檔案管理在工程索賠中的價值與作用

胡敏捷

2020年初，武漢暴發新冠肺炎疫情，面對錯綜復雜的國內外形勢和疫情沖擊，自2020年我國各地先后啟動新冠疫情重大突發公共衛生事件一級響應。據查詢，從2020年初至2020年3月26日，不到100天的時間，中國國際貿易促進委員會系統共計103家商事證明授權機構，累計出具不可抗力事實證明6454件，涉及合同金額約6321億元。至2022年，疫情仍然反復無常，工程管理的特殊性決定了國內外工程項目在疫情防控、疫情風險應對等方面的普遍性與復雜性，本次疫情造成了諸多工程復工時間遲延、工人被隔離觀察、材料價格漲價等，這勢必導致剩余工期減少、各項成本遞增，工程索賠申請比例大幅增加，一場場工程商業紛爭悄然而至[1]。在新冠疫情的影響下，如何申請索賠、如何開展反索賠、申請索賠項目與金額是否合法有據等系列問題被賦予了新的時代意義。

作為重要的工程索賠依據、索賠證據，檔案因素貫穿工程索賠始終，在檔案全過程管理中，充分利用信息技術，有利于預防惡意索賠、研究索賠規律、尋找適宜的索賠點、優化索賠計算、補齊檔案管理的漏洞、規避惡意索賠風險，最終實現索賠效益最大化。從索賠預警角度分析，諸多索賠是因檔案管理失控而產生。從索賠證據角度分析，基建工程檔案歸檔范圍與工程索賠的檔案證據高度重合。從索賠信息管理角度進行分析，檔案信息的全過程管理、各信息管理環節、技術在檔案全過程管理中的利用，是實現索賠效益最大化的保障。

一、索賠前端預警角度的檔案價值

從索賠前端預警角度出發，對索賠產生的原因進行溯源，若成套基建工程檔案收集齊全、整理規范，工程索賠所涉及的所有項目均會在基建工程檔案中予以體現。基于“前端控制”和“全過程管理”的角度，重視檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等各個環節的規范化把控，可以及時防范索賠風險、把握索賠機會。

引起索賠的原因主要包括以下五個方面：

第一，施工延期引起的索賠。一般是指由于諸如天氣因素、拆遷受阻等非承包商的原因造成的進度推遲，因施工延期會給承包商造成時間和費用的損失，因此提請賠償。

第二，合同變更引起的索賠。雖然在工程施工中，會存在變更的現象，但這種變更必須是指在原合同工程范圍內的，若超出工程范圍，可能會導致工程量增減。增就擴大了成本，減就造成資源浪費。

第三，合同矛盾和缺陷引起的索賠。常表現為合同文件規定不嚴謹、有遺漏或錯誤，或者技術規范與圖紙不符合等。發包商作為發包人，通常在起草工程承包合同時，對其中的缺陷負責。

第四，惡劣的現場自然條件引起的索賠。一般是指承包商事先沒有預估到的，如地下水、未探明的地質斷層等，需要承包商花費更多精力去處理。

第五，參與工程建設主體的多元性。工程參與單位不僅包括發包商與中標總包商，還包括監理、分包商、材料供應商等，他們均為利益共同體，其中哪一方失誤，都會給自身和他人帶來不良影響，從而導致索賠等情況出現。

以某輕軌項目虧損索賠為例，這是一起典型的工程施工方在前期調研不足情況下倉促簽約，未認真進行合同審核而引發的工程糾紛。由于這一輕軌項目工程的急迫性，施工方在合同簽訂前期并沒有預留充足時間做好信息的整理工作，甚至對于整個項目的可研性分析，也缺乏足夠的文檔資料作為佐證與參考。在合同的制定上，施工方僅片面根據本國的情況對照的進行了條款定制，對于對方的合同細則未嚴加審核，給后期施工階段糾紛的出現埋下隱患。在糾紛發生時，由于沒有詳細的文檔資料作為為我方爭取權益的證據，只能被動接收對方的索賠訴求，在巨額虧損的情況下勉強交工。在交工后，由于資料欠賬太多，加上工程在施工中本身存在著較多問題，后續諸多糾紛與索賠未能妥善處理[2]。而巴基斯坦N-J水電站工程導流洞項目變更索賠成功案例，承包方精準確定索賠點、把握索賠機會，也與其良好的檔案管理休戚相關[3-4]。

二、索賠依據、證據角度的檔案價值

索賠證據是索賠雙方當事人用來支撐索賠、反索賠的證明性文件、參考性材料，包括紙質、影音等各種載體；作為開展索賠、反索賠的重要組成文件，索賠證據是關乎索賠成功與失敗的核心因素之一；如若證據不完整、不充足、有遺失、不規范，索賠與反索賠均很難成功。在工程項目實施過程中，會產生大量的檔案資料，這些記錄著工程全過程信息的檔案是開展索賠與反索賠的重要證據。因而，加強基建工程檔案的全過程管理也極為必要。發包商在施工過程中應始終重視施工資料的積累，定期檢查，確保資料記錄完善、管理科學。

新冠疫情后，就不可抗力提請的工程索賠大量增加，以新冠疫情影響下甘肅省G215線馬鬃山至橋灣公路工程項目工程索賠為例，承包商復工后，依據全國層面相關公文檔案，甘建發電【2020】10號、甘建發電【2020】11號等地方公文檔案，提請了工期索賠、疫情防控費索賠、照管清理工程費索賠等。積極準備停工證明、開工證明、趕工計劃、趕工方案審批、趕工預結算等檔案資料，并做好防控設備購置、建設的申請、批復、經費明細等檔案的準備、補充工作，出具了照管清理工程索賠需提供監理照管日志、監理清理修復工程記錄、支出明細等，為索賠工作的開展提供了有力保障[5]。海外項目方面，新冠疫情影響下的中亞某國國有能源公司與我國某央企大型工業生產EPC項目，因疫情在我國暴發時，該項目進入設備采購安裝階段，部分勞務、設備、原材料等需由我國輸入，承包商在此環節受到疫情影響，工程進度滯后?；诖?，承包商通過主張不可抗力來獲得相應的工期順延，并在合同條款約定的期限內，及時向發包方發出了不可抗力函件，告知其疫情爆發。發包方隨即要求承包商向其提供不可抗力事件造成影響的證明性材料，以及承包商制定規避方案并采取防范措施的支撐證明。應發包方要求，承包商不斷收集、擴展并提供了大量證據，并向發包方發出了更為詳盡的不可抗力通知，取得了索賠的階段性成功[6]。

為論述檔案證據在索賠中的重要性，筆者對眾多索賠案例進行比對分析，包括萬家寨索賠案例[7]、某海上風電項目索賠案例[8]等等。在中華人民共和國檔案《行業標準建設項目檔案管理規范》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等標桿文件的指引下，筆者以上述案例為研究范本，將工程索賠的檔案證據與基建工程檔案的歸檔范圍進行了綜合比對。分析發現，基建工程檔案因其內容真實性、記錄及時性、問題全面性、責任關聯性、原始有效性，貫穿索賠證據鏈始終，基建工程檔案歸檔范圍里涵蓋的諸多文件均是工程索賠的重要證據。

三、索賠信息管理角度的檔案價值

工程檔案作為重要的工程信息資源，工程信息組織加工中的信息篩選對應著檔案管理的鑒定環節，信息分類對應著檔案管理的整理、分類環節，信息評價對應著檔案管理的保管期限劃分環節，信息存儲對應著檔案管理的保管入庫環節，信息檢索、服務對應著檔案管理的編研、利用環節，各管理環節一一呼應、相互關聯。而信息系統建設作為工程項目信息管理的核心，其使用的目的是便于各檔案信息集成和工程項目的電子化、規范化、流程化管理，其直接用途是便于各工程檔案信息資源的安全存儲、便捷提取、有效利用?；诖?，現分別從信息采集、管理、檢索、系統開發利用、大數據、區塊鏈等信息管理角度對索賠信息管理中的檔案因素進行分析。

1.信息的有效采集、規范管理是確保檔案信息系統、建設工程信息管理系統等信息系統平臺有效運行的前提。首先，信息采集工作是對項目全過程管理的梳理。其次，檔案信息管理的過程有利于查漏補缺，及時規整缺失信息。信息采集、管理是對檔案信息實行前端控制的過程，有利于發現管理風險，預防惡意索賠。

2.便捷精準的信息檢索功能，也是考核檔案信息管理是否完備的重要指標項。在索賠發生時，通過信息系統快速、精準地提取相關檔案信息，將會大大提高索賠、反索賠管理效率。信息是流動的、多變的，檔案是對有效信息提取后的原始記錄，具有參考價值、法律憑證價值。齊全、規范、完整的檔案證據是索賠成功的保障。

3.工程檔案信息的管理必須是動態的全過程管理模式。檔案的調入、調出、文檔的增補必須做到有跡可循，全程管控。通過信息管理系統隨時隨地管理、控制檔案信息，對工程項目管理及索賠管控極為重要?；跈n案的行政、經濟、技術管理等方面的現實參考價值，通過檔案系統后臺管控，可對項目全過程管理進行監控，有利于索賠點的發現、最佳索賠時機的分析。

4.開放的信息共享平臺有利于提高檔案查找效率，是進一步提升工程索賠效率的催化劑。通過一體化信息管理平臺，借鑒、查考其他單位索賠案例的公開性檔案信息不僅有利于信息共享，也有利于參考借鑒。基于數字檔案館建設、檔案網站建設的顯著發展，B/S瀏覽器管理模式使得遠程辦公愈發完善，實現了部分如防疫開放公文等開放權限類檔案的網絡化連接，這極大提高了工程索賠法律依據、政策依據的檢索效率。

5.利用大數據技術對項目檔案進行計量分析、結構分析、知識圖譜分析等，可研究索賠規律、尋找適宜的索賠點、優化索賠計算、補齊檔案管理的漏洞、規避惡意索賠風險、實現索賠效益最大化。根據大數據學科理論，數據的生命周期依次為：數據采集、管理、分析、技術、大數據共享、大數據倫理六個環節，基于每個環節的檔案數據分析，均可找到相應的索賠利益點。

此外，隨著區塊鏈信息安全技術的普及，該概念已被工程管理、檔案管理等多個學科列入研究重點。解決電子檔案的易篡改、難溯源等安全隱患，縮小各學科間的數字鴻溝也是工程索賠信息化管理中面臨的隱患，需要行業協作打破信息壁壘。

四、檔案在工程索賠中的作用

基建工程檔案具有復雜多樣、體量大、種類多、載體各異、管理分散等基本特點，而隨著信息化發展，無紙化辦公盛行，工程行業基于文檔的及時收集、高效存續、快捷利用、遠程管控、移動端辦公、安全需求高等新特點，提出了更高要求。

基建工程檔案作為檔案管理的重要門類，因學科跨度大、專業性強、復雜性高等原因，目前，不論在工程管理領域，還是在檔案管理領域均屬于薄弱環節。同樣，因文化差異、起步略晚，我國索賠相關的理論研究與實踐探索相較于歐美國家相對滯后，在國際市場屢屢碰壁、國內發展參差不齊。

1.預防惡意索賠、把握索賠機會的預警保障。從全過程管理、前端控制的角度出發，規范的檔案管理可以從源頭上控制風險，是預防糾紛的前提。諸多項目管理中產生的糾紛源于文檔管理的不嚴謹，對招投標文件、合同、過程檔案研讀不認真、歸檔不及時、檔案證據缺失是造成損失、導致索賠失敗的重要原因之一，文檔的及時、合理、規范化管理是減少爭議、索賠的重要保障。

2.索賠應對處理的法律憑證。檔案在工程索賠中有著重要的憑證作用，是促進合同爭議和索賠解決的重要法律依據?？茖W的文檔管理不僅可以解決諸多國際項目糾紛索賠，也能解決工程管理中的問題爭端。

3.索賠費用計算的證明。效益不僅是干出來的，更是算出來的，索賠費用的計算離不開證明索賠值的計算基礎和計算過程的證據，如各種賬單、工程成本報表、記工單等。

4.項目全過程管理的參考依據。檔案管理貫穿于工程項目管理始終，作為一項系統的技術性工作，真實反映了基本建設過程，是各個管理環節的工作參考依據，承擔著對全過程管理的指導作用。同時，在項目管理中承擔最關鍵的分析環節的工作是檔案軟件管理，它是確保工程項目質量的重要前提。

5.信息化建設的前提與紐帶。工程檔案作為核心的工程信息資源，其信息采集完備與否是后續信息成功檢索與精準分析的前提保障。同時，以自上而下的管控和自下而上的集成模式為基礎的工程管理系統、檔案信息系統、索賠信息系統等平臺的搭建，則會為檔案管理和工程管理行業帶來更多便捷。

6.有深遠的歷史記錄價值。一方面，做好檔案信息的數字化集成，通過系統平臺快速、準確地檢索、提請所需信息，將對其他項目的工程索賠、工程項目管理產生重要參考價值。另一方面，在歷史長河里，基建工程檔案記錄著工程人創造的基建歷史，具有長遠的歷史價值。