檔案管理加強(qiáng)信息化技術(shù)研究

王 巖

（哈爾濱文學(xué)創(chuàng)作院，哈爾濱 150001）

一、檔案管理加強(qiáng)信息化技術(shù)的意義

（一）對(duì)提升檔案管理效率及質(zhì)量有重要幫助

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作模式也需要不斷進(jìn)行改革與優(yōu)化。傳統(tǒng)的檔案管理工作無(wú)論是在質(zhì)量上還是工作效率上均很難適應(yīng)現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展的需求，因此，需要利用好先進(jìn)技術(shù)提升檔案管理工作效果，與此同時(shí)，也要有效提高信息安全與使用效率。但是從目前來(lái)看，檔案管理工作通常情況下都是通過(guò)紙質(zhì)檔案的收集、歸檔、管理等方式進(jìn)行的，產(chǎn)生了較大的檔案管理成本。同時(shí)，相對(duì)來(lái)講也讓檔案管理工作變得麻煩，需要到相關(guān)的檔案管理部門，經(jīng)過(guò)各項(xiàng)審批手續(xù)，再通過(guò)復(fù)雜的檔案查找，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率。而檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展可以在一定程度上解決這一問(wèn)題，不僅在檔案收集、歸類、存儲(chǔ)等方面提高了效率和質(zhì)量，也使檔案的使用相對(duì)以往便利很多。由此可見(jiàn)，檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用和研究是滿足其自身工作質(zhì)量提升的必然需求。

（二）對(duì)創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理方式有重要意義

檔案管理工作在創(chuàng)新發(fā)展的過(guò)程中，工作模式及管理方式在不斷發(fā)生變化，特別是在信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用下，檔案管理方法的創(chuàng)新發(fā)展得到了很大的進(jìn)步。一方面，檔案信息的形式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化信息；另一方面，檔案的存儲(chǔ)也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)向著信息化存儲(chǔ)的方向轉(zhuǎn)變。在電子化、信息化檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中極大地降低了檔案因?yàn)楦鞣N外界因素而丟失或者損壞的概率，提高了檔案存儲(chǔ)管理的質(zhì)量，也降低了人力成本。在檔案使用方面也可以更好地發(fā)揮檔案管理工作的職能作用。因此，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)是檔案管理工作創(chuàng)新和改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

（三）為相關(guān)科研工作的順利開(kāi)展提供保障

檔案管理工作的創(chuàng)新與改革發(fā)展對(duì)于相關(guān)科研工作的順利開(kāi)展有著重要的意義，完善的檔案管理信息可以為相關(guān)領(lǐng)域科研工作的研究提供有效的參考。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)域科研工作如果想查找需要的檔案信息，需要經(jīng)過(guò)非常復(fù)雜的流程，而且也無(wú)法確保檔案信息的完整性。在信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用下，可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不斷完善檔案信息，確保檔案信息的完整性與有效性。與此同時(shí)，通過(guò)相關(guān)信息化檔案管理系統(tǒng)，可以快速、有效地查找到相關(guān)檔案信息，為相關(guān)領(lǐng)域科研工作的順利開(kāi)展提供良好的保障。

二、檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

（一）對(duì)檔案管理工作信息化發(fā)展的重視度不足

現(xiàn)階段，有關(guān)部門已經(jīng)開(kāi)始意識(shí)到信息時(shí)代中檔案工作優(yōu)化的價(jià)值，同時(shí)檔案管理工作的重要性也得到了更高的重視，雖然加強(qiáng)檔案管理工作中的信息化技術(shù)研究對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展及相關(guān)工作的順利實(shí)施具有巨大的幫助，但是受到現(xiàn)階段部分檔案管理工作人員技術(shù)水平的限制及管理理念的影響，信息技術(shù)在應(yīng)用和研究方面仍然沒(méi)有受到足夠重視，沒(méi)有形成良好的檔案信息化管理意識(shí)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入也相對(duì)有限，導(dǎo)致相關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平較低，還不足以支撐檔案管理信息化的發(fā)展。因此，需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的重視，并且套結(jié)合實(shí)際情況給予全力支持，確保基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)得以完善、信息化技術(shù)水平得以提升。

（二）檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)有待加強(qiáng)

目前來(lái)看，檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理改革的重要方向，也是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高質(zhì)量管理與高效應(yīng)用的重要目標(biāo)。然而，從目前大部分檔案管理工作的實(shí)施情況上看，檔案管理工作中信息化平臺(tái)的應(yīng)用還需要技術(shù)人員的進(jìn)一步研究，現(xiàn)階段的水平還是難以滿足檔案信息管理與應(yīng)用的要求，如在相關(guān)的信息管理平臺(tái)還未能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效共享，無(wú)法為相關(guān)工作的順利開(kāi)展提供良好的檔案信息依據(jù)。另外，還有部分企事業(yè)單位在檔案管理中未能實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，仍然按照老舊的采集方式、歸檔方式及存儲(chǔ)方式，在消耗大量人力、物力的同時(shí)，也嚴(yán)重地影響了檔案管理工作的效率。

（三）檔案管理信息安全保障體系需要完善

檔案管理信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用為檔案管理工作效率及工作質(zhì)量的提升提供了基礎(chǔ)支持，也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，與此同時(shí)，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的最大化。然而，雖然信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具有非常多的優(yōu)勢(shì)，但是開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也為檔案管理信息的安全帶來(lái)了一定的威脅。比如，網(wǎng)絡(luò)中病毒、黑客的惡意攻擊，以及在實(shí)際操作和管理工作中人為因素的影響等，都會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)外泄、丟失、破損等安全問(wèn)題。基于此，在檔案信息化管理工作的進(jìn)行中需要不斷提升工作人員的安全管理意識(shí)，并通過(guò)技術(shù)的應(yīng)用及思想意識(shí)上的提升為檔案信息的安全管理奠定基礎(chǔ)。但是，從實(shí)際情況來(lái)看，部分檔案管理人員在工作中依然不具備較強(qiáng)的安全管理意識(shí)，也沒(méi)有對(duì)安全管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用加大重視，常常導(dǎo)致檔案在信息化管理中受到各種不穩(wěn)定因素的威脅而出現(xiàn)信息安全事故。

（四）檔案信息化管理人才不足

現(xiàn)階段影響檔案管理信息化發(fā)展與建設(shè)的重要因素之一是檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及綜合能力，在實(shí)際情況中就可以看到，部分檔案管理工作人員并不具備先進(jìn)的管理理念，而且在信息技術(shù)的掌握與應(yīng)用方面也比較欠缺，另外，其自身的職業(yè)素養(yǎng)也需要進(jìn)一步提升。因此，需要打造高質(zhì)量、高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。然而，從目前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況上看，大部分檔案管理工作人員自身的素質(zhì)、工作能力及信息化技術(shù)水平均無(wú)法滿足檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)要求，因此，需要加大對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，為檔案管理信息化技術(shù)的研究與發(fā)展提供良好的人才保障。

三、檔案管理加強(qiáng)信息化技術(shù)的具體實(shí)施策略

（一）加大對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的重視

現(xiàn)階段，在加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，最先要解決的是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視度較低的問(wèn)題，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化有準(zhǔn)確的認(rèn)知，并且能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中的重要性和必要性，從而從思想上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)老舊的檔案管理理念。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要做好帶頭作用，積極主動(dòng)地進(jìn)行有關(guān)技術(shù)及理論基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過(guò)認(rèn)真的學(xué)習(xí)掌握必備的技術(shù)及理論基礎(chǔ)，從而認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展下進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值，并且利用所學(xué)習(xí)的知識(shí)對(duì)檔案工作人員的工作情況進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，督促相關(guān)檔案管理人員落實(shí)好有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的工作。領(lǐng)導(dǎo)者的重視會(huì)在很大程度上提高檔案管理工作人員對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用具有重要的價(jià)值和意義。其次，要加大對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的宣傳和教育力度，使所有工作人員都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，能夠認(rèn)識(shí)到完善的檔案信息及高效率的檔案管理工作對(duì)于自身崗位工作順利實(shí)施與開(kāi)展的重要性，從而全力配合好有關(guān)的工作，營(yíng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，形成科學(xué)的管理理念，為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在此過(guò)程中，一方面需要注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，另一方面要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和教育力度，特別是要針對(duì)檔案管理工作人員做好思想教育工作，使其能夠認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提高工作質(zhì)量的重要價(jià)值，并積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)有關(guān)技術(shù)和創(chuàng)新工作的方法。最后，要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，主要是資金方面的投入，有了充足的資金能夠保障檔案管理信息化建設(shè)中有完善的信息化設(shè)備及先進(jìn)的信息技術(shù)作為基礎(chǔ)。因此，需要提高資金上的投入，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展給予大力支持。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)

平臺(tái)的建設(shè)與優(yōu)化是檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展中非常關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容，因?yàn)闄n案管理信息化平臺(tái)可以有效地促進(jìn)檔案管理工作從傳統(tǒng)模式向著現(xiàn)代化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。因此，相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用，充分利用好信息化技術(shù)，構(gòu)建相對(duì)完善的檔案管理信息化平臺(tái)，具體可以從以下兩方面著手實(shí)施。

（1）構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的檔案管理中各類檔案均是以紙質(zhì)信息的形式存在，并且在檔案的收集、歸類、存儲(chǔ)及使用的過(guò)程中，也都是以紙質(zhì)的檔案形式完成各項(xiàng)檔案管理工作。在信息化技術(shù)的研究與應(yīng)用下，最先要解決的就是檔案信息形式的轉(zhuǎn)變，也就是需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息向著現(xiàn)代化數(shù)字形式、電子形式轉(zhuǎn)化，檔案信息形式的轉(zhuǎn)變會(huì)在很大程度上推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，因?yàn)闄n案信息形式的轉(zhuǎn)變會(huì)直接導(dǎo)致檔案收集、歸類、存儲(chǔ)及使用等各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生變化。因此，相關(guān)檔案管理人員需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，建立完善的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，從檔案信息收集入手，直接進(jìn)行電子檔案的錄入，或者可以將紙質(zhì)的檔案通過(guò)掃描或者人工錄入的形式轉(zhuǎn)化為電子檔案，使各項(xiàng)檔案管理工作均可以在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行操作完成，使工作流程得以優(yōu)化，工作效率得以提高。

（2）建立檔案信息共享平臺(tái)，通過(guò)先進(jìn)的信息化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)辦公的自動(dòng)化發(fā)展。檔案管理工作中從信息的整理到檔案信息的查找使用等，需要通過(guò)有效的應(yīng)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的有效銜接，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的信息是統(tǒng)一的，因此需要建立檔案信息共享平臺(tái)，確保在信息化系統(tǒng)平臺(tái)中有關(guān)檔案信息內(nèi)容始終保持一致，保障檔案管理工作的質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)也有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息共享和交流，提高各部門之間的溝通質(zhì)量和溝通效率。此外，相關(guān)部門在工作中，如果需要使用檔案信息，也可以直接通過(guò)登錄檔案信息共享平臺(tái)，按照相關(guān)的自動(dòng)化程序完成對(duì)檔案信息化的查找和使用，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理信息安全保障體系

目前，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使檔案信息的安全受到了前所未有的高度重視，尤其是在檔案信息內(nèi)容不斷完善、涉及的重要信息不斷增多的前提下，更需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的保障。隨著信息化管理理念的不斷應(yīng)用，檔案管理工作中檔案的收錄、整理、存儲(chǔ)及使用等工作環(huán)節(jié)的效率都得到了大大提升，檔案管理工作的職能作用也得以充分發(fā)揮，但是與此同時(shí)，檔案信息也面臨著更多的安全隱患，各種風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻威脅著檔案信息的安全。對(duì)此，一方面，需要加強(qiáng)檔案信息安全管理制度的建設(shè)與完善，確保各個(gè)工作人員能夠順利、高效地開(kāi)展檔案信息化管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范操作，避免因?yàn)檫`規(guī)操作而給檔案信息安全帶來(lái)隱患。另一方面，在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)與運(yùn)用當(dāng)中，要注重先進(jìn)技術(shù)的使用及系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級(jí)，比如對(duì)各類重要的信息進(jìn)行加密處理，非必要工作不可以隨意進(jìn)行瀏覽，設(shè)置相應(yīng)的密碼或者瀏覽權(quán)限。此外，為保障在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息的安全不受到威脅，不會(huì)被病毒或者黑客等攻擊而破損、丟失等，需要加強(qiáng)對(duì)殺毒軟件及防火墻的應(yīng)用，要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，保障檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)的安全性與穩(wěn)定性，給檔案信息安全營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

從目前來(lái)看，在檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中，工作人員隊(duì)伍的建設(shè)也是至關(guān)重要的一環(huán)，在實(shí)際工作的開(kāi)展中，檔案管理人員發(fā)揮著重要的作用，需要實(shí)際地進(jìn)行各項(xiàng)信息化檔案管理操作，并在檔案管理信息化建設(shè)方面發(fā)揮著絕對(duì)的主導(dǎo)作用。因此，要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并且結(jié)合相關(guān)檔案管理工作的實(shí)際需求，合理進(jìn)行人才隊(duì)伍的建設(shè)，加大對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)及對(duì)現(xiàn)有人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)。一方面，制定相對(duì)科學(xué)完善的檔案管理人才招聘計(jì)劃，將信息技術(shù)水平、創(chuàng)新能力、管理能力作為重要的考核內(nèi)容，通過(guò)科學(xué)的考核方法，確保所招聘進(jìn)來(lái)的人才各方面的素質(zhì)、能力、綜合技術(shù)水平都能夠符合現(xiàn)階段檔案管理信息化發(fā)展中的要求，保障人才隊(duì)伍建設(shè)水平，使工作人員可以充分利用自己的專業(yè)和能力有效地提升檔案管理工作質(zhì)量。另一方面，結(jié)合人員的實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理信息化發(fā)展的要求，科學(xué)地規(guī)劃人才培養(yǎng)措施，從理論層面、技術(shù)層面和思想層面全面提升檔案人員的綜合水平，加強(qiáng)思想教育，提高職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化信息化管理意識(shí)。另外，應(yīng)對(duì)先進(jìn)的信息化技術(shù)水平的提升加以重視，通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)不斷提升工作人員的技術(shù)水平，并運(yùn)用信息化技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)是改善傳統(tǒng)檔案利用率低、檔案管理質(zhì)量差等問(wèn)題的重要途徑，相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)人員要形成良好的檔案管理信息化意識(shí)，加大資金的投入，加強(qiáng)資金管理，提高資金利用率，保證檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展中有足夠的資金作為支撐。與此同時(shí)，結(jié)合目前檔案管理中存在的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)不足、人才隊(duì)伍質(zhì)量較低等問(wèn)題，通過(guò)針對(duì)性的優(yōu)化與整改促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。