提升企業檔案管理工作質量的幾點思考

李連 九龍縣雅礱江礦業有限責任公司

近年來，隨著我國社會經濟的高速發展，社會主義市場經濟體制日益完善，市場競爭愈發激烈，企業想要占據更多的市場份額，就必須改變傳統的運營管理模式，需加強內部控制工作，從多方面來把控企業的管理工作。其中，檔案管理工作是重要內容，也是當前企業內部控制中的要點，需予以高度重視。企業應當清楚認識實施檔案管理的必要性，從意識上改變過去的不重視想法，真正理解檔案管理的概念和內涵，學習新的管理思維，在相關法律法規允許范圍內展開高效的檔案管理活動，做好相關記錄，整理各類資料，需制定完善的企業檔案管理制度，建立健全的質量管理體系，采取有效的檔案管理手段，使得該項工作質量更上一層樓。

一、加強企業檔案管理工作的必要性

企業檔案管理工作的重要性不言而喻，對于企業的整體發展較為關鍵，應當采取有效措施來提升其工作效率。一方面，高效的檔案管理，能夠通過全面采集企業發展過程中的各項信息，為經營決策、制定目標提供可靠依據；另一方面，有利于加強企業文化建設工作。企業檔案中除了一些數據信息之外，還涵蓋著在整個發展過程中所呈現出的企業愿景、企業精神，也表明了企業的戰略規劃。在進行檔案資料管理的同時，也能夠加深企業的文化思想[1]。

二、企業檔案管理工作要求

在企業檔案管理工作中，為了規范檔案資料，合理使用檔案資料，使之更具科學性，則必須充分發揮檔案管理的作用，以便于給企業提供優質服務?；诖耍趯嵤┢髽I檔案管理時，應當做到以下幾點：第一，要強化檔案管理質量意識，工作人員從自身做起，予以榜樣作用，用正確的方式、有效的工具，來提高工作效率，貫徹落實檔案管理工作，基于現代科學技術探索檔案信息化管理；第二，要重視對檔案管理人員素質的培育，使之具備良好的責任意識，主動服務于企業；第三，檔案管理人員需具備積極向上的學習精神，做到與時俱進，愿意投入自身業務能力提升中，強化自身管理能力；第四，要重視檔案管理工作的每一個流程，實施有效的預防管理措施，保障檔案管理工作的順利開展[2]。

三、現階段企業檔案管理工作中存在的問題

一是部分企業領導并未關注到檔案管理工作，沒能把握住檔案管理的作用，認知程度有待加強，在概念理解上存在偏差，有一定的局限性，使檔案管理工作過于形式化，沒能真正發揮出檔案管理的作用。由于部分企業忽視了檔案管理環節，企業在檔案管理方面的人力、財力、物力等投入都比較少，沒能予以大力支持，這就影響了企業檔案管理工作效率，無法為企業的長遠發展提供可靠的保障。且企業中部分人員依舊堅持傳統的管理理念，不具備創新性，所采用的理念過于落后[3]。

二是企業的檔案管理工作缺乏制度保障，未深入研究檔案管理制度的每一個細節，而且也未和企業的實際情況相結合，以致所擬定的制度缺乏實用性，流于形式。一方面，并沒有采取有效措施來激勵員工，員工的工作態度較為懈怠，人員流動性比較大，檔案管理隊伍還需加強建設；另一方面，未制定適宜的考核制度，未能對檔案管理人員行為進行有效約束，企業資源利用率不高，所采用的管理模式過于陳舊，管理手段較為單一。

三是檔案管理人員的培訓力度不夠，專業知識水平有待于進一步提升。檔案管理員未得到專業的培訓，缺乏系統的學習和良好的檔案管理意識，未能全身心投入檔案管理工作中。由于檔案管理工作未能得到企業的高度重視，管理崗位工作的層次不高，招聘人員時不夠細心和專注，甚至部分檔案管理人員屬于兼任，工作態度較為被動，容易出現操作上的失誤。

四是忽視了計算機信息技術的作用，沒能將計算機信息技術有效融入于檔案管理工作中，信息系統建設方面還有所不足，以致檔案管理工作效率得不到提升。而且粗放型管理模式已經無法滿足現代企業的發展需求。

五是企業未對檔案資源進行二次開發，沒有設立科學的評價機制，以致無法全面反饋出企業的檔案資源管理實況，缺乏科學的評價指標。

六是部分企業當前所采用的檔案管理組織形式過于單一，沒能根據企業的實際情況來選擇適宜的管理模式。而且也忽視了網絡技術的應用，未在實施紙質檔案管理的同時，有效應用電子檔案管理方式。

四、提升企業檔案管理工作質量的有效措施

（一）強化檔案管理意識，轉變管理理念

只有當企業真正認識到企業檔案管理的重要性，從意識上改變過去的錯誤思想，其才能在行動上重視檔案管理工作，所開展的管理工作必須圍繞企業進行，宗旨在于管理的檔案資料服務于企業，需要為企業提供真實、準確的信息數據，使得其在每一個經營階段都能做出正確的決策，提高企業檔案資源利用率。企業檔案管理工作需要全員參與，每一個人員都應當具備良好的檔案意識，需將檔案文化融入于企業文化建設中，重視對檔案管理工作的宣傳和教育，無論是企業管理者，還是部門人員或檔案管理人員，都應當轉變傳統的檔案管理理念，從思想上認識到這項工作的必要性，并積極投入予以一定的支持[4]。

傳統的企業管理理念，已經不再適應社會主義市場經濟體制的要求，難以促進企業的可持續發展。基于此，企業應當轉變檔案管理理念，可借鑒國外優秀的檔案管理經驗，創新檔案管理理念，可從以下方面著手：一是企業要走出去，前往同行業、或不同行業的企業中進行學習，交流檔案管理經驗，吸取教訓，結合企業自身的實際情況調整和優化。參與檔案管理培訓活動，深入認識檔案管理工作的重要意義；二是企業要引進來，可引入國外發達國家的檔案管理理念，并不斷地實踐、嘗試、優化，以完善檔案管理體系，保障檔案管理工作的有效開展。與此同時，還要充分認識到檔案管理工作和企業文化建設之間的聯系，需采用現代化企業管理模式，成立專門的檔案管理部門，負責購買企業生產經營所需的硬件設施，并做好相關檔案記錄，推動企業高質量服務。

（二）制定完善的企業檔案管理制度，加大投入力度

在企業檔案管理過程中，只有定出了標準、明確了規范才能使該項工作有據可循、有法可依，因此企業應當制定完善的檔案管理制度，設立科學的管理機制。企業應當做到因地制宜，具體問題具體分析，所實施的制度要符合自身實況，且具備一定的可操作性，并跟隨時代發展趨勢來進行相應的調整和優化，使之更加規范，實施標準化檔案管理活動，達到預期目標?？尚抻啲F有的檔案管理制度，明確企業檔案管理目標，規劃檔案管理范圍，根據管理內容來采用相應的管理方法，從而保障檔案管理質量，如XX公司立卷歸檔制度、XX公司檔案保管制度、XX公司檔案保密制度、XX公司檔案統計制度等。要注意的是，企業不可完全照搬其他企業的檔案管理制度，否則不僅無法實現有效的檔案管理，還會增加管理成本。為建立健全的檔案管理體系，需做到：首先，應當制定完善的檔案管理考核制度，充分發揮企業領導的引導作用，調動各部門的積極性，各部門要明確自身職責，并進行有效溝通與合作，通過科學的考核指標和評價機制，來貫徹落實檔案管理工作；其次，優化企業資源配置，改變傳統的檔案管理模式，不斷地創新檔案管理手段，為檔案管理人員提供更為便捷、高效的工作環境。需在企業日常經營過程中充分發揮檔案管理的職能作用，保障其決策的正確性，真正落實檔案管理工作。

除此之外，要加大對企業檔案管理工作的投入，不僅要從人力、財力方面增加投入，還應當實時更新檔案資料內容，把握檔案管理中的重點內容，詳細而真實地記錄每一個資料內容。需做好檔案資料整合工作，以便于企業中各個部門的查詢?？蔀闄n案管理部門添設新的設備，引入先進的檔案管理技術，提高檔案管理人員的工作效率，使他們從各個角度來把控檔案管理工作，保證檔案資料的真實性、完整性和準確性，為企業提供可靠的數據。

（三）提升人員素質，加強人員培訓

檔案管理工作的開展，需要高素質人員的支持，工作人員的管理是否規范將直接影響最終的管理效果。在這種情況下，企業應當合理安排檔案管理人員，劃分各崗位的管理指責，不斷地壯大檔案管理隊伍力量。通過多元化的培訓方式來提升管理人員能力，加強其專業知識，提升其職業道德素質。一方面，需重視人才招聘工作，要做好審核工作，嚴格按照相關制度進行把控。所錄用的工作人員，既要有扎實的專業知識，又要有一定的工作經驗，還應當具備良好的職業道德素質，有著不錯的業務能力，尤其是計算機信息技術應用能力；另一方面，檔案管理人員需要有自覺學習意識，做到與時俱進，不斷地更新所學知識，加強彼此之間的經驗交流，掌握先進的管理技術，使之工作效率得以提升，取得目標管理成效。企業可通過提升檔案管理人員的薪資待遇，來避免人員流動性過大，采取有效措施來激發檔案管理人員的工作興趣，給檔案管理人員一定的關懷和尊重，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，使之全身心投入企業檔案管理工作中。

除此之外，還應當加強對檔案管理人員的培訓。為保障企業檔案管理質量，需轉變檔案管理人員的管理理念，需開展高效的培訓工作，強化各相關人員的專業知識能力，并提升人員的檔案意識，明確檔案管理工作的作用。在實際項目建設過程中，不僅要關注于項目實施的質量和進度，還需要基于項目特點，利用各相關部門來開展培訓工作，使之全身心投入管理工作中，從而產生強烈的責任感，認真執行檔案管理工作，強化檔案管理人員的業務能力。

（四）充分應用計算機信息技術，實施精細化管理

現在已經是計算機時代，計算機的應用高效、安全、便捷，企業應當充分發揮計算機信息技術的作用，基于企業經營特點和需求，設立科學的信息管理機制，強化信息化管理水平，可借鑒國外企業的優秀檔案信息管理經驗，不斷地摸索和實踐，滿足企業檔案管理需求。企業應當建立完善的信息化平臺，創新傳統的檔案管理手段，將粗放型管理向精細化管理方向轉變。所建立的信息平臺應當具有一定的交互性、開放性，利用計算機信息技術來提升檔案管理水平，逐步完善電子檔案管理系統，增加檔案管理信息量，提高管理效率，為企業帶來更為優質的服務。如企業常用的紫晶企業檔案管理系統、XX州電子文檔管理系統等?；谛畔⒒瘷n案管理，可將企業檔案管理工作進行分解，需重視對每一個流程的把控，可利用計算機信息技術來處理細節問題，從而規范企業檔案管理。

（五）開發企業檔案潛力，設立評價機制

企業檔案中含有大量有關于企業生產經營的信息數據，是企業制定未來發展戰略目標的重要材料。從企業角度來說，企業檔案需要進行保密，保密的前提是這些資料信息要能夠有效服務于企業，為企業的發展奠定扎實基礎。基于此，企業需深入挖掘檔案中的潛力，對檔案資源實施二次開發，以便于全面了解企業的實際運營情況。應當確定企業檔案管理的服務方向，把握服務重點，滿足經濟建設需求。可在企業中建立電子檔案室，創建完善的檔案數據庫，做到實時監測、實時更新，采取先進的檢索工具，以便快速查閱所需信息。

除此之外，為了提高企業檔案管理工作質量，應當明確檔案管理目標，制定科學的評價機制。一方面，企業所制定的管理目標，不可脫離其發展的實際情況；另一方面，基于所制定的目標來設置適宜的評價指標，旨在促進檔案管理工作的標準化，改善當前檔案管理工作現狀。需遵循國家相關規章制度，基于企業的實況和需求來細化評價指標。如檔案庫房存放管理標準指標、建檔指標、檔案檢查指標、管理辦法評價指標等。

（六）管理組織形式多元化，結構網絡化

為適應全新的市場機制，企業檔案管理工作需優化組織結構，采取全新的組織形式。不同的企業在生產經營管理過程中遇到的問題都有所不同，企業特質的差異性，也會影響檔案管理工作的開展?；诖耍髽I應當遵循因地制宜的原則，根據自身的實際情況，來有計劃、有目的地選用適宜的檔案管理工作形式。比如說梯級檔案管理、網狀檔案管理等。前者指的是企業下屬公司有一定的檔案管理權限，總公司需每年對檔案資料進行定期檢查；后者指的是企業指定檔案管理部門及專職檔案管理員，各部門指定專（兼）職檔案管理人員，檔案管理部門帶領企業中的各個部門進行數據資料的收集，并進行匯總，然后再通過層級責任人檔案管理模式，來將檔案管理職責落實到個人。這種多元化的管理形式，有利于提高檔案管理水平，促進企業的科學發展，具有一定的創新性。

除此之外，還應當實現企業檔案管理結構的網絡化，指的是基于計算機信息技術，優化企業檔案管理結構，增加檔案信息資源最大傳遞容量，加快傳輸速度。利用互聯網技術，來連接網絡，使企業突破時間、空間的限制，直接進入檔案管理系統中心，并獲取所需檔案信息內容，將紙質檔案管理和電子檔案管理有效結合。

五、結語

總的來說，要制定適宜的企業檔案管理目標和制度，根據企業的實際情況開展針對性的管理工作，制定完善的規章制度，從每一個環節把控檔案管理工作，從而保障檔案管理質量和利用效果。