淺析傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊

熊 昊

（黃石市疾病預防控制中心，湖北 黃石 435000）

醫院檔案是醫院運行過程中以聲音、文字等形式存在一種工具，以科學活動、藥品管理、醫療活動等形式被記錄下來[1]。檔案是醫院在制定醫院運營指南時作出重要決策的有用依據。在醫院日常運營中，檔案管理可供不同醫院發展參考。檔案管理是醫院進一步發展的一項基本任務，醫院應予以重視。傳統檔案管理領域最關鍵任務之一是對紙質檔案實施管理，這些檔案對醫院發展最有利，其呈現的檔案形式也是各式各樣的[2]。另一方面，與之前檔案管理形式相比，電子檔案管理主要包括電子信件、電子表格等方法，其內容呈現有很大的不同[3]。通過信息處理共享和保存檔案數據是社會一大趨勢和方向性，對檔案管理效率和質量來說很重要，對檔案管理者要求和課題也在增加。電子檔案也非常快速多樣，與社會發展因素有關，電子檔案管理形式在未來起著重要作用。

一、電子檔案化管理的基本含義

電子檔案管理是檔案管理過程中利用電子信息技術來保存和管理檔案。這個過程不需要傳統紙質檔案，可有效地管理相關檔案。通常電子檔案管理是由一部分網絡系統和管理軟件進行。由于電子檔案特殊性，無法以傳統方式管理檔案和文檔。無法將數據以使用往方法保存并管理成檔案[4]。但是，和所有檔案管理工作相同，電子檔案需要分成幾個階段來處理，如檔案處理、檔案管理等階段。我國相關檔案管理辦法對管理形式有著較詳細的規定。比如正在制作檔案。因此，在實施過程中，受影響部門應靈活適應電子檔案特征，并適應檔案管理特點和過程。

二、檔案管理在醫院管理中的重要性

1.醫院檔案是知識積累和傳播重要前提

醫院是高度專業化單位，在積累和傳播知識方面發揮著重要作用。例如病案，從患者接診記錄到臨床整個治療過程詳，是有價值醫學檔案，也是科研參考的重要來源。治愈的病案通常對同一疾病后續治療有著無可替代的價值貢獻，同時其也是教學活動的教材，使經驗較少的醫生通過病案豐富自身的經驗[5]。此外，對成功案例理論分析和調查可總結獲得經驗和科學發現，以促進新療法推廣，并促進對類似患者及時治療。

2.醫院檔案為醫院文化重要組成部分

醫院文化源于多年實踐活動、理想、價值觀和行為準則，這些實踐活動、理想、價值觀和行為準則平等地適用于所有員工[6]。醫院文化是醫院精神，是醫院目標重要標志。醫院文化不是一夜之間形成，而是作為醫院實踐一部分，經過幾代人發展而形成。檔案包含了一代院辦人的精神文化發展歷史，這對于醫院精神文化傳承至關重要。若未實施檔案管理，醫院文化精神將受到威脅。

3.檔案資料是醫院發展規劃依據

醫院檔案記錄了醫院整個歷史最佳結果，提供了有關研究設施運行性能和科學發展第一批數據，并構成了科學分析、縮短距離和發展基礎[7]。該檔案根據概況數據進行分析，為醫院管理人員提供及時了解醫院狀況信息，及時調整發展戰略，并為行政決策提供證據。

三、電子檔案及傳統檔案管理的相同點

1.管理原則相同

傳統檔案管理和電子檔案管理與電子檔案管理原理相同，隨著時間推移，電子檔案管理是傳統檔案管理信息擴展和進化。當然，電子檔案比傳統檔案管理器更有效率，兩者之間有密切聯系。另一方面，由于電子檔案是利用電子技術速度和多樣性保存，因此存儲有信息瓶頸，為了保證信息完整性和有效性，需要以往檔案支持。在以往檔案管理方法中，在存儲方面花費了太多時間，在電子檔案管理優點較多，在醫院的綜合管理中作用較為顯著。

2.基本原則相同

電子檔案是基于傳統的檔案管理重建所得的，傳統檔案管理方法在現代技術和背景的幫助下發生了革命性變化[8]。由此，提高了管理效率和綜合管理，電子檔案管理的性質在品質和服務水平上顯著提高。這是在信息時代進一步擴展檔案管理所需要的步驟。傳統的檔案管理是電子檔案管理的基礎，也是檔案管理升級的基礎。技術支持是電子檔案的強大備份，也是迄今為止檔案管理進展的重要組成部分。

3.電子檔案管理建立在傳統管理之上

經濟發展促進社會進步，二者關系為相互促進，信息管理任務是醫院檔案管理的重要組成部分。從內容分析來看，電子檔案管理的范圍非常廣泛，與檔案內容相關的所有領域都是獨立的，與其他科室的管理任務相協調，主要目標是改善資源的共享和管理。這樣一來，可提高傳統檔案管理的整合和存檔，員工可合理化利用與儲存檔案。傳統的檔案管理方法主要用于檔案的收集和歸檔，而電子檔案管理是基于以前的發展而發展起來的新方法。

四、傳統檔案管理與電子檔案管理的區別

1.保管方式不同

紙質檔案管理采用了傳統管理模式，對檔案數據的保存環境的要求很嚴格，避免了保存中的數據損壞和丟失[9]。傳統檔案的管理方式極易出現丟失、損壞等問題，而以上問題在管理環節中無法避免。若檔案管理使用數字化快捷方式，電子檔案就可預防上述現象，并且其安全性也好于傳統的電子檔案，從不同角度出發均有較高的便捷性。

2.歸檔時限不同

傳統檔案管理通常在檔案數據的收集后由管理者統一分發并保存。這些數據非常復雜，保存也很復雜。通過數字化的管理，電子檔案管理被合理化，檔案數據的分類也被簡化，在理療分類中也有著較高的促進作用，兩種儲存方式的區別對檔案的查閱及儲存效率及服務范圍均有影響。

3.歸檔方式不同

傳統檔案管理模式非常重視數據歸檔的完整性和復雜性，通常情況下，保存的數據在抓取后會適當分散，進行調整，之后根據實際需求進行分析。在電子檔案管理中，為了管理和構成保存的所有數據，使用統一的信息管理方法再使用編碼實施管理，此管理方式也增加了管理工作效率。

4.技術要求不同

傳統檔案管理與電子檔案管理的技術要求有著本質區別，其在處理方式及存儲形式方面截然不同。因此，在管理中，管理者要充分理解電子檔案的解碼及編碼特點，且對電子檔案的介質要求也有較高的區別，不能使用傳統檔案實施統一直至管理。因此電子檔案管理時還需要解決很多問題[10]。電子檔案管理需要熟練工作人員，需要其充分利用計算機知識，正確使用相關平臺和程序。其中重要的點為檔案管理人員要求雖然在實際管理過程中有所不同，但需要進行面向管理人員培訓和進一步發展，促進檔案管理。

5.查詢模式不同

在查詢模式中，電子檔案管理和傳統檔案管理有很大區別。在電子檔案搜索模式中，需要獲得適當技術資源支持，使用者進程注冊登錄，才能獲得信息資源。一旦使用者進行注冊后就無論何時何地都可以登錄獲取必要的信息。同時，用戶必須支付與電子檔案管理平臺相關查詢費用。而傳統檔案管理無須使用者注冊與登錄便可直接進行信息資源的查詢，但由于傳統文檔保存方式較為復雜，其查詢速度較慢且較為復雜，相比較而言電子檔案查詢更加便捷、高效。

五、電子檔案管理的利弊

1.利

在計算機或網絡上進行電子檔案管理主要優點是工作顯著提高，特別是通過網絡傳輸、打印、發送等存儲和查詢使用，節省了寶貴時間。同時減少不必要成本。以計算機信息技術的形式將計算機信息技術融入檔案管理中，不僅能提高效率，也有利于環境保護。使用電子檔案管理既能節約紙張，又能節約成本，還能保護樹木和環境，減少墨水和辦公用品消費，同時節約成本，避免不必要浪費。

2.弊

原件的真實性難以保證。使用電腦檔案時，難以保存作者筆跡，在檔案材料硬盤上負責人無法進行簽發，該資料內容較難公開，難以確定檔案真實性和權威性很難確定，若存儲在硬盤中的內容被更改或者刪除將很難留下痕跡[11-12]。

3.缺乏規范管理

電子檔案與電子檔案的界限問題，計算機文字處理系統最后一個文本是電子檔案，不區分初版與副本，不區分草稿和正式版本，電子檔案在計算機上隨時都可以復制。檔案和原始檔案，電子檔案是否可轉換成檔案，是否具有法律功能，如何決定檔案主題等問題是現階段需要研究的重要課題。檔案管理問題是，在傳統管理實踐中，檔案管理者只關注當前使用檔案，確保醫院政令順暢，對有長期保存的價值檔案不感興趣。檔案管理重點放在長期保存和開發和使用貴重檔案上，因此對于有價值的問價未實施手機及歸檔，對于文檔一體化管理推進產生阻礙。

4.缺乏安全性

第一，設備中保存電子檔案可從網絡中使用任何終端中檢索。其次，多個網絡終端能夠同時在一個終端接收電子檔案。隨著辦公自動化推進，在人們操作下即可提取到網絡上的決策、信息。但是若信息系統一旦癱瘓或者損壞，出現其他錯誤、病毒問題、黑客問題等，電子檔案將被摧毀，可能會造成重大損失。

六、建議采取的對策

1.建立健全管理制度和法規來維護電子檔案的真實性

電子檔案在創建、處理、歸檔、保存和使用時，有檔案信息丟失和刪除風險。即使信息安全技術成熟，也必須采取適當管理措施來確保實施。因此，建立穩定相關管理制度和規章制度對于確保電子文檔安全和保護電子文檔原始性和真實性是重要。電子檔案的保管和使用標準必須由衛計委最近發表的《醫院電子病歷管理辦法》等法律監督，使員工能夠獨立遵守這些規定。為確保檔案管理部門按照法律法規管理電子檔案，需要在法律憑證立法確認后進行。檔案管理初期階段是檔案管理，檔案管理后續時發展檔案管理。

在信息環境下，傳統的檔案管理已逐漸被電子檔案取代，檔案的真實性和完整性是當前研究的重要課題。檔案的完整性是由先進技術和管理控制來決定，這樣定制的電子文件轉換成檔案后有著較高的認證價值。另外，如果員工不理解檔案價值，可能從信息系統中刪除有價值電子檔案，有價值電子檔案可能會丟失。因此，為了確保存檔質量，制作電子檔案時必須先評估電子檔案價值，并事先進行管理，這確保了歸檔信息完整性、完整性和一致性。

2.制定科學、合理的電子檔案管理規范和標準

首先，制定合規標準模板，使電子文檔順利過渡為電子檔案，結合實際制定符合本院的《電子檔案管理規范及標準》，嚴格規定分類、排列、保存等方式，使得電子檔案存儲和標準可從一開始就科學、有序、標準化地進行。第二，為確保執行有著較高的連貫性，檔案規范準確的轉換為歸檔信息技術路徑，確保良好實施一致性是重要，歸檔信息和相關責任體系機密性至關重要。第三，對電子檔案信息的收集、管理、檔案工作人員賦予監督指導的職能，建議歸檔工作人員在執行檔案方面起主導作用，并從創建、歸檔、保存、使用等環節中加入信息集成系統，精通系統設計和功能，并觀察專門的檔案信息接收平臺，保證電子檔案的控制及維護的實時性、可靠性、有效性。

3.建立信息安全防范體系

首先，通過加強對信息的安全監督，檔案信息需要區別的分類、公布、應用。在信息及公眾分享上醫療問題能不能舉一反三，即疾病和治療情況有著不同的特征。其次，電子信息需要通過加密技術、認證、防火墻、系統日志、數據備份等來改善數據和系統安全性，建立系統恢復機制，因為電子信息應用可能受到能源、病毒、黑客等問題影響，增加系統的安全性，設置系統恢復功能。對于保存時間較長的電子檔案，應定期復制和轉換載體，以避免信息丟失。不需要更改以長期存儲的檔案可以寫入只讀磁盤，以確保內容不會被更改。

結語

與傳統檔案管理方法相比，電子檔案管理提高了管理效率，節省了時間和成本，有助于國家環境保護。在這一點上，使用電子檔案管理有很大的優勢，同樣傳統檔案管理也有相應優勢，如操作簡單、技術要求低等。無論電子或者傳統檔案管理均可共存，隨著技術發展，傳統檔案管理在最短時間不被取締。因此，檔案管理者必須合理利用這兩個解決方案，在節省時間和成本同時提高效率，排除這些缺點。