新聞檔案數字化管理存在的問題與對策

江月蘭 福建省三明市明溪縣融媒體中心

新聞檔案是指新聞的文字、照片、音頻、視頻等資料經過歸檔管理后得到的能夠保存、利用的原始記錄。作為日常工作的真實寫照，新聞檔案承載著重要的歷史記錄功能，對其歸檔保管具有十分重要的意義。但是，隨著時代的發展與信息化技術的廣泛應用，傳統新聞檔案管理模式已經無法充分滿足檔案管理工作的需求。

對此，應完善新聞檔案管理模式建設，將信息技術應用于新聞檔案管理工作，提高新聞檔案數字化管理水平。新聞檔案數字化管理有助于檔案管理人員認清新聞檔案的歷史意義和社會功能，推動新聞檔案管理工作的有序、高效、健康發展。

一、實現新聞檔案數字化管理的重要意義

（一）提高新聞檔案管理質量

在數據信息量爆發式增長的時代，新聞檔案管理工作的難度不斷增加，相關工作人員應積極推進新聞檔案管理信息化建設，將新聞檔案數據信息轉化成數字形式存儲，節省工作時間，節約存儲空間，便于攜帶使用，方便高效、分析處理相關信息，提高新聞檔案管理工作的便捷性和實效性。

（二）保證新聞檔案管理的安全性

傳統新聞檔案管理模式經常會因為工作人員的疏忽導致檔案管理工作出現差錯，影響了新聞檔案管理的安全性，給查閱新聞檔案的用戶帶來諸多不便。實現新聞檔案數字化管理后，檔案管理人員可以對各部門的新聞檔案實現統一、有序、規范管理。在管理工作中，可以應用信息技術監控新聞檔案，提高新聞檔案管理、查閱的安全性。

同時，實現新聞檔案數字化管理可以避免紙質新聞檔案由于保存時間過長出現受潮、蟲蛀等問題，提高新聞檔案管理質量。

（三）提高新聞檔案利用率

在傳統的新聞檔案管理工作中，用戶需要在管理人員的輔助下手動查閱檔案。該種查閱方式相對復雜，既不利于新聞檔案的高效利用，還可能導致新聞檔案受損，無法充分發揮其社會價值。

實現新聞檔案數字化管理后，用戶通過計算機或云端就可以查閱新聞檔案，提高檔案應用的便捷性及其利用率，彰顯新聞檔案的社會價值。

（四）確保新聞檔案應用的時效性

傳統的新聞檔案管理工作難以實現對新聞檔案的統一管理，由于各部門的新聞檔案被存放在不同的區域，導致新聞檔案在收集整理過程中存在一定問題，新聞檔案應用過程中的時效性得不到保證。

實現新聞檔案數字化管理后，相關技術人員可以構建新聞檔案管理系統，相關人員只要通過內網，將整理歸檔的新聞檔案上傳系統，就能實現新聞檔案的統一管理，縮短新聞檔案的傳遞時間，凸顯新聞檔案的時效性[1]。

二、新聞檔案數字化管理存在的問題

雖然實現新聞檔案數字化管理有著非常重要的實際意義，各單位也在積極落實新聞檔案管理數字化建設相關內容，但在實際開展新聞檔案數字化管理工作的過程中，依舊存在一些不可忽視的問題。

首先，相關工作人員對新聞檔案管理數字化建設重視程度不夠，認為數字化管理只是將相關檔案數據信息錄入計算機即可，導致新聞檔案數字化管理不夠全面，長此以往，新聞檔案管理水平存在下降的可能。

其次，新聞檔案數字化管理手段相對落后。傳統的新聞檔案數字化管理工作中，相關工作人員并沒有充分發揮數字化技術、信息技術的實際價值，應用的管理技術依舊是最簡單的計算機技術。新聞檔案數據信息的收集、整理、分析及歸檔速度沒有明顯提升，實際應用也不夠便捷，對于一些技術水平低的管理人員，新聞檔案管理效率直線下降，新聞檔案數字化管理存在明顯的“副作用”。

再次，檔案管理機制相對混亂。在新聞檔案數字化管理工作中，單位內部的檔案管理機制非常混亂，存在實體檔案管理與數字化檔案管理并行的情況。這種混亂情況的出現不僅使檔案管理效率下降，而且會浪費大量的人力、物力資源，導致運行成本增加。

最后，新聞檔案數字化管理設備不齊全。新聞檔案數字化管理設備不齊全也是導致管理工作無法高效開展的重要原因之一。實現數字化管理需要充足的設備支持和技術支持，但是相關內容得不到落實，直接影響了新聞檔案數字化管理工作的開展。

三、實現新聞檔案數字化管理的有效策略

（一）重視新聞檔案管理數字化建設

新聞檔案管理工作不僅與內部工作人員有著非常密切的聯系，而且與新聞資料等內容息息相關，為實現對海量數據資料的有效管理，積極開展數字化建設工作具有重要的實際意義。相關部門應重視新聞檔案管理數字化建設工作，做到密切溝通、互相配合、齊抓共管，確保新聞檔案的安全及新聞檔案管理工作的高效開展[2]。

為達成這一目標，相關工作人員要積極投入數字化建設工作及管理工作，加強新聞檔案數字化管理宣傳，強化相關人員的思想意識。作為新聞檔案的應用主體，新聞記者、編輯在完成新聞采編工作后應積極參與數字化建設，明確新聞檔案應滿足何種需求，新聞工作者提出的建設意見對于完善新聞檔案管理數字化建設內容具有非常重要的意義。

在新聞檔案管理數字化建設工作中，應采納各部門工作人員的意見，集思廣益，確保新想法、新思路可以應用到新聞檔案管理工作中。新聞檔案具有極高的應用價值，應用新聞檔案開展工作可以充分發揮其宣傳作用，為后續工作的開展提供借鑒，相關工作人員更應重視新聞檔案管理數字化建設工作，通過數字化管理模式保證新聞檔案的完整性、全面性，實現新聞檔案的高效利用，確保其應用價值得到充分發揮。

除此之外，為保障新聞檔案管理數字化建設工作的高效開展，可以構建科學合理的新聞檔案管理系統。該系統可以實現將不同部門的檔案統一管理，并對其進行正確的分類、歸檔，確保相關部門可以高效地查詢、應用檔案，提高工作效率。通過應用數字化檔案管理系統開展新聞檔案管理工作，可以減少手寫、錄入等體力勞動，節約了時間，極大程度地提升了新聞檔案管理的便捷程度和現代化程度。

因此，相關工作人員應加強對新聞檔案管理數字化建設的重視，推動新聞檔案數字化管理的發展進程。

（二）創新新聞檔案管理手段

在信息化、數字化發展背景下，人們可以通過大數據技術，了解生活中難以接觸的領域。在數據信息量爆發式增長的當下，傳統數據信息管理手段已經無法滿足管理工作需求，因此，應創新改革檔案管理手段[3]。

在開展新聞檔案管理工作的過程中，檔案管理人員在信息收集環節要嚴把質量關，保證電子檔案數量與實體檔案數量比例的合理性，防止檔案過多無人看管，保證優質檔案內容得到充分利用。

在利用新聞檔案的過程中，不僅要保證檔案數據信息的全面性，而且要確保其利用的高效性。檔案管理人員應要善于分析、勇于探索，創新新聞檔案管理手段，通過實現新聞檔案數字化管理，避免實體檔案發生受潮、蟲蛀等問題，控制管理成本，將新聞檔案存入計算機、移動硬盤、光盤等，節省存儲空間。

在數據信息量爆炸的當下，檔案管理人員很難確定哪項信息具有實際價值、哪項信息毫無用處，實現新聞檔案數字化管理可以保證數據信息的全面性，防止有價值的數據信息丟失。

此外，新聞檔案數字化管理可以實現互聯網技術與新聞檔案管理工作的高度融合，通過互聯網技術增強新聞檔案管理的條理性，提高管理水平和管理效率。通過應用互聯網技術開展新聞檔案管理工作，檔案管理員的創新意識也將得到增強。例如，計算機技術水平較高的工作人員可以借鑒其他領域的工作經驗，通過建立微信公眾號平臺，實現對新聞檔案的高效管理。相關人員在準備查閱新聞檔案前可以提前通過微信公眾號平臺預約，做好查閱相關檔案資料的準備。新聞檔案數字化管理可提高檔案查閱時效，提高為民服務質量。

未來，在開展新聞檔案管理工作過程中，可以應用大數據技術，綜合新聞檔案內容，建立相應的云數據庫，將所有新聞檔案數據存入云端高效備份，使管理工作更加便捷，保證了新聞檔案的安全性[4]。

（三）健全新聞檔案管理機制

完善的工作機制是保證工作高質量開展的前提，相關工作人員應積極應用數字化技術健全檔案管理機制，保證新聞檔案的安全性。在健全檔案管理機制的過程中，相關工作人員應及時更新軟件技術，提高網絡安全防護水平，新聞部門也應引入先進的數字化新聞檔案管理制度，確保新聞檔案管理人員明確其應承擔的責任，應用數字化技術開展新聞檔案管理工作，避免出現管理效率低下及權責不清等問題。

為保證新聞檔案數字化管理工作可以適應時代發展要求，新聞檔案管理人員應樹立主動學習的意識，通過積極學習、汲取知識，掌握現代化、數字化新聞檔案管理技術及管理流程，將數字化檔案管理技術與檔案管理工作充分融合，確保全面履行檔案管理職責，嚴格按照相應規章制度高質量開展新聞檔案數字化管理工作[5]。

在單位內部，相關工作人員應針對新聞檔案數字化管理工作建立相應的計算機系統保護機制，防止計算機內部儲存的新聞檔案數據信息被惡意破壞。同時，在實際開展新聞檔案數字化管理工作的過程中，相關工作人員應注重與各個部門保持密切聯系，實現對新聞檔案的全面掌控，確保新聞檔案數字化管理的各個環節都不出現差錯。此外，新聞檔案管理部門應根據各部門的新聞檔案應用情況，建立檔案應用制度，提高新聞檔案的應用價值及應用效率，這對于科學、合理、規范、有序地推進新聞檔案管理工作轉型具有重要意義。

（四）優化新聞檔案管理載體

在數字化環境下，為保證新聞檔案的安全性，必須加大新聞檔案管理經費投入，加強硬件設施建設，從新聞檔案管理工作的實際需求出發，配備齊全必要的硬件設備、軟件系統、安全保障系統及其他輔助軟件。資源豐富的新聞單位可以與當地知名互聯網企業合作，實現對相關軟、硬件設備的升級改造，并配備優質的交換機及交換設備，確保新聞檔案數字化管理工作高效、安全地開展。

在優化新聞檔案數字化管理載體的過程中，相關工作人員應制定定期網絡系統升級、殺毒的制度，及時處理系統存在的漏洞，防止新聞檔案數字化管理系統被黑客攻擊，或檔案被病毒、木馬破壞，增強新聞檔案管理系統的安全性。

新聞檔案管理部門可以通過搭建新聞檔案管理專業化平臺的方式，優化新聞檔案管理載體，在平臺建設過程中確保平臺具有技術優勢、內容優勢及人才優勢等，可以增強與用戶的交互性，拉近與用戶的心理距離，增強與用戶的互動，增強新聞檔案管理單位的媒介競爭力[6]。

為確保相關建設工作的高效開展，新聞檔案管理單位應積極開展培訓工作，不僅要注重新聞檔案數字化管理人員的計算機技術及信息處理能力的培訓，而且要培訓新聞檔案服務人員，全面提高新聞檔案管理人員的綜合素質，使相關管理人員成為既懂專業業務又懂信息技術的復合型優質人才，為新聞檔案數字化管理的發展提供動力與保障。

四、結語

綜上所述，為確保新聞檔案數字化管理工作得以高效開展，相關人員應從多方面入手，解決管理工作中存在的問題，提高新聞檔案管理工作的數字化水平，充分彰顯新聞檔案的價值。