辦公自動化環境下醫院檔案管理模式研究

朱玉 滕州市婦幼保健院

在醫院檔案中保存有大量珍貴的文件、圖像、音頻等資料，是醫院開展教學、科研、醫療衛生服務工作的重要參考依據，檔案管理工作實際取得的效果與醫院管理服務能力及未來發展前景具有密切的關聯性。辦公自動化環境下，醫院原有紙質檔案需要使用現代信息技術轉換為電子檔案，還要實時收集最新數據，將檔案信息及時歸檔，促使醫院在制定管理決策時能夠有據可循，更好地服務于廣大患者，以改善醫患關系，贏得觀者的信賴?？梢哉f，辦公自動化時代的到來給醫院檔案管理模式革新創造了有利契機，運用數字化、信息化管理模式，深入挖掘并有效發揮檔案信息的價值，會對醫院健康發展起到積極的推動作用，加強相關研究已然迫在眉睫。

一、辦公自動化對醫院檔案管理工作產生的影響

（一）提升醫院檔案管理的便捷性

以往檔案管理工作中需要為紙質檔案配備檔案柜和檔案室，紙質檔案易于受到環境溫濕度的影響，隨著時間的推移紙張變黃，質地脆弱，發生損壞的現象屢見不鮮。且紙質檔案占用空間不小，不易于查找，檔案信息的利用率較為低下。辦公自動化環境下，醫院檔案存儲載體及管理工作方式的轉變具有必然性，電子檔案取代了紙質檔案，運用現代化技術手段開展實踐工作，提高了檔案管理的便捷性，減輕了檔案管理人員的勞動強度，使得檔案信息真正得到精細化管理，其利用率顯著上升[1]。

（二）提高醫院檔案管理工作效率

大數據時代下，伴隨著醫院的運營，每時每刻會產生海量的數據信息，有些數據信息的價值較低，真實性有待核實，單單憑借檔案管理人員的業務能力很難迅速辨別出來。運用先進智能技術構建醫院檔案管理信息系統，在特定系統平臺上實施對醫院檔案的科學細致管理，挖掘檔案信息價值，拓寬檔案信息利用范圍，消除了主觀因素引起的失誤，提高了檔案管理效率。此舉符合辦公自動化的要求，將在醫院檔案管理工作中掀起改革浪潮，真正給檔案管理帶來便捷和高效。

（三）有利于檔案信息的共享

檔案資料是醫院的寶貴財富，將檔案資料在醫院各個科室予以共享，確保每個部門和科室都能充分利用檔案信息做出科學可行的決策，還能查詢檔案信息的流向，分析檔案信息是否得到合理使用，持續優化檔案管理效能，這是辦公自動化對醫院檔案管理信息系統功能提出的具體要求。運用檔案管理信息系統及時收集新生成的數據信息并進行歸檔，加速檔案信息的流轉，構建共享型檔案資源使用格局，有利于檔案信息功能的展現，促使醫院職能部門形成整體合力，共同為醫院發展貢獻力量。

（四）減小檔案信息存儲空間

運用檔案管理信息系統對醫院檔案信息進行集約化、精細化管理，將檔案信息保存在系統數據庫及各類信息載體中，可大大提升檔案信息安全性，減小存儲空間，花費在檔案管理工作上的時間、人力、資源都會明顯減少，符合當前時代醫院檔案管理工作創新發展需求。辦公自動化環境下，積極創建一體化歸檔存儲條件，注重檔案管理信息系統自主備份、異地存儲功能的研發，強化對機房環境的管控，維護檔案信息的安全性，推動醫院檔案管理工作的自動化、數字化發展[2]。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理模式創新遇到的挑戰

（一）對檔案管理模式革新的重視不足

一般而言，醫院檔案管理工作本身具有較高難度，因為醫院檔案有著眾多分類，按照不同類型劃分時又會出現檔案信息重合的情況，檔案信息在醫院各部門、各科室間的流轉面臨著難題，無法保證檔案信息的利用率。雖然辦公自動化時代的來臨一定程度上推動了醫院檔案數字化、信息化建設，可是醫院將絕大部分資金用于引入先進醫療儀器，花費于檔案管理信息系統建設的資金和技術與實際需求相距甚遠，構建的系統平臺功能不夠完善，難以起到對檔案信息的保護作用。檔案信息的收集、流轉和利用方面暴露出了諸多不足，充分表明醫院領導層對檔案管理工作的重視程度有待提高。

（二）缺少相匹配的檔案管理制度

現階段，醫院構建的檔案管理工作制度普遍不夠健全，難以在檔案信息化建設中發揮指導和參考的作用，對檔案管理人員的監督缺位，沒有形成有力約束。關于檔案管理信息系統的建設和運維管理是否嚴格按照計劃方案落實，檔案管理人員是否嚴格遵循醫院規章制度開展崗位工作，缺少有效的制度措施，無法從根本上扭轉醫院部分職工對檔案管理工作不重視、不參與的錯誤思想，醫院檔案管理的自動化、信息化遲遲未能全面實現。甚至有些醫院職工的保密意識淡薄，將機密檔案信息泄露了出去，無形中損害了醫院形象和患者利益，制約了醫院快速發展的腳步[3]。

（三）醫院檔案管理信息系統與辦公系統之間缺乏有效對接

在建設醫院檔案管理信息系統時，與其他辦公系統未能形成有效對接，加劇了信息孤島問題，不利于醫院決策的制定。主要原因在于系統構建期間遵循的標準不一致，數據信息的格式有所差異，很難在不同系統之間高效傳輸，給檔案信息的利用造成了阻礙。辦公自動化環境下，檔案信息的傳遞速度和利用效率是檢驗醫院檔案信息化水平的重要指標，明確辦公自動化的基本要求，以此為依據加強系統建設，確保醫院內部各個管理系統銜接流暢，會對醫院業務工作開展產生積極影響。在此情況下醫院職工的工作熱情更高，對患者基本信息的了解更加精準，能夠為患者提供更為優質服務。

（四）系統運行面臨的安全風險較高

網絡環境下實施對醫院檔案的數字化管理，不可忽視的是信息安全問題。開放式的網絡環境增加了電子檔案遭到篡改的風險，不法分子通過入侵醫院網絡盜取、破壞、篡改檔案信息，將患者信息售賣給違規機構，以獲得高昂利益，給患者的人身和財產安全帶來了巨大威脅。患者對醫院的信任度下降，醫患關系變得十分緊張，醫院在社會公眾心中的地位和形象受損，市場競爭力被削弱，發展步伐遭受桎梏。除此之外，醫院職工的安全意識薄弱也加大了檔案信息安全風險，醫護人員及檔案管理人員沒有嚴格遵守保密制度，不自知地將檔案信息外泄，危害了醫院和患者的合法權益，醫院檔案安全管理工作亟待加強。

（五）檔案管理人員綜合素質較低

作為醫院檔案管理工作的主要負責人，在辦公自動化環境下檔案管理人員肩負的責任更重，必須具備先進的、豐富的檔案管理知識和工作經驗，能夠靈活運用現代信息技術和大數據技術實施檔案管理信息系統的建設和運維管理，標準規范的開展每個環節的操作，為醫院檔案管理工作的自動化、數字化發展貢獻智慧和力量。然而部分醫院檔案管理人員的信息素質較低，對新思想、新技術的接受程度不高，不能熟練操作系統軟件精準管理檔案信息，檔案信息的利用存在局限性。日常工作中檔案管理人員所用的網絡信息安全技術比較單一，無法對檔案管理信息系統予以全方位的防護，醫院檔案信息安全遭遇極大的挑戰[4]。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理模式的優化對策

（一）轉變傳統管理觀念，加強信息技術融合

醫院檔案管理工作包含有多個環節，每個環節都需要醫院各個部門和科室協同起來，認真履行崗位職責，確保檔案信息及時歸檔，能夠高效流轉和利用。辦公自動化環境下，醫院全體部門及職工必須充分重視檔案管理工作，認識到此項工作并非某個特定職能部門獨立完成，而是要由全體部門積極溝通，密切配合，才能獲得較為理想的效果，最大化地展現出檔案管理的價值功能。醫院領導層首先要擺脫傳統管理觀念的束縛，利用各種渠道和平臺廣泛宣傳辦公自動化時代現代化信息技術應用于醫院檔案管理工作的必要性，扭轉基層職工的思想，引導職工主動學習新型技術手段，實現檔案管理工作質量控制的前移，提高歸檔效率及檔案信息的準確度，防止低效、不實信息摻雜其中，增強檔案管理實效[5]。

（二）建立健全的檔案管理制度

縱觀自動化辦公模式在醫院檔案管理工作中得到青睞的關鍵原因可知，歸檔和流轉的高效性及檔案信息查閱的便捷性深受醫院各個部門的認同，為了保證醫院檔案數字化管理工作的長效開展，健全的檔案管理制度必不可少。醫院檔案管理制度要符合辦公自動化要求，對檔案形式、歸檔方式、歸檔時間、使用流程等進行明確表述，規定歸檔之前必須對檔案信息進行審核，檔案信息來源部門與檔案管理部門共同完成此項任務，嚴把審核關口，防止不實信息流入；在線上對檔案信息的使用者及用途進行審批，相關部門只能在權限范圍內使用檔案信息。引入獎懲和激勵措施，調動醫院全體職工參與檔案管理工作的主觀能動性，約束他們的行為，護衛醫院檔案信息的安全性，促進醫院檔案管理工作的規范有序開展。

（三）購置先進的硬件設施和系統軟件

質量性能可靠的軟硬件設施是保證檔案管理信息系統安全穩定運行的根本，應從兩個層面著重加以考量。一方面，系統構建之初要結合其功能需求選擇合適的硬件設備，平時加強對硬件設備的檢查和維護，迅速排除硬件設備引起的系統運行故障問題，定期升級計算機設備和服務器，更新硬件設備型號，給軟件提供有力支撐。另一方面，與專業技術團隊合作共同研發醫院檔案管理信息系統，基于醫院辦公自動化對檔案管理工作提出的新標準，不斷擴展系統軟件功能，確保系統功能的實用性，使用的便利性，滿足醫院檔案的個性化管理所需；與醫院辦公自動化系統相對接，促使各個部門和科室都能獲得真實準確、時效性強的檔案信息，為醫院辦公自動化的實現給予切實保障。

（四）構建長效安全保護機制

提高醫院檔案信息安全系數要從多個角度入手，涵蓋系統、設備、環境等方面的管理，確保檔案信息的安全性。首先，將防火墻、殺毒軟件及其他網絡信息安全技術相結合，構建全方位、立體化的安全防御機制，維護檔案管理信息系統的運行安全，防止不法分子通過網絡入侵和植入木馬病毒竊取醫院檔案信息，還能快速辨別檔案信息的真偽。其次，組建專業的檔案數據庫維護團隊，定期對數據庫進行技術檢查與升級；將檔案信息備份在多個信息載體上，以便在突發事件來臨時能夠及時恢復系統數據庫。再次，做好對機房環境的監控工作，保持溫濕度的恒定，給檔案管理信息系統軟硬件設施的穩定運行創造良好環境。最后，落實檔案安全責任制，增強醫院職工的檔案安全意識，使之主動參加檔案信息的保護工作。

（五）建設檔案管理人才隊伍

鑒于辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作變得越來越復雜，檔案信息的價值越來越突出，因此必須加強檔案管理人才的培養，依靠專業人才提高檔案管理工作質量，深入挖潛檔案信息價值。一是運用走出去、引進來的方式增加檔案管理人才數量，安排檔案管理人員走進兄弟單位學習先進的檔案管理技能，對外招聘優秀的檔案管理人才，為檔案管理工作隊伍補充新鮮血液，激發檔案管理人員的創新意識。二是將檔案管理人員的日常工作及培訓和績效考核相掛鉤，檢驗檔案管理人員的素質能力是否符合辦公自動化條件下醫院檔案管理工作要求，調動檔案管理人員的內在潛能，促使檔案管理人員主動更新自身知識技能，提高信息技術應用能力，嚴格踐行醫院檔案管理工作制度，將數字化管理落實到位[6]。

（六）完善檔案管理標準，深入開發檔案利用

通常情況下，醫院檔案管理工作包含有收集、整理、鑒定、編制、統計、保管、索引等多個環節，根據我國現行法律法規和醫院辦公自動化要求，制訂檔案管理的科學化標準，醫院檔案管理工作將得以穩步開展。嚴格把關歸檔材料的表述、手續、觀點等，鑒別檔案信息的真實性和價值，為后續檔案信息的深入開發利用奠定基礎。強化檔案管理信息系統與公文流轉系統的對接，可使檔案管理成本下降，牢牢把握檔案管理服務的主動權，服務渠道得以延伸。檔案信息不僅僅能夠為患者提供精準服務，而且在學術活動、突發性公共衛生活動、義診活動、醫療文件匯編等工作中發揮奇效。分析利用醫院檔案信息應該有明確的方向和目標，需要醫院檔案管理人員能夠重視挖掘檔案信息價值，探索更多利用渠道，爭取最大程度發揮醫院檔案的服務職能。

四、結語

新形勢下，醫院檔案管理工作與信息技術有機結合，構建檔案管理信息系統，與醫院辦公系統相對接，提高檔案信息收集、流轉和利用效率，給醫院檔案管理模式創新發展指明了新的方向。當務之急是要轉變傳統管理觀念，建立健全的檔案管理工作制度，購置質量性能可靠的軟硬件設施，加強日常系統維護和安全管理，打造高素質的檔案管理人才隊伍，探索拓寬檔案信息利用范圍的途徑，從而彰顯醫院的社會職能，增強醫院的市場競爭力。