機關事業單位檔案工作存在的問題及創新途徑

呂梁市規劃和自然資源局 成博

一、檔案管理重要性

檔案工作是機關事業單位發展的一個重要環節，是機關事業單位工作質量水平的主要表現之一，是各種事件最真實的記錄，是機關事業單位工作質量和工作效率最直接的體現。它的原始性、功能性、價值性、參考性等優勢，在機關事業單位的整體工作中發揮著不可或缺的作用。檔案中所包含的信息內容，主要有與各機關單位在各種社會活動和管理工作開展中有關的信息，不但有文本表現形式，同時有圖形、聲音等文字表現形式，它是對整個單位工作進行科學、高效的記錄與總結，有著很好的參考意義和實用意義。因此，檔案管理工作水準的高低好壞，直接影響到機關事業單位的檔案工作服務質量，以及是否能夠適應經濟社會需要和檔案用戶所取得檔案資料的完整性與有效性等。檔案作為歷史真實性證據它如實記載了一個主體的歷史發展情況，從而產生了司法效果。它自身特有的法律屬性和它所特有的歷史生成方法之間產生了千絲萬縷的關聯，因此更為真實與公平，也就是因為它本身的歷史真實性才能夠永存。檔案屬于具有重要的可借鑒價值的資料，因為許多的材料是通過記錄圖片、聲音、視頻以及簽名手稿的方式保存，這類資料在后期不易被修改或偽造，所以檔案是極具借鑒的資料。檔案在衡量工作中有著舉足輕重的地位，因為檔案對于機關事業單位發展來說是至關重要的，它能夠為單位今后的發展提供最為完整的準備材料。所以對于檔案的關注和檔案管理的規范，不僅能夠成為測量單位工作成效的基礎，而且還能夠直接反映出單位所有管理工作是否規范。

二、機關事業單位檔案管理工作應遵循的原則

（一）遵循差異性原則

機關事業單位的檔案管理員對檔案進行分類整理時，要按照檔案的類型與內容進行分類，并根據其用途的不同，對其編制不同的編號以及名稱，以便于日后的歸類和更好地查找。如果把所有的文件混編亂放，很難在較短的時間里找到所需的文件，極大地影響工作效率。因此，一定要落實好管理制度和差別制度，檔案管理員應按照規范劃分檔案的類別，并將其歸類保存在相關的文件和資料中。

（二）遵循職責、權益兼顧的原則

在建立檔案管理體系時，必須明確其職責范圍和職權。比如，機關檔案科的負責人，可以承擔檔案管理工作任務目標的制定，定時檢查或者不定期的指導等工作。另外，在對檔案管理工作進行明確責任時，也要注重對員工合法權利的保障，否則將影響工作積極性和整體檔案工作的開展。因此，在機關檔案工作中，要堅持責任清晰和維護自身權益兩手抓。

（三）遵循靜態、動態相結合的原則

要想不斷發展，就要有與之相適應的制度作為保障。時代在進步，社會在變化，機關事業單位的各種體制都要與時俱進，才能更好地適應當前工作的要求。當前，我國的各項事業已經與國際接軌，機關事業單位的管理也在不斷改革。因此，檔案工作也要積極借鑒國際先進的檔案管理方法，并根據自己的工作特點，不斷總結和完善現有的檔案工作體系。

三、機關事業單位檔案管理工作的現狀

綜合檔案涉及的領域很廣，所以工作內容也很繁雜，但在機關事業單位工作中卻占有舉足輕重的位置，是經濟社會發展之本。但是當前還面臨如下六個問題。

（一）沒有統一管理規范

在我國，許多機關事業單位在實際經營中缺乏規范和統一的標準，往往是在實際問題和困難面前因勢利導。在此過程中，少數單位沒有嚴格的管理體系，沒有明確的目標，沒有清晰的思維，從而嚴重制約著檔案工作的開展和創新。因此出現了很多問題，讓管理人員難以應對。

（二）檔案管理認識不足

單位對檔案工作重視度不高，對檔案管理的概念和理解不夠透徹，因此忽略了檔案管理工作，從而造成了管理上的缺失。目前，我國檔案管理中存在很多問題。一是管理人員素質偏低。隨著經濟發展速度越來越快，社會對于人才要求越來越高，而當前的一些機關事業單位還沒有意識到這一點。二是檔案管理人員業務水平較低。因為檔案工作人員不注重自己的工作、工作中存在著疏忽，有些管理人員甚至把檔案管理看作是一種對自身和其他部門信息的簡單保存，缺乏專業知識，造成檔案管理工作的效率低、亂，檔案管理的方法不夠科學和完善，影響了檔案工作的質量和效益。不管是機關事業單位領導還是檔案管理人員都應該意識到檔案工作的意義，增加經費投入。同時，管理者還要保持良好的工作態度和工作的積極性，避免出現重大文件資料的遺漏和遺失。

（三）檔案管理目標不明確

一些機構的檔案管理目標不清晰，從而影響了檔案管理工作。在檔案管理中，目標不清晰也是一個很大的問題，作為機關事業單位的檔案管理，必須先確立一個清晰、規范的目標，同時，還要了解其職責和意義。在新的信息時代，檔案管理工作要更加重視觀念的創新。

（四）檔案保護意識不足

在時代不斷發展的今天，檔案工作越來越受到重視，舊的檔案管理設施與方法已經無法滿足現代社會發展的需求。很多機關事業單位在開展日常工作時，不能及時地更新檔案的相關資料，不能利用現代先進的檔案管理手段和技術對檔案進行管理、維修，不能有效地保護檔案中的信息。

（五）檔案工作人員創新意識不足

多數檔案工作人員認為檔案工作是非業務工作，相較于單位其他事務是獨立的，和其他工作關聯不足，使檔案管理工作處于孤島位置，作用難以充分發揮出來。

（六）檔案管理環境不佳。

在實際工作中，一些機關事業單位沒有重視檔案管理工作所必需具有的硬件設備，部分基層單位甚至缺乏檔案室。有的檔案保管不善，破損、丟失等現象時有發生。這些問題不僅給國家和個人造成損失，而且也影響了檔案部門為領導決策服務職能的發揮。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案資料往往不按分類進行存放，致使查檔調檔工作無從入手。也有一些單位雖然有檔案室，但環境并不樂觀，大都潮濕、狹小、陰暗，通風條件差，造成檔案材料霉變、蟲蛀等問題，極大地影響檔案材料的完整性、良好性及嚴謹性，使檔案材料沒有得到良好保存。

四、機關事業單位檔案管理的范圍

（一）行政檔案管理

包括上級機關下達的文件、機關下達的文件、部門的工作計劃和總結，以及一些信函、會議記錄等。上級文件一般發送各部門，機關文件發送內部機構。工作方案和總結，用來衡量一個部門在一段時間內的工作情況，每個部門都會按照自己的情況，定期制定部門工作總結，或制定下一步工作計劃，這是一種不斷完善和進步的方法，也是機關的管理文件。信函和會議記錄，是機關單位正常運轉所需文書，是對部門發展的一種監控。

（二）人事檔案管理

人事檔案是指由組織人事部門在根據黨的干部政策，培訓、選拔和任用干部工作過程中產生的，記載干部個人簡歷、政治思想、業務才能、工作實績、獎勵懲戒、家庭成員關系等的材料，通過收集、鑒定、整理、裝訂、編目等環節后所構成的個人卷宗。在社會主義市場經濟條件下，人事檔案工作越來越受到社會各方面的重視和關注，成為人們關心的熱點之一，同時也是客觀、全面審視認識和正確選拔使用干部的重要基礎，是國家檔案中的一項重要內容。

（三）財務檔案管理

事業單位與行政機關不同，它的財務管理文件也與行政機構不同，包含了日常的財政支出憑證，它對支出的目的、用途、金額等進行全面的記載，并提供相應的發票等。各類財政收入來源都要作詳盡的記載，搞好年度預算、預算調整、決算等工作是下一步進行財政總結和預算編制工作的基礎，每年一次的財政分析也是一項重要的財務文件。此外，還有各種社會費用的支付、項目的立項、實施等。總之，所有的財政開支都是由財政部門進行整理和分析。

（四）業務檔案

業務檔案包含業務文件、業務培訓和業務活動等，它是開展工作的依據，也是文件管理的一部分。業務檔案管理具有專業性與系統性等特點，需要工作人員在收集與整理階段耗費較大的時間與精力。同時，業務檔案具有嚴謹性，檔案歸檔前需要相關工作人員嚴格核查相關信息，并開展相應的印證工作。

五、機關事業單位檔案管理的創新途徑

（一）依據機關事業單位檔案管理現狀及問題，明確檔案管理的工作方向

當前我國檔案管理工作面臨著不重視檔案管理、檔案管理人員素質不高、現代化管理手段不完善等問題。在深入調查和分析當前檔案工作中存在的問題后，提出了以電子文件代替紙質文件的做法，樹立檔案數字化的觀念。在數字檔案觀念的推動下，對檔案管理方式進行了改革。隨著信息化的發展，電腦將越來越廣泛地運用到檔案管理中，而大量的電子文檔必然會對其進行更高效的管理。要做到這一點，必須將檔案管理工作擺在議事日程上，在財力、物力、人力等方面給予相應的支持。

（二）運用信息化技術提升檔案利用效率

傳統的檔案管理方式對檔案工作的質效產生了很大的影響，已經無法適應現代社會的發展。在新時代背景下，檔案管理信息化建設成為趨勢。第一，機關事業單位要積極購置現代化設備，為檔案管理信息化工作的開展提供硬件基礎。第二，搭建內部辦公平臺，優化文件使用的各個環節，使其在文件中的格式更加規范，并對電子文檔的處理、歸檔管理進行規范，實現文件的收發、傳閱、借閱等操作，使各部門的工作更加高效、更加科學。第三，依托門戶網站等，打造智慧檔案館，實現檔案服務網絡化、存量檔案數字化，促進檔案管理更快走向現代化、網絡化。第四，注重將大數據技術、“云計算”技術等先進技術應用于檔案信息化管理，充分發揮網絡平臺作用，為檔案管理插上智慧的翅膀，全方位提升檔案管理質量，促進檔案更加有效的利用。通過信息化管理，進一步減輕工作人員壓力，推動各項資源的有效整合，有利于將各個地區與各個部門的檔案有效銜接起來，實現統一化管理，打破傳統“信息孤島”的現狀。通過網絡技術，對檔案管理、檢索、使用進行網絡管理，為廣大群眾提供優質的服務，從而提升檔案管理的服務質量。

（三）培訓機關事業單位檔案管理人員，創新培訓機制

為避免檔案丟失、外泄、需有專人負責，同時還需做好各項安全保障。而在檔案管理中除機密及安全性以外，其價值及分享也是人們不斷關注的焦點。因此，檔案資源的開發和利用應采取各種形式，做到及時、準確、迅速、高效。檔案管理者除了熟悉、精通各種檔案管理知識外，還必須當出現問題時，能恰到好處地及時解決，使檔案發揮其最高價值，為相關部門提供信息資料查找等服務，保障機關事業單位的合法利益不受到侵害，減少不必要的糾紛，最大限度地挽回損失，充分發揮好檔案管理的法律作用。檔案管理工作的變革，應當是以人為本的創新，最終要靠“人”來推進，更好促進“人”的發展，這樣才可以讓檔案工作不斷發展。當前檔案管理中有大量的對信息化技術不熟悉的問題，所以各單位領導要非常重視檔案管理人員素質，特別是使用電腦素質的提高。考慮到檔案管理的現狀及時間方面的原因，采用網上培訓為基礎、實體培訓為補充的靈活多樣的培訓方法，在思想工作、生活各方面關心檔案工作人員。定期安排檔案負責人到上級機關參與檔案管理的業務培訓和各種活動，并請專家教授講授檔案管理的相關經驗，推廣計算機存儲、數字加工和網絡技術等方面的知識。與此同時，檔案管理人員應積極參加下屬單位的檔案審查和聯檢工作和個人的安全意識，加強登錄賬號的保護，以及對反病毒軟件的熟練運用，使數字化檔案工作的管理能力得到極大的提升。

（四）強化信息資源開發，實現檔案資源共享

在互聯網飛速發展的今天，個人、事業、產業、行業、國家乃至世界都在不斷地增加對于信息的需求，依靠單一的途徑獲得檔案信息的能力已遠遠不能適應社會發展的需要。要做到檔案資料來源多元化、豐富化，對紙質檔案管理模式提出了更高的要求，這也是大數據時代的趨勢。數字化檔案、信息化管理已經越來越普及，需要對過去大量傳統的檔案資料進行數字化管理。檔案管理應該是多方位、豐富多彩的，這樣才能適應不同用戶的需求，并能實現信息資源共享，促進檔案管理工作的高效與優質。同時各單位之間也可設置統一目錄來適應不同單位需求，并通過網上的方式，使各個部門能夠更好地掌握檔案的存儲狀況，從而達到更好地使用和服務的目的。

（五）創新保密制度，做好檔案保密工作

檔案管理具有一定的保密性，如何運用數字化、信息化檔案管理完成檔案本身的保密功能，是檔案管理改革的重中之重。隨著我國檔案事業的發展，我國檔案事業已全面邁入數字化信息時代。機關事業單位要根據檔案工作的變動，制定相應的保密制度。在日常工作中，我們應采取一系列的防范措施，例如：設定存取權限、及時殺滅病毒、把存檔文件轉為只讀，以保證文檔的原貌，并指定專人負責，從而降低檔案保密風險。

（六）建立機關事業單位檔案管理創新方案評測體系

檔案管理改革，才能真正促進檔案工作持續、高效、全面提升機關事業單位檔案管理水平。要防止創新內容的不合理，從創新途徑、創新內容等方面進行評價和分析，建立健全檔案管理創新方案評價系統，以保證創新途徑與創新內容科學適用。要通過激勵機制促進檔案管理的創新，讓檔案管理改革和創新內容更貼近現實，從而保障檔案管理的正常開展。

（七）積極創新檔案管理理念

打破傳統檔案管理模式的束縛，樹立全新的管理理念，引入新型的管理模式，在以往單一文字檔案的基礎上，增加視頻和圖片等方式，使檔案內容和形式更加豐富。增強檔案部門和各相關部門的有效溝通，保證檔案的準確性和完整性。進一步建立良好服務意識，通過各種渠道對檔案數字資源進行利用，為檔案應用者提供更加便捷的檔案信息服務工作，推動檔案管理質量邁上新臺階。

六、結論

在現代科技的飛速發展下，檔案工作的現代化是歷史發展的必然，必須進行檔案管理的改革，才能提升檔案管理能力。要運用信息化技術提升機關事業單位檔案的管理和服務水平，以適應新時代機關檔案工作的需要。要重視并對檔案管理人員經常進行培訓和培養，檔案工作人員要自覺加強對現代科技的研究，不斷提高檔案管理水平。要充分認識檔案工作的重要性，不斷創新檔案管理方式，充分利用檔案的價值，為高效率開展機關事業單位檔案工作奠定堅實基礎。