加強會計信息化建設及內(nèi)部控制的策略

馬玉偉 山東省聊城市臨清市財政局

一、研究背景、思路及意義

1.研究背景。近年來信息技術發(fā)展水平突飛猛進，加大信息化管理程度已儼然成為我國政府機關和公共事業(yè)單位完成產(chǎn)業(yè)升級和現(xiàn)代化管理的重要推手。在我國大力推進行政機構(gòu)改革的大背景下，會計信息化必定會變成行政事業(yè)單位改革的關鍵。會計信息化在行政事業(yè)單位的應用，很大程度上可以提高工作效率和質(zhì)量。目前，很多行政事業(yè)單位都已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，但是，僅僅實現(xiàn)會計電算化并不能滿足行政事業(yè)單位在新時代背景下的發(fā)展要求，必須向會計信息化的趨勢發(fā)展。同時，實現(xiàn)會計信息化有利于行政機構(gòu)單位的資源整合，以及內(nèi)部業(yè)務流程的優(yōu)化升級。保證行政事業(yè)單位的長期發(fā)展。但是，現(xiàn)階段許多行政事業(yè)單位在面向會計信息化發(fā)展的過程中還存在許多的問題，需要繼續(xù)進行改革。鑒于行政事業(yè)單位自身特殊的性質(zhì)以及對于我國市場經(jīng)濟體制建設的價值，加強行政事業(yè)單位內(nèi)部控制也是行政事業(yè)單位改革的重點。行政事業(yè)單位長期受到計劃經(jīng)濟的影響存在很多的制度漏洞，必須通過內(nèi)部控制的手段進行修正，因此行政事業(yè)單位在當今時代背景下也需要不斷加強自身的內(nèi)部控制。考慮到這些方面的因素，加強對行政事業(yè)單位會計信息化建設和內(nèi)部控制的研究，可以為行政事業(yè)單位改革提供理論依據(jù)，很大程度上避免行政事業(yè)單位改革進入誤區(qū)。

2.研究思路。對于行政事業(yè)單位會計信息化和內(nèi)部控制的研究，會從三個方面進行。第一部分就是簡述行政事業(yè)單位信息化建設的基本理論，從內(nèi)涵、原則、必要性三個方面進行簡單的闡述；第二部分是指明目前我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，在此介紹行政事業(yè)單位內(nèi)部控制產(chǎn)生的背景以及存在的問題，然后結(jié)合XY公司的例子對行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制進行仔細地介紹，并且提出XY公司加強內(nèi)部控制的具體措施；第三部分就是提出行政事業(yè)單位完善會計信息化建設的對策，具體是從加強內(nèi)部控制，完善信息化體系建設，完善相應的配套機制三個方面進行介紹的。

3.研究意義。通過對行政事業(yè)單位會計信息化建設和內(nèi)部控制的研究，為行政事業(yè)單位會計信息化體系建設和完善內(nèi)部控制機制提供思路，也為我國行政事業(yè)單位改革指明方向。研究為行政事業(yè)單位優(yōu)化自身的管理機制和體系建設提供幫助，可以合理地提高行政事業(yè)單位為社會發(fā)展大家服務的效果和品質(zhì)，推動我國行政事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，可以為行政機構(gòu)管理能力的提升厘清道路，同時提供科學的決策和管理方法。

二、行政事業(yè)單位信息化建設的基本理論

（一）論行政機構(gòu)信息化建設的內(nèi)涵

行政管理機構(gòu)的會計信息化，是指通過“大數(shù)據(jù)”信息技術進行資源整合，從而達到優(yōu)化單位的業(yè)務流程的目的，并且將電子信息技術運用到會計核算和財務管理工作中，深度挖掘會計信息資源，通過電子計算機技術對會計信息進行分析和處理，提高會計信息的價值，更好地發(fā)揮其在優(yōu)化資源配置方面的作用，幫助行政事業(yè)單位管理者進行科學的決策和管理。行政事業(yè)單位的財政主要是靠國家預算撥款，因此資金收支成為會計信息處理的主要對象[1]。

（二）行政事業(yè)單位信息化建設的原則

利用信息技術優(yōu)化行政機構(gòu)日常財務會計活動和管理制度是促進行政事業(yè)單位信息化建設的根本要求，同時也是促進行政機構(gòu)會計機構(gòu)發(fā)展的主導因素；另外就是必須能夠高效準確地反映出行政事業(yè)單位的會計信息和財務管理情況，讓信息的使用者可以借此分析行政事業(yè)單位的服務水平和受托責任履行情況；會計信息的合理使用為確保收支平衡和行政事業(yè)機構(gòu)資金提供重要條件。

（三）行政事業(yè)單位信息化建設的必要性

行政事業(yè)單位主要就是為了給社會大眾提供公共服務、履行社會公益職能，因此，在我國的經(jīng)濟體系中占有很重要的地位。加強行政事業(yè)單位信息化建設可以幫助其更好地發(fā)揮自身的職能，優(yōu)化內(nèi)部的資源配置情況，實現(xiàn)資源價值的最大化。同時，加強事業(yè)單位會計信息化建設，不僅可以減輕會計從業(yè)人員的壓力，還可以提高其辦事效率的效率，進而增加單位內(nèi)部財務信息透明度，幫助信息使用者實現(xiàn)決策和管理的科學化和合理化。同時還可以提高行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的完整性和安全性，為提高內(nèi)部控制效率奠定基礎。

三、我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制產(chǎn)生的背景介紹

自從十八大以來，我國政府的反腐力度越來越大，在反腐倡廉的背景下，少數(shù)政府領導和行政事業(yè)單位的管理人員都受到了法律的嚴懲。政府和行政事業(yè)單位會出現(xiàn)腐敗的原因，很大一部分就是因為內(nèi)部控制體系不健全，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督和管理，導致這些人失去足夠的約束，隨意侵吞國家資產(chǎn)、踐踏法律的底線。這些現(xiàn)象都在警醒我們，建立行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設的重要性。

（二）我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

雖然國家對行政事業(yè)單位的管理有明確規(guī)定，但是在實踐的時候還是存在一些問題。比如，在單位內(nèi)部控制機制運行方面，單位開展的內(nèi)部控制風險評估工作覆蓋范圍不全面；在政府采購業(yè)務管理內(nèi)部控制制度執(zhí)行方面，采購預算完成率不高；在信息化系統(tǒng)建設方面，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)未全部實現(xiàn)互聯(lián)互通等。行政事業(yè)單位對內(nèi)部控制制度缺乏足夠的重視，也沒有充分實行內(nèi)部控制制度。介于行政事業(yè)單位體制的特殊性，造成企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)忽略了財務會計審查作業(yè)的必要性，這就導致行政事業(yè)單位在會計審核和財務管理方面存在一定的問題。一些事業(yè)單位的領導認為內(nèi)部控制是財務部門的工作之一，但是沒有充分注意到內(nèi)控制度建設和執(zhí)行的完整性，這些因素導致行政機構(gòu)內(nèi)部控制體系不夠全面且缺乏實用性。行政機構(gòu)內(nèi)部控制體系不完善的主要原因是其實施對象、內(nèi)容以及范圍的局限性，這一內(nèi)部控制體系與現(xiàn)行政策不相匹配。此外便是內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性較差，只有保證內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性，才可以保證行政事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)具有很強的監(jiān)督體制，進而保證國有資產(chǎn)的完整性和安全性。當前階段行政機構(gòu)內(nèi)部控制存在的問題主要是基于缺乏合理的行政監(jiān)管體系和不充分的內(nèi)部結(jié)構(gòu)規(guī)章制度的落實策略等。導致內(nèi)部控制制度流行形式，直接影響了行政事業(yè)單位內(nèi)控制度執(zhí)行的效率和質(zhì)量。行政事業(yè)單位沒有開設和分配專業(yè)的監(jiān)管機構(gòu)，也沒有明確管控工作人員對公司的財政資金應用情況實行的管理方法，總的來說，就是行政機關對其事業(yè)單位的財政申請缺乏合理的監(jiān)督體制。

（三）我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制案例—以XY公司為例

XY行政事業(yè)單位是國家政府機構(gòu)的重要組成部分，是我國社會發(fā)展的主體之一，其主要收入依靠國家財政局的撥款，主要的工作是為全省工商行政管理系統(tǒng)干部教育培訓工作服務以及負責企業(yè)人員培訓和業(yè)務招待等工作，下設辦公室、財務部、培訓中心三個機構(gòu)。從XY單位的組織架構(gòu)來看，雖然收入主要依靠國家的財政撥款，但是XY單位在資金使用和管理方面缺乏明確的監(jiān)督機構(gòu)，這就會影響XY內(nèi)部控制的執(zhí)行力，沒有明確的機構(gòu)可以對這三個部門進行監(jiān)管，部門人員就會失去足夠的約束。

（四）行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的具體措施

針對以上出現(xiàn)的問題，可以開展的完善措施如下：在內(nèi)部控制機制運行方面單位每年至少需要開展一次內(nèi)部控制風險評估工作，并且這項工作應該全面覆蓋單位和業(yè)務所有的層面；在政府采購業(yè)務管理內(nèi)部控制制度執(zhí)行方面，必須加強購置費用預算的實施幅度；在信息化建設中，必須加強內(nèi)部控制信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通基本建設，保證各業(yè)務系統(tǒng)控制模塊之間的數(shù)據(jù)信息同步與共享。行政事業(yè)單位需要加強自身的內(nèi)部控制意識，提高對于內(nèi)部控制制度建設的重視程度，加強相關的宣傳和教育工作，讓有關人員意識到加強內(nèi)部控制制度的價值和意義。這樣不僅可以讓行政事業(yè)單位意識到內(nèi)部控制制度對于單位發(fā)展的作用，還可以加強單位相關人員對資金管理和資金使用效率的重視程度。因此，行政事業(yè)單位需要在加強重視程度的基礎上，進一步了解內(nèi)部控制建設的關鍵點，加快行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設和完善的進度。另外，行政事業(yè)單位還需要完善內(nèi)部控制制度，保證制度的先進性，按照市場和時代發(fā)展的趨勢以及單位的發(fā)展目標調(diào)整優(yōu)化制度的內(nèi)容。加強單位預算監(jiān)督和控制制度的建設，進一步保證行政事業(yè)單位的資金安全和使用效率，定時檢查內(nèi)部控制制度的情況，保證內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力。除此之外，行政事業(yè)單位還需要完善預算管理機制，加強預算控制力度，進一步提高內(nèi)部控制的質(zhì)量，加強對資金的審批，保證項目資金使用效率和使用質(zhì)量，盡可能保證財務管理的精細化和科學化，避免單位資金產(chǎn)生浪費的現(xiàn)象，加強財政資金使用的評價機制建設，利用評價機制提高資金利用率。從客觀上看，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制不能只局限于道德方面，還需要法律和制度的要求，我國行政事業(yè)單位性質(zhì)比較特殊，在建設和完善內(nèi)部控制制度的時候需要充分考慮到其操作性，盡量涵蓋到行政事業(yè)單位的所有經(jīng)濟活動，控制的范圍也需要擴大到各種社會保障項目，這樣可以充分保障行政事業(yè)單位業(yè)務和資金的安全性。內(nèi)部控制制度需要關注到財務報告的真實性和資源調(diào)度的合理性，防止企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)應用不合理的狀況，貫徹執(zhí)行國家針對行政事業(yè)單位的政策，將行政事業(yè)單位的廉政建設提升到新的高度，確保行政事業(yè)單位與時俱進，盡快適應國家的改革趨勢。行政事業(yè)單位進一步優(yōu)化自身財務管理工作，加強預算資金的審核和監(jiān)管，為內(nèi)部控制奠定堅實的基礎。

四、完善行政事業(yè)單位加強會計信息化建設對策

（一）完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度

行政事業(yè)單位想要提高自身管理的質(zhì)量和效率，就需要實現(xiàn)風險控制，建立完善自身的管理制度，尤其是內(nèi)部控制體系，這樣才能規(guī)范財務管理流程。事業(yè)單位需要根據(jù)內(nèi)部已經(jīng)形成的管理制度重新進行梳理，根據(jù)國家新出臺的方針政策修訂更新制度的內(nèi)容形成新制度匯編文件。然后根據(jù)新的制度生成內(nèi)控手冊，內(nèi)控手冊中應當包含經(jīng)濟活動流程、經(jīng)紀業(yè)務環(huán)節(jié)等內(nèi)容，通過內(nèi)控手冊將管理制度顯性化、流程化，進一步明確單位內(nèi)控管理的組織架構(gòu)、原則、方法、審批權(quán)限以及崗位的職責等[2]。

（二）建立健全會計信息化建設體系

行政事業(yè)單位要想提升會計的監(jiān)管質(zhì)量，必須建立完善的會計信息化建設體系。行政事業(yè)單位在建設會計信息化建設體系的過程中，必須充分考慮到企業(yè)的具體情況，按照政府會計制度的要求建設單位預算會計體系，根據(jù)會計制度科目的變化重新制定單位會計核算科目，按照平行記賬的原則對部門預算管理的現(xiàn)金支出進行核算；其次就是加強信息化設備和軟硬件設施的投入，提高會計信息處理的信息化水平。

（三）建立健全行政事業(yè)單位的配套機制

一方面需要明確會計信息化建設各部門的職權(quán)和責任，做到“定員、定崗、定責”的管理模式。另一方面，及時對會計管理進行監(jiān)督，防止越權(quán)或信息扭曲現(xiàn)象。此外，還需要派設專人進行管理會計信息化的數(shù)據(jù)信息。最重要的就是完善相應的激勵制度和獎懲制度，利用這兩種制度提升內(nèi)部控制的執(zhí)行力，并且深化工作人員嚴格遵守制度的意識。將信息化建設以及內(nèi)部控制制度和其他的管理制度結(jié)合起來，發(fā)揮其共同作用，優(yōu)化會計信息化建設的進程，推動行政事業(yè)單位信息化建設和內(nèi)部控制制度建設的完善和發(fā)展。

五、結(jié)語

總而言之，隨著信息技術的快速發(fā)展和政府會計制度的不斷完善，未來行政單位的會計信息化建設是人心所向。行政單位會計信息化發(fā)展可以增強其服務項目功能，同時也符合國家對行政機構(gòu)改革的政策導向，為全面促進我國市場經(jīng)濟建設奠定了基礎。同時，要想提高行政單位的管理能力必須依賴不斷強化的自身會計信息化建設和內(nèi)部控制體系。必須采用充分高效的措施持續(xù)加強制度建設，推動行政事業(yè)單位的發(fā)展趨勢。首先，行政事業(yè)單位不斷完善組織內(nèi)控制度建設，利用內(nèi)控制度和監(jiān)管機制，提高制度對工作人員的約束力；另外就是加快單位內(nèi)部會計信息化的建設程度，這樣可以提高會計人員處理財務信息的效率，提高單位財務管理的質(zhì)量。同時還需要加強單位配套制度的建設，發(fā)揮制度的共同作用，為行政事業(yè)單位的發(fā)展貢獻力量。