提升高校檔案管理工作質(zhì)量的三個(gè)路徑

文/楊 嬋

高校檔案是高校發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，是高校校園文化和校園精神建立的重要源泉。在數(shù)字化時(shí)代，檔案資源的利用價(jià)值更加凸顯，為了更好地發(fā)揮檔案對(duì)于高校教師、學(xué)生以及行政管理等方面的促進(jìn)作用，有必要探索檔案管理新路徑、新方式。結(jié)合信息時(shí)代背景及高校檔案管理工作實(shí)踐，筆者總結(jié)凝練出提升高校檔案管理工作質(zhì)量的三個(gè)路徑，并分享了自己對(duì)于高校檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)識(shí)。

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使高校檔案管理更高效

提升高校檔案管理工作效率，能夠讓檔案信息更好地發(fā)揮出助力高效發(fā)展、提升大學(xué)生教育質(zhì)量的作用。如何提升高校檔案管理工作效率，可以從加大檔案收集力度、利用信息技術(shù)等方面入手。

加大對(duì)高校檔案信息的收集力度。隨著當(dāng)前高校教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，形成的高校檔案越來越多，如果僅依靠檔案管理部門采取原始手段，在高校檔案信息資源收集過程中難免會(huì)出現(xiàn)滯后性，甚至造成部分檔案信息資源的收集不全，影響高校檔案管理質(zhì)量。隨著檔案信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案信息收集的渠道變得更為多元化，客觀上講，要想提升高校檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的高效利用，就需要主動(dòng)地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的快速收集、高效收集、全面收集、科學(xué)收集。因此，從時(shí)代發(fā)展需求出發(fā)，從高校檔案管理實(shí)際出發(fā)，有必要將高校檔案高效收集作為當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，通過主動(dòng)引進(jìn)信息技術(shù)、搭建高校檔案信息收集平臺(tái)等手段，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理部門與教學(xué)部門和業(yè)務(wù)部門的信息有效對(duì)接，切實(shí)保障高校檔案信息收集的全面性，為后續(xù)的高校檔案信息資源共享創(chuàng)造有利條件，積極推進(jìn)高校檔案收集規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)程。

實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與高校管理工作的深度融合。現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作的影響是全方位、多方面的，高校在檔案管理過程中一定要主動(dòng)地與信息技術(shù)融合，擁抱大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，建立高校檔案信息化管理平臺(tái)和大數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校各類檔案信息資源的全面收集、系統(tǒng)整合，通過大數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)高校檔案的高效輸出。在推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)過程中，一定要按照標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)加以推進(jìn)。要主動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將轉(zhuǎn)型后的數(shù)字檔案存儲(chǔ)到高校檔案大數(shù)據(jù)庫之中，切實(shí)保障高校檔案的完整性。同時(shí)要重視檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，結(jié)合多媒體技術(shù)，建立高校檔案收集、整理、開發(fā)、利用、共享等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高校信息化管理平臺(tái)與高校其他平臺(tái)的有效對(duì)接，解決高校檔案信息傳輸過程中的兼容問題和傳輸問題，與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)各類管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，更好地滿足高校檔案管理效率化要求，更好地發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值和作用。

完善制度拓展渠道，使高校檔案管理更規(guī)范

隨著高校檔案資源的越來越多元化，傳統(tǒng)高校檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期高校檔案管理的實(shí)際需要，需要高校檔案管理者投入更多精力和時(shí)間，通過更加精細(xì)化地分門別類整理、合理開發(fā)利用檔案資源等方式，進(jìn)一步提升高校檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量。

細(xì)化檔案分類與管理。高校在檔案管理過程中要結(jié)合國家相關(guān)制度要求以及高校檔案管理的實(shí)際，對(duì)高校檔案進(jìn)行分類，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理要素。要將每一份檔案的形成時(shí)間、形成單位、收集對(duì)象、歸檔形式、責(zé)任部門等基本要素填寫完整。同時(shí)，高校檔案管理部門還要與其他業(yè)務(wù)部門和黨群部門建立長期共建機(jī)制，明確檔案收集范圍、收集時(shí)間、收集標(biāo)準(zhǔn)等基本要素。圍繞各類檔案的管理特點(diǎn)，對(duì)高校檔案的重點(diǎn)難點(diǎn)工作加以明確，進(jìn)一步延長高校檔案生命周期。要加大對(duì)高校檔案的管理檢查力度，定期對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行巡查、抽查，切實(shí)保障高校檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，及時(shí)排查高校檔案管理存在的隱患。此外，在制度機(jī)制建設(shè)方面，高校檔案管理部門要主動(dòng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)當(dāng)前工作進(jìn)展以及存在的具體問題，及時(shí)取得高校主要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，結(jié)合高校檔案管理存在的制度機(jī)制問題召開專門會(huì)議加以研究，進(jìn)一步提升高校檔案制度機(jī)制的科學(xué)性和系統(tǒng)性，為高校檔案規(guī)范化管理提供扎實(shí)的制度保障。

合理開發(fā)利用高校檔案。高校檔案信息資源只有得到合理利用，才能夠發(fā)揮其在決策、教育、經(jīng)濟(jì)、歷史等方面的價(jià)值和作用。因此，高校在推動(dòng)檔案規(guī)范化管理的同時(shí)，還要對(duì)檔案進(jìn)行合理開發(fā)利用。一方面，要采取靈活多樣的方式在校內(nèi)開展檔案知識(shí)競賽，通過檔案宣傳、檔案介紹等多種方式，讓高校學(xué)生對(duì)高校檔案有更為清晰的了解，充分發(fā)揮高校檔案的教育價(jià)值。另一方面，可以組織高校學(xué)生參與到高校檔案利用開發(fā)工作之中，讓高校學(xué)生通過實(shí)踐方式對(duì)高校檔案信息資源有更為清晰的理解，在工作過程中也能夠得到鍛煉，進(jìn)一步提升高校學(xué)生的檔案意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的合理利用。此外，高校與區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展緊密相關(guān)，可以說是區(qū)域社會(huì)發(fā)展的智力動(dòng)力源泉，高校應(yīng)與相關(guān)政府部門加強(qiáng)聯(lián)系，充分發(fā)揮高校檔案資源的經(jīng)濟(jì)作用，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理與區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的良性互動(dòng)，將高校檔案服務(wù)目標(biāo)定位從廣大師生延展到教育、科研、區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方方面面。

優(yōu)化隊(duì)伍和設(shè)施，使高校檔案管理更安全

新時(shí)期，為進(jìn)一步提升高校檔案管理質(zhì)量，應(yīng)將檔案安全工作放在突出位置。一方面，需要建立一支專業(yè)的高校檔案管理隊(duì)伍，根據(jù)高校檔案管理實(shí)際需要落實(shí)好檔案安全各項(xiàng)政策機(jī)制。另一方面，要主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，為高校檔案信息資源安全管理保駕護(hù)航。

提高檔案人員的專業(yè)化水平。當(dāng)前，建設(shè)一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍是高校檔案管理工作開展的關(guān)鍵，也是保障高校檔案信息安全的重要基礎(chǔ)條件之一。高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，要以符合時(shí)代發(fā)展要求、能夠掌握現(xiàn)代信息技術(shù)作為團(tuán)隊(duì)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升高校檔案人才引入門檻，切實(shí)從源頭保障檔案人員的能力和素養(yǎng)，符合新時(shí)期檔案管理的實(shí)際要求。要切實(shí)提高福利待遇門檻，讓更多人才看到高校檔案管理部門對(duì)人才的重視，進(jìn)一步提升檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，引導(dǎo)他們主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理工作方式。要在技術(shù)培訓(xùn)過程中提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，在夯實(shí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)、云計(jì)算等技術(shù)有所掌握，切實(shí)保障檔案信息管理工作的順利開展，切實(shí)維護(hù)好檔案信息安全。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，要將堅(jiān)持保密原則作為職業(yè)素養(yǎng)之一，杜絕高校檔案信息泄露事件發(fā)生。

配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施。高校檔案管理安全工作的順利開展，需要現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施作為保障。特別是新時(shí)期，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理的深度影響，檔案管理工作平臺(tái)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)都需要扎實(shí)的硬件基礎(chǔ)，這樣才能夠?yàn)橄嚓P(guān)安全技術(shù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供物質(zhì)保障。要圍繞檔案管理的實(shí)際工作需求，對(duì)檔案管理的物理空間進(jìn)行優(yōu)化和完善，安裝必要的防火防盜設(shè)施。對(duì)地板要進(jìn)行靜電處理，對(duì)涉密檔案要專網(wǎng)專用，切實(shí)維護(hù)重要檔案信息安全。要切實(shí)推進(jìn)高校檔案管理設(shè)施的現(xiàn)代化更新，并主動(dòng)對(duì)檔案管理設(shè)施和相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)，保障高校檔案管理設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)以及共享創(chuàng)造有利條件。

高校檔案管理工作具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和時(shí)代價(jià)值，應(yīng)高度重視、切實(shí)推進(jìn)并不斷創(chuàng)新。作為高校檔案管理工作者，要充分認(rèn)識(shí)到自身的崗位價(jià)值，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)并主動(dòng)將其引入到工作實(shí)踐中去，不斷優(yōu)化高校的檔案管理安全環(huán)境，加大對(duì)高校檔案信息資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的高度共享，為高校檔案工作開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，更好地服務(wù)高校教學(xué)、科研工作，同時(shí)為推動(dòng)區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。