信息化背景下醫院綜合檔案信息化管理路徑

賴運島 賴信翔

（1.海南醫學院第一附屬醫院院長辦公室，海南 海口 570102；2.海南醫學院第一附屬醫院繼續教育科，海南 海口 570102）

進入信息化時代之后，醫療衛生體制的管理改革也已經進入了新階段。改革背景下，醫院內部的綜合檔案管理工作也已經得到了關注和重視，并且正在成為醫院運營管理發展的重要組成部分。簡單來說，醫院內部的綜合檔案即醫院主導負責保存的具有保存價值的文字、圖表、聲音或圖像等原始記錄，主要涵蓋了醫療、教學、人事或科研等多個領域。進一步分析可知，醫院內部的綜合檔案也是考察各職能部門或各崗位醫護人員的重要參考，能夠保證醫院找準下一階段的改革方向。現階段，醫院內部對于綜合檔案管理工作已經提出了一系列新要求，所以需要重視相關環節的改革實踐并且從點滴細節處著手營造出全新的綜合檔案管理格局。

一、信息化背景下醫院綜合檔案信息化管理改革的現存問題分析

就當前我國醫院檔案信息管理的調研現狀來看，普遍存在著檔案管理制度不完善、信息化管理系統開發緩慢、缺乏專業人才和配套安全機制的問題。

1.檔案管理制度和管理標準有待完善

符合醫院運營發展需求且系統完備的檔案管理制度，是醫院檔案信息化建設的重要保障[1]。目前，很多醫院都處在信息化轉型的關鍵時期，大多數醫院的檔案管理制度都是以傳統的管理模式為基礎，比如文書檔案和基建檔案，但并不完全適用于信息化時代的檔案管理需求，導致檔案信息化管理制度脫離實際現狀，暴露出了諸多弊端。以醫院檔案資料的存儲規范為例，規范化、標準化的檔案資料存儲方式對于完善醫院的綜合檔案管理是十分有必要的。從實際情況來看，有很多醫院都在綜合檔案存儲上存在諸多問題。首先，紙質文本存檔不夠規范。因為檔案管理工作的疏忽，導致很多檔案名稱出現的多種類別，再加上編碼標識不夠明確，使得部分重要資料出現疏漏甚至遺失，給醫護人員查閱資料造成了一定的困難。其次，醫院過度依賴紙質檔案管理，對電子檔案管理沒有給予足夠的重視。現如今我們正處在信息化時代，隨著檔案資料的增加以及對信息查閱高效化、準確化的要求，紙質檔案的弊端開始逐漸顯現。傳統的存儲管理方式缺少靈活性，且存在重復記錄、錯漏記錄、查閱繁瑣的弊端。這就要求醫院能夠積極迎合時代發展的大趨勢，充分認識到檔案信息化管理的重要性，推進檔案管理工作的優化創新。

2.檔案信息化管理系統的開發工作滯后

得益于現代互聯網技術在檔案管理工作中的應用實踐，醫院方面也在嘗試引入檔案管理系統用于完成相關環節的檔案管理工作[2]。然而需要強調的是，這方面的檔案管理系統卻仍舊處于起步階段，并且其功能和運行模式也根本無法滿足醫院方面的實際工作需要。就醫院內部的實際情況分析，綜合檔案管理的信息化改革并不只是簡單地將檔案資源接入計算機系統，而是需要積極推進檔案信息采集和檔案數據存儲工作的創新改革，并且需要做好有關檔案資料的整合利用。新醫改背景下，醫院方面若想要實現有關檔案資源的整合利用也必須要發揮出信息服務系統的支持作用。但結合實際工作現狀分析，其實絕大多數醫院都沒有重視綜合檔案信息管理平臺的技術研發工作，并且這方面的問題也已經影響到了相關檔案資源的整合利用。

3.缺少高素質的檔案管理人才

綜合檔案管理的信息化改革必須要由高素質的檔案管理人才主導，并且院方也需要統籌好各個環節的細節工作，進而保障相關工作的有序推進。然而結合實際工作現狀分析，目前醫院內部高素質檔案管理人才短缺的問題其實并沒有得到有效解決，這類問題已經成了制約相關改革有序推進的首要問題。有學者曾就信息化背景下醫院內部的綜合檔案管理信息化改革開展過調研。結論證實大概有87.9%的醫院仍舊習慣以紙質檔案為主導的綜合檔案管理模式。在此基礎上，只有不足10%的醫院針對綜合檔案管理人員組織過培訓教育活動，但只有不足5%的醫院在近2年內引進過檔案管理人才[3]。基于以上現狀可以明確的是，檔案管理人員的綜合素質已經成了影響工作質量的主要因素，并且醫院方面也并沒有認識到這類問題的重要性。在上述問題的影響之下，在崗檔案管理人員也并沒有找準綜合檔案信息化管理改革的重難點細節，因此相關環節的管理實踐仍舊處在問題百出的階段。

4.缺乏必要的檔案管理安全監控機制

過去很長一段時間內，醫院內部的綜合檔案管理始終采用的是以分布式管理為主導的工作模式，然而在綜合檔案數量不斷增多的大環境之下，這類管理模式的弊端卻在逐漸顯現出來。其中最為值得關注的問題是檔案管理的安全性不足，經常容易出現數據丟失或是數據錯誤的問題。在此基礎上，還有很多醫院尚未針對綜合檔案管理的信息化改革需求建立完善的檔案管理安全監控機制，因此隨意借閱、調用檔案的問題其實非常普遍，所以很難保證相關檔案資料的安全性和可靠性[4]。

新形勢下，電子檔案的使用頻率一直在不斷升高，所以醫院方面如果不能建立起完備的安全監控機制，將會對相關環節的檔案管理工作埋下巨大的風險隱患。其中需要重點關注醫院內部防火墻等級過低或是網絡入侵檢測能力滯后的問題，需要院方在后續工作中加強技術投入，加強人防技防，進而營造出全新的綜合檔案管理格局。

二、信息化背景下醫院綜合檔案管理的信息化改革策略分析

1.革新管理理念

革新管理理念是新形勢下醫院綜合檔案管理信息化改革必須要重點關注的一部分內容，需要院方按照從下至上的工作思路逐步引導相關崗位上的工作人員革新管理理念，進而營造出全新的綜合檔案信息化管理改革格局。首先需要正確認識綜合檔案信息化管理改革的重要性，并且由此著手推進舊有管理模式的優化調整，提高工作質量。具體來說，新形勢下的醫院綜合檔案管理信息化改革既能夠提升醫院的信息化管理水平，又可以推動醫院的現代化改革進程，并且能夠全方位滿足醫院的運營發展需求。無論是相關職能科室兼職檔案管理人員還是醫院專職檔案管理人員，甚至醫院領導，都需要正確認識這部分工作的重要性以及進一步推進相關改革實踐的緊迫性。其次應當將綜合檔案的信息化管理改革納入醫院的運營管理及發展規劃，并且保障信息化改革實踐的人、財、物投入[5]。最后還需要積極推進信息技術在醫、教、研以及人力資源管理中的應用實踐，進而為相關環節的信息化改革實踐打造一支高素質的人才隊伍。

2.完善管理制度

信息化背景下，只有建立起與全新工作形勢相匹配的工作流程和管理制度才能夠把控好各個環節的細節問題，進而營造出全新的綜合檔案信息化管理格局。首先要注意推進醫院綜合檔案管理工作流程的創新改革。重點在于以新興信息技術為依托建立起標準化的綜合檔案采集、傳輸、借閱使用等工作制度和管理規定，進而實現相關檔案資源的共享利用并且提升整體檔案管理工作的實踐價值。其次需要進一步規范電子檔案的儲存流程和儲存方式。電子檔案的儲存方式一般以硬盤、光盤、網盤為主。醫院方面可以根據自身的實際情況制定具體的存儲方案和工作標準，并且通過相應的監管措施引導相關工作人員做好各項細節工作的落地實施。再次醫院方面還需要根據自身的實際情況推進綜合檔案管理基礎設施的優化革新，重點在于根據工作需要及時更新軟硬件設施，從而為各項細節工作的有序推進打好基礎。最后需要健全檔案管理風險管控機制。需要提高相關工作人員的檔案風險管理意識，并且需要在兼顧全局利益和充分發揮綜合檔案實際作用的基礎之上不斷推進相關工作流程的創新改革，以提高醫院綜合檔案管理的整體水準[6]。

3.加快醫院綜合檔案信息化管理平臺的建設工作

面對全新的綜合檔案管理形勢，醫院方面需要積極推進信息化管理平臺方面的建設實踐，從而為各項細節工作的落地實施打好基礎。目前，很多醫院都在根據全新的工作需求梳理調整綜合檔案管理的工作流程。

以筆者所在的單位為例，重點針對檔案數據資料的搜集整理、數據挖掘分析以及數據公開共享進行了一系列優化調整。其中值得關注的是，對現存的院感防控檔案進行了梳理回顧，進而從中找出了潛在的感染風險并且依據日漸嚴峻的傳染病防控形勢對舊有的院感防控措施進行了調整升級。針對檔案資料的查閱和數據共享，將舊有的審批流程從線下搬到了線上，力求協助有關崗位上的醫護人員做好應急事件的處置工作。今后需要立足于積累下的經驗配合時下流行的現代信息技術進一步推進各項細節工作的優化調整：

首先，要注意利用現代信息技術加強新形勢下綜合檔案管理改革的協調互動，并且及時做好相關檔案資料的整合披露共享，進而為各項細節工作的有序落實打好基礎。期間，要注意針對潛在的傳染病爆發隱患進一步細化各個環節的管理制度，并且推進有關管理制度的落地實施，最終提高醫院檔案管理和整體運營工作的實際效率。

其次，需要進一步推進綜合檔案管理數據庫的優化升級。重點在于以保證檔案資料的安全性和檢索效率為前提做好相關檔案資料的分析利用。在大型傳染病防控形勢日漸嚴峻的大環境下，需要重點做好有關防控流程、人員物資調配方案等檔案資料的整理工作，進而通過組織專題檔案集的方式實現對于這部分檔案資料的整合利用。

最后，需要院方根據自己的實際情況做好技術升級，并且需要切實保證相關檔案資料的完整性和安全性。在充分利用現代化信息技術之余，需要集中精力推進有關技術模式的轉型升級，進而利用區塊鏈等新興技術模式創新綜合檔案的整合開發利用模式，最后在保證檔案安全性的基礎之上讓其在醫院的轉型發展之中發揮出應有的作用。

4.提升檔案管理人員的信息化管理能力

醫院檔案的信息化管理建設需要引進設置專業的檔案管理人才，以不斷提升醫院檔案管理的效率和信息化管理能力。此外，醫院需要加強對檔案管理人員管理，定期組織專業化的培訓考核，提升檔案管理人員的綜合素養。以醫院檔案信息平臺的使用為例，要引導檔案管理人員學習掌握專業化的信息處理流程，熟練應用醫療數據存儲的標準和方法，確保在需要查閱相關的檔案數據時能夠及時準確的找出所需信息，為醫院的工作提供切實保障。與此同時，醫院也要從長遠角度出發，制定檔案信息化管理人才的儲備培養計劃，注重考慮對復合型人才的選用培養，為符合標準的員工制定明確的成長路徑，進而為醫院打造一支專業化、系統化的檔案管理人才隊伍。立足于上述改革實踐，醫院方面還需要做好優秀檔案管理人才的引進工作，可以嘗試與開設相關專業的高校簽訂人才輸送協議，并且可以嘗試通過提高薪資福利待遇的方式做好優秀檔案管理人才的引進工作。如此既能夠為原有的檔案管理團隊注入新鮮血液，又可以依靠這部分年輕人或是經過系統培養的專業人才推進舊有綜合檔案管理模式的改革升級，為其信息化管理改革實踐打好基礎。

結語

信息化背景下，需要重視醫院綜合檔案信息化管理改革，進而讓這部分特殊的檔案資料能夠在醫院的轉型發展以及醫療體制改革背景之下發揮出應有的作用。相關環節的改革實踐需要院領導提高對于這部分工作的關注度，之后還需要完善管理制度并且積極推進各類新興技術在實際檔案管理工作中的應用實踐。前文中筆者立足于實際工作經驗針對這類問題進行了討論分析，希望可以進一步推進各項細節工作的優化調整并且營造出全新的綜合檔案管理格局，最終幫助醫院更好地履行自己的醫療服務職能，為建設智慧醫院做出貢獻。