信息時代企業檔案管理工作創新

黃宇玲

（福建省工業設備安裝有限公司，福州 350000）

黨的十九屆五中全會提出，堅持創新在我國現代化建設全局中的核心地位，把科技自立自強作為國家發展的戰略支撐。習近平總書記曾指出，“創新是引領發展的第一動力”，“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。因此，做好檔案工作是服務企業發展的時代要求，更是一項重要的政治任務。信息化時代下，檔案管理工作有不小的壓力，各單位在關注檔案管理的同時，必須合理應用網絡信息技術，將檔案資料的價值呈現出來。在檔案管理期間，為提高檔案信息利用率，企業需要積極推進網絡信息化建設，使檔案得到合理應用，為企業各類活動提供可靠數據，確保各類活動順利運行，并為企業帶來經濟效益。

一、檔案管理創新的必要性

（一）滿足網絡時代發展需求

在時代發展的過程中出現了很多新興技術，網絡信息技術便是其中之一，其融入了人們生活、工作的各個方面。在此背景下，企業發現了網絡信息技術對檔案管理工作的作用，將其作為提高檔案管理水平的手段，合理應用檔案信息為自身服務。在社會經濟的高速發展下，傳統檔案管理模式已無法滿足企業的需求，借助網絡信息技術提高檔案管理效率，是企業當下必須著手進行的工作。創新檔案管理模式，可以實現檔案資源自動化、數字化，為開展各類工作提供基礎。

開展檔案管理工作要滿足網絡時代的整體發展要求，從檔案信息化管理及技術分析的角度，對檔案信息管理過程及檔案數據管理等進行優化，提高檔案信息的綜合管理水平。檔案信息化管理是在檔案信息統計與檔案分析的基礎上，對檔案數據進行分類，在檔案數據信息共享與數據處理的前提下，通過計算機技術，對檔案信息化管理過程進行完善，通過檔案分級與信息分類，對檔案管理過程進行優化，滿足檔案信息化管理的綜合要求。結合信息技術的應用特點，在對檔案管理過程與數據分析等進行優化時，可在檔案分析的基礎上，對檔案數據的處理過程、信息分析等進行優化，通過檔案的數據分析與處理，滿足檔案信息的綜合管理與分析需求，結合檔案管理過程，錄入準確的檔案信息，并對檔案管理模式進行優化，提高檔案數據分析的有效性。

（二）滿足檔案管理工作需求

檔案資料記錄企業發展期間積累的各類信息，檔案管理會對相關資料進行采集、整理、分類、分析等工作，為使用者提供良好的信息服務。隨著企業在發展中出現的資料逐漸增多，如果仍然采用以人力為主的管理模式，難以處理海量的信息，還會對企業經營與決策造成不利影響。管理人員需要在檔案信息數量逐漸增加的情況下，快速找到解決問題的方法。傳統紙質保存檔案信息的方式存在較大的缺陷，難以提高檔案資料查詢工作的質量，紙質文檔在信息存儲與管理方面存在較大的弊端，無法快速調用資源，還會在檔案管理方面花費不少的維護成本。在檔案管理期間，應該引入網絡信息化建設，完成向資料電子化、數字化的轉變，由此可以共享檔案信息，為內部人員提供可靠的數據。企業在檔案管理方面，使用計算機完成檔案的采集、整理、分類等，可以提高檔案資料的使用效率，減輕檔案管理人員的工作負擔。檔案資料的使用者，利用高效的檢索技術調用檔案信息，可以快速開展檔案業務，提高檔案資料的利用率，還可以為企業自身帶來經濟效益。

二、檔案管理工作現狀

（一）檔案信息規范化、標準化不足

檔案信息化建設可以為企業進行檔案管理提供便利服務，提高檔案信息的使用率，檔案信息規范化、標準化是檔案信息建設的重要內容，可以規范并高效利用檔案信息，為企業各部門人員服務。企業在檔案資料處理方面，應該按照檔案使用需求完成檔案信息編碼、分類、備案與歸檔等工作。然而，部分企業檔案管理部門在工作中沒有給出檔案管理的標準，缺乏檢索工具，無法合理應用檔案資料，降低了檔案資料的使用價值。因此，檔案管理必須重視管理手段，如果管控方式不當，會損壞檔案資料，導致無法良好地體現檔案資料的開發價值。

傳統的檔案資料管理方式較為簡單，只對檔案進行簡單的保存。另外，傳統檔案管理工作記錄信息的媒介以紙張為主，其在存放時容易受到外部因素影響，出現氧化問題。因此，傳統檔案管理會耗費大量人力、物力，還難以保證檔案資料的使用效率。

（二）檔案資料利用率較低

部分企業領導與檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確的認識，沒有合理地應用現代技術優化管理模式，無法提高檔案資料的使用效率。檔案管理環節對資金、人員、設備投入較少，無法按照檔案使用需求推進工作。在企業經營各類活動時，信息數量持續增加，檔案管理人員承受不小的壓力，在檔案資料采集、整理、編輯與歸檔等方面也會消耗大量的人力與物力，花費許多時間。隨著數據信息量的增加，檔案資料查閱使用的時間也同步提升，會在一定程度上拖慢企業活動節奏。檔案信息化建設極為關鍵，但很多企業并沒有提高檔案信息化建設水平，仍以紙質檔案為主，電子信息檔案使用較少，無法發揮電子檔案的優勢，打亂企業各類活動運行節奏。

（三）檔案管理人員專業能力不強

很多企業在發展中關注業務活動，以營利為核心，缺乏對檔案管理工作的正確認識。在此觀念下，企業檔案管理的大部分工作仍停留在檔案資源保管層面，部分企業對網絡信息等先進技術使用程度不足，檔案信息化建設所用的管理手段也不盡如人意，無法提高管理質量。在管理制度存在缺陷的前提下，難以及時保存檔案資料，會造成檔案損壞與丟失等問題，使企業承受一定的損失。檔案管理人員的專業能力不足，在檔案管理方面不能合理應用信息技術等手段快速調取檔案資料，也沒有為檔案建立功能層次分明的管理系統，難以顯著提高檔案管理效率。

三、檔案管理創新策略

（一）轉變檔案管理觀念

在信息化時代，企業開展檔案管理工作必須轉變管理觀念，積極推進信息化、數字化發展。檔案管理人員應該重視檔案信息化管理，在科學發展觀下處理各項工作；應該正確看待檔案資料整理、分離與分析等工作，按照信息化時代對檔案工作的需求，提高信息化技術與檔案管理工作的融合度；要不斷學習新知識，掌握現代檔案資料管理方法，提高對檔案資料開發利用的認知水平，在創新意識的引導下，關注企業發展，合理應用檔案資源。

在檔案管理環節，工作人員的服務意識極為關鍵。檔案管理人員必須端正工作態度，結合以往的工作經驗，找到提高檔案資料使用效率的方法。檔案資料有保存價值與參考價值，其記錄企業在發展中的各類信息，為企業的可持續發展提供重要數據。工作人員應該具有良好的工作態度和服務意識，充分發揮檔案資料的利用價值。檔案管理人員與企業領導應該發現檔案管理工作對企業發展的作用，加大對該項工作的投入力度，給予檔案管理在人力、財力上的支持。企業應該引導檔案管理朝電子化、信息化的方向發展，利用網絡信息技術、大數據等技術，提高數據處理效率，最大限度展現檔案資料的使用價值。從人力、物力、財力的角度，完善檔案信息安全、檔案保密、檔案管理等，在經費的支持下，從人才、信息數據等角度，對檔案信息的安全及數據保密等進行完善，提高檔案數據的信息化管控水平。受工作對象、技術條件、環境因素、人員習慣、管理觀念等因素的影響，在檔案信息管理中，應結合信息技術的應用，完善檔案信息化管理過程，進一步規范信息化歸檔流程，滿足檔案信息管理創新發展的需求。

（二）優化檔案管理模式

網絡技術、計算機技術、通信技術應用于企業檔案管理，按照內部對檔案資料的使用需求，建立信息化管理模式，提高檔案資料的利用效率。企業各部門需要配合檔案管理人員的工作，及時收集企業各項活動的經營數據，提高數據的全面性、真實性。在檔案管理階段，應該建立網絡平臺，為檔案管理工作分化不同的功能模塊，高效推進檔案管理工作，提高檔案信息利用率。

在信息時代下，企業應該找出以往檔案管理模式存在的缺陷，及時轉變工作觀念，進一步優化檔案管理模式，從而為內部人員推送優質的服務。部分企業過往所用的檔案管理模式，沒有在明確的目標下建立管理體系，無法集中處理工作任務，也不能滿足各部門對資料的需求。企業應該學習先進單位的成功經驗，實施集中管理；應該對內部資源進行類別劃分，圍繞資源管理需求建立科學、簡約的管理流程；應該打造科學化、規范化的管理體系，確保各類活動高效推進。

在檔案管理環節應引入科學技術，立足企業的實際情況和對檔案管理工作的需求，在循序漸進的原則下推進檔案信息化建設。建立資料庫，研究綜合性檔案管理資料庫和分級化檔案管理資料庫的協調方式，建立統一的管理平臺，實現資源共享。在檔案信息化建設時，可以建立反饋機制，反映企業在不同時段于檔案管理方面的問題。企業可以按照檔案管理需求，完善檔案管理資源的優化方法，提高資源利用率。在檔案信息管理的過程中，針對檔案信息平臺的總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、數據備份、查詢管理、安全管控等過程進行完善，提高檔案信息安全管理水平。與此同時，為提高檔案信息的利用率，應設置檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢文檔，達到檔案信息數據共享的目的。此外，在檔案信息管理的過程中，應將檔案信息劃分為操作管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，并聯系到一起，提高檔案信息共享的綜合管控水平。在檔案信息銜接傳輸的過程中，需要在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，并將財務系統、辦公自動化（OA）系統、人事管理系統等無縫集成，提高檔案信息的安全管理水平。

（三）加快信息化建設速度

企業在檔案管理方面應該提高對信息技術的引入程度，學習先進企業在信息管理方面使用的方法，結合自身對檔案管理的發展訴求，推進檔案信息化建設。檔案管理人員應在信息化背景下，明確檔案信息處理標準，創新檔案管理模式，將紙質資料變為電子資料，并在此基礎上合理應用技術和設備實現自動化辦公。為提高檔案資料的使用效率，企業需要將網絡信息技術和檔案管理進行有機融合，建立統一的網絡平臺，實現資源共享。企業應該完善平臺數據庫，加大對平臺各類數據的控制力度，確保企業各部門可以及時掌握業務活動的進度，也可以按照自身活動需求，與其他部門聯系，發揮資源共享的價值。企業各部門應該響應管理者在檔案方面做出的指示，為檔案管理人員提供數據，還需要完善自身軟硬件基礎設施，為數據實時交互提供基礎。從信息數據人才隊伍建設的角度進行分析，檔案信息管理工作的開展，是以檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化發展為中心，在檔案信息管理中，以人才培訓的方式，從檔案管理專業、信息技術操作能力兩個角度，提升檔案信息人才的綜合能力。

在推進檔案信息化建設的過程中，需要綜合分析信息技術的應用及檔案信息整合等，通過檔案信息系統的搭建與應用，對檔案信息進行綜合管理與防控，提高檔案信息的綜合管理水平。建立檔案信息管理平臺，通過管理及分析檔案數據，綜合管理各部門的工作數據、業務發展情況等，提高檔案信息管理的綜合水平。檔案信息化建設的過程，則是針對檔案數據檢索、查詢等過程管理進行完善，通過信息調查與分析，規范檔案信息平臺的操作流程，保證歸檔的電子文件處于有序、安全的狀態。利用信息安全技術，對檔案信息平臺的數據資源進行保護，可從網絡安全技術、加密與身份認證技術等角度，對檔案信息資源進行防護。利用加密技術，保證內容的非公開性，并通過身份驗證的方式，對檔案信息數據庫的訪問用戶身份進行驗證，避免無關人員訪問文件及檔案數據。利用防寫的方式，對讀取的信息數據進行安全管理，提高檔案信息數據的安全管理水平。例如，利用簽署技術保護檔案信息數據，滿足檔案管理的要求。與此同時，建立安全管理制度，完善檔案文件的形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用等環節，并對檔案信息的更改、丟失等問題進行安全防控，提高檔案信息的安全管理水平。

結 語

進入信息時代后，以信息為主的新興技術融入各行各業，為行業現代化轉型提供了條件。企業應該積極推進檔案信息化建設工作，及時發現檔案信息化建設在管理模式和技術應用等方面的不足，提出檔案規范化管理的要求；按照檔案管理需求優化工作模式，找到檔案資源的應用方式，并建立安全保障體系，在高效應用檔案資源的同時，提高檔案信息的安全性。