項(xiàng)目進(jìn)度和開口項(xiàng)管理系統(tǒng)在OA 開發(fā)中的應(yīng)用

江 濤， 黃傳東

（南京中車浦鎮(zhèn)海泰制動(dòng)設(shè)備有限公司， 江蘇 南京 211800）

0 引言

項(xiàng)目是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的載體。 企業(yè)的使命、愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)都需要通過每個(gè)成功的項(xiàng)目來具體實(shí)現(xiàn)。近年來，項(xiàng)目管理方法被廣泛引入公司體制下的項(xiàng)目管理工作中，由于項(xiàng)目進(jìn)度中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管控不足和項(xiàng)目開口項(xiàng)不能及時(shí)有效關(guān)閉易導(dǎo)致項(xiàng)目交付延遲，因此加強(qiáng)項(xiàng)目策劃和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，做好項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)事先預(yù)警和提醒，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)進(jìn)度的管控，提高節(jié)點(diǎn)兌現(xiàn)率。

本文介紹的項(xiàng)目進(jìn)度和開口項(xiàng)管理系統(tǒng)是根據(jù)公司項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的需求，依托公司既有OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，生成的一款項(xiàng)目管理系統(tǒng)，旨在加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)督， 加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展過程中開口項(xiàng)的監(jiān)控，便于項(xiàng)目關(guān)鍵干系人和管理者及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況并能及時(shí)決策，以實(shí)現(xiàn)公司項(xiàng)目管理工作順利開展。

1 項(xiàng)目進(jìn)度管理系統(tǒng)

1.1 功能描述

項(xiàng)目進(jìn)度管理系統(tǒng)是基于已批準(zhǔn)的項(xiàng)目主計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目主計(jì)劃里程碑節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)控， 若里程碑時(shí)間節(jié)點(diǎn)在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)未完成， 系統(tǒng)會(huì)按照設(shè)定的程序進(jìn)行報(bào)警并通知相關(guān)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、負(fù)責(zé)人部長，分管副總，并且各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以批閱催辦，直到負(fù)責(zé)人完成，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)將該節(jié)點(diǎn)狀態(tài)改為延遲完成，并顯示實(shí)際完成時(shí)間。在項(xiàng)目進(jìn)度查詢界面， 通過不同的顏色顯示各節(jié)點(diǎn)所處的不同狀態(tài)，如“綠色”代表未延期已完成，“藍(lán)色”代表延期已完成，“紅色”代表延期未完成以及“黃色”代表正在進(jìn)行中。由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，修改項(xiàng)目進(jìn)度狀態(tài)。

1.2 操作方法

進(jìn)度管理邏輯關(guān)系圖見圖1，項(xiàng)目進(jìn)度創(chuàng)建主要由項(xiàng)目信息、項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行3 部分組成。 由項(xiàng)目經(jīng)理創(chuàng)建和維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃，錄入項(xiàng)目各進(jìn)度節(jié)點(diǎn)截止日期。系統(tǒng)根據(jù)計(jì)劃截止日期，自動(dòng)判斷進(jìn)度是否延誤，若延誤自動(dòng)發(fā)送消息提醒給項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人盡快完成。 根據(jù)各項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)完成情況，需要項(xiàng)目經(jīng)理更改項(xiàng)目進(jìn)度為未延期已完成、延期已完成狀態(tài)，并填寫完成日期。 項(xiàng)目結(jié)束， 由項(xiàng)目經(jīng)理更改項(xiàng)目狀態(tài)為已關(guān)閉。 進(jìn)度執(zhí)行操作界面見圖2。

圖1 進(jìn)度管理邏輯關(guān)系圖

圖2 項(xiàng)目進(jìn)度執(zhí)行創(chuàng)建示意圖

1.3 功能實(shí)現(xiàn)

根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度管理系統(tǒng)地需求分析， 能生成項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的操作界面，項(xiàng)目進(jìn)度查詢看板見圖3。

圖3 項(xiàng)目進(jìn)度查詢看板

通過項(xiàng)目進(jìn)度查詢看板， 可以實(shí)時(shí)對(duì)公司多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控，特別對(duì)于已滯后計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的任務(wù)，及時(shí)監(jiān)督負(fù)責(zé)人制定相應(yīng)趕工計(jì)劃與措施，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)更新， 使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度能夠直觀、便捷的了解和掌控。

2 項(xiàng)目開口項(xiàng)管理系統(tǒng)

2.1 功能描述

項(xiàng)目開口項(xiàng)管理系統(tǒng)是針對(duì)于公司多個(gè)項(xiàng)目開口項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一管理的平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目投標(biāo)、啟動(dòng)、策劃、執(zhí)行、監(jiān)控過程中的開口項(xiàng)信息的創(chuàng)建、修改、審核、批準(zhǔn)、刪除、查詢、展示等功能。 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目存在的問題確定開口項(xiàng)責(zé)任人， 和責(zé)任人溝通確認(rèn)該條開口項(xiàng)的關(guān)閉時(shí)間，一旦生成開口項(xiàng)，開口項(xiàng)查詢界面就可以看到開口項(xiàng)當(dāng)前狀態(tài)， 系統(tǒng)在開口項(xiàng)完成之前會(huì)對(duì)責(zé)任人進(jìn)行提醒完成開口項(xiàng)，如果到關(guān)閉時(shí)間后，開口項(xiàng)問題還未解決， 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)未完成消息給責(zé)任人、 責(zé)任人部長，若問題任未及時(shí)有效解決，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)根據(jù)開口項(xiàng)問題影響項(xiàng)目重要級(jí)別，決定是否發(fā)消息告知分管副總。

2.2 操作方法

開口項(xiàng)管理的設(shè)計(jì)邏輯關(guān)系圖見圖4，開口項(xiàng)責(zé)任人填寫開口項(xiàng)，選擇項(xiàng)目名稱或項(xiàng)目編號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)出項(xiàng)目信息，可支持開口項(xiàng)導(dǎo)入，項(xiàng)目開口項(xiàng)關(guān)閉日期延期。 項(xiàng)目經(jīng)理修改開口項(xiàng)變更日期，項(xiàng)目開口項(xiàng)關(guān)閉，需要項(xiàng)目經(jīng)理修改開口項(xiàng)關(guān)閉日期，更新關(guān)閉狀態(tài)。 公司領(lǐng)導(dǎo)具有管理權(quán)限，可以通過OA 開口項(xiàng)管理系統(tǒng)直接查詢相關(guān)項(xiàng)目開口項(xiàng)具體內(nèi)容。

圖4 開口項(xiàng)管理系統(tǒng)邏輯關(guān)系圖

項(xiàng)目開口項(xiàng)新增基本信息主要包括項(xiàng)目名稱、 項(xiàng)目編號(hào)、開口項(xiàng)內(nèi)容、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目客戶、責(zé)任部門以及責(zé)任人、開始日期和關(guān)閉日期、當(dāng)前狀態(tài)、狀態(tài)確認(rèn)。并且通過附件功能可以上傳相關(guān)開口項(xiàng)關(guān)閉的證明文件。 開口項(xiàng)管理系統(tǒng)新增示意圖見圖5。

圖5 開口項(xiàng)管理系統(tǒng)新增示意圖

2.3 功能實(shí)現(xiàn)

根據(jù)開口項(xiàng)管理系統(tǒng)地需求分析， 能生成項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)的操作頁面， 最終用戶可通過OA 系統(tǒng)訪問項(xiàng)目開口項(xiàng)管理系統(tǒng)。 項(xiàng)目開口項(xiàng)查詢示意圖見圖6。

圖6 項(xiàng)目開口項(xiàng)查詢示意圖

通過項(xiàng)目開口項(xiàng)管理系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題促使開口項(xiàng)責(zé)任人快速有效的解決， 同時(shí)可以使公司項(xiàng)目管理人員通過借鑒以往解決問題思路和方法， 避免因開口項(xiàng)不能有效監(jiān)控，造成項(xiàng)目失控。

3 結(jié)論

通過OA 項(xiàng)目進(jìn)度和開口項(xiàng)管理系統(tǒng)軟件成功開發(fā)，經(jīng)過公司近年在來項(xiàng)目管理中地運(yùn)用，取得了顯著成效，公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和開口項(xiàng)能夠直觀、便捷的了解和掌控，促進(jìn)項(xiàng)目順利實(shí)施，有力的提升公司項(xiàng)目管理水平。