數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

李棟 鄒平市中心醫(yī)院

人事檔案指的是通過文字、圖片、視頻等方式客觀、真實、全面、持續(xù)記錄個人工作經(jīng)歷、人事變動的一種綜合信息。人事檔案管理工作主要負責(zé)記錄、編輯、保管、統(tǒng)計檔案信息，在醫(yī)院管理中占有重要地位，是對醫(yī)院人事調(diào)動與人員管理的補充內(nèi)容。近年來，隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院的規(guī)章制度、人事管理也發(fā)生了重大改變，與以往相比，醫(yī)院的人事調(diào)動更加頻繁，人事管理更加復(fù)雜，這些都給人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人工、紙質(zhì)檔案的管理模式顯然已經(jīng)無法滿足時代所需，實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為大勢所趨。

一、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占用空間大，容易遺失和損壞，還需要委派專人看管，定期整理。電子檔案借助互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)存儲信息，輸入和編輯十分方便，而且能夠長期保存，提高了信息錄入的工作效率，減輕了檔案管理人員的工作量，同時也節(jié)約了醫(yī)院的人力資源。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)交換、傳輸速度也在不斷提高，計算機存儲量越來越大，完全能夠滿足人事檔案管理工作的需求。借助互聯(lián)網(wǎng)，人事檔案信息得以共享，充分滿足了醫(yī)院各科室、各部門的工作需求，也促進了部門之間的交流[1]。電子檔案具有信息歸檔、存儲、查詢、整理等功能，有助于提高人事檔案管理水平。利用計算機接收信息數(shù)據(jù)，醫(yī)院各部門之間的溝通更加通暢，還可以根據(jù)工作需要設(shè)置電子檔案的權(quán)限，增強了檔案管理的保密性，有效防止了醫(yī)務(wù)人員個人信息的泄露，避免因操作不當(dāng)而造成的數(shù)據(jù)丟失。在對醫(yī)務(wù)人員進行考核時，可通過查詢系統(tǒng)迅速調(diào)取相關(guān)的人事檔案，并對醫(yī)務(wù)人員做出綜合、客觀的評估，保證了考核的公平、公正與全面。通過電子檔案系統(tǒng)，還可以查詢醫(yī)務(wù)人員的工資發(fā)放與社保扣費等信息，通過人事小程序，醫(yī)務(wù)人員還可以查詢自己的人事檔案、考勤等情況。

二、醫(yī)院人事檔案管理的不足之處

（一）對人事檔案管理的重視程度不足

新時期下，社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，人們的物質(zhì)生活得到了極大改善，健康意識、法律觀念也比以往更加完善，人們對精神和心理層面的追求越來越高。醫(yī)院是面向全社會，為廣大患者提供醫(yī)療服務(wù)與醫(yī)療救助的專業(yè)機構(gòu)，人們對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的期待也越來越高。在此背景下，醫(yī)院必須重視內(nèi)部管理，規(guī)范內(nèi)部管理制度，為廣大患者提供人性化的醫(yī)療服務(wù)，幫助人們解決看病難、看病貴的問題。隨著醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院在專業(yè)技術(shù)、醫(yī)療服務(wù)水平等方面有了顯著提升，但作為醫(yī)院內(nèi)部管理重要組成部分的人事檔案管理工作，卻始終沒有得到足夠重視，這主要是因為檔案管理看似與患者沒有直接的關(guān)系，對醫(yī)院的經(jīng)濟效益、社會效益也無法產(chǎn)生直接影響。然而，醫(yī)院的管理、業(yè)務(wù)開展都需要依賴人力資源，是廣大醫(yī)務(wù)工作者的共同努力、奉獻和配合，才實現(xiàn)了醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，人事檔案管理是對人員的管理，盡管不處于醫(yī)療服務(wù)工作的第一線，但重要性依然不言而喻。如果沒有足夠重視人事檔案管理，那么醫(yī)院的人事調(diào)動、崗位安排等都會受到影響，部分醫(yī)務(wù)人員正是因為人事安排的不科學(xué)，而無法充分發(fā)揮個人特長，實現(xiàn)個人價值，間接損害了廣大患者的切身利益。

（二）人事管理的準確性較低

綜觀醫(yī)院的人事檔案管理工作，很多醫(yī)院仍然沒有完全推廣數(shù)字化和信息化，大部分工作仍然需要人工完成，耗費了大量的人力、物力、財力以及時間成本。即便如此，仍然無法避免人工操作的失誤，檔案記錄錯誤、檔案遺失等情況時有發(fā)生，而且人事檔案管理效率低。人事檔案管理，涉及不同層級、不同科室醫(yī)務(wù)人員的信息，除了基本的個人資料之外，還包括工作經(jīng)歷、薪資待遇、人事任免、學(xué)歷水平等內(nèi)容，人事檔案關(guān)乎醫(yī)務(wù)人員的前途發(fā)展。如果檔案記錄錯誤，很可能造成一系列的誤會，嚴重損害醫(yī)務(wù)人員的利益。人事信息又具有一定的變通性、流動性特點，很多情況下需要根據(jù)人事調(diào)動情況及時更新檔案內(nèi)容，紙質(zhì)檔案無法進行信息覆蓋，所以會出現(xiàn)大量重復(fù)的檔案資料，還可能因為個人操作失誤而出現(xiàn)歸檔錯誤等問題。如果重新整理，則需要花費大量人力和時間；如果不整理，那么勢必會造成信息更新的不及時，無法充分體現(xiàn)人事檔案管理的作用。可見，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，始終無法有效解決錄入準確性的問題。

（三）缺乏優(yōu)秀的專業(yè)人才

與身處一線的醫(yī)務(wù)工作者相比，從事人事檔案管理的工作人員，在學(xué)歷、個人能力、技術(shù)水平等方面都表現(xiàn)出明顯的劣勢。檔案管理人員普遍年齡偏大、學(xué)歷偏低，這在很大程度上制約了數(shù)字化與信息化管理的推廣。由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理工作的重視程度，沒有給這一崗位配備足夠的人力資源，以至于存在一人多職的現(xiàn)象。與醫(yī)院其他部門相比，檔案管理部門嚴重缺少系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是計算機、互聯(lián)網(wǎng)安全、軟件操作等技術(shù)培訓(xùn)，這也是造成檔案管理人員信息技術(shù)水平較低的重要原因。除此之外，醫(yī)院還缺乏對檔案安全性、保密性的重視，沒有引入專業(yè)的計算機人才負責(zé)系統(tǒng)安全防護工作，存儲人事檔案的電腦存在被黑客、病毒攻擊的風(fēng)險[2]。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作中數(shù)字化信息的應(yīng)用

（一）構(gòu)建電子信息平臺

要想全面實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、信息化，首先需要建立電子信息平臺，用以對各個部門、各種類型的人事檔案資料進行統(tǒng)一管理，整合文字、圖片、視頻等多種類型的信息，并對這些信息進行分級與分類，優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)信息共享，滿足醫(yī)院各部門對人事檔案信息的需求，促進各部門的交流與協(xié)作，避免“信息孤島效應(yīng)”而引起的誤會。電子信息平臺包括技術(shù)平臺、集成平臺、業(yè)務(wù)平臺、數(shù)據(jù)交換平臺、應(yīng)用平臺等多個子平臺，這些子平臺之間相互銜接，共同實現(xiàn)了檔案信息的收集、存儲、分析、管理、調(diào)用與整合。首先需要保證電子信息平臺的標(biāo)準化，以統(tǒng)一標(biāo)準為依據(jù)實現(xiàn)平臺的各項功能。其次，保證電子平臺的擴展性，能夠為后續(xù)業(yè)務(wù)的拓展提供幫助，減少資源浪費，盡快完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡，解決傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢。深入分析各部門、各科室的工作特點，豐富平臺功能，為工作人員提供個性化服務(wù)。

（二）規(guī)范管理操作流程

明確醫(yī)院對各種資源的規(guī)劃和分配，健全人事檔案的電子平臺系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的管理制度用來規(guī)范操作流程。分類管理檔案信息，保證人事信息的準確、真實、客觀與全面。為醫(yī)務(wù)人員安排崗位任務(wù)時，首先要全面考察其專業(yè)能力與工作責(zé)任心，如計算機操作水平、信息素養(yǎng)、打字速度、檢索能力等。根據(jù)醫(yī)院的實際情況設(shè)計軟件頁面，讓檢索的關(guān)鍵字、詞符合人事管理的工作特點，提升檔案信息的查詢效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案相比，數(shù)字化檔案無須占用較大空間，更便于信息的存儲和管理。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)、規(guī)模的擴展，人事調(diào)用和變動情況也會越來越頻繁，因此，應(yīng)該持續(xù)更新人事檔案數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫信息和醫(yī)院人事工作的同步化[3]。委派專人維護數(shù)據(jù)庫，加強數(shù)據(jù)安全，避免信息泄露，及時準確的補充弄個數(shù)據(jù)。盡快實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在各部門之間的共享，進一步增強數(shù)據(jù)庫的信息整合能力。樹立精細化管理理念，包括數(shù)字字典、用戶管理、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志等內(nèi)容，為每位工作人員單獨配備工號，用工號登錄電子信息平臺，在權(quán)限范圍內(nèi)操作，如果涉及權(quán)限之外的操作，應(yīng)獲得上級批準，杜絕任何人擅自修改單位信息欄的內(nèi)容，檔案的瀏覽、修改與下載，也應(yīng)該根據(jù)情況適當(dāng)?shù)脑O(shè)置權(quán)限。

（三）重視信息檔案的安全防護

盡管數(shù)字化的人事檔案管理有傳統(tǒng)管理所不具備的很多優(yōu)勢，比如工作效率高、占用空間小等，但計算機與互聯(lián)網(wǎng)也有自身的弊端，信息技術(shù)從設(shè)計之初便面臨網(wǎng)絡(luò)安全的威脅，比如軟件漏洞、病毒入侵、黑客攻擊、IP地址被劫持等。這些網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險都可能造成系統(tǒng)的癱瘓、人事檔案信息的破壞，甚至?xí)环欠ǚ肿颖I取和販賣。信息泄露始終是數(shù)字化管理的一大弊端和風(fēng)險，醫(yī)院在推動數(shù)字化、信息化檔案管理的同時，應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)安全，提高工作人員的安全意識，通過安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻等措施防范黑客與病毒的入侵，更要規(guī)范使用計算機，避免人為操作造成的系統(tǒng)崩潰。對重要的人事檔案設(shè)置密碼和調(diào)取權(quán)限，采用非對稱加密與對稱加密技術(shù)保護檔案傳輸安全。在管理人事檔案時，可以引入指紋識別系統(tǒng)，用指紋鎖定重要的檔案文件，只有在正確錄入指紋的情況下才有權(quán)查閱。

（四）加大軟硬件與人才投入

硬件設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)，醫(yī)院需要建立檔案室與機房，購買計算機、打印機、文件縫紉機等設(shè)備。除此之外，還要做好數(shù)字化檔案管理的軟件建設(shè)，根據(jù)工作需要設(shè)計軟件功能，優(yōu)化頁面。組建一支熟練計算機和軟件操作的人才隊伍，并進行系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其要加強網(wǎng)絡(luò)安全教育，讓工作人員不僅認識到數(shù)字化人事檔案管理的優(yōu)勢，更要了解信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊給醫(yī)院造成的重大損失。在開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時，選拔小組組長，提高檔案管理人員的責(zé)任意識，加強對日常工作的監(jiān)督，避免人為操作失誤造成的檔案遺失或者泄露。根據(jù)檔案的錄入、校對、分類、整理等不同工作內(nèi)容采用差異化、個性化的培訓(xùn)，重視培養(yǎng)工作人員的信息化素養(yǎng)，系統(tǒng)的學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及常見的計算機問題處理方法，盡快讓工作人員適應(yīng)數(shù)字化管理模式，避免數(shù)字化建設(shè)流于形式。除此之外，還應(yīng)建立科學(xué)的人才招聘機制，補充年輕的、信息化水平較高的專業(yè)人才，重點考察應(yīng)聘者的業(yè)務(wù)能力、計算機操作水平、溝通協(xié)調(diào)能力，調(diào)整人事檔案管理隊伍的人才結(jié)構(gòu)，根據(jù)管理人員的特長委派安排崗位，委派任務(wù)，充分發(fā)揮人才的個體價值[4]。

（五）完善數(shù)字化管理制度

人事檔案管理模式與管理制度是匹配的，傳統(tǒng)的檔案管理模式淘汰后，制度也應(yīng)隨之調(diào)整，否則就無法適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的需求，不能充分發(fā)揮制度對人員行為的約束力。因此，要想全面推動數(shù)字化檔案建設(shè)，必須加快管理制度的改革，保證各項工作內(nèi)容、管理流程能夠有章可依，有據(jù)可循。在詳細了解現(xiàn)行法律、政策、規(guī)章制度的前提下構(gòu)建人事檔案管理體系，結(jié)合醫(yī)院的長期戰(zhàn)略規(guī)劃進一步細化制度條款，采用精細化管理模式，保障制度能夠全面落實，執(zhí)行到位。完善追責(zé)機制，明確每位管理人員的崗位職責(zé)，避免出現(xiàn)問題時相互推諉、責(zé)任不清等現(xiàn)象，以影響檔案管理效率。優(yōu)化電子平臺系統(tǒng)的權(quán)限管理制度，杜絕越權(quán)操作。建立公平、公正的獎懲制度，對于工作責(zé)任心強、表現(xiàn)突出的工作人員，應(yīng)給予一定的物質(zhì)獎勵，充分發(fā)揮表率與榜樣的力量，提高其他工作人員的主觀能動性；對于長期工作懈怠、粗心大意、甚至給醫(yī)院造成經(jīng)濟和名譽損失的工作人員，除了嚴肅批評之外，還應(yīng)從績效、工資、福利待遇等方面采取適當(dāng)?shù)奶幜P措施，以加強其責(zé)任意識，認識到檔案管理工作的重要性。優(yōu)化薪資福利制度，充分保護工作人員的合法權(quán)益，增強其內(nèi)心的歸屬感與團隊向心力，用規(guī)范公正的制度、良好的薪資福利吸引人才，留住人才。規(guī)范硬件設(shè)備的采購制度，堅決杜絕徇私舞弊、吃回扣等違法違規(guī)現(xiàn)象。在采購程控交換機、長距離數(shù)據(jù)收發(fā)器等價格昂貴的設(shè)備時，應(yīng)充分做好市場調(diào)查，避免資金浪費。建立設(shè)備檢修制度，定期委派技術(shù)人員維護設(shè)備，及時處理故障，保障設(shè)備的正常運行。

（六）完善評價體系

數(shù)字化管理模式顯著提升了醫(yī)院人事檔案管理效率，充分體現(xiàn)了檔案管理工作的價值，為各科室、各部門醫(yī)務(wù)人員提供了諸多方便。然而，受到各種主客觀因素的影響，檔案的安全性也面臨巨大威脅。所以，應(yīng)該構(gòu)建指標(biāo)評價系統(tǒng)，階段性的評價人事檔案數(shù)字化管理的落實情況，及時發(fā)現(xiàn)不足之處，消除不安全因素，完善數(shù)字化技術(shù)，提高檔案管理水平，迅速有效地識別威脅的電子信息系統(tǒng)安全的風(fēng)險因素，明確風(fēng)險等級，由技術(shù)人員負責(zé)評價，并構(gòu)建評價指標(biāo)，定量分析網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險[5]。建立風(fēng)險評估模型，在模型中輸入風(fēng)險參數(shù)，對可能威脅人事檔案系統(tǒng)安全性的因素進行準確預(yù)測，并提前采取防范措施。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化是醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展趨勢，數(shù)字化的工作模式減輕了管理人員的工作量與工作壓力，提高了檔案管理效率，并且有效保護了檔案信息資料。在從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理過渡的過程中，應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全防護，避免因信息泄露而引起的重大后果。因此，醫(yī)院在持續(xù)完善數(shù)字化服務(wù)體系的同時，還應(yīng)該加強人事檔案管理制度建設(shè)，充分保障電子檔案的安全性，讓數(shù)字化與信息化技術(shù)更好地為醫(yī)院管理提供服務(wù)。