公共圖書館財務管理信息化研究

俞愛未

引言

隨著信息化技術不斷提升，擴展給各行業的管理決策依據帶來便捷性、科學性、可行性。公共圖書館財務管理采用信息化技術可以提高圖書館的管理水平促進其發展。采用信息化技術可以將當前分散化的管理模式，轉化為集中管理模式，理順了業務與財務之間、財務與內部專業管理之間的關系，統籌安排各項要素，明確優化措施和運營目標；以全面預算管理為統籌手段，量化策略目標，優化資源配置，實施業績考核；以多維精益管理為數據支撐，強化業財深度融合和專業精益管理，通過對業務運營的過程監控、效果評價、信息反饋，促進業務和財務管理持續完善提升業務、最終提高圖書館運營效率。

一、公共圖書館財務管理信息化的重要性

（一）統一數據信息資源，提高數據分析的科學性、準確性、全面性。公共圖書館財務管理信息化可以有效整合全館信息資源，數據統計分析具有科學性、準確性為領導決策提供依據，有利于圖書館戰略目標的制定及未來發展。圖書館是財政全額撥款事業單位，其經費支出受財政監管，現有財務賬務系統由財政的根據監控需求委托第三方軟件公司開發并投入使用，根據的是財政的統一要求，而沒有根據圖書館實際業務需要而設定，這就導致會計報表體系反映的財務內容完整性不強，項目類設置少，可參考的會計信息不多，同時財務數據披露只是向財政部門和上級單位披露，披露制度不健全。現有的圖書館集群管理系統又和財務系統不連通，數據無法統一。導致財務信息無法為領導制定戰略目標及未來發展決策提供有效的依據。只有將財務管理信息化把業務系統和財務核算系統進行統一核算分析，才能有效整合館內信息資源，數據分析更加科學、全面、有效，提高圖書館管理決策正確性。

（二）完善圖書館固定資產的管理，提高固定資產的利用率。很多圖書館物資管理與財務核算之間結合性不強，圖書館固定資產管理流于表面，尤其是各個鄉鎮分館、城市書房以及流動圖書站點的書籍及設備的管理。例如某館有18家鄉鎮街道圖書分館，215家農家書屋、232個流動圖書站、8家城市書房、15家鄉村書吧、3家校園書香驛站、45個“書循環”點，點多面廣，這些站點的設備書籍的管理是個大難題，在當前經費有限人力緊張情況下只有通過財務管理信息化建設，才能將這些點串聯起來，進行有效的統一的管理和維護，這樣也更加方便書籍在各個站點的調換和流通，充分利用資源，提高使用效率。

（三）降低財務管理風險，提升資金的運用效率。傳統的財務管理具有籠統性，缺乏系統性，公共圖書館財務管理人員對預算的認知程度不夠，在傳統的工作模式中，沒有精確的數據分析，隨意性大，完成上級要求的數據報表報送即完成任務，會出現多報、亂報、謊報、漏報等情況。財務管理信息化實現了傳統的財務管理模式向“一體化”“算大賬”的管理模式轉變，收集一切數據，統一管理，根據層級數據分析出具有參考價值的財務報表，在資金投入有限的情況下做出合理的財務預算，提升資金運用效率。財務管理信息化要求財務人員準確記錄經費的實際使用情況，明確清楚的顯示各項業務或活動開展所需的實際經費，可以有效降低財務管理風險。

二、公共圖書館財務管理信息化存在的問題

（一）公共圖書館財務管理信息化當前處于初級化階段。現有公共圖書館財務管理的信息化水平處于初級化階段，信息化管理多為區塊管理，每個系統之間功能與數據無法有效銜接。隨著信息化的普及，許多圖書館引入了信息化的管理技術，以某市市縣館為例現有圖書館集群管理系統信息和智慧財務系統，但是不同的系統根據不同需求設定的，存在信息不一致、脫節、分散數據不全面等的情況，具體體現如下：第一，不同系統體現固定資產（書籍）價格數據不一致。集群管理系統該模塊中存量書籍價格顯示的是零售價格（碼洋），而智慧財務系統里面通過招投標后供應商會給予一定的折扣，書籍是按照折扣價（實洋）入賬，這就導致了存量書籍固定資產價值存在很大的偏差，而且智慧財務系統錄入資產的時候是按照批次采購的金額錄入，資產并沒有細化到每一本書，如果要細化則需要人工按照書名，單價一本一本錄入，每年上萬冊采購量加上原先存量需要耗費很大人力，財力；在集群管理系統雖然按照每本書籍編目入庫，但是卻無法體現實際的采購價格。第二，不同系統信息脫節。當出現書籍毀損時，集群管理系統就會記錄讀者賠償相應書款或者是購買損壞的書籍重新編目入庫，然而在智慧財務系統卻無法體現這一情況，這筆在財務處理中就面臨難題，現有財務處理方式是將賠書款計入其他收入，而在固定資產（書籍）這里卻沒有相應的減少書籍資產價值，因為無法核實該本書籍的實際價格。第三，系統信息分散不全面。集群管理系統中僅僅有紙質書籍的資產價值管理，電子書籍及其他固定資產在該系統中沒體現，智慧財務系統中包括了電子書籍、紙質書籍及其他固定資產，但是存在信息不詳細的情況。

（二）財務管理信息化資金短缺。圖書館為全公益性質，資金來源主要是政府財政撥款，而現有的財政撥款收入大部分用于館藏資源儲存方面，及日常工作運轉。隨著圖書及數字資源價格的不斷上漲，財政資金緊張，財政預算項目資金只減不增，要完成每年基本圖書及數字資源目標增量，公共圖書館面臨的最大問題就是資金。實現財務管理信息化需要根據圖書館的整體業務情況進行研發，更新和完善財務管理信息化的軟件、硬件等配套設施，維護財務管理信息化系統，保障公共圖書館數據資源的安全，防止黑客和病毒的攻擊。這些環節都需要很多的資金投入，對于許多公共圖書館來說心有余而力不足。以某市館為例一個全市區的圖書館集群管理系統就耗費1千多萬，可見財務管理信息化所需的資金量大，對于本身資金短缺的公共圖書館而言財務管理信息化的投入使得公共圖書館資金短缺問題更加嚴峻。

（三）公共圖書館管理制度規范不夠完善。圖書館財務管理信息化建設中，管理制度因素直接影響著其發展。現有的管理制度在信息化技術瞬息萬變的情形下，在管理目標，管理技術，管理手段上來說相對落后，造成了公共圖書館資源的嚴重浪費。隨著新技術的深度運用，圖書館的信息搜集，整合方面，技術相對完善、科學，而傳統滯后的管理模式卻沒有緊跟步伐，阻礙了信息化的進一步建設發展；另外，信息化建設離不開組織團隊建設，在現有的管理模式下信息化建設僅僅是館內負責信息化的專人、管理層級和第三方公司，缺乏全館統一一線的意識，而財務管理信息化建設需要將公共圖書館所有資源有效的整合在一起，需要團隊統一意識，齊心合力，積極配合，任何一個地方不到位就勢必會影響到財務管理信息化的建設。

（四）專業財務管理信息化人才缺乏。圖書館管理人員對財務信息化專業人員的不重視，許多公共圖書館管理人員認為財務信息化是以數據開發為重點，而開發委托第三方軟件公司進行，日常的維護也可聯系開發公司，本單位財務信息化人員只要財務人員兼顧即可，根據軟件公司的操作步驟進行操作即可，而忽略了信息化管理的最終目的是提高管理效率，財務管理信息化建設需要根據圖書館業務發展、行業規范、標準建設等變化不斷進行更替、完善，是一個動態體系，不是靜態體系，這些環節就離不開信息化專業人員。社會中財務信息化管理人才的缺乏，財務管理信息化建設需要計算機專業人才，也需要財務專業人才，還需要管理專業人才，而在社會中這些人才都是分專業、分學科進行學習和培訓，并沒有一個統一學科進行相應的培訓，從而導致社會中專業人才缺乏。公共圖書館財務管理人員大部分存在綜合素質以及學歷不高的現象。

三、對策建議

（一）全面完善制度，為財務管理信息化建設創造制度保障。公共圖書館財務管理活動中現有財務管理制度只對基本的財務活動進行了規范，卻沒有涉及新時代下公共圖書館信息化技術不斷應用而發生的與財務管理的相關事項。例如，電子書籍、數字化設備、每年更新的電子資源庫如何進行相應的規范及管理等等。由于制度的不完善，使得公共圖書館在信息化時代的背景下整體財務風險逐漸增加，因此需要完善公共圖書館財務管理制度，為信息化的建設創造良好的條件。公共圖書館管理人員應該加強對財務管理制度的重視。根據圖書館館內業務及圖書館發展目標設置與之相關的財務管理制度，對館內工作人員的行為進行全面的規范。公共圖書館在制定制度中，需要從實際情況出發，尋找當前存在漏洞及問題，針對漏洞和問題完善或建立相應的財務管理制度。另外在完善制度的過程中，還需要具體進行落實，只有制度得以全面落實才能最大限度地發揮約束性作用，提高財務管理整體水平，為信息化建設提供制度保障。

（二）科學管理，培養專業的信息化團隊。專業財務信息化管理人員的缺乏不但會影響到財務管理中各類信息化系統的建立與維護，同時還會嚴重影響到圖書館財務計算的效率與準確率。圖書館不僅應該加強財務人員業務知識的培訓，還應該加強其信息技術能力的培養，以適應財務管理信息化建設的需要。圖書館適當的時候還可以引進相關人才，給財務管理信息化團隊注入新鮮血液，提高團隊信息化水平。

（三）優化經費結構，保障財務管理信息化資金投入。第一，凡事預則立，不預則廢，因此優化經費機構科學合理預算編制是第一步。根據歷年各項業務的預算資金使用情況結合各業務科室新的計劃目標任務完成所需資金及圖書館新的年度計劃編制全面預算，然后將全面預算逐層分解財務指標，具體落實到部門和相關人員身上，強化全過程預算控制力度，確保預算目標的有效執行，保障各個業務的有序開展，避免出現預算資金使用隨意性的問題，避免部分項目占用其他項目資金的問題，避免預算執行力弱的問題，預算編制準確，執行有效可以很好的保障財務管理信息化的資金投入。第二，預算的編制需要準確的數據作為依據，因此需要財務管理人員日常工作中準確記錄經費的使用情況，以清楚和明確各業務或活動開展所需的實際經費，通過這些記錄情況分析圖書館內各業務的資金使用及占比情況，對預算提供更準確的指導，同時理清公共圖書館各類業務結構并區分重點，在資金安排上更傾向于公共圖書館的重點業務項目，提高資金利用率。第三，需要完善規范的建設，開展評估定級，加強分類指導。監管部門要明確自己的職責，定期進行督促和考評。通過考評情況分析和計量圖書館投入資金的使用效益，根據分析結果，可以發現圖書館活動或業務開展的效果及存在的問題，并將這些信息及時反饋至管理層，通過督促相關科室整改，或者調整預算進一步完善預算執行的全面性、有效性。第四，財務管理相關人員要認真研究圖書館自身發展需求，明確關鍵點并與第三方軟件公司進行溝通、研發。如果一次性研發到位資金需求大，可以將財務管理信息化建設分階段開展，緩解一次性不足的困境。可以先選擇必要的基礎業務模塊，完成微觀模塊精細化方案，隨著資金的進一步投入，不斷完善財務信息化管理系統，實現公共圖書館宏觀的布局策略。

（四）加強圖書館聯盟，降低財務管理信息化成本。公眾的文獻需求日益增長，加上文獻刊物的價格上漲，使得公共圖書館的經費面臨緊張的問題，公共圖書館財務管理信息化建設又需要大量的資金投入，依靠個體圖書館進行財務管理信息化建設很難有效開展。圖書館之間通過文獻互借互通、資源共享的形式開展合作，依靠群體圖書館的力量，可以緩解經費緊張的問題，這種形式的合作被稱為“圖書館聯盟”。圖書館聯盟可以有效的降低運行成本，在圖書報刊采購、圖書報刊編目、圖書信息咨詢、數據庫的使用權限、開發數據庫的所有權與使用權分配、館藏資源的補給、人力培訓、技術升級等方面都可以降低各自的運行成本，發揮整體的優勢和規模效益，避免資金的浪費。例如某市圖書館就開發了圖書館集群管理系統信息，市內所有的區、縣圖書館都采用該系統，實現了數據互通，共享共用，降低了各區、縣館的信息化運行成本，如果將圖書館聯盟成員單位進一步的擴展，那么將會節約更多的運行成本，將更多資金集合起來，投入到信息化的建設中去，好刀用在刀刃上。

（五）建立圖書館行業組織，使政府決策更有利于財務管理信息化建設。許多圖書館都成立了圖書館學會，這些學會在行業標準和規范制定上發揮重要作用，但是在立法權益的爭取上作用甚微，圖書館學會偏向于學術性研究團隊，不是全國性圖書館行業組織，不能像其他行業組織一樣參與并影響政府決策，這就導致圖書館財務管理信息化建設缺乏相應的政策支持，大大影響了信息化建設的進程。只有對圖書館學會進行革新，建立圖書館行業組織，才能發揮圖書館學會行業組織的紐帶作用，做好政府和行業之間的有效溝通，讓政府了解圖書館行業的要求和意愿，使政府做出更利于公共圖書館發展的決策，如圖書館的資金撥款，圖書館信息化建設和發展，圖書館財務管理信息化要求等。

（六）信息化加強安全管理。公共圖書館為了保障財務管理的綜合效能，應該加強信息化安全風險管控。首先，將安全責任落實到部門或者人，積極開展對電腦進行定時的病毒查殺，全面把控大數據各項風險，防止病毒及黑客入侵，保障信息安全。其次，建立備份機制，將重要的信息及時備份，防止各種因素導致的信息丟失。再次，建立信息安全保障體系，發現問題及時進行處理，在公共圖書館財務運營過程中對財務風險進行綜合把控，明確監督管理人員，對財務管理活動進行監管，降低不必要的財務風險，只有這樣才能提升財務管理效能，實現公共圖書館運營業務水平的全面提升。

四、結束語

本文通過當前信息化時代下公共圖書館財務管理信息化建設的基本情況進行研究和分析，發現了公共圖書館財務管理信息化建設中存在問題，這些問題影響了公共圖書館財務管理信息化的建設。作為公共圖書館必須要認識到財務管理信息化的重要性及積極意義，采取有效的措施來解決目前財務管理信息化的問題，使得公共圖書館在信息化時代蓬勃發展。