醫院檔案管理現代化的創新策略分析

王麗英 沈陽市肛腸醫院

隨著信息技術的不斷進步，醫院檔案管理工作也打開了全新的局面。如何在醫院檔案管理工作中，突出現代化管理的優勢，從而提高檔案管理質量，已經成了當前醫院檔案管理人員普遍關注的重點課題。文章通過對檔案管理現代化的意義以及醫院檔案管理現狀進行分析，并提出了幾點創新策略，對于推動醫院檔案管理工作的進一步發展，具有十分重要的作用。

一、檔案管理現代化的意義

（一）提升醫院檔案管理質量

現階段，隨著新醫改的不斷深入，檔案管理工作的重要性也日益突顯。在醫院建設過程中，提升檔案管理工作質量，是醫院規范化發展的關鍵標志。此外，檔案管理現代化建設也意味著檔案管理模式正在趨于更加科學化、合理化的發展，是醫院綜合實力的一種體現，因此，在檔案管理工作中，應堅持現代化管理觀念，構建健全的醫院管理機制，有助于提升檔案管理質量[1]。

（二）為信息數據的準確性提供可靠保障

醫院檔案管理工作的主要內容是收集醫院內所有信息數據，并對其進行歸檔、整理與保存。因此，提升醫院檔案管理質量，其工作要點之一就是要保證信息數據的完整、真實以及準確。但傳統的檔案管理模式過于落后，主要利用人工書寫的方式來對這些信息數據進行整理，而人的精力是有限的、容易被客觀因素所影響的，故而很難保證信息數據的準確性。而在現代化檔案管理模式中，醫院的各類信息數據主要依靠信息技術來處理，信息技術的智能化與精確性相對于人工而言更具優勢，能夠為檔案管理的準確性提供可靠保障[2]。

（三）滿足資源共享需求

目前，對于醫療行業整體而言，現代化建設進程還有待加強，對信息化的應用還不夠深入，甚至還有很多醫生并沒有掌握一定的信息技術操作技能，沒有建立全面的信息化認識。但在醫療行業迅猛發展的背景下，醫療健康檔案能否及時共享、能否實現遠程會診、醫師能否實現多區域作業以及醫聯體的有效建設等，都需要信息技術的支持，這也是醫改工作的重點。因此，各規模醫院、各等級醫院以及各社區、鄉鎮等醫療衛生服務機構等，亟需實現醫療健康檔案的共享，以便使醫護人員與病患都能夠通過互聯網來及時享受更便捷、優質的醫療服務資源，有助于提升醫療行業的整體服務質量，推動我國醫療行業的進一步發展[3]。

（四）為醫院的可持續發展提供動力

醫院檔案信息記錄了醫院運行中的所有活動軌跡，也是所有醫院工作的原始記錄。基于此，對醫院檔案管理現代化建設進行改革與創新，能夠使醫院檔案管理工作更加規范化、更加健全化，以便能夠使醫院日后的發展能夠有據可依、有證可查。特別是在醫療衛生體制改革的重要階段，醫院各項工作都是上級主管部門督導檢查的重點，而加強醫院檔案管理的現代化建設，可以提升檔案管理的效率與質量，方便上級部門的檢查調閱，有助于醫院工作平穩有序的運行。此外，醫院檔案信息也是醫院文化元素的體現，是醫院文化的沉淀。對醫院檔案管理工作進行改善與創新，能夠充分挖掘檔案信息中的決策價值、憑證價值以及參考價值，進而為醫院戰略發展方針的制定，提供可靠參考，為醫院的可持續發展提供動力。

二、醫院檔案管理現狀

（一）對檔案管理現代化有所忽視

醫院檔案管理工作是醫院運行發展的重要組成部分，但在實際工作過程中，檔案管理工作卻沒有得到足夠的重視。醫院檔案管理的現代化建設是醫療行業可持續發展的關鍵目標，但很多醫院對檔案管理工作缺乏全面認識，忽略了檔案管理工作對于醫院制定戰略決策的重要性。再加上醫院檔案管理的傳統模式也能產生一定作用，因此，部分醫院在檔案管理現代化的改革與創新上，通常沒有給予太多投入，阻礙了檔案管理的現代化建設進程，影響了檔案管理的效率與質量。此外，一些醫院檔案管理人員自身對檔案管理工作也缺乏足夠重視，沒有樹立現代化的管理意識，工作缺乏主觀能動性，也缺乏一定的創新思維，從而導致檔案管理工作還停留在傳統化模式，對信息技術應用不足[4]。

（二）對檔案管理現代化缺乏投入力度

醫院的信息化建設力度對檔案管理現代化具有直接影響。在醫院業務范圍逐漸拓展的過程中，醫院檔案管理工作的難度也在逐漸增大，因此，傳統的檔案管理模式往往難以滿足醫院的發展需求，需要通過更先進的手段來加強作業，從而緩解人工作業的壓力，使檔案管理工作能夠趨于現代化發展。但由于醫院在信息化建設方面的投入力度不足，從而導致檔案管理部門的硬件設施與軟件設施都無法滿足現代化檔案管理需求，如計算機設備老舊、移動硬盤有待更新、缺少專業的掃描儀器、現代化檔案管理機房以及先進的檔案管理軟件系統等。因此對檔案管理現代化發展形成了制約，降低了檔案管理工作的有效性[5]。

（三）檔案管理現代化缺乏健全的管理機制

健全的管理機制是規范員工行為的重要舉措，也是行業可持續發展的先決條件。但事實上，很多醫院尚沒有構建完善的檔案管理體系，工作質量難以達到預期。在醫院的業務范圍不斷拓展的同時，醫院內部的組成結構也在隨之產生變化，因此，只有建立健全的檔案管理機制，才能使各項規章制度完善化，從而對檔案管理人員形成有效約束，使其能夠提升自身的工作水平，有利于檔案管理現代化的建設。此外，領導層也應重視對各級人員加強監管，使其能夠認真履行規范要求，才能避免管理機制淪為形式化，以便充分發揮其重要作用[6]。

（四）檔案管理信息化利用率不高

醫院是病患接受服務的主要場所，病患的醫療健康資料信息都將被記錄在檔案中，但傳統的檔案記錄模式主要以人工為主，不僅工作流程煩瑣、效率較低，且在調閱查詢時難度極大，即便已經被分類、整理后才歸檔，但人工操作終究難以滿足使用需求。在醫院檔案管理模式不斷進步的過程中，信息技術已經被廣泛應用，因此，檔案管理人員必須充分發揮其重要優勢，對檔案管理工作進行改革與創新，以便建立更高效、高質的新型檔案管理方式，從而降低檔案管理的工作量，提升檔案管理水平。然而事實上，還有很多醫院并沒有將信息技術切實的貫徹到工作過程中，一些先進的檔案管理軟件沒有被開發利用，工作效率沒有得到進一步的提升，信息技術的應用率較低，檔案管理現代化整體效果不佳[7]。

三、醫院檔案管理現代化的創新策略

（一）更新檔案管理觀念

醫院檔案作為醫院運行的原始記錄，具有非常珍貴的價值，在醫院的發展過程中，能夠起到十分重要的作用。基于此，醫院檔案管理人員必須對傳統檔案管理模式進行改革，加強現代化建設，從而有助于檔案信息能夠更便捷、及時地給予需求方。在信息技術不斷深入的新形勢下，很多醫院現行的檔案管理模式已經無法滿足當前的工作需求，一些醫院雖然已經在向檔案管理現代化方向進行努力，并達到了一定成效，但總體而言，檔案管理現代化水平并不高。最根本的原因在于沒有具備先進的檔案管理觀念，因此，如若強化醫院檔案管理現代化建設，先決條件要先更新相關人士的管理觀念，有助于提高檔案管理質量。與時俱進的更新檔案管理現代化觀念，對于檔案信息資料的開發與利用，以及醫院的整體現代化、信息化建設，具有非常重要的意義[8]。

目前，檔案管理工作主要面臨的困境是如何充分應用信息技術、如何對新型檔案載體進行保存等。檔案管理人員必須提升自身的專業化水平，改變自身落后的管理思維，用先進的現代化理念去對檔案管理工作進行創新與改善，有助于構建公共文化、資源優享等新型的檔案管理理念。如著眼于實際，積極加強檔案信息的存儲工作、對檔案資源的共享、傳遞、以及加工方式進行優化、充分挖掘檔案信息的潛在價值等。此外，醫院的其他職能科室人員也應加強對檔案管理工作的認識，特別是人事科、信息科以及醫教科等，應掌握一定的檔案管理技能，建立現代化檔案管理觀念。

（二）強化檔案管理現代化的投入力度

加強醫院檔案管理的現代化建設，首要條件是應加大醫院檔案管理的現代化基礎設施投入，使檔案資料能夠實現數字化、網絡化，因此，醫院應對當前現有的硬件設施進行完善與更新，并開發相應的管理軟件，以滿足檔案管理現代化的運行需求。首先，醫院應結合國家相關標準，對基礎設備進行完善，與此同時，還應設立專門的檔案室，配備相應的負責人員，并結合檔案管理現代化的需求，對服務器、通信網絡以及計算機等硬件進行完善。其次，醫院應根據自身運行的實際情況，對通用的檔案管理軟件進行改進與創新，從而滿足本院的檔案管理需求，為日后檔案資料的挖掘、開發與應用奠定基礎。此外，對當前的檔案編目、調閱以及檢索等流程進行優化，以期能夠提高檔案管理的有效性。最后，醫院應提升檔案管理人員的職業素養。檔案管理人員的信息化技能對檔案管理現代化建設具有直接影響力，醫院必須打造專業的檔案管理現代化技術隊伍，才能確保先進技術在檔案管理中的真切落實。第一，醫院可以加大人才培養投入，對檔案管理人員定期進行業務培訓，以使其具備專業的檔案管理技能。第二，醫院可以邀請社會專業人士來院開展相關講座，從而使檔案管理人員能夠具備先進的檔案管理觀念，并學習先進的檔案管理現代化經驗。第三，醫院應建立完善的獎懲制度，對于檔案現代化水平較高的工作人員予以一定的物質獎勵與精神鼓勵，對于現代化水平較低的工作人員應加大其培訓力度，有助于調動工作人員的學習熱情，提升整體檔案管理水平。

（三）構建現代化檔案管理機制

首先，應構建現代化檔案管理機制，以促進檔案管理工作的健康發展。如對數字化檔案資料的收集與歸檔制定規范化制度、對檔案管理工作進行細分化、責任化劃分以及明確兼職檔案管理人員的崗位職責等。建立健全的檔案管理機制能夠使檔案管理工作中的各個項目更加標準化、規范化，從而滿足檔案管理現代化的需求。此外，規范檔案管理機制還能夠使檔案資料的內容、編號、分類、案卷目錄等，從基礎收集到整理歸檔，再到錄入計算機等各個環節更加具有條理化，有助于檔案資料的完整、準確，減少了檔案遺失的風險。相對于常規檔案管理而言，檔案現代化管理的手段、模式均有所不同，因此，建立健全的檔案管理體系，是保證檔案管理工作切實可行的重要途徑。

其次，應對檔案管理手段進行改善與創新。醫院的檔案管理工作，并非簡單的保存資料，而是一項極為復雜的系統工程。因此，檔案管理人員必須充分發揮信息技術的重要作用，對檔案查找、檔案調閱、檔案利用以及檔案管理等各項流程進行優化與完善，并加強檔案資料的保密工作，如在編制檔案、存放檔案時必須通過密碼才能操作等，有助于提升檔案管理水平[9]。

（四）優化醫院檔案管理現代化服務

醫院檔案管理人員應將現代技術充分應用到對檔案資料的挖掘中，從而使檔案管理工作內容進一步豐富，加強對有價值檔案的收集與整理，并建立檔案資料共享平臺，通過互聯網來加強對檔案資料的開發與利用。檔案資料的共享，能夠為醫院的發展奠定基礎，為人民群眾提供更多、更便利的服務。此外，檔案管理部門還可以開拓檔案咨詢服務臺或者檔案事務處理中心等咨詢服務，以便為醫療事業提供更多可參考信息，有助于臨床決策、發展決策以及科研決策的制定，進而突顯檔案管理現代化的重要價值[10]。

四、結語

通過文章的分析與研究，對醫院檔案管理現代化進行創新，有助于檔案信息資料的開發與利用，進而提升醫院的整體服務水平。基于此，文章提出了幾點相應的策略：更新檔案管理觀念、強化檔案管理現代化的投入力度、構建現代化檔案管理機制、優化醫院檔案管理現代化服務等。文中所提的幾點策略，對于推動醫院檔案管理現代化建設的發展與進步，具有積極的促進意義。