大數據時代檔案管理信息化建設路徑

崔洪利

一、大數據時代檔案管理信息化的新特征

大數據改變了檔案的管理和服務方式，管理信息化是實現這些方式改變的有效手段。大數據時代檔案管理信息化呈現出新特征，主要體現在以下幾個方面：

（一）檔案信息管理高效化。傳統(tǒng)的“信袋式”管理，需要人員對相關資料進行梳理，整體上處于零散和無序狀態(tài)；檔案信息化初級階段，也只是將計算機作為存儲工具，檔案信息處于離散、孤立狀態(tài)，很難發(fā)現更深層次的檔案信息。大數據推動了檔案信息管理高效化，數據資源深度整合，信息快速流轉。

（二）檔案信息服務精準化。大數據技術推動了檔案信息資源互聯(lián)互通，“網上遠程查詢、跨館異地出證、遠程利用”將成為新模式，把“死檔案”變成“活信息”，打破了被動單一的服務模式。基于用戶畫像分析，研究方向由用戶的共性特征轉變?yōu)閭€性特征，變被動為主動，以精準推薦為基礎提供個性化服務[1]。

（三）檔案信息資源共享化。大數據技術將海量零散的信息資源有效整合，推動了信息資源共享，為用戶提供高質量的信息數據空間，提高了信息資源的價值。檔案信息資源共享能夠形成龐大的信息資源，擴大信息開放，實現最高形式的檔案信息資源效用，在社會范圍內有效流通，共同構筑信息共享空間。

（四）檔案信息類型復雜化。大數據是結構化數據、半結構化數據和非結構化數據等多種數據類型的集合，形式多樣的數據類型賦予了大數據強大的威力。大數據時代的檔案信息，包括文本、圖片、數據、音頻和視頻等種類繁多的信息類型，有時又是各種類型交織在一起，提高了檔案信息的可靠性和保真性。

（五）檔案價值模式數智化。數智賦能是驅動檔案治理現代化的新引擎，從數字化到數智化是檔案管理的發(fā)展趨勢。通過智能化的流程再造和智慧化的場景升級，堅持為用戶創(chuàng)造價值，推動治理范式不斷演化，治理邏輯從事后走向事前，提供民眾參加檔案事務的機會和渠道，深化服務手段、發(fā)揮更大作用[2]。

（六）檔案管理技術高新化。大數據時代檔案管理信息化正從傳統(tǒng)的網絡信息技術向“大區(qū)云物智”等高新技術發(fā)展。其中，大數據技術提供數據分析和數據挖掘功能；區(qū)塊鏈技術確保檔案數字化過程和電子檔案的安全性；云存儲提供檔案信息資源云端的存儲與服務；物聯(lián)網的電子標簽為檔案賦予唯一標志碼；射頻技術可以方便地實現信息采集和自動入庫；人工智能技術實現檔案影像修復著色和智能安防等功能[3]。

二、檔案管理信息化建設存在的問題分析

我國在21世紀之初的“十五”計劃，就將檔案管理信息化列入重要議題[4]，歷經多年發(fā)展，檔案管理信息化建設雖然取得了一定成績，為廣大檔案利用者提供了快捷方便的服務，但是建設內容始終停留在電子文件歸檔、數據庫系統(tǒng)建設、網上查詢檔案信息和檔案資源存量數字化等方面，還不能滿足大數據時代對檔案利用服務的新需求，仍然存在很多問題，突出表現在以下幾個方面：

（一）檔案信息服務能力不足。信息技術的廣泛應用，為檔案信息服務能力提升創(chuàng)造了空間。但是，從目前檔案管理的實際情況看，實物保管部分地轉向計算機存儲，操作方法部分地取代了手工模式，“重藏輕用”的理念并未根本轉變，服務方式被動粗放，難以滿足精確查找和全文檢索的需要，沒有對檔案信息資源進行有效開發(fā)，不適應大數據時代的多樣化需求。

（二）檔案資源優(yōu)化能力缺乏。數據挖掘技術解決了數據和知識之間的鴻溝，檔案信息服務的底層基礎是數據挖掘，發(fā)現更具價值的信息，從而實現資源優(yōu)化。目前集中式存儲方式，設備價格和維護成本較高，無法支持多用戶文件共享，難以滿足高效存儲和快捷訪問的要求，檔案管理部門各自為政、信息資源分散，諸多原因致使數據挖掘受限，影響檔案資源優(yōu)化[5]。

（三）檔案信息化軟件投入不足。開展檔案管理信息化建設，很多檔案管理部門將大量資金投入到網絡建設和硬件設施方面，對軟件投入相對不足。一方面，管理人員存在認識上的偏差，認為信息化建設主要是購買先進設備，對軟件的價值和功能缺乏了解；另一方面，自行開發(fā)軟件存在技術難題，購買第三方軟件不僅價格昂貴，還存在系統(tǒng)適應性和維護性等問題。

（四）檔案信息化建設意識淡薄。大數據時代到來已經毋庸置疑，常規(guī)技術難以滿足檔案服務信息的需要。但是，很多檔案管理者卻不能清醒地認識，缺乏對信息的敏感性，不具備信息化管理能力，不能適應大數據時代的新變化和新需求；很多檔案服務人員認為檔案信息化與自己無關，那是領導者或技術人員應該考慮的事情，工作中仍然傾向傳統(tǒng)的檔案信息服務方式。

（五）檔案服務人員綜合素質不高。檔案信息化建設需要服務人員較高的綜合素質，既包括信息技術應用，也包括知識結構以及信息內容的傳播與分析。目前大部分檔案管理人員年齡偏大，具有豐富的實踐經驗，但對信息技術比較陌生[6]；新上崗的年輕人員對新技術和新方法比較熟悉，但缺乏檔案管理的理論與實踐，形成了傳統(tǒng)型和技術型兩極分化的人員結構。

（六）檔案信息化建設標準不規(guī)范。檔案信息化建設只有嚴格遵循標準，才能確保信息安全以及真實性和完整性。國家標準分為強調性標準和推薦性標準，我國目前未有針對檔案信息化建設的專門標準，檔案信息化建設主要依據通用信息技術標準，而且大多是推薦性國家標準，這些標準是幾年前甚至十幾年前制定的，對大數據時代的檔案信息化建設指導意義不大。

三、大數據時代檔案管理信息化建設路徑

大數據技術能夠將海量數據中有價值的信息提取出來發(fā)揮更大價值，大數據賦能使檔案管理工作更科學。只有樹立大數據思維，才能抓住機遇；惟有運用大數據技術，方能應對挑戰(zhàn)。針對檔案管理信息化建設存在的問題，參照相關文獻并結合作者實際工作經驗，提出大數據時代檔案管理信息化建設路徑：

（一）超越小數據管理定勢，探索與大數據行動相融合。身處大數據時代，收集小數據往往更為實用，小數據也成為熱門是與大數據碰撞后的重新選擇，因為用大數據去解決一些常規(guī)性問題并不科學。小數據是以個人為中心的數據，檔案領域的小數據是指存儲在關系數據庫中結構化的傳統(tǒng)數據。大數據時代檔案管理信息化建設需要超越小數據的思維定勢，探索與大數據行動相融合，使二者在各自領域協(xié)同發(fā)揮作用。

（二）突破檔案信息公開藩籬，走向檔案數據開放共享。檔案信息公開是依法將保管的檔案信息向社會開放，保障公民知情權，發(fā)揮檔案信息的多重價值。目前的檔案信息公開仍然存在著保密審查機制不健全、公開手段不方便用戶使用和官本位下的被動服務模式限制利用需求等問題。構建檔案數據開放共享平臺，促進檔案信息由公開走向共享，用戶可以隨時隨地使用，通過權限訪問機制有效應對密級和泄密問題。

（三）運用數據挖掘分析技術，開啟精細化管理思維模式。精細化思維重視微若沙礫的所有細部，將一個已知的問題精細化拆分，直至主要問題的所有分支都羅列出來，數據挖掘分析技術為精細化思維模式創(chuàng)造了條件。通過對用戶信息的深度挖掘，跟蹤用戶行為，推測用戶興趣，為個性化的檔案信息服務提供參考[7]。通過相關關系分析，將孤立的數據點進行整合，開展更為準確的趨勢預測，實現檔案信息增值服務。

（四）運用虛擬現實技術，提升檔案信息服務應用價值。虛擬現實技術是多媒體技術的終極應用形式，通過設備模擬產生三維虛擬世界，實現視覺、聽覺和觸覺感應，擁有真實世界的感知能力。檔案管理信息化建設使用虛擬現實技術，擺脫單純依靠圖像、視頻和文字的分散式方法，能夠再現檔案真實的歷史原貌。虛擬現實技術接近現實世界，電子查閱或網上瀏覽產生身臨其境之感，減少實物檔案調用，有效避免毀壞、磨損和丟失等現象發(fā)生[8]。

（五）對接用戶實際需求，構建數字化檔案知識服務系統(tǒng)。大數據的終極是變數據為知識，以用戶需求為目標驅動，協(xié)同大數據價值鏈，由信息服務向知識服務轉變。以大規(guī)模、碎片化和智能化的知識庫為基礎，構建數字化檔案知識服務系統(tǒng)，實現知識源管理、知識庫管理和應用管理等功能[9]，由信息管理轉向知識管理，解決用戶有限認知和處理能力之間的矛盾，促進檔案知識的生產、加工、應用和創(chuàng)新，挖掘信息價值、釋放資源活力、精準服務重點、優(yōu)化服務方式[10]，使檔案知識效用最大化，走向信息服務的高級階段。

（六）樹立檔案安全意識，構建更加完善的安全防護體系。大數據時代海量信息沖擊下，出現了檔案信息的泄密、丟失和篡改等問題，必須采取有效措施防范這些風險發(fā)生。一方面，做好網絡安全防護，定時更新防火墻阻斷陌生訪問、部署隔離網關防止非法站點訪問、采用物理隔離抵御外部網絡攻擊[11]；另一方面，做好網絡環(huán)境安全防護，查找系統(tǒng)漏洞防止木馬病毒侵入系統(tǒng)、采用可信計算機技術建立白名單確保內生安全、采用外圍加固方式保障Web應用的安全性和可靠性。