智能財務+代理記賬的應用與實踐探索

韋柳鳴

（廣西工業職業技術學院，廣西 南寧 530001）

智能財務是信息時代的產物，是依托互聯網、大數據、云計算和AI機器人等技術為基礎發展起來的。近年來，隨著用友易代賬、金蝶賬無憂、云賬房、億企代賬等財務軟件的開發、應用和推廣，代理記賬（簡稱代賬，下同）行業緊跟時代步伐，進入全新的智能化時代。智能財務在代賬行業的應用優勢主要有：一是提高工作效率。智能財務可實現票據自動識別、自動做賬、自動報稅、自動對賬和智能管理等功能，大大提高工作效率。二是減少人工成本。智能財務把代賬人員從簡單重復、低附加值的勞動中解放出來，提升人力管理效率。三是推動財務管理向管理會計轉型。智能財務利用大數據技術建立模型分析，幫助企業進行指標分析、風險檢測、經營評價等活動，實現智慧管理和數字化經營。

一、智能財務在應用實踐中存在的主要問題

智能財務系統作為一個新興技術革命產物，雖然設計理念先進、技術手段強大，但在代賬工作實踐中仍存在一些問題，亟需改進和完善。

（一）紙質票據的掃描轉換和識別校驗工作量大

智能賬務處理系統的工作原理是通過引入電子發票，自動識別發票要素從而生成會計分錄。在這個環節中，代理記賬人員面臨的困難主要有：一是發票掃描轉化工作量大。目前，我國開具電子發票主要集中在增值稅和通行費發票，其他類型的發票主要為紙質形式。而代理記賬行業的客戶大多為小微企業，小微企業由于缺乏專業的財務人員，大多不具備接收電子發票的能力，在日常工作中更愿意接收紙質類型。除了發票外，證據鏈中相關的結算單、入庫單、收貨單等原始交易單據也是紙質形式。因此，記賬人員在賬務處理前，必須將紙質發票通過機器掃描或拍照的方式換為電子版憑證才能夠導入財務系統。二是發票整理識別難度大。對于代理記賬公司而言，客戶的票據一般為一個月集中收集一次。但由于積攢時間長并缺乏相關發票保管的意識，客戶提供的票據大多不夠平整，會出現折痕、污漬、缺角或者字跡模糊的情況。因此，代理記賬人員在掃描前就需要花費大量的人工和時間進行處理，如撫平折角、擦凈污漬、壓平折痕等，否則掃描出來的圖片會因為清晰度不夠導致賬務系統無法識別或者識別錯誤。三是人工校驗繁瑣。為確保掃描票證和電子票證的一致性，還需要進行人工校驗發票代碼、發票號碼、開票金額、稅額、開票單位，接收單位、張數等關鍵因素，無形中增加記賬人員工作量。而且紙質發票還容易出現收到假票的情況，會計人員鑒別真偽的責任重大。

（二）記賬分錄模板固化，賬務處理仍需要人工調整

與傳統核算技術相比，智能財務系統最大的進步就是可自動生成會計分錄。其工作流程是智能財務系統預先設定好各種類型的會計分錄模板，通過識別電子票證上的各要素，自動觸發并引入對應的分錄模板，從而完成會計分錄的編制。該方法快捷方便，可極大提高分錄的編制效率。但在實際工作中，由于系統只能根據票證上有限的要素進行識別，無法判斷業務發生的具體情況，導致生成的分錄不一定與實際業務相吻合。如系統識別出差旅費發票時，財務系統會自動生成借方科目“管理費用”。但按照會計核算的要求，費用科目的確定是要按照使用部門來分類的。如果是行政部門的差旅費應計入“管理費用”，銷售部門的差旅費就應該計入“銷售費用”。而且，就算系統識別正確也僅限于一級科目，還未能明確到明細科目。如，“管理費用”應根據企業管理要求下設不同的明細科目，差旅費發票是計入“差旅費”還是計入“培訓費”或是“專項調研費”等明細科目，還需借助人工判斷來進行調整。

（三）管理會計職能未得到充分利用，轉型遭遇困難

管理會計模塊是在財稅核算模塊基礎上，依托大數據分析技術發展起來。該系統可將客戶企業運營結果數據化，通過建立分析模型、生成各類管理報表，為客戶企業的生產經營提供信息數據支持。財務會計向管理會計轉型符合當今會計潮流的趨勢。但目前代理記賬的客戶大多為小微企業，其委托代賬最主要的目的是為了完成簡單的賬務處理和納稅申報，能順利通過稅務、工商等部門的檢查，即這些企業委托代理的記賬業務俗稱“外賬”。而涉及“內賬”的核心的財務信息，小微客戶并未完全提供甚至拒不提供給代理記賬公司，造成管理會計系統模塊無法通過數據層面挖掘梳理有價值的信息。由于缺乏數據基礎源，經營分析無法有效開展，管理會計的轉型遭遇困難。在實踐中，少部分同代賬公司深度合作企業即使愿意提供全面的財務信息，管理會計系統的分析也只是停留在簡單的數據指標和模型上。代賬公司由于缺乏高層次的管理會計人才，針對平臺提供的數據，無法結合企業的生產、經營和經濟環境進行更深入的研究，使得分析報告的價值大打折扣。

（四）安全防護措施不足，信息系統存在安全隱患

智能財務管理系統涉及網絡安全、信息安全的隱患主要集中在以下幾點。一是智能財務管理平臺對內連接財稅核算、運營管理和增值服務三大模塊，對外可對接稅務、工商、社保、金融等平臺。涉及的部門和外接端口越多，各系統之間的數據連接、交互、依賴、協調、協同等相互關聯的難度就越大，導致智能財務系統存在不穩定性；而且數據來源復雜，外部信息的接入會帶來安全隱患。二是代理記賬公司的客戶企業眾多，中等規模的代賬公司其客戶數量可達1 000戶以上。企業的財務和運營管理信息屬于企業的商業機密，一旦遭受非法黑客、病毒侵襲或者員工操作失誤，就會造成信息泄露、被盜或者毀滅，后果非常嚴重。三是代賬公司自身的安全防護手段和措施不到位，極易造成信息泄露。如缺乏安全管理制度或者執行不力、服務器和計算機等硬件設備的配置普遍不高、員工缺乏設備維護和安全保障方面的專業知識、公司人員流動大、員工的安全保密意識較為淡薄等。

二、改善智能財務在實踐中應用的對策和建議

（一）增強發票管理意識，提高電子檔案系統的處理效率

一是針對客戶企業發票管理意識不強的問題。代理記賬公司可通過辦理培訓班等方式，宣傳解讀最新的發票管理規定，提高客戶企業接收、保管和傳輸發票的水平，學習電子發票的開具、查驗、核銷、接收以及紙質發票的真偽辨別和日常保管等知識；指導客戶逐步接受電子發票這一先進方式，并在日常工作中按規定進行管理，從源頭推動電子票據采集模式的轉變。二是代理記賬公司可以適當縮短發票的收集時間。對于一些票據較多的客戶企業，發票的收集時間可以從一個月一次改為一旬一次；也可主動為客戶提供相應的票據夾以便保管收集票據。通過以上措施，可以最大程度保證票據的平整、清晰和有效，提高票據的掃描處理效率進而縮短前期的處理時間。三是通過配置硬件設備，進一步提升生電子檔案系統的處理效率，包括影像化處理的速度和質量。

（二）改進智能化賬務處理模式，提高會計核算準確性

針對記賬分錄模板固化、生成分錄不夠準確的缺點，軟件公司可以通過事先設置部門和明細科目代碼、增加分錄模板類型等方法加以改進和完善。部門和明細科目的代碼設置要求簡單易懂，可以由系統自帶，也可以由代理記賬公司根據客戶情況自行設置。這種處理方式在初始化設置時雖然比較繁瑣，但設置成功后，就可以極大提高賬務處理的準確性。如行政部門的差旅費，在票據識別時只要附加輸入行政部門的代碼，引入的分錄模板所對應科目的就是“管理費用”；在處理銷售部門的差旅費時，只要附加輸入銷售部門的代碼，引入的分錄模板所對應科目就是“銷售費用”。如果核算需要精確到明細科目，在識別發票時同時輸入部門和明細科目代碼，系統就會按要求自動引入符合條件的分錄模板。通過改進后，賬務處理的準確性大大提高，實現會計分錄一票轉化、自動生成、核算準確的目標。

（三）加快推動管理會計轉型，提高代賬人員的專業素質

對于小微企業而言，自身規模小、抗風險能力差，在市場競爭中本來就處于弱勢。近三年來受疫情影響小微企業生產經營困難，任何一個環節的判斷失誤就有可能稱成為其破產的誘因。市場環境的惡化，倒逼小微企業的財務管理觀念必須進行轉變，即從傳統的會計核算、納稅申報的財務會計轉換并提升到兼具運營管理、風險控制和戰略決策的管理會計；用數據模型、知識圖譜、各類報表工具等對企業的經營管理分析、成本控制管理、經營風險預警、預算決策編制、薪酬績效評定等進行全新的賦能。因此，小微企業迫切需要智能管理會計系統為每一環節提供實時、動態的數據服務，幫助其進行預測、計劃、控制、分析和調整。基于此目的，代理記賬公司可以通過加強宣傳和培訓等工作，助力小微企業轉變代賬目的，將全盤賬務交由代理記賬公司處理并接受指導。在進行系統推廣時，代理記賬公司可通過限時免費或優惠費率等模式進行營銷。隨著智能財務系統的推廣，代理記賬公司還需注重提升會計人員的綜合技能，增強其在觀察洞悉、形勢解讀、數據分析、風險評估、決策判斷等方面的能力。對客戶企業實行專人管轄，要求專管人員既要熟悉客戶企業的賬務核算，又要掌握客戶企業的行業特點和運營管理要求；能根據管理會計系統提供的數據，結合客戶的自身特點和需求，提供專業指導，為其量身定制各種運營方案，提供高質量決策分析報告。

（四）提高信息安全管理的水平，構建信息安全保障體系

一是建立健全信息安全管理體系。代賬公司要根據行業經營特點和客戶保密需求，制定本公司的信息安全管理制度和應急預案，并在日常工作中切實執行安全管理規范、完善控制設施和積極防范風險。二是提高設備配置，切實保障網絡與系統的安全。加強對于計算機網絡設備的投入，確保智能系統安全高效運行，保證票據和數據的流轉安全。三是強化從業人員的安全防范意識，做到“信息安全，人人有責”。代賬公司要設立安全員崗位，關鍵崗位應配備多人共同管理；加強員工安全意識的培訓，提升其計算機應用水平，減少操作風險；通過簽訂保密協議，要求人員對接觸到的商業秘密嚴加保守。四是聘請專業機構，加強信息安全保障。在公司缺乏專業技術人員的情況下，代賬公司可聘請社會專業測評機構，對本公司定期進行信息安全等級測試和檢查，全程指導并落實各項保障措施，構建三百六十度的安全保障體系。

代理記賬行業作為眾多小微企業的財務管家，一直致力于提供優質、高效、安全的財務服務。智能財務+代理記賬作為新技術革命力量，正引領代理記賬行業跨時代發展。針對在實踐中出現的問題，我們需要通過不斷改進和完善，逐一破解，確保智能財務的設計目標得到順利實現，推動行業的智能化發展。