使用辦公自動化系統等平臺，利用現代化信息技術輔助檔案管理加快并規范了檔案收集、分類、存儲、編研、閱覽等流程，讓學校各職能部門利用互聯網和局域網形成文件信息的聯通關系，確保資源共享，信息傳遞，保證了信息的時效性，也構建出完整的信息網絡，真正做到了校園內依托平臺達成智慧互聯。

三、高校二級學院檔案管理現狀

（一）檔案資源信息化及規范化管理體制不健全，流程繁雜

國家檔案局以及教育部針對高校檔案管理出臺了相關的管理工作辦法，有效推動了檔案管理工作的開展和進步[3]。新形勢下，事業單位尚未就辦公室檔案管理制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對辦公室職能的發揮造成了極大的影響[4]。高校二級學院普遍缺少檔案信息化及規范化相關制度制約，很難實現信息化、規范化管理初衷，留存的檔案資料價值無法得到有效發揮，并引發其他細節問題。二級學院在對照國家相關標準時，對數據來源、文件留存方式、文檔利用等管理流程規范化不清，對檔案外借、銷毀等細節制度細化處理不明晰，另外還存在基本數據提取困難、平臺操作困難、信息搜索效率低等其他問題，嚴重阻礙了高校檔案管理向新的模式變革。

（二）檔案信息化及規范化資源分配不均衡、認識程度欠缺

目前高校二級學院開展檔案信息化主要將紙質、音頻、圖像、視頻等多種格式資料轉化后存儲至媒介，除了相關人員的專業操作外，設備支持和資源配置也是重要因素。但校級及二級學院辦公室在資源配置方面差別很大，后者相對薄弱，主要體現：高校二級學院檔案信息化進程推動較慢，投入建設的資金不足，管理者認識程度欠缺，在硬件投入上可采用的設備數量少，甚至即使配備了相關儀器，由于重視程度欠缺、使用技術受限等無法發揮系統和相關設備的效果。高校二級學院管理層僅認識到信息化普遍存在和使用的事實，卻忽視了二級學院的教學實際，未加深對信息化建設的認識，長久以來形成了信息化管理制度建設欠缺的局面，無法滿足現階段檔案管理的需求，推動信息化及規范化管理進程效果欠佳。

（三）檔案管理信息化及規范化人員水平不齊

在互聯網與現代科學技術不斷發展的新時期，將高校檔案管理團隊構建成為一項縱向發展、長期考慮的工作，其中，檔案業務水平、教學管理水平與計算機應用水平都影響著檔案管理水平。目前高校二級學院的主要問題：一是二級學院通常不設專職檔案員。檔案員主要由以下三種人員組成：秘書或辦公室人員，剛剛參加工作的畢業生或新進人員，即將退休或臨聘工作人員，這三種人員在檔案工作中的共同點是，流動性大，更換頻率大[5]。二是二級學院檔案管理人員業務水平不齊。專職檔案員大多在高校機關任職，二級學院檔案員通常由教學秘書擔任，專業背景差別大，工作內容繁重，工作容易漸入邊緣化。三是二級學院檔案信息化管理水平不高。高校普遍購買了各類操作平臺和軟件系統并投入使用，但平臺使用操作難度大、涉及軟件眾多、各平臺間難以達到資源互補和信息互通，極大地限制了二級學院信息化進程，給管理工作帶來困難。

四、高校二級學院檔案信息化及規范化管理建設路徑

（一）加強信息化及規范化管理制度建設及重視力度

二級學院的發展與所屬高校的檔案管理建設情況息息相關。高校應立足學校實際情況，轉變傳統檔案管理的固化思路，樹立檔案管理信息化與規范化的理念，從上至下將其納入高校整體發展的布局與規劃范疇內，提高對檔案管理效能的重視程度，并從制度層面上予以保障。在開展具體實施管理的過程中，借鑒國家檔案局及教育部針對高校檔案管理出臺的相關管理辦法，制定和完善高校內各級各職能部門的規章制度，充分配合、相互協作，必要時可將其納入考核體系，建立長效的獎懲機制。并且，應給予高校檔案信息化建設足夠的重視，關注方案落實情況和影響因素，從而確保形成統一標準，實現信息化與規范化管理的統一，為后續檔案資源利用創造條件。

（二）優化信息化及規范化管理資源分配

檔案管理過程中，硬件和軟件設施配備和利用率占有重要地位，對高校的檔案信息化及規范化工作具有重要意義。高校應做好統籌和全局規劃，結合檔案信息化和規范化管理制度保障，給予軟件及硬件配備一定的政策傾斜和資金導向，推動檔案信息化及規范化建設發展。高校二級學院管理者及相關人員應積極參與檔案管理硬件采購進程，提出不同職能部門的實際需求，避免高校職能部門上下層級分層，硬件設施配備不均衡，限制二級學院檔案管理進一步發展。此外，二級學院可根據實際操作情況對系統和平臺提出要求，促使高校充分考慮信息多樣化需求與管理細節性問題，確保平臺或軟件在不同情境下的順暢、便捷實用，給檔案管理工作提供智能化、程序化的工作環境，進一步提高檔案管理人員的工作效率。

（三）提升信息化及規范化管理人員水平

高校檔案信息化及規范化管理還受到檔案人員整體素質水平的影響，在高校不斷加大信息化建設的背景下，應該結合學校實際需要，提升檔案管理人員的業務素質、信息化管理水平及檔案知識水平。高校二級學院在檔案管理團隊建設中可以通過定期開展培訓的方式增強檔案管理員在大數據、云計算、5G等領域的基本了解，從而便于結合技術和工作達到有機統一，創造附加價值，增加辦公自動化培訓和業務學習，舉辦各類平臺的使用比賽，也可將檔案管理納入考核機制，增加職工薪資待遇等，建立鼓勵與獎勵機制，切實給傳統的檔案管理工作注入新鮮血液，調動檔案員工作積極性。增加在檔案管理工作方面的投入，給管理人員提供詳實的規范化流程清單和制式表格，為檔案管理信息化與規范化提供保證。